II. Các giải pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh nhập khẩu hàng hóa 1 Giải pháp về tạo nguồn hàng nhập khẩu
9. Hoàn thiện hệ thống quản trị tổ chức và nhân sự
9.1. Hoàn thiện hệ thống quản trị tổ chức
Để thành công trong kinh doanh, hoạt động của doanh nghiệp thơng mại cần đợc thực hiện trên nền của một hệ thống cấu trúc tổ chức hợp lý và có hiệu quả. Hệ thống tổ chức của doanh nghiệp thơng đợc hình thành ngay khi bớc vào kinh doanh và trong thực tế, có tính ổn định hay tính tĩnh hơn so với các yếu tố khác. Tuy nhiên, cấu trúc tổ chức không phải là một yếu tố bất biến. Sự trì trệ và kém thích nghi của tổ chức là một trong những vấn đề quan trọng có thể dẫn đến khả năng thất bại của doanh nghiệp. Trong quá trình hoạt động, hệ thống tổ chức
cần đảm bảo khả năng thích ứng tốt với các xu hớng vận động tăng trởng hay suy thoái kinh doanh. Đổi mới theo chiến lợc kinh doanh để thích nghi với hoàn cảnh cụ thể của doanh nghiệp đòi hỏi quản trị tổ chức với t cách là một trong những nhiệm vụ quan trọng của quản trị doanh nghiệp phải đợc tiến hành thờng xuyên trong suốt quá trình hình thành, tồn tại và phát triển doanh nghiệp.
Nội dung chính của quản trị tổ chức bao gồm : • Thiết kế và xác lập cơ cấu tổ chức.
• Tuyển dụng và bố trí nhân viên.
• Chỉ huy hoạt động của hệ thống tổ chức. • Kiểm soát hoạt động của hệ thống tổ chức. • Điều chỉnh hệ thống tổ chức.
Các loại mô hình tổ chức đợc hình thành theo cách thức tập hợp lĩnh vực hoạt động bao gồm : mô hình tổ chức theo chức năng nghiệp vụ, mô hình tổ chức theo sản phẩm, mô hình tổ chức theo khu vực địa lý, mô hình tổ chức theo đối t- ợng khách hàng.
Hiện nay, Công ty sản xuất và thơng mại Châu á đang áp dụng mô hình tổ chức theo chức năng nghiệp vụ, doanh nghiệp chọn chức năng nghiệp vụ làm dòng chủ đạo để xây dựng tổ chức. Theo đó, hệ thống tổ chức của doanh nghiệp bao gồm các đơn vị thành viên là các phòng ban, bộ phận chuyên trách về các lĩnh vực chức năng khác nhau. Ưu điểm của hệ thống tổ chức này là hiệu quả tác nghiệp cao, phát huy tối đa u điểm của chuyên môn hóa, đơn giản hóa đào tạo chuyên gia quản lý, chú trọng hơn tiêu chuẩn nghề nghiệp và t cách nhân viên. Tuy nhiên, nh- ợc điểm của nó lại là :
• Dễ xuất hiện mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng khi đề ra chỉ tiêu và chiến lợc.
• Kết quả hoạt động kém nếu không có sự phân phối hợp hành động nhịp nhành giữa các bộ phận, chuyên môn hóa quá mức.
• Khó xác định trách nhiệm cho từng bộ phận đối với kết quả hoạt động của doanh nghiệp.
Công ty sản xuất và thơng mại Châu á đã lựa chọn và áp dụng hệ thống tổ chức nghiệp vụ chức năng và cần phải có biện pháp phát huy hết u điểm và hạn chế những nhợc điểm của nó. Công ty có thể hạn chế nhợc điểm bằng một số biện pháp sau :
• Đối với hệ thống tổ chức này, ban giám đốc có vai trò quan trọng trong việc vạch ra đờng lối, thống nhất ý kiến giữa các phòng ban chức năng về các kế hoạch, chỉ tiêu và đề ra quyết định cuối cùng cho mọi việc, nhằm tránh sự mâu thuẫn trong kế hoạch và hành động của các phòng ban.
• Phải tạo ra sự liên kết, phối hợp giữa những cán bộ đứng đầu các phòng ban trong công ty trong kế hoạch thực hiện thông qua những kế hoạch hành động thống nhất do ban giám đốc đề ra, các cuộc họp bàn về chơng trình thực hiện, thực hiện kiểm tra chéo về kế hoạch thực hiện chi tiết để tìm ra những điểm mâu thuẫn, bất hợp lý.
• Tinh giảm bộ máy tổ chức theo hớng gọn nhẹ, hiệu quả nhằm làm giảm chi phí, tăng lợi nhuận và giảm chồng chéo trong hoạt động.
• Khi đánh giá kết quả cũng nh quy trách nhiệm, cần phải có sự công bằng nhất định, chia thành quả đạt đợc cho các phòng ban theo tỷ lệ đóng góp vào công việc (nếu có thể xác định một cách tơng đối) hoặc chia đều thành quả cũng nh trách nhiệm.