2.3.3.1. Chứng từ liên quan đến hoạt động giao nhận hàng tại kho xuất:
v Phiếu nhập kho: Theo mẫu chung của công ty Tân cảng Sài Gòn. Đây là chứng từ cung cấp cho khách hàng làm căn cứ pháp lý về hàng hóa. Đồng thời là căn cứ để thanh toán với khách hàng cũng như hãng tàu và đại lý của cảng.
v Biên bản hiện trường: Dùng để lập biên bản khi xảy ra sự cố như vỏ
container, hàng hóa bị hư hỏng, tai nạn lao động trong quá trình chất xếp hàng hóa hoặc xảy ra mất an toàn trong xếp dỡ và vận chuyển... Đây là văn bản quan trọng làm cơ sở giải quyết mọi khiếu nại, tranh chấp sau này của các bên có liên quan.
v Lệnh cấp container rỗng: Là chứng từ do hãng tàu cấp cho khách hàng để đến nhận container rỗng đi đóng hàng. Khi khách hàng hoặc đại lý mang lệnh xuống bãi thì nhân viên điều độ băi sẽ cấp contianer rỗng cho khách hàng mang vào kho đóng hàng.
v Danh sách đóng container (Container Packing List): Là chứng từ do hãng tàu cấp cho khách hàng cùng với lệnh cấp container rỗng và khách hàng phải kê khai đầy đủ các nội dung. Khi khách hàng đă trình Packing List và đăng ký với hăng tàu và nhân viên băi chờ xuất thì hàng sẽ hạ vào vị trí chờ xuất tàu.
9 - Chủ hàng -HQ cổng cảng -Bảo vệ cổng
kho của từng Đại lý với BPCT, ký xác nhận sản lượng cho các hợp tác xã xếp dỡ và tổ xe nâng cont của công ty
- CH trình 02 phiếu xuất kho (kiêm phiếu vận chuyển nội bộ) cho Hải quan cổng và nhận lại 01 phiếu có xác nhận đã kiểm tra của Hải quan cổng
- CH trình phiếu xuất còn lại cho bảo vệ cảng để đưa hàng ra khỏi kho cáo sản lượng - Phiếu xuất kho Hoàn tất công việc và thủ tục cuối cùng để đem hàng ra khỏi kho
SVTH: Trần Thị Thúy Oanh
v Phiếu xuất container đã hạ bãi chờ xuất: Phiếu này do nhân viên băi hàng cấp cho chủ hàng hoặc đại lý. Nhằm xác nhận container đă hạ băi chờ xuất tàu theo yêu cầu
v Giấy kiểm nhận hàng với tàu (Tally report): Do nhân viên giao nhận
ghi. Đây là loại chứng từ quan trọng của cảng, nó thể hiện đủ số contianer thực nhập từ tàu vào cảng.
v Bản kế hoạch đóng container: Do đại lý lập ra để gửi cho kho hàng.
Nội dung bao gồm: Tên đại lý giao nhận, kho hàng, số lượng, trọng lượng hàng, ngày giờ, địa điểm đóng container …
v Bảng tổng kết hay biên bản quyết toán với tàu: Mọi chứng từ này nhằm quyết toán với tàu toàn bộ quá trình làm hàng xuất xuống tàu và nhập từ tàu lên theo từng chuyến một. Phải có chữ ký đầy đủ của các bên: Thuyền trưởng hoặc phó thuyền trưởng, cảng, hãng tàu, khách hàng…
v Biên bản đóng hàng: Sau khi kho hàng tổ chức đóng hàng vào container, thì kho kí biên bản đóng hàng với đại lí giao nhận. Biên bản đóng hàng là chứng cứ xác nhận kho đã kiểm và đóng đủ số lượng nguyên đai, nguyên kiện đối với lô hàng và xác nhận container được nhận trong tình trạng nguyên, sạch, đạt chuẩn đóng hàng.
2.3.3.2. Chứng từ liên quan dến hoạt động giao nhận hàng tại kho nhập:
v Lệnh giao hàng(Delivery order): Do đại lý hãng tàu kí phát với mục
đích yêu cầu cảng chuyển giao quyền cầm giữ hàng hóa cho người nhận hàng. v Bản lược khai hàng hóa (Cargo manifest): Chứng từ này được đại lý
hãng tàu gửi cùng thông báo hàng đến cảng trước 24 h khi tàu cập cảng, Cargo manifest liệt kê những thông tin hàng hóa bên trong container. Đây là chứng từ để cảng theo dõi trong quá trình làm hàng.
v Biên bản kết toán nhận hàng với tàu (Report on Receipt of Cargo):
Ðó là biên bản ký kết giữa cảng (hoặc kho) với tàu về tổng số kiện hàng được giao và nhận giữa họ. Đây là căn cứ để cảng tiến hành giao nhận hàng nhập với nhà nhập khẩu và cũng là bằng chứng về việc cảng đã hoàn thành việc giao hàng cho người nhập khẩu theo đúng số lượng mà thực tế đã nhận với người chuyên chở.
v Phiếu xuất kho: Theo mẫu chung của sở tài chính. Đây là chứng từ cung cấp cho khách hàng làm căn cứ pháp lý về hàng hóa. Sau khi khách hàng lấy hàng ra khỏi kho phải có chữ ký xác nhận lên phiếu.
SVTH: Trần Thị Thúy Oanh
v Giấy kiểm nhận hàng với đại lý tàu (Commodity receipt with carier’s Agent) hoặc Tally sheet: Do nhân viên kho lập sau khi cùng đại lý giao nhận kiểm đếm hàng hóa từ cont vào kho. Đây là chứng từ quan trọng để nhân viên kho chứng nhận với đại lý giao nhận hàng hóa trong container này đã được vào kho và là căn cứ để xác định mức độ tổn thất hàng nếu có.
v Giấy yêu cầu làm hàng: Giấy này do đại lý hoặc hãng tàu gửi đến để
cho điều độ cảng trước 24h cùng với Cargo Manifest. Nội dung bao gồm : Tên hãng tàu, số lượng container CFS, tên chuyến tàu, ngày cập cầu, số container / số seal, yêu cầu đưa container vào bãi hàng CFS …
*Chi tiết xem phụ lục 4*
2.3.4. Cước phí tác nghiệp tại kho và lưu kho
v Cước xếp dỡ và lưu kho hàng LCL nhập:
Cước xếp dỡ: 9.3 USD/ RT
Tính tối thiểu: 1 cont 20’ = 12 RT và 1 cont 40’ = 18 RT
Cước lưu kho: Hàng thông thường 3,000 VNĐ/ ngày
Hàng nguy hiểm 8,000 VNĐ/ ngày Tuỳ thời gian lưu kho nên đơn giá sẽ thay đổi.
v Cước xếp dỡ và lưu kho hàng LCL xuất:
Cước xếp dỡ: 98,000 VNĐ/ RT
Cước lưu kho: như hàng nhập
ð Cước phí thuê kho của Tân Cảng tăng nhẹ so với năm 2009, có nhiều ưu đãi dành cho khách hàng như: miễn phí 7 ngày đầu lưu kho đối với hàng thong thường, 7 ngày sau chỉ thu 50% cước phí, giá cước tương đối ổn định và nhiều khuyến mãi so với các cảng khác trong khu vực TP.HCM.
*Chi tiết xem phụ lục 3*
2.3.5. Những rủi ro thường xảy ra trong quá trình giao nhận hàng hóa tại kho: tại kho:
v Rủi ro do sơ suất, bất cẩn của con người:
Ø Rủi ro do sơ suất của nhân viên BPCT:
• Trong quy trình giao nhận hàng xuất:
- Khi khách hàng trình B/N và TKHQ cho Bộ phận chứng từ (BPCT): nhân viên BPCT nhập sai mã số của B/N và mã số thuế của nhà xuất khẩu trên TKHQ thì
SVTH: Trần Thị Thúy Oanh
Hệ thống thông tin quản lí dữ liệu trên máy sẽ sai lệch, hàng loạt những thông tin như “Tên chủ hàng”, “số lượng hàng hóa”, “quy cách hàng hóa”… sẽ không khớp => in phiếu nhập kho sai
ðNếu khách hàng phát hiện lỗi sai thì nhân viên BPCT sẽ kịp thời chỉnh sửa nhưng lại mất thêm khoản thời gian không cần thiết
Nếu khách hàng không phát hiện lỗi sai sẽ ảnh hưởng đến nhân viên kho hàng và HQGS kho khi tiến hàng kiểm hóa hàng => khách hàng lại phải quay lại làm phiếu nhập kho mới.
- Khi BPCT tiếp nhận lệnh cấp rỗng của đại lý, một điều dễ bất cẩn nhất chính là thông tin về thời hạn “closing time”, “số chuyến”, “ngày tàu chạy”…=> nếu sai sót thì “lệnh điều container” sẽ sai sót và chậm trễ hơn dự kiến, ảnh hưởng đến kế hoạch làm hàng.
- Ở bước cuối cùng sau khi đã xuất hàng xuất xong, BPCT tiến hành lập phiếu xuất CFS, thông tin về “số container” và “tên tàu” rất dễ nhập sai => nếu sai sót mà không phát hiện sẽ dẫn đến dữ liệu cập nhật trong hệ thống sai, sau này khi thống kê sản lượng và doanh thu qua kho sẽ sai lệch với thực tế => mất thời gian để tìm kiếm lỗi sai và chỉnh sửa lại
• Trong quy trình giao nhận hàng nhập:
- Do thông tin của container được khách hàng chuyển trước cho BPCT có thể bằng Fax hoặc Email trước 4 tiếng so với giờ tàu cập, nên chỉ cần một sự sơ ý của nhân viên BPCT thì thông tin đó lại chậm trễ => công tác vận chuyển cont về chậm trễ => ảnh hưởng đến quá trình làm hàng => mất uy tín công ty
- Khi khách hàng trình D/O hợp lệ (2 bản) cho BPCT để nhận phiếu xuất kho do BPCT cấp, sai sót ở khâu này là nhân viên BPCT không chú ý kĩ đến các thông tin trên D/O: “số vận đơn”, “số container”, “mô tả hàng hóa và trọng lượng”… vì khi nhập tên người nhận, hệ thống sẽ cho ra các kết quả về các lô hàng liên quan đến người nhận từ trước đến giờ, nên chỉ cần sơ suất nhỏ khi không kiểm tra kĩ “khối lượng hàng” thì BPCT sẽ in phiếu xuất kho sai lệch
ðNếu khách hàng phát hiện ra sai sót khi nhận phiếu xuất kho thì nhân viên BPCT sẽ kịp thời chỉnh sửa nhưng lại mất thêm thời gian không cần thiết.
Nếu khách hàng không nhận ra sai sót đó sẽ phải trả những khoản phí như Phí lưu kho, phí CFS không thích hợp, mặt khác lại ảnh hưởng đến quá trình “Lập biên bản kết toán hàng hóa” của kho và khách hàng => không trùng khớp với số lượng thực giao => chỉnh sửa tại BPCT => mất thời gian và uy tín công ty
SVTH: Trần Thị Thúy Oanh
Ø Rủi ro do sơ suất của nhân viên kho:
Trong hoạt động giao nhận hàng hóa tại kho thì nhiệm vụ của nhân viên kho luôn xuyên suốt cả quá trình giao nhận, vì vậy chỉ cần sơ suất nhỏ cũng ảnh hưởng đến những hoạt động tiếp theo sau và dẫn đến những tổn thất không nhỏ
• Trong quy trình giao nhận hàng xuất:
- Khâu kiểm kê quy cách, số lựơng, của hàng hóa nhập kho là hết sức quan trọng, chỉ cần nhân viên kho nhân số khối sai sẽ khiến BPCT nhập dữ liệu sai trên phiếu nhập kho của khách hàng.
- Container rỗng được điều đến phải trong tình trạng sạch, tức là kiểm tra tình trạng vỏ ngoài của container có hư hỏng, rách, lủng.. gì không? Đây cũng là giai đoạn kiểm tra lại vì container đã được đội công nhân xếp dỡ của cảng kiểm tra rồi. Tuy vậy một sơ sót nhỏ cũng đã đủ để gây đến những tổn thất lớn sau này, rất mất thời gian khi hàng đã chất đầy rồi mới phát hiện sự rỉ sét, hỏng tróc của vỏ container.
- Trong trường hợp hàng hóa về nhiều thì sự sai sót trong khâu kiểm đếm là rất dễ xảy ra => dễ dẫn đến tình trạng thừa hoặc thiếu hàng của khách hàng
ðNếu có sự phát hiện kịp thời nào trong khâu kiểm đếm thì nhân viên kho cùng khách hàng lập “Biên bản hiện trường” để trình bày những sai sót, mô tả lại hiện trạng thiếu, thừa hoặc hư hỏng nào của hàng hóa.
• Trong quy trình giao nhân hàng nhập:
- Nếu là cont hàng nhập mà chúng ta sơ ý làm container hư thì công ty sẽ phải: Đền vỏ container cho hãng tàu, đền hàng hóa trong container nếu bị nước vào…
• Một điều dễ dẫn đến rủi ro nữa là sự bất cẩn trong cách quản lí, bảo quản hàng hóa trong kho của nhân viên kho:
- Đối với loại hàng đóng bao: cần chú ý về vấn đề thông gió và chiều cao cho phép chất hàng. Đối với hàng kiện: tránh cho kiện hàng không bị tác động bên ngoài như va đập, rơi vỡ…
- Không nắm rõ đặc tính hàng hóa, có những hàng hóa không được xếp gần nhau nên khi xếp vào kho có thể gây cháy nổ hoặc thay đổi tính chất hàng hóa
- Quá trình vệ sinh kho bãi không kĩ lưỡng, kho ẩm ướt cũng chính là nguyên nhân gây hư hỏng hàng hóa.
SVTH: Trần Thị Thúy Oanh
- Thất lạc hàng hóa do quá trình chất xếp hàng hóa không khoa học, không theo lý tính đặc điểm hàng hóa, theo phân vùng của từng chủ hàng…dẫn đến giao nhận nhầm hàng hóa.
- Giữ cho kho được khô ráo, nhiệt độ thông thoáng.
• Rủi ro do sự bất cẩn của công nhân xếp dỡ hàng hóa:
- Nghiêm cấm hút thuốc tại kho, vì sự bất cẩn của nhân viên để tàn thuốc tiếp xúc với hàng hóa trong kho sẽ dẫn đến cháy nổ, gây hậu quả khó lường
- Trong khi sử dụng xe nâng hàng, nếu bất cẩn khi xử lí công việc: lấy hàng ở khu vực không bằng phẳng…dễ gây tai nạn cho người và hư hỏng hàng hóa
- Rủi ro khi chuyển container tại bãi, ở Tân Cảng đường khá rộng nên xe máy và người đi bộ đều đi cùng đường với nhiều thiết bị chở hàng cùa cảng, nên nếu bất cẩn không quan sát sẽ dễ gây tai nạn lao động, thiệt hại cả người và của.
- Bốc xếp hàng hoá trong điều kiện quá tải, lượng nhân viên không đủ dễ dẫn đến sai sót, nhầm hàng của các chủ hàng khác nhau.
- Thiếu ý thức trong bốc xếp hàng hóa gây rách vỡ bao bì, hư hỏng hàng, đặc biệt là hàng trong carton.
- Thấy hàng hóa hớ hênh nên nảy lòng tham => công ty vừa phải đền, vừa mất uy tín.
v Các rủi ro không thể chấp nhận được như rủi ro do nền kho cũ gây ẩm thấp, phương tiện cũ kĩ mà không đầu tư thay mới sẽ dẫn đến những rủi ro đáng tiếc, gây tai nạn lao động và tổn thất hàng hóa:
- Phương tiện cũ kĩ mà không đầu tư thay mới sẽ dẫn đến những rủi ro đáng tiếc, gây ô nhiễm môi trường, tai nạn lao động và có thể tổn thất hàng hóa
- Do nền kho cũ gây ẩm thấp, nền kho không bằng phẳng làm hư hỏng hóa hay hư hại phương tiện khi tác nghiệp; mái kho cũ dột nát => nước mưa làm hỏng hàng hóa.
v Ngoài ra các rủi ro tự nhiên như động đất, sự thay đổi khí hậu và nhiệt độ…tuy xác suất xảy ra vô cùng hiếm nhưng nếu xảy ra sẽ dẫn đến tổn thất vô cùng nặng nề. Vì đây là nguyên nhân bất khả kháng, nên việc phòng tránh nó rất khó.
SVTH: Trần Thị Thúy Oanh
Bảng 2.9: Đánh giá các rủi ro có thể xảy ra
Rủi ro ước tính Đánh giá Xác suất xảy ra rủi ro
Rủi ro do sơ suất của BPCT
Hầu như chắc chắn xảy ra Có thể xảy ra nhiều lần trong năm
Rủi ro do sơ suất của nhân viên kho
Hầu như chắc chắn xảy ra Có thể xảy ra nhiều lần trong năm
Rủi ro do sự bất cẩn của công nhân xếp dỡ
Hầu như chắc chắn xảy ra Có thể xảy ra nhiều lần trong năm
Rủi ro tự nhiên Hiếm khi xảy ra Khó đoán trước
Kết luận chương 2
Qua chương 2, dề tài xin có nhận xét về một số ưu điểm và hạn chế về hoạt động giao nhận hàng hóa tại kho Tân Cảng của công ty:
v Một số ưu điểm:
- Công ty nằm ở vị trí cảng Tân Cảng, nơi cửa ngõ giao thông của thành phố Hồ Chí Minh nên rất thuận tiện về giao thông vận tải.
- Hệ thống kho hàng CFS của công ty là hệ thống kho liên kết và thuận lợi có diện tích rộng, thoáng mát, nền kho không bị ẩm thấp. Kho cao nên thuận lợi cho phương tiện cơ giới xếp dỡ đóng rút hàng tránh được mưa nắng. Hiện nay trụ sở chính của Công Ty Tân Cảng đã di dời về Cảng Cát Lái nên diện tích bãi là rất lớn có thể đáp ứng được mọi yêu cầu của khách hàng. Tổ chức quản lý điều hành sản xuất gọn nhẹ, bộ phận các văn phòng ít, bố trí hợp lý đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ.
- Công nhân xếp dỡ thủ công và xe cơ giới công ty thực hiện kí hợp đồng thuê ngoài với điều kiện hiện nay là hợp lí. Giảm được chi phí từ quỹ lương, chi phí nguyên liệu, chi phí sữa chữa xe cơ giới. Ban lãnh đạo hợp tác xã xếp dỡ chịu trách nhiệm quản lí. Công ty chỉ điều hành sản xuất theo kế hoạch