1. Cơ sở hình thành hợp đồng
Để tiến tới kí kết hợp đồng, một nội dung không thể bỏ qua là xác điịnh đ−ợc đối t−ợng và nội dung nhập. Công ty CPC.1 xác định việc đó căn cứ vào một trong hai h−ớng sau:
*H−ớng đi chủ động:
Theo h−ớng này, công ty chủ động tìm kiếm thị tr−ờng tiêu thụ mặt hàng kinh doanh, thị tr−ờng nhà cung cấp. Các b−ớc cụ thể trong h−ớng đi này là: - Nghiên cứu thị tr−ờng để xác định mặt hàng nhập khẩu:
Thuốc chữa bệnh cho dù là một loại hàng hoá đặc biệt, nh−ng nó cũng phải tuân theo những quy luật chung nhất trong cơ chế thị tr−ờng nói chung. Nói một cách tổng quát muốn kinh doanh có lãi phải nghiên cứu kĩ những đặc điểm cơ bản của tình hình thị tr−ờng. Công ty d−ợc phẩm trung −ơng I có truyền thống hình thành và phát triển khá lâu so với các doanh nghiệp khác cùng ngành. Tuy có nhiều kinh nghiệm có sự hiểu biết về thị tr−ờng tiêu dùng thuốc, nh−ng cũng chỉ dùng ở mức phân phối, cấp phát theo lệnh là chính, chuyển sang cơ chế thị tr−ờng thì cơ cấu mặt hàng thuốc chữa bệnh đã thay đổi rất nhanh do tác động của nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan.
- Tổng quan thị tr−ờng thuốc chữa bệnh ở Việt Nam trong những năm qua của công ty đ−ợc phân tích tóm tắt nh− sau: thị phần d−ợc phẩm tính bình quân đầu ng−ời hàng năm ở Việt Nam có tăng tr−ởng khá nhanh từ 3 USD/ Đầu ng−ời năm 1995 đã tăng lên 5, 5 USD/ đầu ng−ời năm 1999. Tuy nhiên so với mức khuyến cáo tối thiểu của tổ chức y tế thế giới phải có 10 USD/ ng−ời/ năm mới đáp ứng nhu cầu phòng và chữa bệnh cho nhân dân. Tổng kim ngạch nhập toàn ngànhtheo cục quản lý D−ợc thông báo năm 1999là khoảng 450 triệu USD. Vấn đề đặt ra ở đây là nhập mặt hàng nào, nhập về bán cho ai, tỉ lệ kết cấu nh− thế nào là hợp lý để vừa bảo hộ đ−ợc thuốc sản xuất trong n−ớc, vừa thực hiện đ−ợc chính sách quốc gia về thuốc của nhà n−ớc ban hành, chi phí phải hợp lý, bảo toàn vốn và có lãi. Đây là bài toán rất khó cho doanh nghiệp kinh doanhthuốc chữa bệnh trong n−ớc hiện nay. Qua kinh nghiệm tích luỹ từ thực tế năm công ty d−ợc phẩm trung −ơng I đã
đ−a ra định h−ớng chiến l−ợc tổng quát nh− sau:
Quyết tâm duy trì giữ vững và phát triển thị tr−ờng truỳên thống của công ty đó là: các công ty thực phẩm tuýên tỉnh, các xí nghiệp sản xuất trong n−ớc (bán nguyên liệu cho họ ) và các bệnh viện chuyên khoa đầu ngành của trung −ơng, Hà Nội và các tỉnh xung quanh. Thực tế công ty đã có mối quan hệ truyền thống gắn bó với 32 tỉnh từ Thừa thiên -Huế trở ra, cộng với 32 bệnh viện lớn và hơn 10 xí nghiệp sản xuất trong n−ớc .Tổng kết hàng năm doanh số bán ra cho 3 đối t−ợng khách hàng là họ đều là thành phần kinh tế quốc doanh, một số đồng vốn phải dùng kinh phí từ nguồn vốn ngân sách cấp là chủ yếu ( nhất là 9 tỉnh miền núi Tây Bắc và Việt Bắc )số tỉnh khác có sử dụng thêm nguồn kinh phí bảo hiểm y tế, nói chung họ đ−ợc chính quyền địa ph−ơng giúp đỡ và bảo hộ bằng những cơ chế riêng tuỳ theo hoàn cảnh cụ thể của từng tỉnh . Do vậy ít rủi ro, tuy nhiên do thiếu vốn nên công nợ th−ờng kéo dài cũng là nhân tố làm giảm hiệu quả kinh tế của công ty. Ngoài ra công ty cũng rất chú ý đến thị tr−ờng bán cho các đối t−ợng khác thuộc thành phần kinh tế khác, tuy chỉ chiếm 30% tỉ trọng nh−ng là nơi rất năng động linh hoạt do vậy khi tiếp xúc với họ công ty học đ−ợc nhiều kinh nghiệm và nâng cao năng lực cho cán bộ nghiệp vụ kinh doanh, đồng thời nắm bắt thị tr−ờng nhanh chóng hơn.
Từ những thực tế kinh nghiệm công ty đã xác địmh đ−ợc bốn nhóm mặt hàng chủ lực để nhập khẩu là:
- Thuốc và nguyên liệu làm thuốc kháng sinh. - Thuốc và nguyên liệu làmg thuốc Vitamine. - Thuốc h−ớng thần
- Thuốc bổ, dịch truyền
Trong các nhóm hàng công ty phân ra những mặt hàng chủ lực cụ thể chiếm số l−ợng lớn, tỷ trọng cao, thống kê kinh nghiệm cho thấy thời điểm nào cần nhập. Bởi vì, Việt Nam nằm trong vùng khí hậu nhiệt đới, gió mùa, nóng ẩm, đất n−ớc trải dài ba miền có nhiều đặc tr−ng khác nhau và thay đổi th−ờng xuyên. Bệnh tật diễn biến theo mùa, theo vùng lãnh thổ và thói quen sử dụng thuốc cũng rất khác nhau. Tất cả những yếu tố khách quan trên cần phải đ−ợc xem xét để đi tr−ớc và đón đầu nhập thuốc về mới kịp phục vụ và không bị ứ đọng. Vì thuốc có đặc điểm là có hạn dùng, để lâu là phải bỏ do vậy sẽ gây lãng phí và thiệt hại kinh tế rất lớn. trong 4 nhóm hàng chủ lực trên đây, công ty luôn xem trọng nhóm kháng sinh và nhóm độc AB (thuốc h−ớng thần), vì đây là nhóm th−ờng chiếm 70% giá trị hàng hoá và rất cần cho mọi phác đồ điều trị các bệnh sôts nhiễm khuẩn phổ biến ở n−ớc ta hiện nay. Tuy nhiên, công ty không ngừng mở rộng nhập các nhóm thuốc chuyên khoa biệt d−ợc khác, thông qua các hình thức tiếp thị, các đơn hàng của
bệnh viện từ đó sẽ có các số liệu t−ơng đối chuẩn xác cho việc xây dựng kế hoạch mặt hàng nhập khẩu hàng năm. Một khía cạnh cần chú ý mà công ty đã xác định đ−ợc là địa chỉ và tên nhà sản xuất cũng nh− nhà phân phối các loại thuốc cần dùng. Đồng thời với việc tập hợp các thông tin số liệu đã có đ−ợc về nhu cầu, về số l−ợng, chủng loại mặt hàng cần nhập, công ty đã xúc tiến sao cho phù hợp với ng−ời tiêu dùng trong n−ớc. Lúc nào công ty cũng tìm và lựa chọn từ hai nhà cung cấp trở lên để so sánh những thuận lợi về giá, điều kiện thanh toán ký kết, giao nhận, vận chuyển hàng hoá . Tất nhiên, mọi điều kiện đều phải dựa trên cơ sở “ chất l−ợng “ thuốc phải là hàng đầu. Ngoài việc quan tâm thị hiếu, thói quen sử dụng, công ty cũng có một đội ngũ chuyên môn giỏi đi làm tiếp thị để giới thiệu tính năng, tác dụng của các loại sản phẩm t−ơng tự với các Giáo s−, Bác sĩ chuyên khoa đầu ngành trực tiếp điều trị cho bệnh nhân để hợp tác cùng vì mục tiêu cung ứng thuốc an toàn, hợp lý cho ng−ời bệnh, tranh lạm dụng thuốc gây tốn kém cho bệnh nhân.
Tóm lại, để xác định đ−ợc những mặt hàng cần nhập khẩu, công ty đã đồng thời tiến hành các b−ớc nghiên cứu thị tr−ờng trong n−ớc và ngoài n−ớc, trên cơ sở đó mà đi đến các quyết định hình thành các nội dung ký kết hợp đồng nhập khẩu có hiệu quả. Tuy nhiên, do l−ợng thông tin, khả năng tiếp thị, tiền vốn của công ty mới cung ứng đ−ợc cho thị tr−ờng thuốc nói chung một l−ợng ch−a lớn lắm, còn cần phải đầu t− nhiều hơn nữa.
- Lập ph−ơng án kinh doanh nhập khẩu .
Muốn có ph−ơng án kinh doanh nhập khẩu tốt, công ty D−ợc phẩm trung −ơng I đã rút ra kinh nghiệm là phải có đầu ra tốt, tức là phải có địa chỉ tiêu thụ cụ thể cả về chủng loại, giá cả, số l−ợng và chất l−ợng . Mặt khác, phải có thông tin dự báo từ nhu cầu thị tr−ờng trong n−ớc và thế giới, phải có kiến thức cơ bản về mô hình bệnh tật, kết hợp tốt giữa Y và D−ợc thì mới có ph−ơng án phù hợp, sát thực tế, phục vụ đ−ợc ng−ời bệnh . Thứ tự quy trình lập ph−ơng án kinh doanh nhập khẩu của công ty đ−ợc thực hiện qua các b−ớc sau:
+ Hàng năm công ty phân tích kết quả thực hiện năm tr−ớc để xác định rõ nhu cầu cho từng đối t−ợng và chủng loại một cách chi tiết.
+ Sau đó lên kế hoạch tổng quát, thông th−ờng là 10% so với cùng kì năm tr−ớc .
+ Tiếp theo là việc phân chia ra kế hoạch quý, tháng, mùa vụ trên cơ sở số liệu lịch sử cộng dự báo tăng tr−ởng do các nhân tố chủ quan và khách quan mang lại, không nhất định là tăng đồng loạt mà thậm chí có loại phải bỏ, hoặc nhập ít đi, có loại tăng lên.
ký các hợp đồng kinh tế . Đồng thời có sự phân công cho từng cán bộ, nhân viên trong phòng xuất nhập khẩu chịu trachs nhiệm thu thập, xử lý, đề xuất, tổng hợp và phân tích định kỳ cùng tìm ra −u khuyết trong quá trình thực hiện .
+ Trong ph−ơng án kinh doanh nhập khẩu công ty luôn bám sát thị tr−ờng truyền thống đồng thời th−ờng xuyên tìm cách mở rộng thị tr−ờng .
+ Chú ý thị tr−ờng và mặt hàng chủ lực, lấy mục tiêu hiệu quả để thu hút khách hàng, nhà cung cấp trên tinh thần bình đẳng đôi bên cùng có lợi .
+ Trong ph−ơng án luôn có dự phòng rủi ro, xử lý linh hoạt để giảm bớt thiệt hại khi có sự cố xảy ra .
Nguyên tắc chung của việc lập kế hoạch là phải tỉ mỉ, cụ thể, chính xác. Công ty cũng xác định cho dù ph−ơng án có khả thi đến đâu đi chăng nữa, đó cũng chỉ mới là kế hoạch, quá trình thực thi luôn phải theo dõi, quan sát và đôn đốc thực hiện, cỉ khi hoàn thiện một chu kì kinh doanh lúc dó mới có đ−ợc hiệu quả . Muốn đạt đ−ợc kết quả mong muốn, ph−ơng án kinh doanh nhập khẩu phải đ−ợc sự tập trung lãnh đạo của Giám đốc và sự hỗ trợ của tất cả các phòng, ban, kho x−ởng của công ty, không thể khoán trắng cho phòng xuất nhập khẩu tự làm . Thực tế tình hình này ỏ công ty mấy năm qua đã có nhiều tiến bộ đạt kết quả khá nh−ng ch−a cao, ch−a t−ơng xứnh với tầm vóc của một công ty lớn trong ngành . Tự công ty thấy cũng phải nâng cao trình độ và cải tiến ph−ơng thức lập kế hoạch hiệh nay trên tinh thần nhanh, nhạy và chính xác hơn nữa nắm bắt đ−ợc nhu cầu thuốc rất sôi động hiện nay.
- Tiến hành hỏi giá và đặt hàng .
Lựa chọn một số nhà cung cấp có khả năng, gửi th− hỏi giá đến các nhà cung cấp này. Mục đích của gửi th− hỏi giá là tìm kiếm đ−ợc nhà cung cấp tốt nhất . Trong hỏi giá, công ty đ−a ra các điều khoản nh− : tên hàng, phẩm chất, số l−ợng, nhãn mác, bao gói, thanh toán, giao hàng …
Đáp lại lời hỏi giá của công ty, ng−ời xuất khẩu sẽ đ−a ra một thông báo giá (quotation ) . Trong đó nêu rõ các nội dung nh−: tên hàng, phẩm chất, số l−ợng, giá cả, điều kiện và thời gian giao hàng, nhãn mác bao gói và thanh toán.
Nếu công ty đồng ý với các điều khoản mà ng−ời xuất khẩu đ−a ra trong báo giá, công ty có thể tiến hành đặt hàng bằng hai cách :
+ Gửi một thông báo đặt hàng với nội dung phù hợp nội dung đã nêu trong báo giá tới nhà cung cấp . Nhà cung cấp sẽ gửi một thông báo xác nhận bán (Sale Confirmation), thông báo này đ−ợc coi nh− hợp đồng làm cơ sở cho việc mua bán hàng hoá.
bản nh− đã đ−ợc thoả thuận tr−ớc đó, và có thể đ−a thêm một số điều khoản nữa vào, tuỳ từng th−ơng vụ làm ăn . Việc ký kết hợp đồng này chủ yếu đ−ợc thực hiện qua th− tín, fax. Rất hiếm khi ng−ời xuất khẩu và công ty trực tiếp gặp gỡ nhau để ký kết, trừ phi đây là mối quan hệ làm ăn lần đầu.
Nếu công ty vẫn ch−a thoả mãn với thông báo giá của ng−ời xuất khẩu thì sẽ tiếp tục đàm phán, hoặc có thể tìm kiếm bản báo giá của nhà cung cấp khác. Nh−ung trong hầu hết các tr−ờng hợp, do mối quan hệ làm ăn lâu dài giữa hai bên, công ty sẽ tiến hành fax lại cho phía nhà cung cấp đề nghị sửa đổi một số nội dung của bản báo giá, mà chủ yếu là nh−ũng nội dung có liên quan đến giá cả và thanh toán.
Cả chấp nhận bán và hợp đồng đều đ−ợc lập thầnh văn bản, ghi bằng tiếng Anh và phải có chữ kí của hai bên. Trong đó phải ghi đầy đủ các điều kiện cần thiết của một hợp đồng . Trong chấp nhận bán thì ng−ời ta th−ờng loại bỏ các điều kiện về miễn trách, trọng tài khiếu nại, bồi th−ờng, phạt.
Phân loại hợp đồng theo h−ớng ký kết.
Đ.v:bản Chỉ tiêu 1997 1998 1999 Hợp đồng kí theo h−ớng chủ động 347 439 700 Hợp đồng kí theo h−ớng thụ động 295 268 220 Tổng số hợp đồng 642 707 920 • H−ớng kí kết thụ động. - Do tác động của nhà cung cấp:
Theo h−ớng này, các nhà cung cấp n−ớc ngoài sẽ gửi các chào hàng hoặc trực tiếp tới chào hàng tại công ty . H−ớng dẫn tối việc kí kết hợp đồng này có nội dung nh− sau:
Nhận đ−ợc chào hàng từ phía nhà cung cấp n−ớc ngoài : việc tiếp nhận các chào hàng này thông th−ờng là qua đ−ờng th− tín, fax, chiếm khoảng 80% các chào hàng nhận đ−ợc . Số còn lại là các công ty, các nhà cung cấp n−ớc ngoài trực tiếp đến chào hàng, chủ yếu là các đối tác mới .
- Ngiên cứu thị tr−ờng : Có đ−ợc các thông tin về nguồn hàng, mặt hàng và các điều kiện giao dịch . Lúc này công ty mới tiến hành nghiên cứu thị tr−ờng, mà chủ yếu là thị tr−ờng trong n−ớc : đánh giá thăm dò thị tr−ờng trong n−ớc : đánh giá thăm dò thị tr−ờng trong n−ớc bằng cách gửi các bản chào hàng tới các khách hàng trong n−ớc .
- Lập ph−ơng án kinh doanh : Trên cơ sở những nội dung chào hàng của nhà cung cấp, kết hợp giá cả có thể chấp nhận đ−ợc của khách hàng và nhu cầu của thị tr−ờng . Tính toán các chi phí có thể có để từ đó công ty đi đến quyết định có kí kết hợp đồng nhập khẩu với nhà cung cấp dựa trên các điều
khoản đã nêu hay không .
H−ớng đi này làm cho công ty luôn bị động về thi tr−ờng, mặt hàng và cả vấn đề đàm phán ki kết hợp đồng, gây bất lợi cho công ty . Thế nh−ng, đây lại là ph−ơng h−ớng chiếm từ 20% đến 50% số hợp đồng nhập khẩu đ−ợc kí kết hàng năm.
- Do tác động của bên uỷ thác mua:
theo h−ớng này công ty sẽ căn cứ vào đơn đặt hàng của bên uỷ thác để lựa chọn nhà cung cấp, sau đó tiến hành đàm phán ký kết và thực hiện hợp đồng. Với hợp đồng này trong quá trình thực hiện hợp đồng công ty chỉ đóng vai trò là ng−ời trung gian ký kết và thực hiện hợp đồng với danh nghĩa của mình nh−ng bằng chi phí của bên uỷ thác. sau khi hàng về công ty giao hàng luôn cho bên đặt hàng và nhận hoa hồng.
Qua phân tích thống kê cho thấy phần lớn những hợp đồng đ−ợc ký kết theo h−ớng thụ động là những hợp đồng thành phẩm, còn ở hợp đồng nguyên liệu số hợp đồng uỷ thác hằng năm rất ít ( khoảng 10 hợp đồng ).
Số hợp đồng ký theo h−ớng thụ động giảm nhiều phản ánh sự cố gắng rất nhiều của công ty trong việc tìm hiểu thị tr−ờng, đặt mối quan hệ với các bạn hàng ( ng−ời mua ). Tỉ trọng loại hợp đồng này giảm từ 45% năm 1997 còn 38% năm 1998, và 28% năm 1999.
2. Các hình thức nhập khẩu của Công ty:
Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của Công ty nh− các phần trên đã trình bày đồng thời căn cứ vào những diễn biến và nhu cầu của thị tr−ờng thuốc trong thời điểm cụ thể mà Công ty lựa chọn hình thức nhập khẩu sao cho có hiệu quả, đúng quy chế và pháp lệnh hiện hành. Tuy nhiên ngay từ đầu Công ty xác nhận nhập khẩu trực tiếp là chủ yếu và hàng năm th−ờng chiếm tỷ lệ trên 80% tổng kim ngạch. Để nhập khẩu trực tiếp có hiệu quả, Công ty cần phải