Nhằm khắc phục các hạn chế về công tác kiểm soát tài liệu đã được phân tích trong chương 2 ta tiến hành cải thiện công tác kiểm soát tài liệu như sau:
Về việc biên soạn sổ tay chất lượng: Phòng QLCL nên vạch ra những nhiệm vụ, trách nhiệm chính của phòng và trình lên Tổng giám đốc phê duyệt sau đó tiến hành sửa đổi nội dung trong sổ tay chất lượng.
Để khắc phục nội dung chung chung của thủ tục kiểm soát hồ sơ Khách sạn nên ban hành thêm quy trình kiểm soát hồ sơ. Nội dung quy trình bao gồm các bước thực hiện tiến hành công tác kiểm soát hồ sơ và quy định cụ thể người chịu trách nhiệm, thời gian tiến hành tổ chức kiểm soát nên tiến hành kiểm tra 6 tháng/ lần.
Các tài liệu hướng dẫn công việc của Khách sạn vẫn chưa đầy đủ. Vì vậy, để ban hành được một hệ thống tài liệu tương đối đầy đủ, có ích các tài liệu được ban hành cần có nội dung sát thực với hoạt động của khách sạn và được vận dụng một cách hiệu quả. Nhân viên phòng QLCL nên tích cực động viên nhân viên các bộ phận cơ sở tích cực phát huy tính sáng tạo của mình đề xuất cách biên soạn các tài liệu có tính hữu ích có thể giúp cho họ thực hiện một cách tốt nhất công việc của bộ phận mình. Nhân viên nào đề xuất được nhiều tài liệu hữu ích cần được khen thưởng kịp thời. Sửa đổi lại nội dung của HDCV bán hàng ở quầy cafe. Xây dựng DHCV của nhân viên bếp. nhân viên phục vụ zespa, các tổ trưởng của các bộ phận, nhân viên thị trường cơ sở và kế toán cơ sở.
Để tránh sự rườm rà khó quản lý đối với các biểu mẫu khách sạn nên tiến hành rà soát lại tất cả các biểu mẫu và trưng cầu ý kiến góp ý của nhân viên để tinh gọn bớt
Về các tài liệu kế hoạch kiểm soát nên sửa đổi lại một số nội dung như bỏ phần diễn giải chi tiết thay vào đó là các trọng điểm cần kiểm soát và quy định rõ tần suất kiểm tra.
Về công tác ban hành tài liệu: Các tài liệu khi được ban hành nhân viên phòng QLCL nên ghi lại vào một quyển sổđể dễ dàng kiểm soát. Phòng QLCL nên xây dựng cho mình phiếu kiểm soát tài liệu cho tưng bộ phận ví dụ như:
Phiếu kiểm soát tài liệu: bộ phận buồng
Tài liệu được ban hành Số lượng Ngày ban hành Trách nhiệm Ký nhận Ghi chú 1. Sổ tay chất lượng
2. HDCV nhân viên buồng 3. T.Chuẩn V.Sinh phòng 4* 4.
5.
Như vậy khi nhìn vào phiếu kiểm soát tài liệu nhân viên phòng QLCL sẽ biết được những tài liệu nào đã được ban hành cho bộ phân nào, những tài liệu nào chưa được ban hành để tiến hành ban hành đầy đủ. Đây cũng là một căn cứđể kiểm tra tình trạng bảo quản tài liệu ở các bộ phận.
Nhân viên phòng QLCL nên có những biện pháp hướng dẫn lại cách áp dụng theo thủ tục kiểm soát tài liệu cho nhân viên vì thủ tục này được viết ra với mục đích nhằm đảm bảo toàn bộ tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng luôn được kiểm soát, luôn sẵn có tại những nơi đang tiến hành các công việc mấu chốt, kiểm soát được giá trị hiệu lực sử dụng và quá trình thay đổi của chúng để hệ thống chất lượng luôn hoạt động có hiệu quả. Giải thích cho họ những lợi ích mà chính bản thân họ sẽ nhận được nếu thực hiện theo công việc theo những thủ tục, quá trình và biểu mẫu trong hệ thống tài liệu chất lượng. Hệ thống tài liệu sẽ giúp họ hiểu rõ mục đích, yêu cầu và cách thức thực hiện công việc. Hệ thống tài liệu cũng giúp họ hạn chế được các sai sót và tránh việc làm lại. Nếu công việc không đạt được kết quả như mong đợi, hệ thống tài liệu sẽ giúp họ tìm ra sai rót nằm ở khâu nào trong quá trình thực hiện công việc, từđó đưa ra các biện pháp khắc phục sai sót.
Sau mỗi năm Phòng quản lý chất lượng nên tiến hành rà soát lại toàn bộ các tài liệu của khách sạn để biết được tình trạng các tài liệu ban hành có được sử dụng hay không và tính ứng dụng của nó như thế nào. Đặc biệt đối với các tài liệu quan trọng
như các thủ tục, sổ tay chất lượng, hướng dẫn công việc, mô tả chức danh cần được giám sát thường xuyên và kịp thời cập nhật khi có thay đổi.
Về công tác phân phối tài liệu : Các tài liệu mới được phê duyệt cần được nhân viên phòng QLCL phân phối ngay cho các bộ phận và hướng dẫn cách áp dụng cho các tổ tưởng một cách đầy đủ, chi tiết và nhắc nhở họ ngay lập tức phổ biến, phân phối lại cho nhân viên của mình và hẹn vài ngày sau sẽ quay lại kiểm tra tình hình thực hiện và áp dụng. Nhân viên phòng quản lý chất lượng cần có biện pháp thích hợp để giải thích cách áp dụng và chỉ rõ tầm quan trọng của tài liệu được ban hành cho các tổ trưởng cũng như thuyết phục họ nhanh chóng phổ biến hoặc phân phối tài liệu đó cho các nhân viên của mình. Sau khi hướng dẫn cách áp dụng nhân viên phòng QLCL nên đề nghị tổ trưởng nhắc lại những gì vừa được phổ biến để kiểm tra xem thông tin vừa truyền đạt có được tiếp thu một cách đầy đủ hay không.
Về công tác bảo quản lưu trữ tài liệu: Đối với các nhân viên bộ phận cơ sở cần hướng dẫn họ cách quản lý, lưu giữ và bảo quản tài liệu một cách hợp lý, khoa học. Cần trang bị cho mỗi bộ phận một kệđựng tài liệu và hồ sơ.
Đối với việc mượn, trả tài liệu nhân viên phòng QLCL cần tăng cường vận động các nhân viên khi cho mượn, trả tài liệu phải ghi và ký nhận theo các mục đã được ghi trong sổ mượn, trả tài liệu của khách sạn đã được ban hành để tránh tình trạng thất lạc hoặc mất mát do cho mượn mà không nhớđể lấy lại.
Đề nghị ban lãnh đạo mua giá đựng tài liệu và cặp đựng hồ sơđầy đủ cho các bộ phận.
Đểđảm bảo các công tác về kiểm soát tài liệu được thực hiện đúng đắn, đầy đủ và thường xuyên. Vào cuối mỗi tháng đề nghị tổ trưởng các bộ phận trong phần báo cáo tình hình chất lượng của tổ cần báo cáo cả tình hình quản lý tài liệu của bộ phận mình.