Phần Kho Vận Tân Cảng:
Trong khai thác container, một số cảng trên Thế Giới thường quy hoạch kho hàng CFS hoạt động riêng biệt tách rời cảng và cũng có một số cảng trực tiếp điều hàng CFS của họ. Qua hai hình thức trên ta thấy Tân Cảng hiện nay đang khai thác kho hàng CFS ngay tại trong cảng: có thể là do điều kiện thuận lợi về cầu bến, bãi chứa và nhất là hệ thống kho hàng kiên cố được tiếp quản sau giải phóng.
34 % 7% 59 % 0% 2007 32% 5% 62% 1% 2008 28% 5% 66% 1% 2009 DT bốc xếp hàng trong kho DT thuê kho DT bốc xếp hàng tại bãi DT thuê bãi
SVTH: Trần Thị Thúy Oanh
2.3.1. Hệ thống kho hàng Tân Cảng:
2.3.1.1. Tổng quan khu kho hàng Tân Cảng:
Sơ đồ 2.2 dưới đây thể hiện vị trí từng kho, với kho hàng nhập là kho 1,2,3,4. Kho hàng xuất là kho 5,6,8, trong đó kho 8 là sự sáp nhập của 2 kho7,8 trước đây. Các kho 9,10,11,12,13 là kho nội địa chuyên hàng bách hóa tổng hợp
Sơ đồ 2.2: Vị trí kho hàng tại Tân Cảng của công ty
Công ty có 12 kho lớn với diện tích mỗi kho là 2,100 m2 ,tổng diện tích của 12 kho là 25,200 m2 nằm ngang trên mặt cầu Cảng rất thuận lợi cho việc bốc xếp hàng rời, hàng xá, hàng đổ đống và cả container khi phải xuất nhập qua kho.
Các kho nhập và xuất được bố trí gần ngay cầu tàu, còn các kho nội địa được bố trí trên bãi
Kho 1 là kho hàng nhập đầu tiên trong hệ thống 4 kho hàng nhập có vị trí nằm ngay gần bãi hàng CFS, nên đây là kho duy nhất hàng hóa rút từ container được đưa thẳng vào kho. Còn kho 2,3,4 do cửa kho nằm xa bãi CFS nên hàng hóa được đưa vào kho thông qua xe trung chuyển.
v Chức năng – nhiệm vụ của các khu kho hàng CFS:
Đây là đầu mối trực tiếp quản lý kho hàng tổ chức mọi hoạt động xếp dỡ, giao nhận và quản ký kho hàng.
- Quan hệ với các đại lý hãng tàu, đại lý giao nhận hàng hóa, khách hàng để giải quyết những vấn đề liên quan trong xếp dỡ, giao nhận, bảo quản hàng hóa tại kho hàng; tham mưu cho Ban giám đốc Công ty Cổ phần Kho Vận Tân Cảng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất và khai thác.
SVTH: Trần Thị Thúy Oanh
- Làm một số thủ tục hải quan cần thiết về hàng hóa đóng container xuất khẩu tại cảng do khách hàng, đại lý hãng tàu ủy quyền
2.3.1.2. Lưu kho và phương pháp xếp dỡ, bảo quản hàng hóa:
v Lưu kho:
Lưu kho là nghiệp vụ cốt lõi trong quá trình lưu hàng tại kho: giữ gìn đầy đủ số lượng và chất lượng hàng hoá trong kho (không chịu trách nhiệm về bản chất của hàng hoá).
Trong thời gian lưu kho có những thiết bị hỗ trợ bảo quản hàng hoá:
- Máy thông gió giúp thoát khí trong kho ra bên ngoài và hệ thống thoát nước
- Nhiệt kế, ẩm kế: dùng đo nhiệt độ, độ ẩm thường xuyên trong kho để điều chỉnh khi thích hợp (số lần kiểm tra phụ thuộc vào thời tiết).
Từ khi hàng hoá nhập kho cho đến lúc xuất kho sẽ được chất xếp theo từng khu vực riêng tuỳ thuộc vào tính chất hàng được thực hiện bởi: lực lượng công nhân bốc xếp, xe nâng, xe “pick up”.
v Phương pháp xếp dỡ và bảo quản hàng hóa trong kho:
Hàng hoá nhập khẩu vào kho được xếp gọn gàng theo từng đại lí đã được phân hàng sẵn theo nguyên tắc dễ thấy, dễ lấy.
Hàng hoá trong kho được xếp tuỳ theo từng loại bao bì theo áp lực cho phép của kiện hàng dưới cùng, áp lực của nền kho đã được tính toán phù hợp.
Khi thực hiện công tác xuất khẩu đóng hàng vào container, hàng được xếp trong container phải tuân theo các nguyên tắc: hàng nặng đặt bên dưới, phân bố đều trọng lượng hàng hoá trên mặt sàn container, chèn lót hàng bên trong container, gia cố hàng hoá bên trong container, hạn chế và giảm bớt áp lực hoặc chấn động, chống hiện tượng hàng hoá bị nóng, hấp hơi…
Hàng hóa được đóng, rút từ container chủ yếu là hàng thông dụng (bách hóa) có kích thước, hình dáng và khối lượng, vật liệu bao gói, cách đóng gói loại hàng khác nhau, tính chất lý, hóa bên trong khác nhau, hoàn chỉnh, đồng bộ. Vì thế mà chúng có phương pháp xếp dỡ và bảo quản khác nhau.
Các loại hàng thường được xuất, nhập trong kho hàng:
- Những mặt hàng xuất khẩu: Sản phẩm từ gỗ, gạo, giày da, cà phê, hàng dệt may, gốm sứ - mỹ nghệ, điện - điện tử…
SVTH: Trần Thị Thúy Oanh (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Những mặt hàng nhập khẩu: Chất dẻo, hạt nhựa, hóa chất, thức ăn gia súc, máy móc thiết bị, vải sợi, dệt nhuộm, nguyên liệu gỗ, nguyên liệu giấy, giấy - giấy cuộn…
ð Tất cả đều được đóng vào trong bao, thùng, kiện để thuận tiện cho việc xếp dỡ và bảo quản.
2.3.1.3. Quản lý hàng xuất, nhập trong kho:
Kho nhập Kho xuất
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ xếp hàng tại kho 2 cửa nhập và xuất HÀNG A, B, C: xếp hàng đóng kiện, thùng carton, thùng gỗ
HÀNG D, E, F, G, H: xếp hàng tránh ánh sáng mặt trời, hàng linh kiện
HÀNG I, J: xếp hàng nguy hiểm
• Hàng hoá dỡ xuống xếp trên pallet, sau đó vận chuyển vào trong kho bằng xe nâng hàng. Xe nâng hàng đưa hàng vào trong kho theo trục đường giao thông chính trong kho sau đó rẽ nhánh vào các đường Line để hàng
• Hàng hoá đưa vào kho xếp theo sơ đồ, theo từng khu vực quy định sẵn.Trong kho chia thành các hàng (A, B, C, D, E, F…), giữa các hàng cách nhau 0.5 m và cách vách tường kho 0.5 m
• Trên mỗi dãy ta xếp chia thành 10 ô nhỏ để xếp hàng theo tên đại lý, chủ hàng, loại hàng, theo hóa đơn
CẦU TÀU CẦU TÀU
Cửa Chính Cửa Phụ 0 0 0 00 0 0 0 0 1 A A A A A A B C D E F G H J I Cửa Chính Cửa Phụ 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 A A A A A A B C D E F G H J I
SVTH: Trần Thị Thúy Oanh
• Cấu trúc kho nhập và xuất tương đối giống nhau, chỉ có ngược nhau ở cửa chính và phụ. Kho nhập thì cửa chính gần cầu tàu thuận lợi cho xe trung chuyển, xe cơ giới lớn chở hàng về. Ngược lại kho xuất thì cửa phụ gần cầu tàu để dễ dàng xuất hàng đi.
• Riêng kho 1,4,5,8 thì có 3 cửa: 1 cửa chính và 2 cửa phụ do gần trục đường chính và việc xếp dỡ giao nhận diễn ra thuận tiện hơn.
v Quản lý hàng nhập trong kho (Kho 1->4)
- Sau khi rút hàng từ Container vào kho, xếp thành từng lô kiện hàng theo từng chủ hàng tiện cho việc kiểm, đếm và trả hàng cho khách
- Khác với hàng xuất, hàng nhập được xếp dựa vào loại hàng và số Container. Những lô hàng nào được rút từ container sẽ được đánh dấu trên những lô hàng đó với nội dung: số container, số đầu kiện trên số kiện để khi hàng đưa vào kho và nhân viên kho sẽ dựa vào những con số đó để kiểm đếm
- Căn cứ vào đặc tính của hàng hóa mà xếp theo từng khu riêng biệt, hàng hóa xếp cách tường từ 0.5 -> 1m, giữa hàng với hàng cách nhau một khoảng để tiện cho việc kiểm đếm và giao hàng
v Quản lý hàng xuất trong kho (Kho 5->8)
- Sau khi nhập hàng theo B/N, hàng xếp theo khu vực của từng đại lý, chủ hàng hoặc người gom hàng
- Nhân viên kho hướng dẫn công nhân xếp hàng trong kho đúng quy định và ghi rõ số lượng kiện hàng và tên chủ hàng, đo kích thước hàng thuận tiện cho việc đóng hàng vào container.
- Hàng hóa xếp theo từng đại lý. Hàng cùng đại lý thì xếp theo từng chủ hàng
- Hàng được xếp theo từng ô đã phân định ở kho và được đánh dấu trên lô hàng
- Khoảng cách các lô hàng và giữa lô hàng với từng rộng hay hẹp tùy thuộc vào lượng hàng nhiều hay ít.
- Theo yêu cầu của người gom hàng hay đại lý giao nhận đóng hàng vào trong container xuất hàng theo “Bảng kê chi tiết container” thì nhân viên kho tìm container đóng hàng và hướng dẫn xe nâng, lấy đúng kiện, lô hàng mà theo đúng yêu cầu của vận đơn
v Quản lý hàng nội địa trong kho (Kho 9->13): đều là kho hàng bách hóa
tổng hợp, kho hàng nội địa nên hàng đóng gói theo kiện, lô, bao bì dễ kiểm đếm dễ giao nhận
SVTH: Trần Thị Thúy Oanh Nhận xét:
- Hàng hóa được bố trí trong kho như vậy đôi khi gây khó khăn cho việc làm hàng vì: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đối với hàng xuất: hàng chung đại lý (kiện, thùng…) được xếp cùng với nhau nên việc kiểm đếm rất mất thời gian.
Đối với hàng nhập: hàng xếp theo số container hoặc số đầu kiện nhưng không tuân theo quy tắc “FIRST IN-FIRST OUT” tức là hàng vào trước sẽ ra trước, do đó kho nên sắp xếp hàng hóa theo thời gian để khi rút hàng ra khỏi kho dễ dàng hơn.
- Những mặt hàng nặng không thể xếp chồng lên nhau lại rất mất diện tích, còn một số mặt hàng nhẹ lại dư diện tích xếp hàng khá nhiều.
ð Cần có một giải pháp thỏa đáng để đồng bộ và tiết kiệm diện tích để xếp hàng vào kho được nhiều hơn. Vì vậy ở chương 3, đề tài sẽ trình bày giải pháp lắp đặt hệ thống kệ Selective nhằm giải quyết hết những hạn chế này của kho hàng.
2.3.2. Quy trình giao nhận hàng hóa tại kho của Công Ty Cổ Phần Kho Vận Tân Cảng: Vận Tân Cảng:
Trong nền kinh tế hiện nay thì nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa tại các cảng biển là rất lớn. Tại Tân Cảng, ngoài những chủ hàng có khối lượng hàng lớn gửi theo hình thức nguyên container thì còn có các chủ hàng lẻ với các hàng hóa không đủ để đóng trong nguyên container. Họ thường có những nhu cầu như:
- Gửi hàng đi chào hàng, hàng hội chợ quảng cáo với số lượng ít
- Gửi các phụ tùng thiết bị phục vụ cho công tác duy tu, sữa chữa bảo trì các thiết bị đang vận hành tại Việt Nam
- Các nguyên vật liệu chính, phục vụ cho sản xuất hàng hóa với số lượng ít nhưng giá trị cao, nhu cầu của các hộ tư nhân buôn bán nhỏ lẻ, của doanh nghiệp tư nhân đang tìm kiếm thị trường.
Quy trình giao nhận hàng hóa tại kho rất quan trọng và luôn luôn cần cải tiến để hoàn hảo hơn.
Kho hàng CFS của công ty ra đời cũng nhằm mục đích phục vụ các nhu cầu trên, chính vì vậy hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại đây diễn ra liên tục và nhộn nhịp.
2.3.2.1. Tổng quát quy trình giao nhận hàng xuất:
SVTH: Trần Thị Thúy Oanh
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ luồng hàng xuất
1. Hàng của nhiều chủ hàng được thu gom và chuyên chở về kho CFS của Tân Cảng, sau đó hàng được phân loại đóng gói và chuẩn bị chờ xuất
2. Container rỗng được chuyển từ bãi rỗng lên kho, hàng được đóng gói vào container tại kho rất thuận lợi cho việc tránh được mưa nắng không kể thời gian thời gian, thời tiết 24/24 cho kịp kế hoạch chuyến tàu theo yêu cầu
3. Container được đem ra bãi CFS
4. Sau đó chuyển container sang bãi chờ xuất (theo ý khách hàng) 5. Container từ bãi xuất được chuyển xuống tàu theo ý khách hàng
v Quy trình nhập hàng xuất vào kho:
Bảng 2.5: Quy trình nhập hàng vào kho Trình tự công
việc
Trách
nhiệm Mô tả công việc
Chứng từ 1 2 3 - Chủ hàng (CH) - Đại lý - Chủ hàng - BPCT - BPCT
- CH liên hệ đại lí đăng kí gửi hàng lẻ, nhận và kí Booking note với Đại lý
- CH trình BN và TKHQ (1 bản chính và 1 bản sao) cho Bộ phận chứng từ (BPCT)
- BPCT kiểm tra hồ sơ đầy đủ rồi tiến hành cập nhật dữ liệu vào máy: tên chủ hàng, đại lý, số lượng…và để trống số khối, RT qui đổi.
Sau đó in phiếu nhập kho, trả hồ sơ
- Booking note (B/N) - B/N - TKHQ - B/N - TKHQ - Phiếu nhập kho Đăng kí gửi hàng lẻ Kiểm tra hồ sơ và cập nhật dữ liệu Trình chứng từ
SVTH: Trần Thị Thúy Oanh (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
*Nếu trường hợp chủ hàng làm việc qua đại lý thì toàn bộ các thủ tục trên sẽ được thực hiện bởi người đại diện của đại lý*
v Quy trình xuất hàng đóng vào cont :
Bảng 2.6: Quy trình xuất hàng đóng vào container Trình tự công
việc
Trách
nhiệm Mô tả công việc Chứng từ 1 2 -Đại lý -BPCT -Đại lý -BPCT -Điều độ rỗng
- Đại lý đưa lệnh cấp rỗng cho BPCT
- BPCT tiếp nhận lệnh cấp rỗng của Đại lý và gửi giấy yêu cầu đến Điều độ rỗng
- BPCT lập Phiếu đóng gói (Packing list nộp hãng tàu) và in CMC (phiếu chuyển bãi chờ xuất)
- Lệnh cấp cont (container) rỗng - Lệnh cấp cont rỗng - Packing list - CMC 4 5 - Kho hàng - Chủ hàng - Đại lý - Chủ hàng - BPCT cùng phiếu nhập liên 1, 2, 3
- CH trình phiếu nhập kho cho kho để nhập hàng
- Kho tổ chức nhận hàng vào kho - Thủ kho kiểm tra số lượng, số khối…, kí xác nhận thực nhập lên phiếu nhập kho, lưu liên 2 và trả liên1,3 cho CH lên BPCT đóng tiền
- Nếu chính xác thông tin thì kho và HQGS kho đóng dấu vào phiếu nhập và TKHQ rằng hàng đã được nhập kho. - Kho lập biên bản hiện trường (được kí giữa kho, CH và Đại lý)
- CH trình phiếu nhập (có dấu của kho) và TKHQ (có dấu của HQGS kho) cho BPCT
- CH đóng phí CFS, phí lưu kho (nếu có)
- CH nhận lại hóa đơn liên 2 (đối với KH đóng tiền trực tiếp theo từng lô hàng), liên 3 (nếu Đại lý trả phí bốc xếp theo hợp đồng)
- BPCT lưu lại: B/N, TKHQ bản sao, phiếu nhập và hóa đơn liên1
- TKHQ - Phiếu nhập - Biên bản hiện trường - Phiếu nhập - TKHQ Nhập hàng vào kho Đưa lệnh rỗng Tiếp nhận và yêu cầu điều cont rỗng Hoàn thành và đóng phí CFS
SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 3 4 5 6 7 -Kho hàng -Đại lý -Điều độ rỗng -Kho hàng -Đại lý -HQGS kho -HQGS kho -Điều độ khu xuất đóng -Kho hàng -BPCT
- Đại lý lên kế hoạch đóng cont và gửi cho kho hàng và yêu cầu nhân viên kho đóng hàng theo danh sách
- Điều độ rỗng tổ chức lấy cont và hạ cont rỗng tại vị trí kho yêu cầu.
- Kho hàng tiếp nhận kế hoạch đóng hàng từ Đại lý, kiểm tra danh sách, TKHQ, B/N đúng và đầy đủ thì chấp nhận xuất hàng
- Kho hàng kiểm tra cont trước khi đóng hàng và tác nghiệp tổ chức đóng hàng vào container theo kế hoạch của Đại lý dưới sự giám sát của Hải quan kho
- Kho hàng ký biên bản đóng hàng với Đại lý
- Sau khi đã đóng hàng đủ, hải quan kho tiến hành niêm phong Cont
- Điều Độ khu Xuất – Đóng tổ chức chuyển cont hàng về bãi chờ xuất
- Kho hàng nộp lại biên bản đóng cont cho BPCT và BPCT Cập nhật dữ liệu theo yêu cầu đóng hàng của đại lý và cập nhật phiếu CFS xuất - Bản kế hoạch đóng cont -TKHQ - B/N - Biên bản đóng hàng - Biên bản đóng cont Nhận xét :
- Ở các bước làm thủ tục, khách hàng phải trình chứng từ cho BPCT rồi sau đó mới cầm phiếu nhập kho (để trống số khối và chưa có dấu xác nhận nhập hàng) trình tiếp cho kho, khi kho kiểm đủ thì khách hàng lại quay lại BPCT để trình lần