- Giảm bớt ngay thời gian không cần thiết bỏ ra để nhân viên chứng từ sửa sai, tiết kiệm một khoản chi phí đáng kể => Tăng năng suất lao động, nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng của nhân viên cảng.
- Khách hàng sẽ hài lòng nếu công ty đơn giản hóa các thủ tục giấy tờ mà vẫn quản lý chặt chẽ hàng hóa cho họ.
SVTH: Trần Thị Thúy Oanh
- Tạo quá trình làm việc của nhân viên chứng từ và nhân viên kho một cách chuyên môn, rõ ràng và kĩ lưỡng hơn => sẽ giảm thiểu những rủi ro do sự bất cẩn đã nêu trên
- Tay nghề của nhân viên được tăng lên do được bố trí luân phiên làm việc ở nhiều vị trí
- Giảm thiểu tai nạn lao động và tổn thất về hàng hóa do bất cẩn gây ra.
1.1.2. Giải pháp 2: Điều chỉnh những bất cập trong từng khâu nhằm hoàn thiện quy trình hoạt động giao nhận hàng hóa tại kho:
1.1.2.1. Mục tiêu của giải pháp:
- Điều chỉnh những bất cập trong từng khâu nhằm hoàn thiện quy trình hoạt động giao nhận hàng hóa tại kho
- Nhằm giải quyết hạn chế mất thời gian của khách hàng khi phải làm thủ tục ở nhiều nơi, nhiều khâu khi BPCT được tách độc lập với kho.
1.1.2.2. Cách thức thực hiện giải pháp:
Hiện nay BPCT làm việc độc lập với các kho nên gây không ít khó khăn cho khách hàng (nói chung cho đại lí giao nhận và chủ hàng) khi muốn chỉnh sửa thông tin gì trên chứng từ nếu kho kiểm hàng hóa thấy sai sót. Thêm một lí do nữa là khi BPCT tách riêng sẽ khiến công việc phức tạp hơn khi cứ phải chuyển thông tin khách hàng, container, hàng hóa…từ BPCT qua kho, sau đó kho lại phải thông báo ngược lại rằng hàng đã xuất hoặc nhập và đóng dấu, tại sao chúng ta không gộp BPCT và kho chung lại 1 nơi? Vừa đỡ mất công đoạn, mà lại chặt chẽ ít sai sót hơn.
- Muốn làm được điều ấy công ty cần trang bị các thiết bị hỗ trợ cần thiết trong văn phòng kho (của mỗi kho hàng) phù hợp với nhân viên chứng từ và nhân viên kho: máy in, máy fax, máy in chứng từ…
- Yêu cầu đối với nhân viên kho hàng rất cao, trước hết là phải thông thạo về nghiệp vụ quản lí kho, tổng hợp chứng từ, phát hành hóa đơn và các ứng dụng công nghệ khi tác nghiệp, có kiến thức chuyên môn về bảo quản và xếp dỡ hàng hóa tùy theo quy cách phẩm chất của từng mặt hàng.
- Việc tổng hợp sản lượng cuối ngày, tổng hợp chứng từ và phát hành hóa đơn, phiếu xuất nhập, theo dõi lịch container, gửi giấy yêu cầu container rỗng… sẽ gộp vào kho. Như vậy mỗi một kho sẽ gồm 05 nhân viên: 01 thủ kho và các nhân
SVTH: Trần Thị Thúy Oanh
viên kho (gồm cả nhân viên chứng từ, nhân viên kiểm đếm) làm việc theo biên chế công ty, lương phân bổ theo bảng chấm công mỗi ngày.
- Các nhân viên trong kho trước khi được tuyển cần đào tạo nghiệp vụ quản lí kho, nghiệp vụ chứng từ, kiểm đếm hàng hóa…=> đó là một yêu cầu rất cần thiết, tạo sự bố trí luân phiên công việc một cách dễ dàng và có hiệu quả
- Do có sự thay đổi và bố trí lại nguồn lực, cùng với cắt giảm một số bước không quan trọng (chú trọng vào kho xuất), nên quy trình giao nhận hàng hóa tại kho sẽ thay đổi nhằm phù hợp với ý kiến đề ra:
• Đối với quy trình giao nhận hàng xuất:
Bảng 3.1: Hoàn thiện quy trình nhập hàng xuất khẩu vào kho
Bước Quy trình cũ Đề xuất quy trình mới
1 Chủ hàng(CH) đăng kí gửi hàng lẻ với đại lý
CH đăng kí gửi hàng lẻ với đại lý
2 CH trình chứng từ cho BPCT CH trình chứng từ cho kho hàng
3
BPCT kiểm tra hồ sơ và cập nhật dữ liệu vào máy, in phiếu nhập
Kho hàng kiểm tra chứng từ hợp lệ, số lượng, số khối và cập nhật dữ liệu vào máy sau đó in phiếu nhập kho
4
CH mang chứng từ sang kho để nhập hàng
Kho kiểm tra số lượng, số khối và kí lên phiếu nhập
CH trình chứng từ cho Hải quan đóng dấu
Tại đây, kho tiến hành nhập hàng và kí nhận lên phiếu nhập
CH trình chứng từ cho hải quan đóng dấu
5
CH trình chứng từ đã kí xác nhận và đóng dấu cho BPCT
CH đóng các phí liên quan
CH đóng phí liên quan ngay tại kho
ð Nhìn vào bảng 3.1, hướng đề xuất quy trình mới giúp cho khách hàng gọn nhẹ hơn về thủ tục. Từ bước 1 đến bước 5, khách hàng chỉ làm việc với kho hàng mà không cần qua bất kì khâu nào cà, ngay cả Hải quan giám sát kho cũng nằm trong kho hàng.
SVTH: Trần Thị Thúy Oanh
Bảng 3.2: Hoàn thiện quy trình xuất hàng đóng vào container
Bước Quy trình cũ Đề xuất quy trình mới
1 Đại lý đưa lệnh cấp rỗng cho BPCT Đại lý đưa lệnh cấp rỗng và kế hoạch đóng cont cho kho hàng
2 BPCT tiếp nhận lệnh và gửi giấy
đến điều độ rỗng
Kho tiếp nhận lệnh và gửi giấy đến điều độ rỗng
3
Đại lý gửi kế hoạch đóng cont cho kho
Điều độ rỗng tổ chức hạ cont tại vị trí yêu cầu
Kho đóng hàng vào cont
Kho kí biên bản đóng hàng với đại lý
4 Điều độ rỗng tổ chức hạ cont tại vị
trí yêu cầu
Hải quan niêm phong cont Chuyển cont về bãi chờ xuất
5 Kho tiếp nhận kế hoạch đóng cont
Kho đóng hàng vào cont
Kho kí biên bản đóng hàng với đại lý
Kho lập phiếu CFS xuất
6 Hải quan niêm phong cont
Chuyển cont về bãi chờ xuất
7 Kho nộp biên bản đóng hàng cho
BPCT
BPCT lập phiếu CFS xuất
ð Nhìn vào bảng 3.2, với quy trình mới chỉ gọn nhẹ 5 bước giúp cho khách hàng không phải mất thời gian làm nhiều thủ tục nhiều nhưng vẫn rất chặt chẽ *Quy trình mới sẽ được trình bày chi tiết trong phụ lục 2*
• Đối với quy trình giao nhận hàng nhập:
Về quy trình giao hàng nhập cho người nhận hàng lẻ thì khá ổn, chỉ có thay đổi là nhiệm vụ của BPCT chuyển vào kho. Quy trình vẫn giữ các bước như vậy.
3.1.2.3. Dự kiến hiệu quả giải pháp có thể mang lại:
- Tiết kiệm thời gian cho khách hàng, tạo điều kiện cho nhân viên kho làm được nhiều việc hơn => tăng năng suất, tăng doanh thu và giảm bớt chi phí (chi phí in ấn, xuất hóa đơn, làm thủ tục chuyển giao…)
- Giúp cho nhân viên chứng từ trong kho dễ quản lí và tổng kết sản lượng cuối ngày thông qua dữ liệu cập nhật mỗi ngày, cuối tuần sẽ tổng hợp lại gửi cho phòng kế toán
SVTH: Trần Thị Thúy Oanh
3.1.3. Giải pháp 3: Nâng cao cơ sở hạ tầng, trang thiết bị hệ thống khu kho hàng:
3.1.3.1. Mục tiêu của giải pháp:
- Nâng cao cơ sở hạ tầng và trang thiết bị tạo tiền đề cho sự phát triển vững chãi
- Mục đích đem lại sự hài lòng cho khách hàng vì môi trường chuyên nghiệp, cơ sở hiện đại và bảo quản hàng hóa tốt hơn
3.1.3.2. Cách thức thực hiện giải pháp:
Do lịch sử để lại, hệ thống kho bãi tiếp quản sau ngày giải phóng được đánh giá là một tài sản lớn, hơn hẳn các địa phương trong cả nước. Do chưa đánh giá đúng mức tầm quan trọng của loại kết cấu hạ tầng này, đánh đồng nó như các loại tài sản khác như nhà ở, nên quản lý kho bãi đơn giản, chồng chéo, lỏng lẻo, thiếu cơ chế chính sách khuyến khích đầu tư phát triển. Chính vì vậy, việc đầu tư vào nó rất quan trọng và không thể thiếu:
Nếu như những năm sau này Tân Cảng sẽ quy hoạch và di dời đi nơi khác thì hệ thống kho tất nhiên sẽ được xây mới hoàn toàn, và phải đạt chuẩn Quốc Tế. Song, hiện tại, sự đầu tư xây mới cơ sở hạ tầng là rất hợp lí, vì nhờ điều đó mà hệ thống kho của Công ty sẽ được cải thiện rất nhiều. Hiện nay công nghệ khai thác kho cao tầng sử dụng xe nâng điện đã cho thấy sự hiệu quả và đang được áp dụng một ngày rộng rãi ở TP.HCM.
Chính vì vậy, giải pháp cụ thể là:
Thứ nhất, kho nên xây thêm kệ để hàng, như vậy sẽ tiết kiệm diện tích rất nhiều, doanh thu lưu kho nhờ vậy cũng sẽ tăng một khoản đáng kể. Hình ảnh một chiếc kệ kiên cố được xếp các pallet hàng luôn khiến khách hàng cảm thấy hài lòng. Vì vậy công ty nên chọn một nhà sản xuất kệ chắc chắn đạt chuẩn, có thể như HAIMY, HL… Một vài hình ảnh cho kệ hàng Pallet như sau:
SVTH: Trần Thị Thúy Oanh
Hệ thống kệ Selective được thiết kế sử dụng trong các kho có nhu cầu xuất nhập liên tục, thời gian lưu trữ hàng hóa ngắn hoặc lưu trữ nhiều chủng loại sản phẩm trong cùng một kho. Mỗi tầng kệ trong hệ thống kệ Selective có khả năng chịu tải khoảng 1600 kg/ Pallet. Các ngăn kệ có chiều dài từ 1150mm ÷ 3600mm phụ thuộc hoàn toàn vào Pallet và tải trọng giảm dần theo chiều dài.
Kệ Selective cũng dễ điều chỉnh và dễ di dời, thay thế bất kỳ lúc nào. Nó có thể sử dụng hầu hết các loại xe nâng hàng.
Thứ hai, nền kho đã được sử dụng mấy chục năm nên hơi cũ kĩ, công ty nên nâng cấp lại hệ thống nền kho. Trang bị thêm các thiết bị thông gió, hệ thống thoát nước…nhiệt kế, ẩm kế (nếu cần thiết) để bảo quản hàng hóa tốt hơn, tránh được những rủi ro đáng tiếc.
Đầu tư mua mới các loại xe chở hàng, nâng hàng…thay hết các loại xe cũ kĩ hay hư hại để giảm thiểu rui ro về tai nạn.
3.1.3.3. Dự kiến hiệu quả giải pháp có thể mang lại:
Nhân viên kho được lựa chọn trực tiếp vào bất kỳ pallet chứa hàng nào, điều chỉnh khoảng cách các tầng kệ dễ dàng theo nhu cầu sử dụng, thuận lợi cho việc xuất nhập hàng (xuất nhập pallet hàng không cần phải di dời các pallet khác), dễ dàng kiểm tra hàng hoá tồn kho tại bất kỳ vị trí pallet nào, phù hợp với nhiều qui cách, chủng loại, hàng hoá và tải trọng và nhất là tận dụng tối đa không gian kho. Nhờ vậy rất thuận tiện cho hoạt động giao nhận tại kho:
- Hàng hóa được bảo quản an toàn.
- Bốc dỡ dễ dàng, thuận tiện cho việc quản lý kho.
- Khả năng lựa chọn hàng hóa vô cùng đa dạng, tối đa.
- Tốc độ xuất hàng - nhập hàng rất nhanh.
SVTH: Trần Thị Thúy Oanh
Mức độ thỏa mãn hài lòng khách hàng sẽ tăng lên đáng kể vì phong cách chuyên nghiệp nhanh chóng trong khâu giao nhận hàng hóa, nhờ vậy mà doanh thu thuê kho cũng tăng lên và lợi nhuận cũng tăng lên.
3.1.4. Giải pháp 4: Áp dụng công nghệ quét mã vạch trong việc quản lí kho: kho:
3.1.4.1. Mục tiêu của giải pháp:
- Giải pháp nhằm khắc phục hạn chế quá trình làm việc thủ công của nhân viên kho hiện nay
- Mục dích đem lại sự chuyên nghiệp trong cách quản lí kho, dễ dàng tổng hợp và báo cáo sản lượng cuối ngày
3.1.4.2. Cách thức thực hiện giải pháp:
Ông Pieter Hamans, chuyên gia tư vấn vùng châu Á – Thái Bình Dương của Exact Software cho biết những thách thức chính hiện nay trong lĩnh vực quản lý kho bãi là phải thực hiện giao nhận nhanh chóng, chính xác trên cơ sở một hệ thống thông tin được tích hợp giữa các bộ phận vận hành trong một doanh nghiệp và các đối tác bên ngoài (khách hàng và nhà cung cấp).Trong một kho hàng, tất cả mọi thứ đều có thể di động, kể cả con người
Hệ thống quản lý kho hàng (Warehouse Management System-WMS) bao gồm các ứng dụng quản lý kho hàng và các thiết bị về mã vạch như máy quét không dây, máy in mã vạch lưu động kết hợp với mạng máy tính không dây sẽ cho phép các thủ kho thấy được tất cả các giao dịch hàng hoá hàng ngày. Quản lý kho hàng 1 cách thích hợp có thể tiết kiệm được cho công ty hàng ngàn USD mỗi tháng.
Để quản lí kho thuận tiện và chặt chẽ hơn, thì Hệ thống tích hợp mã vạch trên hàng hóa là một giải pháp tối ưu, thường thì thiết bị phần cứng quét mã vạch có phần mềm tích hợp điều khiển. Những phần mềm này phải tích hợp được với phần mềm quản lý kho bãi (phần mềm của công ty chính là “phần mềm quản lí hàng CFS”) Người tích hợp giải pháp phải nắm rõ quy trình trong kho, từ đó đưa ra giải pháp và kết nối với nhà cung cấp phần cứng. Tất nhiên phần mềm tích hợp mã vạch này sẽ khác với các mã vạch hàng hóa trong siêu thị, hệ thống mã vạch sẽ do công ty đưa ra nhằm giảm bớt khâu ghi chép, nhập dữ liệu của nhân viên kho.
Không cần phải nhập dữ liệu rườm rà, chỉ cần một loại máy quét cầm tay thuộc loại đơn giản và rẻ tiền nhất (trên dưới 100 USD) là thích hợp cho chúng ta dùng để kiểm tra các loại mã vạch thông dụng. Cách sử dụng loại máy soi này rất đơn giản, công ty chỉ việc nối dây cáp của nó vào máy tính, nếu máy đọc được, một tiếng "bíp" sẽ báo hiệu và dữ liệu sẽ được đưa vào phần mềm đang mở trên máy vi
SVTH: Trần Thị Thúy Oanh
tính. Dữ liệu này chính là mã số ban đầu mà ký hiệu mã vạch đã mã hoá, và dữ liệu này sẽ bao gồm toàn bộ thông tin của chủ hàng, hàng hóa, tàu… Sau này nếu công nghệ mã vạch tiến bộ thì phiếu xuất/ nhập xuất kho được in ra thông qua hệ thống mã vạch rất hữu hiệu và vô cùng tiện lợi.
3.1.4.3. Dự kiến hiệu quả giải pháp có thể mang lại:
Khi đưa giải pháp công nghệ cao với ứng dụng mã vạch như vậy sẽ đem lại một số lợi ích cho công ty nói chung và cho hoạt động giao nhận diễn ra tại kho như sau:
- Nâng cao hiệu suất công việc
- Giảm thiểu thời gian quản lý theo kiểu thủ công
- Tăng cường độ chính xác và do đó giảm tiêu cực trong quản lý
- Nâng cao tầm vóc của công ty vì luôn biết dẫn đầu về công nghệ, phục vụ nhu cầu khách hàng sẽ tốt hơn nhiều
- Nhờ giảm bớt áp lực cho nhân viên kho nên về lâu dài chi phí sẽ giảm
3.1.5. Giải pháp 5: Đào tạo, nâng cao tay nghề cho nhân viên kho hàng và nhân viên Bộ phận chứng từ cùng với nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng nhân viên Bộ phận chứng từ cùng với nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng
3.1.5.1. Mục tiêu của giải pháp:
- Đào tạo và nâng cao tay nghề, trình độ, cách ứng xử của nhân viên để đem lại hiệu quả công việc tốt hơn => góp phần tăng năng suất lao động
- Thu hút thêm khách hàng bằng các hình thức khuyến mãi, giảm phí lưu kho, bãi. Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng thông qua cải tiến công nghệ, qui trình quản lý hàng hóa và thái độ phục vụ của nhân viên.
- Giải pháp mong muốn đem lại cho khách hàng sự hài lòng cao về công ty
3.1.5.2. Cách thức thực hiện giải pháp:
• Mỗi năm, công ty nên tổ chức các cuộc thi nâng bậc, tức là cuộc thi về kĩ năng nghiệp vụ và lí thuyết. Kết hợp cùng với những theo dõi kiểm tra, bảng chấm công mà có phương pháp đào tạo chuyên sâu hơn cho đội ngũ nhân viên. Cụ thể như sau:
- Khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến cho công ty, tùy theo bộ phận và chức trách, họ sẽ có những ý kiến góp ý và phê bình khác nhau. Công ty nên tổng hợp lại, xem xét và có một buổi hội thảo trực tiếp để có những hướng đi mới, khắc phục ưu nhược của công ty.
SVTH: Trần Thị Thúy Oanh
- Định kì lập các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên để củng cố kiến