Hiện tại đội ngũ quản lý ở bộ phận buồng và bàn là tương đối ít, một người quản lý phải tiến hành giám sát, quản lý trung bình từ 8-10 nhân viên nên chất lượng
kiểm tra, giám sát không chặt chẽ. Vì vậy, Khách sạn nên bổ sung nhân viên quản lý ở 2 bộ phận này, tốt nhất là một quản lý nên tiến hành giám sát từ 5 nhân viên trở xuống. Tăng cường đội ngũ nhân viên cho phòng QLCL và giao trách nhiệm cho từng nhân viên, mỗi nhân viên sẽ chịu trách nhiệm kiểm soát một nội dung, riêng nội dung kiểm soát quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ cần có lượng thời gian kiểm tra giám sát cao nên mỗi bộ phận nên phân công một nhân viên chịu trách nhiệm. Như vậy số nhân viên cần tuyển dụng thêm là 7 nhân viên.
Các nhân viên sau khi được tuyển dụng cần phải được đào tạo các kỹ năng về: + Xem xét các quá trình.
+ Phỏng vấn và giao tiếp. + Thu thập dữ liệu.
+ Phân tích và đánh giá thông tin thu được từ các dữ liệu. + Lập báo cáo về những phát hiện.
Đó là những kỹ năng cần thiết để kiểm soát viên thực hiện các hoạt động kiểm tra, đánh giá. Đặc biệt, các kiểm soát viên cũng cần:
+ Hiểu rõ các tiêu chuẩn (ISO 9001-2000) để tham chiếu với các nội dung đang được tiến hành kiểm tra, đánh giá.
+ Hiểu rõ các đặc điểm kỹ thuật và nguyên tắc hoạt động của lĩnh vực mà mình được giao quyền kiểm soát
- Phẩm chất cá nhân: nhân viên kiểm soát cần có những phẩm chất: + Có khả năng làm việc với mọi người. + Đáng tin cậy. + Kỹ lưỡng. + Kiên trì. + Phát âm rõ. + Nhiệt tình, chính xác. + Khách quan….
Ngoài ra, với vai trò là một nhân viên kiểm soát thì cũng cần phải khéo léo và tinh tế trong mối quan hệ cá nhân.
Kiểm soát viên phải luôn cư xử một cách tế nhị khi làm việc với bên được kiểm tra, đánh giá. Nhận biết được những cấp bậc trong Khách sạn: ai sẽ báo cáo với ai, và
những “vấn đề nội bộ”, chẳng hạn như không nên can thiệp vào mâu thuẫn nội bộ của các tổ, bộ phận bị kiểm soát. Thêm vào đó, nếu tỏ ra tôn trọng kỹ năng và kiến thức chuyên môn của nhân viên bộ phận bị kiểm soát và có thái độ nhã nhặn và ân cần thì họ sẽ giúp ích cho mình nhiều hơn. Kiểm soát viên không được làm cho nhân viên bị kiểm soát cảm thấy bịđe doạ hay bịức hiếp. Cần làm sao để sau khi kiểm tra, đánh giá nhân viên bị kiểm tra, đánh giá sẽ có thái độ tích cực hơn đối với công việc và nhận thức được vai trò của họ trong việc cung cấp sản phẩm, dịch vụđạt chất lượng.
- Sự trau dồi năng lực: Kiểm tra, đánh giá là một công việc chuyên môn, vì vậy kiểm soát viên cần phải thường xuyên trau dồi năng lực, bao gồm cả kỹ năng và hiệu quả công việc.
+ Luôn cập nhật kiến thức về tiêu chuẩn hệ thống chất lượng, những yêu cầu, thủ tục và phương pháp kiểm tra, đánh giá.
+ Tham gia các khoá huấn luyện để cũng cố kiến thức và kỹ năng.
+ Và có lẽ cách hiệu quả nhất giúp kiểm soát viên trau dồi năng lực là phải tiếp xúc với các đồng nghiệp làm cùng công việc.
- Ngôn ngữ là phương tiện trao đổi, giao tiếp nói chung. Ngoài ngôn ngữ giao tiếp thông thường tiếng Việt, các kiểm soát viên phải biết đọc, dịch và giao tiếp bằng tiếng Anh để học hỏi kinh nghiệm từ các sách nước ngoài và các tổ chức đánh giá quốc tế về hệ thống QLCL theo bộ tiêu chuẩn ISO.
- Đạo đức nghề nghiệp kiểm soát viên cần phải nhận thức được tầm quan trọng của đạo đức nghề nghiệp để có thể hành xử một cách đúng đắn khi thực hiện trách nhiệm của mình trong các cuộc kiểm tra, đánh giá. Trong quá trình kiểm tra, đánh giá, kiểm soát viên sẽ có được những thông tin nhất định về hoạt động của bộ phận bị kiểm tra, đánh giá. Để công việc kiểm tra, đánh giá được thực hiện hiệu quả và theo đúng mục tiêu kiểm soát, cần lưu ý:
+ Kiểm soát viên không được tiến hành công việc dựa trên cảm tình hoặc thành kiến đối với bên được đánh giá.
+ Kiểm soát viên phải tôn trọng nguyên tắc bảo mật: không được tiết lộ các thông tin liên quan cho người khác. Mọi vấn đề liên quan chỉ được ghi trên báo cáo đánh giá nội bộ.