II. Bộ phận mua hàng ghi:
Sổ chi tiết xuất kho vậ tt
Quý IV / 2002 Chứng từ Diễn giải Đv t Số lợng Ghi chú Số Ngày … … 704 1/12 Nhôm cuộn 1,2*1 Kg 250 704 1/12 Chốt 6 li Cái 1.000 … … … …
Thứ 6 : Về việc nhập kho phế liệu.
Đối với bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất nào vấn đề tiết kiệm nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất cũng luôn là một vấn đề đợc quan tâm . Bởi vì bên cạnh việc đảm bảo chất lợng sản phẩm theo yêu cầu thì doanh nghiệp có tiết kiệm đợc nguyên vật liệu trong sản xuất mới có thể giảm đợc chi phí đầu vào làm cho giá thành sản phẩm hạ từ đó mới có thể đứng vững và cạnh tranh thắng lợi trên thị trờng.
Thực tế tại Nhà máy Thiết Bị Bu Điện, đa phần các phế liệu các phế liệu thu hồi đều có thể tận thu tái chế đợc hoặc đem bán. Thực hiện tốt vấn đề này là một cách thức làm giảm chi phí đầu vào cho Nhà máy. Mặc dầu vậy,
Nhà máy hiện vẫn cha có sự quan tâm đúng mức tới vấn đề này, nghĩa là cha có biện pháp quản lý chặt chẽ đối với việc thu gom và nhập kho phế liệu. Cụ thể là phế liệu thải ra trong quá trình sản xuất không đợc làm những thủ tục nhập kho. Làm nh vậy có thể dẫn đến tình trạng mất mát, hao hụt phế liệu, hơn nữa không tạo ra đợc tinh thần trách nhiệm cao cho công nhân trong việc sử dụng nguyên vật liệu vào quá trình sản xuất, có thể làm thất thoát một nguồn thu của Nhà máy.
Để giải quyết tình trạng này, tôi có thể đề nghị giải pháp nh sau: Khi phế liệu đợc thu gom, phòng vật t tiến hành ghi Phiếu nhập kho, sau đó tiến hành các bút toán nh nhập vật t. Cụ thể là:
Khi có phế liệu nhập kho, kế toán ghi bút toán nh sau: Nợ TK 152 – “Nguyên liệu vật liệu”
Có TK 621- “Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp” Khi xuất kho phế liệu để tái xuất thì lại thực hiện nh vật liệu thông thờng.
Thứ 7 : Về việc ghi chép sổ sách các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Việc ghi chép sổ sách kế toán tại Nhà máy hiện nay, cụ thể là đối với kế toán vật liệu cha đợc thực hiện một cách thờng xuyên. Khi phát sinh các nghiệp vụ nhập xuất vật t, thủ kho tiến hành ghi thẻ và chuyển lên cho kế toán vật liệu. Trong khi đó ở phòng kế toán, nhận đợc các chứng từ gốc do thủ kho gửi lên, kế toán chỉ tiến hành tập trung và phân loại các phiếu nhập xuất riêng trong cả tháng, đến cuối tháng hoặc định kỳ (7, 15 ngày) mới tiến hành ghi chép vào sổ sách. Khi tiến hành ghi chép theo phơng pháp này công việc kế toán thờng dồn vào cuối tháng rất bận rộn, trong khi đó đầu tháng lại nhàn rỗi.
Để tránh tình trạng công việc bị ứ đọng nh vậy, thì khi nhận đợc chứng từ do thủ kho gửi lên , kế toán vật liệu cần tiến hành ghi vào thẻ kho ngay, sau đó ghi vào các sổ Nhật ký chuyên dùng và sổ chi tiết nhập. Có làm đợc nh vậy chúng ta mới tránh đợc tình trạng thất lạc chứng từ và trong trờng hợp đột
xuất khi yêu cầu của công tác kế toán đòi hỏi về một loại vật t nào đó hoặc khi có kiểm kê bất thờng kế toán vật liệu mới có thể cung cấp thông tin nhanh chóng kịp thời.
Thứ 8 :Về công tác kiểm kê nguyên vật liệu ở Nhà máy.
Do đặc thù sản xuất kinh doanh đa sản phẩm nên nguyên vật liệu ở Nhà máy hết sức đa dạng về chủng loại và lớn về khối lợng. Song nhờ có công tác tổ chức kho tàng bảo quản nhìn chung khoa học và tốt, thêm vào đó là các thủ kho luôn chấp hành nghiêm chỉnh những qui định về trách nhiệm với vật t trong kho nên tại Nhà máy công tác kiểm kê chỉ tiến hành mỗi năm một lần vào cuối năm trớc khi lập báo cáo quyết toán năm do ban kiểm kê tài sản tiến hành. Tuy làm nh vậy là tiết kiệm đợc thời gian và không gây ra sự xáo trộn nhng lại không theo dõi, phản ánh đợc chính xác sự biến động của nguyên vật liệu đáp ứng cho nhu cầu sản xuất và công tác quản lý. Ngoài ra, nếu mỗi năm chỉ tiến hành kiểm kê một lần thì trong trờng hợp nguyên vật liệu tồn đọng quá nhiều vào cuối kỳ sẽ gây nhiều ảnh hởng tới qua strình sản xuất kinh doanh của Nhà máy. Bởi khi đó Nhà máy sẽ phải bỏ ra một khoản chi phí lớn hơn để phục vụ cho công tác bảo quản vật t, hệ thống kho tàng phải đảm bảo cho vật liệu không bị h hỏng, mất mát đáp ứng đợc đòi hỏi về chất l- ợng sản phẩm làm ra. Bên cạnh đó, số lợng vật t tồn lại cuối kỳ nhiều sẽ gây kéo dài vòng quay của vốn lu động, gây ảnh hởng tới kế hoạch sản xuất kinh doanh của cả năm.
Với những lý do đã đề xuất ở trên thì theo tôi để tránh những thiếu hụt vật liệu do nguyên nhân khách quan hoăc chủ quan, cũng nh để tránh những tồn đọng vật liệu không cần thiết, Nhà máy nên tiến hành kiểm kê vật liệu mỗi quý một lần hoặc trong những trờng hợp cần thiết có thể kiểm kê đột xuất (không nhất thiết phải kiểm kê toàn bộ mà kiểm kê những dối tợng có nghi ngờ). Có nh vậy mới đánh giá đợc trách nhiệm của thủ kho, cũng thông qua đó có những biện pháp xử lý kịp thời đối với trờng hợp hao hụt, h hỏng kém
phẩm chất. Song để công tác kiểm kê đợc tiến hành nhanh chóng thuận lợi cần phải có những điều kiện sau:
+/ Về số lợng: Kế toán và thủ kho phải cung cấp nhanh chóng, kịp thời về số lợng vật liệu tồn kho.
+/ Về mặt nhân sự: Nhà máy phải bố trí các chuyên viên kỹ thuật am hiểu chuyên môn.
+/ Điều kiện kiểm kê: Các phơng tiện cân, đo, đong, đếm, các điều kiện về dụng cụ bảo hộ lao động phải đầy đủ. Ngoài ra, vật liệu trong kho cần phải đ- ợc sắp xếp một cách khoa học.
Thứ 9 : ứng dụng tin học trong kế toán.
Hiện nay tại Nhà máy khối lợng công việc kế toán nguyên vật liệu nói riêng và công tác kế toán nói chung là rất nhiều và phức tạp. Trong khi đó, tin học tại Nhà máy chỉ mới dừng lại ở công tác hỗ trợ tính toán và lập bảng biểu. Với định hớng cổ phần hóa Nhà máy trong tơng lai không xa cũng nh để thông tin đợc cập nhật kịp thời và đáp ứng đợc yêu cầu quản lý, Nhà máy nên tạo điều kiện hơn nữa cho tin học ứng dụng vào công tác kế toán (ví dụ nh ứng dụng phần mềm kế toán).
Muốn nh vậy cần phải tăng cờng bồi dỡng kiến thức chuyên ngành để ghi chép hạch toán theo qui định và vận dụng đúng nguyên lý kế toán vào đơn vị mình. Đối với các chứng từ gốc về nguyên tắc phải đợc định khoản sẵn tới từng tài khoản cấp 2. Nhiệm vụ của kế toán là kiểm tra tính đúng đắn của số liệu trên chứng từ gốc và trong máy vi tính; tuỳ theo hình thức ghi sổ kế toán áp dụng tại Nhà máy mà sổ sách về kế toán nguyên vật liệu đợc thiết kế cài đặt sẵn trên máy vi tính sao cho phù hợp. Ở đay cần có sự phối hợp giữa các kỹ s tin học với các chuyên gia kế toán để đảm bảo tính chính xác cho việc ghi chép sổ và biểu mẫu sổ.