III. Thực trạng công tác dự thầu xây lắp tại công ty cổ phần Sông Đà 1trong giai đoạn 2004 2008–
2.2.2.Công tác lập hồ sơ mời thầu
1. Công tác tham dự thầu của của công ty cổ phần Sông Đà
2.2.2.Công tác lập hồ sơ mời thầu
Sau khi Phòng Kinh tế – Kế hoạch tiếp thi mua hồ sơ mời thầu, trong thời gian sớm nhất, phòng sẽ chuyển sang Phòng Dự án - Đầu t. Tuỳ đặc điểm của gói thầu mà phòng Dự án - Đầu t sẽ huy động số cán bộ trong phòng hoặc huy động thêm cả nhân lực kĩ thuật dới các đơn vị hay chỉ định một bộ phận tham gia vào từng bớc công việc cụ thể. Tuy nhiên, do công tác đấu thầu đòi hỏi khắt khe về mặt thời gian cũng nh độ chính xác của những kết quả tính toán nên thông thờng để hoàn thành một hồ sơ dự thầu, toàn bộ lực lợng trong phòng đợc huy động.
Căn cứ vào tính chất thực tế của gói thầu và năng lực của từng ngời, giám đốc công ty hoặc trởng phòng Dự án - Đầu tu sẽ chỉ định ngời phụ trách. Ngời phụ trách chịu trách nhiệm lập kế hoạch cho việc chuẩn bị hồ sơ dự thầu. Trong kế hoạch phải nêu rõ:
- Nội dung cần thực hiện
- Ngời thực hiện
- Thời gian hoàn thành
Ngời phụ trách trình lên giám đốc hoặc trởng phòng Dự án - Đầu t duyệt kế hoạch và phân phối các đơn vị liên quan thực hiện. Các cá nhân và đơn vị tiến hành thực hiện việc chuẩn bị hồ sơ dự thầu theo đúng nội dung và kế hoạch. Trong qua trình thực hiện nếu có vớng mắc, cần phối hợp với các đơn vị khác, nếu cần thiết báo cáo giám đốc hoặc trởng phòng Dự án - Đầu tu đẻ giải quyết.
Một bộ hồ sơ dự thầu công ty thờng trình bày và giải trình các yếu tố sau:
- Đơn dự thầu
- Quyết định thành lập doanh nghiệp, chứng chỉ hành nghề xây dựng, giấy phép kinh doanh
- Thông tin chung
- Bảng kê năng lực tài chính, biên bản quyết toán thuế 3 năm
- Bảng kê máy móc thiết bị thi công và thiết bị thí nghiệm hiện trờng phục vụ thi công.
- Bố trí nhân lực chủ chốt và số lợng công nhân đa vào thi công công trình
- Sơ đồ tổ chức hiện trờng
- Bảo lãnh dự thầu
- Thuyết minh phơng án kỹ thuật chất lợng thi công
- Biện pháp và tổ chức thi công các hạng mục công trình
- Tiến độ thực hiện công trình
- Biện pháp đảm bảo giao thông, an toàn lao động và vệ sinh môi trờng
- Biểu tổng hợp giá dự thầu + Biểu phân tích đơn giá chi tiết
Trong quá trình lập hồ sơ dự thầu nếu các điểm trong hồ sơ mời thầu cha rõ cần tìm hiểu thêm các thông tin để làm hồ sơ dự thầu, phòng Dự án - Đầu t sẽ liên hệ với chủ đầu t để làm rõ, nếu cần tổ chức khảo sát lại hiện trờng để đảm bảo chất lợng hồ sơ dự thầu.
Trờng hợp đặc biệt do yêu cầu về chất lợng và tiến độ lập hồ sơ dự thầu, phòng Dự án - Đầu t có thể đề nghị giám đốc công ty phê duyệt cho phép thuê chuyên gia.
Các tài liệu của hồ sơ dự thầu sau khi hoàn thành đợc ngời phụ trách lập hồ sơ dự thầu phối hợp với trởng các đơn vị liên quan kiểm tra, xem xét và trình lên giám đốc phê duyệt trong trờng hợp phó giám đốc kỹ phê duyệt phải có giấy uỷ quyền của giám đốc. Sau khi trình giám đốc công ty ký các tài liệu của hồ sơ dự thầu ngời phụ trách sẽ tiến cho sao các bộ tài liệu theo quy định của bên mời thầu. Các bộ sao và gốc phải đợc đóng riêng thành từng bộ và ngoài bìa phải ghi rõ “bản gốc” hay “bản sao”.
Hồ sơ dự thầu phải trình bày đây đủ các nội dung theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, phải trình bày đẹp rõ ràng. trớc khi niêm phong và nộp hồ sơ dự thầu
phải kiểm tra kỹ các nội dung tránh nhầm lẫn vá sai số. Hồ sơ sau khi đóng thành quyển tiến hành bao gói, ngoài bao gói đợc ngi tên hồ sơ, tên nhà thầu, nơi gửi. Tiến hành niêm phong hồ sơ bằng giấy niêm phong có đóng dấu của công ty. Hồ sơ dự thầu chỉ những ngời phân công thực hiện biết đợc số liệu. Các thành viên tham gia soạn thảo không đợc để lộ các số liệu ra bên ngoài.
“Th giảm giá” là tài liệu duy nhất không sao và chỉ do giám đốc công ty hoặc ngời đợc uỷ quyền ghi giá, đợc đa vào phong bì dán kín trớc khi đa bộ phận đóng gói hồ sơ.