IV. Vấn đề giám sát và thực hiện hợp đồngnhập khẩu của công ty CPCI.
3. Giải quyết các vấn đề phát sinh.
Công ty luôn ý thức rằng, việc quan hệ làm ăn của công ty phải trên tinh thần đôi bên cùng có lợi, và đảm bảo duy trì quan hệ làm ăn lâu dài. Trên cơ sở triết lý này, mọi tranh chấp phát sinh trong qúa trình thực hiện hợp đồng đều đ−ợc giải quyết bằng th−ơng l−ợng, hoà giải.
Những công việc mà công ty cần phải giải quyết bao gồm: 1. Những thay đổi về thành phần nguyên liệu trong thuốc:
Đối với d−ợc phẩm, những thay đổi này th−ờng là rất ít xảy ra nh−ng nếu có nó lại hết sức phức tạp. Bởi vì nh− chúng ta đã biết, cùng một loại, một tên thuốc, mỗi hãng lại có một công thức, bí quyết bào chế khác nhau. Vì thế có thể phát sinh những thay đổi các thành phần nguyên liệu sau khi ký kết hợp đồng từ phía nhà cung cấp.
Ví dụ: hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu số 9754/CPCI – SS/97 giữa CPCI và công ty Samsung, Hàn Quốc. Lô hàng có tên SPARTEINE SULPHATE. Trong điều khoản đặc tính sản phẩm qui định:
PH: nằm trong khoảng 3, 5 – 5, 5.
DIMETHYLANILINE: không v−ợt quá 20PPM HEAVY METALS: không v−ợt quá 20PPM SULPHATEO ASH: không v−ợt quá 0, 5%
Khi thực hiện hợp đồng, nhà sản xuất gặp phải sự khan hiếm một loại nguyên liệu đầu vào để sản xuất ra sản phẩm và đã yêu cầu công ty cho phép họ thay thế một nguyên liệu có giá trị t−ơng đ−ơng và do đó các đặc tính của sản phẩm cần phải thay đổi lại. Do mối quan hệ làm ăn truyền thống, công ty đã chấp nhận đề nghị trên của nhà cung cấp mà đáng lẽ ra công ty có thể đòi bồi th−ờng và huỷ hợp đồng. Dĩ nhiên việc thay đổi này lại có thể dẫn đến những thay đổi về giá cả, do đó đòi hỏi có những điều chỉnh giá cả cho phù hợp.
Cũng có khi sự khan hiếm nguyên liệu đầu vào này làm ảnh h−ởng đến tiến độ giao hàng của nhà cung cấp, nhà cung cấp sẽđề nghị kéo dài thaời hạn giao hàng. Đứng tr−ớc những thay đổi này, công ty phải tổ chức đánh giá tính phù hợp về mặt tiêu chuẩn kỹ thuật của nguyên liệu thay thế, cân nhắc những chi phí và tổn thất có thể có để đi đến những quyết định chính xác,
kịp thời.
Việc giải quyết các vấn đề phát một cách linh hoạt này đã góp phần nâng cao số l−ợng hợp đồng đ−ợc thực hiện, duy trì mối quan hệ làm ăn, nâng cao uy tín. Điều này đ−ợc đặc biệt coi trọng khi làm ăn với các công ty á Đông.
2. Sự phù hợp về chất l−ợng:
Đây cũng là một vấn đề luôn gặp phải. Đó chính là sự phù hợp của hàng hóa thực giao so với những yêu cầu của hợp đồng. Để kiểm tra sự phù hợp này, ng−ời mua sẽ tiến hành kiểm tra hàng hóa thông qua một cơ quan độc lập là Vinacontrol.
Việc xác định tính phù hợp của hàng hóa d−ợc phẩm, ngoài tiêu chuẩn do Bộ y tế qui định, còn đ−ợc dựa trên chứng nhận kiểm tra chất l−ợng (Certificate of Analysis) của nhà sản xuất. Nếu hàng hóa nhận đ−ợc không phù hợp với các qui cách phẩm chất của hợp đồng, công tác điều hành sẽ liên quan tới việc quyết định:
- Có nhấp nhận hay không và nếu có thì với điều kiện nào.
- Không chấp nhận hàng và nếu thế thì hàng sẽ phải xử lý nh− thế nào.
Nhìn chung, nếu sai lệch qui cách phẩm chất nằm trong giới hạn chấp nhận cho phép, bộ phận quản lý hợp đồng sẽ đ−a ra điều kiện để chấp nhận hàng hóa.
Ví dụ: hợp đồng số 503TP/CPCI/99, sau khi phòng kiểm nghiệm của công ty tiến hành kiểm tra hàng hóa đã phát hiện thấy một số tiêu chuẩn kỹ thuật không đúng nh− Certificate of Analysis của nhà sản xuất. Xét thấy đây là những sai sót nhỏ, ch−a ảnh h−ởng lớn lắm đến chất l−ợng sản phẩm, bộ phận điều hành hợp đồng đã thông báo cho nhà cung cấp biết những sai sót này và đề nghị nhà cung cấp phải có những điều chỉnh giá lại cho phù hợp. Đề nghị này đã đ−ợc nhà cung cấp đáp ứng và thế là hợp đồng vẫn đ−ợc thực hiện xuôn xẻ.
Một ví dụ khác, trong hợp đồng nhập khẩu thành phẩm, kết quả giám định chất l−ợng do Vinacontrol cung cấp cho thấy, lô hàng này đã bị ẩm và chuyển màu, không thể sử dụng đ−ợc nữa, bộ phận điều hành liên lạc với ng−ời cung cấp đề nghị huỷ lô hàng đã giao và yêu cầu giao lô hàng mới.
Vậy đối với những khác biệt về qui cách phẩm chất lớn tới mức phải chối từ hàng hóa thì công tác điều hành hợp đồng đòi hỏi phải quyết đinh có nên: - Trả lại hàng hóa cho nhà cung cấp và yêu cầu thay thế hàng
- Huỷ bỏ hợp đồng.
Những vi phạm quá mức về qui cách phẩm chất của sản phẩm d−ợc phẩm là điều không thể cho phép, nó ảnh h−ởng trực tiếp tới sức khoẻ ng−ời tiêu dùng. Để giám định hàng hóa, hai bên thỏa thuận trong hợp đồng là do
Vinacontrol. Kết quả giám định nếu phát hiện có những vấn đề phát sinh liên quan tới chất l−ợng, công ty sẽ làm các thủ tục cần thiết, gửi tới nhà cung cấp, yêu cầu giao lại lô hàng mới để thay thế lô hàng kém phẩm chất. Không bao giờ vì vấn đề vi phạm chất l−ợng này của nhà sản xuất mà công ty tiến hành đòi phạt nhà cung cấp hoặc huỷ hợp đồng.
3. Về phía công ty:
Trong nhiều tr−ờng hợp, cũng có thể công ty muốn thay đổi kế hoạch giao hàng đã thoả thuận trong hợp đồng, do nhu cầu về d−ợc phẩm là không ổn định và khó xác định, do vậy để tránh tình trạng tồn đọng vốn không cần thiết công ty có thể thông báo cho nhà cung cấp hoãn giao hàng, hoặc yêu cầu nhà cung cấp thực hiện giao hàng sớm hơn.
Trong cả hai tr−ờng hợp, đòi hỏi công ty phải đàm phán và có thuyết phục nhà cung cấp đồng ý với thay đổi đ−ợc đề xuất. Do môi quan hệ làm ăn lâu dài và tín nhiệm lẫn nhau nên việc thuyết phục nhà cung cấp trong vấn đề này cũng dễ dàng hơn.
4. Điều chỉnh giá:
Sự cần thiết phải xem xét lại giá hợp đồng có thể phát sinh vì một trong các lý do chủ yếu sau:
- Có sự thay đổi trong phạm vi trách nhiệm của nhà cung cấp qui định bởi hợp đồng hoặc
- Có một điều khoản cụ thể về điều chỉnh giá hay do những biến động giá cả của thị tr−ờng ảnh h−ởng đến.
- Do sự thay đổi về chất l−ợng hàng, thời gian địa điểm giao hàng…
Khi việc điều chỉnh giá có liên quan đến phạm vi trách nhiệm của nhà cung cấp, công ty sẽ đ−a ra các đề xuất và trong tr−ờng hợp đó, ng−ời cung cấp có quyền tìm kiếm một sự điều chỉnh t−ơng ứng của giá hợp đồng.
Ví dụ: trong hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu giữa công ty với công ty Choong Wae, Trung Quốc, phía Trung Quốc đã có những đề nghị thay đổi thành phần các chất. Công ty đã chấp nhận sự thay đổi này nh−ng với điều kiện nhà cung cấp phải giảm giá hàng hóa từ 59 USD/Kg xuống 57, 5 USD/Kg.
Việc thay đổi điều kiện cơ sở giao hàng cũng đòi hỏi phải đàm phán lại về giá. Ví dụ: hợp đồng số 88/KT-CPCI/98 qui định điều kiện cơ sở giao hàng là CIF Hải Phòng, sau khi nghiên cứu kỹ trên cơ sở tính toán các chi phí, công ty thấy rằng việc vận chuyển bằng đ−ờng bộ qua biên giới rẻ hơn cả. khi đó công ty đã đề nghị với phía nhà cung cấp thay đổi điều kiện cơ sở giao hàng thành DAF Móng Cái, công ty đề nghị phía nhà cung cấp Trung Quốc giảm giá, dĩ nhiên sự thay đổi này diễn ra khi nhà cung cấp ch−a tiến hành giao hàng.
Còn có nhiều tình huống t−ơng tự khác mà công việc giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến việc đàm phán lại giá cả. Tuy nhiên nếu những thay đổi này không quan trọng thì vì lợi ích cuả th−ơng mại lâu dài, cả hai bên sẽ không tỏ ra căng thẳng trong đàm phán lại về giá. Có nhiều tr−ờng hợp, th−ờng là các nhà cung cấp độc quyền hay các nhà cung cấp ph−ơng Tây, họ th−ờng rất cứng nhắc và khăng khăng đòi giữ giá. Trong đại đa số các hợp đồng bị huỷ bỏ là do những bất đồng về giá cả và thất bại trong đàm phán thay đổi giá.
lớn trong năm. Tuy nhiên để chủ động trong đàm phán, ký kết hợp đồng, công ty th−ờng xuyên tham khảo những khách hàng mới do công ty tự tìm hoặc do họ tự đến với công ty.
C. Đánh giá chung 1 Tổng kết tình hình kinh doanh các năm
Do có kinh nghiệm tích luỹ đ−ợc từ nhiều năm, rất nhiều cán bộ chuyên môn và quản lý làn công tác nhập khẩu hiện nay đã trên 20 năm kinh nghiệm. Do vậy việc nghiên cứu thị tr−ờng để xác minh những mặt hàng nhập khẩu rất thuận lợi, chỉ cần thống kê số liệu lịch sử 5 năm gần đây là thấy ngay đ−ợc những mặt hàng cần nhập và thị tr−ờng nào cần. Công ty đã kiên trì bám sát thị tr−ờng truyền thống là các công ty cấp II tuyến tỉnh, các xí nghiệp sản xuất thuốc trong n−ớc, các bệnh viện lớn ở Trung −ơng và Hà Nội. Do vậy khi chuyển sang cơ chế thị tr−ờng, công ty đã không bị hụt hẫng thị tr−ờng. Do có kinh nghiệm nên khi đ−ợc nhà n−ớc cấp giấy phép xuất nhập khẩu trực tiếp là công ty phát huy tác dụng ngay. So sánh với các doanh nghiệp ở phía Bắc, công ty luôn là đơn vị có uy tín, có doanh số kinh doanh cao nhất, thị tr−ờng rộng khắp các tỉnh từ Huế trở ra, bắt đầu xâm nhập thị tr−ờng phía Nam, tăng lên 10% doanh số những năm gần đây. Ph−ơng án kinh doanh của công ty có tính khả thi cao và đạt đ−ợc hiệu quả kinh tế, do vậy hàng năm đều có tăng tr−ởng toàn diện vững chắc. việc lựa chọn khách hàng của công ty cũng đạt kết quả tốt, khách hàng của công ty là những khách hàng có uy tín lớn, có tiềm năng thực sự, có kinh nghiệm giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng. Do vậy công ty đã học tập đ−ợc kinh nghiệm của họ. Về phần mình, công ty đã chý ý và quan tâm đúng mức đến trình độ cán bộ trực tiếp làm công tác giám sát hợp đồng và điều hành hợp đồng, thành thạo ngoại ngữ, nghiệp vụ ngoại th−ơng, nhanh nhạy, nắm bắt thị tr−ờng, do vậy đã tổ chức thực hiện tốt tất cả các hợp đồng đã ký kết.
Những nh−ợc điểm còn tồn tại: công ty còn chậm phát triển thị tr−ờng mới, trong cạnh tranh gay gắt công ty ch−a xây dựng đ−ợc chiến l−ợc mặt hành truyền thống. Do vậy công ty mới chỉ bán đ−ợc hàng cho miền núi, vùng sâu, vùng xa là chủ yếu, còn vùng cạnh tranh bán đ−ợc ít hơn, hệ
thống tiếp thị còn yếu, ch−a có cán bộ tiếp thị chuyên môn ngành y. Do vậy ch−a đáp ứng đ−ợc những đòi hỏi của khách hàng.
Ch−a tích cực chủ động tìm kiếm bạn hàng, thể hiện ở chỗ số l−ợng hợp đồng đ−ợc ký kết theo h−ớng thụ động nh− đã nêu ở phần trên còn chiếm tỉ lệ lớn. Tuy lựa chọn đ−ợc khách hàng, nh−ng tiến hành đàm phán, ký kết còn chậm, mất thời gian, do vậy có lúc hàng về, thị tr−ờng đã bão hoà, do vậy còn tồn kho lâu, không hiệu quả nh− mong muốn. Công ty còn nhập phân tán qua nhiều mặt hàng (hơn 4000), do vậy phải dàn trải về số l−ợng. Tiền vốn còn hạn chế nên dẫn đến chi phí l−u thông cao, giá mua không đ−ợc −u đãi, còn bị động ch−a biết đi tr−ớc đón đầu, bị động trong kinh doanh.
Ch−a xây dựng đ−ợc mối quan hệ làm ăn bền vững lâu dài với các bạn hàng cũng nh− ch−a có đ−ợc mặt hàng kinh doanh chủ lực để tạo ra thế mạnh trong kinh doanh của công ty trên thị tr−ờng.
Trong quá trình thực hiện hợp đồng, công ty ch−a chú ý đúng mức đến công tác giám sát và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiên hợp đồng. Cách làm nh− hiện nay chỉ phù hợp nhất thời khi mà các hợp đồng có giá trị khá nhỏ, quan hệ với các nhà cung cấp có độ tin cậy và đ−ợc nhà n−ớc giám sát, nghiên cứu, quản lý chặt chẽ thông qua việc cấp giấy phép cho các nhà cung cấp thuốc n−ớc ngoài. Nh−ng không bao xa nữa, khi mà các biện pháp quản lý hành chính đối với việc kinh doanh xuất nhập khẩu bị huỷ bỏ do yêu cầu của việc hội nhập hoá và toàn cầu hoá. Khi đó sẽ có rất nhiều các nhà kinh doanh d−ợc phẩm n−ớc ngoài vào hoạt động kinh doanh tại Việt Nam. Trong số những nhà kinh doanh tốt thì không thể không tránh khỏi có những công ty “ma”, kinh doanh bằng lừa đảo. Khi đó vấn đề sẽ đặt nặng lên đôi vai của những ng−ời tham gia ký kết và điều hành hợp đồng nhập khẩu, thì với một đội ngũ cán bộ và cung cách làm việc nh− hiện nay sẽ rất có thể gây ra những rủi ro không thể l−ờng tr−ớc đ−ợc cho công ty.
Nguyên nhân: Về mặt khách quan, thủ tục hành chính để tiến hành nhập khẩu của nghành y tế hiện nay còn rất phiền hà qua nhiều tầng, nấc trung gian, chậm cải tiến, có những qui định rất ngặt nghèo khi áp dụng trong điều kiện hiện nay. Về cấp số cho hàng hóa nhập vào còn phức tạp, th−ờng từ 3 đến 6 tháng mới xong, do vậy gây chở ngại rất lớn cho việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Thông qua việc cấp VISA cho các nhà cung cấp n−ớc ngoài của Bộ y tế, đ−ơng nhiên đã tạo cho các nhà cung cấp này một thế độc quyền, gây áp lực cho phía các công ty nhập khẩu d−ợc phẩm trong n−ớc, làm cho các công ty này khó khăn trong việc lựa chọn khách hàng tốt nhất. Cơ quan quản lý về d−ợc hiện nay là Bộ y tế mà trực tiếp là Cục quản lý d−ợc, ở đây cán bộ chuyên quản đa số là ch−a có kinh nghiệm qua môi
tr−ờng kinh doanh cụ thể. Do vậy việc xác minh, xét duyệt đơn hàng rất máy móc, chậm thiếu hiểu biết về chuyên môn, gây chậm thời gian. Cơ quan hải quan các cấp lại căn cứ máy móc vào thủ tục của nghành chủ quản, nên hàng về tuy cùng nội dung nh−ng mối n−ớc có qui chế riêng lại phải chờ xác minh mới tiến hành kiểm hoá, cho nên tiếp tục lại gây chậm chễ làm phiền lòng cả khách hàng và bạn hàng.
Về mặt chủ quan, trình độ năng lực cán bộ của công ty chuyên làm xuất nhập khẩu cũng là mới, một số học thêm về ngoại th−ơng nh−ng không cơ bản. Công ty rất chậm đầu t− phát triển thị tr−ờng, đội ngũ trình d−ợc viên mới đ−ợc hình thành, ít kinh nghiệm, ít về số l−ợng, cơ chế tiền l−ơng ch−a khuyến khích anh em phát huy hết năng lực. Công ty ch−a thực sự năng động, ch−a có ng−ời chuyên nghiên cứu thị tr−ờng t−ng khu vực cụ thể, th−ờng làm kiêm nghiệm, thiếu kế hoạch, do vậy ch−a xây dựng đ−ợc ph−ơng án kinh doanh nhập khẩu hợp lý, còn làm theo kinh nghiệm, chủ nghĩa nhiều hơn. Việc chọn khách hàng còn hạn hẹp, ch−a xây dựng đ−ợc khách hàng truyền thống, thật chí cốt với công ty, đồng thời chậm phát triển khách hàng mới, do vậy mặt hàng của công ty phong phú và đa dạng, đặc biệt là ch−a xây dựng đ−ợc những mặt hàng độc quyền, chiến l−ợc tạo lợi thế trong kinh doanh, nói chung việc nắm bắt thông tin thị tr−ờng Quốc tế và quốc nội còn yếu so với qui mô kinh doanh của công ty.