- Phiếu xuất kho
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
- Biên bản kiểm nghiệm vật t
- Biên bản kiểm kê vật t
- Hoá đơn GTGT
- …
Để hạch toán chi tiết vật liệu, phòng kế toán của nhà máy hiện đang áp dụng phơng pháp “Ghi thẻ song song”.
Theo phơng pháp này, nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán nh sau:
• Tại kho: Hàng ngày căn cứ vào các phiếu nhập, xuất kho, thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi chi tiết từng loại nguyên vật liệu chỉ về mặt số lợng. Định kỳ (nửa tháng) sau khi đã ghi chép vào thẻ kho đầy đủ, thủ kho chuyển chứng từ nhập, xuất lên cho kế toán vật liệu.
• Tại phòng kế toán: Khi nhận đợc các chứng từ do thủ kho chuyển lên , kế toán vật liệu sẽ tiến hành phân loại, xắp xếp theo thứ tự phiếu nhập kho, phiếu xuất kho riêng. Sau đó tiến hành ghi chép vào các sổ chi tiết nhập kho theo chỉ tiêu số lợng và số tiền; cuối quý kế toán chi tiết còn phải lập bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn để đối chiếu với kế toán tổng hợp và làm cơ sở lập bảng phân bổ cũng nh bảng kê tính giá vật liệu, cuối cùng chuyển số liệu cho kế toán tổng hợp vào sổ Cái và lập Báo cáo tài chính.
2.2.4.2.1 Kế toán chi tiết nhập vật liệu
Để nghiên cứu vấn đề này, chúng ta sẽ xem xét quá trình nhập vật liệu ở hai khía cạnh: Thủ tục nhập vật liệu và Kế toán chi tiết nhập vật liệu.
Phần 1 : Thủ tục nhập vật liệu
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của từng kỳ, cụ thể là dựa trên những hợp đồng đã đợc ký kết, các đơn đặt hàng, khả năng tiêu thụ của thị trờng căn cứ vào định mức nguyên vật liệu tiêu hao, phòng vật t… sẽ xác định đợc mức độ nguyên vật liệu sử dụng để sản xuất ra khối lợng sản phẩm dự tính cho kỳ tới. Tiếp đó, phòng vật t mở sổ nghiệp vụ, lên kế hoạch thu mua nguyên vật liệu. Với sự đồng ý (ký duyệt) của giám đốc hoặc phó giám đốc, phòng vật t cử ngời đi mua hoặc ký hợp đồng mua bán theo thời hạn nhất định đáp ứng kịp thời cho nhu cầu sản xuất, tránh tình trạng bị gián đoạn hay ngừng trệ.
Ví dụ ta có một mẫu phiếu “Yêu cầu vật t” nh biểu số 2.4. • Tr ờng hợp 1 : Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu do mua ngoài
Vật liệu nhập kho do mua ngoài của Nhà máy Thiết Bị Bu Điện rất đa dạng và thờng có khối lợng và giá trị rất lớn. Để đảm bảo chất lợng sản phẩm cũng nh đảm bảo tính liên tục trong quá trình sản xuất, trớc khi cho nhập kho vật liệu, nhà máy thờng tiến hành kiểm nghiệm và lập biên bản kiểm nghiệm.
Ví dụ: khi ngời bán vận chuyển nguyên vật liệu đến cho nhà máy căn cứ vào hóa đơn GTGT ngày 13 tháng 12 năm 2002 (biểu số 2.5) và phiếu “Yêu cầu vật t” ngày 10 tháng 12 năm 2002, Nhà máy sẽ tiến hành kiểm nghiệm và lập Biên bản kiểm nghiệm vật t nh sau (biểu số 2.6)
Tổng Công ty BCVTVN
Nhà máy thiết bị bu điện Hà Nội
Phiếu yêu cầu vật t