IV. Vấn đề giám sát và thực hiện hợp đồngnhập khẩu của công ty CPCI.
2.Hoạt động giám sát:
Với một khối l−ợng hợp đồng khá lớn, trung bình mỗi ngày phải thực hiện 1, 5 hợp đồng, thời gian thực hiện hợp đồng chồng chéo lên nhau, có những hợp đồng ký kết tr−ớc nh−ng lại thực hiện sau, ph−ơng thức vận tải, ph−ơng thức thanh toán đa dạng. Mỗi ph−ơng thức lại đòi hỏi phải có những b−ớc công việc khác nhau. Đấy là còn ch−a nói đến còn có nhiều vấn đề khác phát sinh. Vậy làm sao công ty có thể theo dõi giám sát đ−ợc tất cả các công việc cần phải làm, để đảm bảo rằng sẽ không có một công việc nào bị bỏ quyên, hay q uyền lợi của công ty có thể bị vi phạm mà công ty không có những nhắc nhở hoặc phản ứng kịp thời.
1. Giám sát việc tiến hành giao hàng của nhà cung cấp : ngày hàng rời cảng xếp hàng, thời gian vận chuyển, hàng ngày về đến cảng dỡ hàng thông qua thông báo gửi hàng của nhà cung cấp, thông báo về vận tải, thông báo ngày hàng cập cảng quy định
2. Giám sát quá trình thực hiện hợp đồng của công ty: giám sát quá trình xin giấy phép nhập khẩu, làm thủ tục hải quan, làm thủ tục thanh toán, nhận hàng hoá tại ga, cảng.
Trình tự các công việc cần giám sát phụ thuộc vào những gì mà ng−ời mua và ng−ời bán thoả thuận trong hợp đồng. Chẳng hạn, thanh toán có thể phải thực hiện tr−ớc khi kết thúc hợp đồng hay sau khi đã nhận đ−ợc các chứng từ về vận tải chứng tỏ nhà cung cấp đã gửi hàng đi. Cũng có thể thanh toán sẽ phải thực hiện ở những thời điểm khác nhau trong quá trình thực hiện hợp đồng.
VD: Hợp đồng số 321/KH _97 quy định: Thanh toán bằng TT:20 % giá trị hợp đồng thanh toán tr−ớc 20 ngày, 80 % thanh toán vào lúc giao nhận hàng.
Để thực hiện hoạt động giám sát công ty đã sử dụng một số biện pháp sau: + Thiết lập một hệ thống giám sát thủ công : thông qua việc lập các bộ hồ sơ theo dõi hợp đồng .
Bộ hồ sơ theo dõi này sẽ đ−ợc phân thành hai loại : Hồ sơ theo dõi hợo đồngnhập khẩu thành phẩn và hồ sơ theo dõi hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu và đ−ợc giao cho hai ng−ời theo dõi.
Trên bộ hồ sơ theo dõi này sẽ ghi : tên nhà sản xuất, tên hàng, đơn giá, giá trị, số l−ợng, ph−ơng thức thanh toán, ngày xếp hàng dự kiến, số lần giao hàng. Và một phiếu theo dõi các chứng từ cần thiết cho việc thực hiện hợp đồng .
Nội dung của phiếu này nh− sau:
1 2 Hợp đồng số
Hoá đơn th−ơng mại Vận đơn
Phiếu đóng gói
Phiếu kiểm tra chất l−ợng Giấy chứng nhận chất l−ợng Giấy chứng nhận xuất xứ Hợp đồng bảo hiểm Tờ khai hàng hoá XNK Phiếu nhập kho
Cột (1) giúp ng−ời theo dõi hợp đồng nắm bắt đ−ợc những chứng từ nào đã có, chứng từ nào còn thiếu và chứng từ nào là không cần có. Bằng cách đánh dấu vào cột này, các chứng từ đã nhận đ−ợc sẽ đánh dấu (v), cột (2) dùng để ghi chú: ngày nhận chứng từ, có những sửa đổi chứng từ hay không.
Hàng ngày nhân viên theo dõi hợp đồngsẽ tham khảo th−ờng xuyên hồ sơ này để xem có hoạt động giám sát nào cần làm. công việc quan sát trọng tâm nhất vẫn là thời gian biểu về các sự kiện và công việc, giám sát thời gian hàng về. Bộ phận giám sát nhập khẩu phải cố gắng giữ liên lạc th−ờng xuyên với các bộ phận khác của cơ quan để đảm bảo mọi thông tin từ phía ng−ời xuất khẩu phải đ−ợc chuyển giao cho bộ phận này. Khi đó thông tin này đ−ợc bộ phận giám sát sử dụng để kiểm tra mọi việc cần làm liên quan đến việc thực hiện hợp đồng.
Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu của công ty đều sử dụng điều kiện giao hàng CIF (đ−ờng biển), CIP (đ−ờng không), các điều kiện này đã rút ngắn các công việc mà công ty cần phải làm ở phạm vi ngoài lãnh thổ: nh− thuê tàu đến cảng xuất khẩu để chở hàng, mua bảo hiểm... Các công việc này thuộc trách nhiệm của ng−ời xuất khẩu, điều này cũng có nghĩa là công ty không thể theo dõi, quan sát đ−ợc các công việc này nh−: việc chuẩn bị hàng hóa, việc thuê tàu, xếp hàng lên tàu, cũng nh− quá trình hàng hóa trên đ−ờng vận chuyển. Có chăng công ty cũng chỉ nắm bắt đ−ợc ngày hàng sẽ rời
cảng xếp hàng và ngày hàng dự định cập cảng qua các thông báo của ng−ời xuất khẩu.
Nhiều khi có những hợp đồng đã bị vi phạm thời gian giao hàng mà bộ phận giám sát vẫn không nắm bắt đ−ợc, chỉ đến khi nhận đ−ợc thông báo giao hàng của ng−ời xuất khẩu, kiểm tra lại hồ sơ hợp đồng mới phát hiện ra. Việc giám sát đ−ợc thời gian biểu cho tất cả các hợp đồng nhập khẩu là một công việc rất khó khăn bởi số l−ợng hợp đồng t−ơng đối lớn.