1. Các căn cứ để kí kết
- Chủ tr−ơng, chính sách và những qui định của nhà n−ớc về hoạt động mua bán ngoại th−ơng nói chung, h−ớng dẫn xuất nhập khẩu d−ợc phẩm nói riêng.
- Tình hình thị tr−ờng và khả năng của công ty : nó liên quan đến nhu cầu thị tr−ờng, dung l−ợng thị tr−ờng, cạnh tranh của các đối thủ đối với sản phẩm mà công ty kinh doanh . Cũng nh− năng lực về vốn, kĩ thuật, các kênh phân phối và các điều kiện có liên quan .
- Sự hợp pháp và năng lực của nhà cung cấp . - Sự tự nguyện của hai bên.
Hầu hết các nhà cung cấp đều ở rất xa công ty, có đ−ợc các thông tin chính xác về họ là rất khó . Nh−ng rủi ro không tìm hiểu kĩ đ−ợc nhà cung cấp là rất rễ xẩy ra : đạo đức kinh doanh của họ, khả năng thực hiện hợp đồng ... Để an toàn, công ty phải xem xét đến lịch sử của họ, để từ đó mà có biện pháp xây dựng hợp đồng chặt chẽ, tránh các rủi ro có thể xẩy ra Chỉ các công ty đ−ợc Bộ Y Tế cấp VISA mới đ−ợc phép kí kết hợp đồng .
2. Cách thức đàm phán kí kết.
Công việc đàm phán của công ty dựa trên sự gặp mặt trực tiếp hoặc qua điện tín th− từ.
Công ty th−ờng phân loại các nhà cung cấp thành hai nhóm chính: Nhóm thứ nhất là nhóm th−ờng xuyên ký kết hợp đồng và có uy tín. Nhóm thứ hai là nhóm các nhà cung cấp mới hoặc ít giao dịch hoặc ch−a có uy tín cao.
Với nhóm thứ nhất công ty th−ờng sử dụng các biện pháp th−ơng l−ợng qua th− từ, điện tín. Sở dĩ nh− vậy là vì với các nhóm này công ty đã có những hợp đồng đ−ợc thoả thuận từ tr−ớc nên các hợp đồng sau có thể dựa trên một số điều khoản tr−ớc đó và chỉ thoả thuận về tiêu chí cần thiết thay đổi nh− mặt hàng, số l−ợng, đơn giá, thời gian giao nhận…
Với nhóm thứ hai công ty th−ờng phải gặp mặt trực tiếp để đàm phán. Nội dung đàm phán là toàn bộ các điều khoản trong hợp đồng .
D−ới đây là số liệu về ph−ơng pháp ký kết hợp đồng mọt số năm gần đây. Đv: bản
Năm 1997 1998 1999
Ph−ơng pháp gặp mặt trực tiếp 95 71 66 Ph−ơng pháp qua điện tín, th− từ 547 566 764 Qua số liệu cho thấy tỉ trọng ph−ơng pháp gặp mặt giảm dần từ khoảng 15% năm 1997 còn 10% năm 1998 và 7% năm 1999. điều đó cho thấy số hợp đồng ký kết chủ yếu là từ các nhà cung cấp th−ờng xuyên, có uy tín. Số nhà cung cấp mới tăng không nhiều. Các nhà cung cấp th−ờng xuyên, có uy tín với công ty ngày càng tăng lên. Thực tế cho thấy với các nhà cung cấp quen thuộc thì công ty không vấp phải tình trạng tranh cãi hay khiếu nại do thcj hiện sai hợp đồng hay không thực hiện hợp đồng. điều này cũng cho thấy uy tín của công ty với các nhà cung cấp ngày càng nâng cao.
3. Nội dung hợp đồng ký kết.
Về căn bản, nội dung hợp đồng mua bán ngoại th−ơng của công ty cũng chứa đựng đầy đủ các điều khoản cơ bản. Tuy nhiên do đặc điểm riêng có của d−ợc phẩm nen điề khoản về chất l−ợng đ−ợc đặc biệt chú ý. Trong bộ chứng từ nhất thiết phải có phiếu kiểm nghiệm của nhà sản xuất xác nhân thuốc đạt các tiêu chuẩn đặt ra khi xuất x−ởng.
Cơ sở hình thành hợp đồng của hai bên là sự tự nguyện của hai bên.
Trong các điều khoản về mặt hàng có các quy định chi tiết tên mặt hàng là gì, quy cách đóng gói sản phẩm, số l−ợng, giá đơn vị, tổng gí trị, nơi xuất xứ…
Về điều khoản bao gói, công ty th−ờng quy định là “đạt tiêu chuẩn bao gói xuất khẩu”.
Với điều khoản giao hàng: quy định ngày giao hàng cụ thể hoặc khoảng thời gian cụ thể sau ngày ký hợp đồng. Trong từng hợp đồng công ty có thể quy định cho phép giao hàng từng đợt, cho phép chuyển tải hay không.
Về phần nhãn mác có nội dung : + Tên công ty nhập khẩu: CPC.1 + Tên sản phẩm (name of product): + Nhà sản xuất ( Manufacturer): + Xuất xứ ( Origin):
+ Trọng l−ợng ( Weight): Nett/Gross
Trong điều khoản về chất l−ợng th−ờng quy định : Sản phẩm tốt, ngày sản xuất không quá một thời gian nhất định cho đến ngày cấp vận đơn, tiêu chuẩn chất l−ợng dựa theo đăng ký chất l−ợng với Bộ y tế, và ngày hết hạn sử dụng không sớm hơn một ngày xác định, không ngắn hơn một thời gian xác định kể từ ngày sản xuất.
Các nội dung khác cũng đ−ợc thoả thuận đầy đủ theo nội dung một hợp đồng.