II. Bộ phận mua hàng ghi:
3.2Một số nhận xét về công tác kế toán nguyên vật liệu Nhà máy TBBĐ 1 Mặt tích cực trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy.
Nhật ký quỹ
3.2Một số nhận xét về công tác kế toán nguyên vật liệu Nhà máy TBBĐ 1 Mặt tích cực trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy.
3.2.1 Mặt tích cực trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy.
Cùng với sự phát triển của Nhà máy, công tác kế toán của phòng kế toán cũng không ngừng hoàn thiện để phù hợp với qui mô sản xuất kinh doanh. Công tác hạch toán nói chung và kế toán vật liệu nói riêng nhìn chung đợc tiến hành tốt, chấp hành đúng qui định, chế độ kế toán của Bộ Tài chính ban hành. Các phòng ban, phân xởng cùng phối hợp với phòng kế toán đảm bảo công tác hạch toán nguyên vật liệu đều đặn, nhịp nhàng phù hợp với điều kiện của Nhà máy, đáp ứng đợc yêu cầu của công tác quản lý, thực hiện tốt phần dự trữ, tập hợp chi phí và tính giá thành. Hệ thống chứng từ sổ sách rõ ràng từ đó cung cấp thông tin kịp thời và chính xác giúp ban giám đốc chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả nhất.
Đặc biệt từ khi hình thức sổ kế toán mới đợc áp dụng đến nay, phòng kế toán đã có một hệ thống sổ sách kế toán chặt chẽ và liên quan với nhau, có hệ thống từ sổ chi tiết tới sổ tổng hợp rõ ràng, mạch lạc đảm bảo nguyên tắc chung của hình thức sổ Nhật ký chứng từ. Đây là hình thức sổ phù hợp với qui mô sản xuất lớn nh Nhà máy. Kế toán hàng tồn kho áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên và kế toán chi tiết sử dụng phơng pháp thẻ song song đã đảm bảo tính thống nhất về phạm vi, phơng pháp tính toán kinh tế giữa kế toán và các bộ phận liên quan. Số liệu ghi chép rõ ràng phản ánh chính xác tình hình hiện có, tăng, giảm và tồn kho nguyên vật liệu. Mặt khác kế toán nguyên vật liệuđã sử dụng các Tài khoản kế toán thích hợp để theo dõi sự biến động của vật liệu, thực hiện việc cân đối giữa các chỉ tiêu số lợng và chỉ tiêu giá trị, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, thờng xuyên đối chiếu đảm bảo thông tin chính xác về tình hình biến động của vật liệu.
Ngoài ra, hệ thống kho bảo quản nguyên vật liệu của Nhà máy cũng đã đợc tổ chức hết sức hợp lý: Nhà máy đã xây dựng mô hình quản lý khoa học từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản đến khâu sử dụng nguyên vật liệu. Hệ
thống kho tàng rộng, thoáng, cao thuận tiện cho việc nhập, xuất và kiểm kê vật liệu.
Tuy nhiên để phù hợp với sự biến động của nền kinh tế, của chế độ kế toán thờng xuyên thay đổi, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán vật liệu cói riêng vẫn xảy ra những tồn tại không thể tránh khỏi đòi hỏi phải đợc từng bớc chỉnh sửa và hoàn thiện.
3.2.2 Những tồn tại và phơng hớng hoàn thiện công tác kế toán Vật liệu tại Nhà máy Thiết Bị Bu Điện.
Thứ nhất : Nên lập hệ thống sổ sách kế toán thống nhất.
Hiện nay, hình thức sổ mà Nhà máy đang sử dụng là “Nhật ký chứng từ” tuy nhiên các sổ nh nhật ký quỹ ( Nhật ký TK 111, TK 112) hay Nhật ký tạm ứng lại áp dụng mẫu sổ của hình thức “Nhật ký chung”. Tức là ở đây kế toán không sử dụng các Nhật ký chứng từ số 1, 2, 3 và bảng kê số 1, 2. Việc áp dụng kết hợp cả hai hình thức ghi sổ nh vậy mặc dù khá phù hợp với công tác ghi chép kế toán vừa thủ công vừa kế toán máy của Nhà máy hiẹn nay song nhiều khi cũng nảy sinh những khó khăn nhất định. Chẳng hạn khi muốn biết tiền mặt chi cụ thể cho một khoản nào đó là bao nhiêu thì phải dò tìm trên máy (vì Nhật ký quỹ phản ánh mọi nghiệp vụ liên quan tới tiền mặt song chỉ mang tính chất liệt kê chứ không chi tiết nh NKCT số 1) và nh thế sẽ rất mất thời gian. Do vậy Nhà máy nên áp dụng nhất quán một hình thức ghi sổ và hình thức sổ phù hợp cho Nhà máy đó là “Nhật ký chứng từ”.
Thứ hai : Về công tác quản lý vật liệu tại Nhà máy.
Vật liệu của Nhà máy bao gồm gần 3000 loại đợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau, mỗi loại vật liệu lại có vị trí vai trò khác nhau trong quá trình cấu thành nên sản phẩm, do vậy việc quản lý bảo quản gặp nhiều khó khăn. Trong
khi đó Nhà máy lại không sử dụng “Sổ danh điểm vật t”, cha tạo lập đợc bộ mã tới từng vật t để theo dõi dễ dàng chặt chẽ, đảm bảo công tác quản lý có hiệu quả nhất là tạo điều kiện thuận lợi cho việc ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán vật liệu. Do vậy để phục vụ tốt hơn yêu cầu quản lý, tránh nhầm lẫn trong việc đối chiếu giữa kho và kế toán về tình hình Nhập – Xuất Tồn vật liệu, Nhà máy nên xây dựng “Sổ danh điểm vật t” dựa trên tính năng vật lý, hoá học, đối tợng phục vụ chính. Mặt khác, Nhà máy chỉ phân chia nguyên vật liệu theo vật liệu chính, vật liệu phụ mà không qui định theo số hiệu tài khoản; nh vậy dễ gây nhầm lẫn và xáo trộn vật t từ kho này sang kho khác, gậy khó khăn cho việc quản lý và bảo quản. Theo ý kiến của tôi, trớc hết, Nhà máy nên xây dựng bọ mã vật t trên cơ sở số liệu các số hiệu tài khoản nh sau:
TK 152.1 : Nguyên vật liệu chính ( sắt, thép, Inox, )…
TK 152.2 : Nguyên vật liệu phụ (sơn, bột than, )…
TK 152.3 : Nhiên liệu (xăng, dầu diezen, )…
TK 152.4 : Phụ tùng thay thế (mũi khoan, đá mài, )… …
Ngoài ra, vật liệu tại Nhà máy đợc quản lý theo từng kho do đó cần chi tiết hơn bằng cách mã hoá cho từng kho, chẳng hạn:
TK 152.1.A : Nguyên vật liệu chính ở kho Bán thành phẩm. TK 152.1.B : Nguyên vật liệu chính ở kho Kim khí.
…
Ở từng kho ta lại mã hoá chi tiết hơn nữa cho từng loại nguyên vật liệu cụ