d) Hệ thống tin học còn hạn chế
2.4.2.1. Quy trình nhượng TBH
Sơ đồ II.4.2.1: Nhượng TBH tạm thời
Trách nhiệm Nội dung thực hiện
Cán bộ TBH/Trưởng nhóm nhân viên/Lãnh đạo phòng TBH
Cán bộ TBH/Trưởng nhóm nhân viên/Lãnh đạo phòng TBH/Công ty tư vấn
Cán bộ TBH/Trưởng nhóm nhân viên/Lãnh đạo phòng TBH
Cán bộ TBH/Trưởng nhóm nhân viên/Lãnh đạo phòng TBH/Lãnh đạo khối/Tổng giám đốc
Cán bộ TBH/Trưởng nhóm nhân viên/Lãnh đạo phòng TBH
Cán bộ TBH
Thu thập và xử lý thông tin
Cán bộ TBH và Trưởng nhóm nghiệp vụ tiếp nhận TBH tạm thời từ phòng nghiệp vụ đối với đơn bảo hiểm chuẩn bị tái tục hoặc khai thác mới. Đồng thời theo dõi các thông tin thông báo TBH tạm thời, bao gồm: Bản tóm tắt điều kiện bảo hiểm, Thông tin về rủi ro, tổn thất trong quá khứ.
Chào/ Thu xếp TBH
Thu thập và xử lý thông tin
Thu xếp TBH
Thông báo cho phòng nghiệp vụ
Thực hiện hợp đồng TBH Thực hiện thanh toán TBH
Thống kê, đánh giá hợp đồng TBH
Đối với đơn bảo hiểm có điều kiện, điều khoản bảo hiểm trong phạm vi hợp đồng TBH cố định, cán bộ TBH và Trưởng nhóm nghiệp vụ thu xếp đơn bảo hiểm vào hợp đồng cố định.
Phần vượt quá sẽ phải lập phương án để thu xếp TBH tạm thời. Cán bộ TBH và Trưởng nhóm nghiệp vụ lập bản chào TBH với nội dung gồm:
+ Tên người được bảo hiểm
+ Đối tượng, đặc điểm và vị trí/hành trình của đối tượng được bảo hiểm
+ Ngành, nghề sản xuất kinh doanh của người được bảo hiểm
+ Loại hình bảo hiểm, STBH, tỷ lệ phí, mức khấu trừ, điều kiện bảo hiểm…
+ Tỷ lệ chào và hoa hồng TBH
+ Các thông tin liên quan khác: Bản đánh giá rủi ro, tổn thất trong quá khứ… Bản xác nhận của công ty nhận TBH sẽ được trình lên Lãnh đạo phòng TBH/Lãnh đạo khối/TGĐ xin ý kiến chỉ đạo trước khi gửi bản xác nhận lại cho các công ty nhận TBH tham gia.
Thông báo TBH cho phòng nghiệp vụ:
Sau khi hoàn thành thu xếp TBH, cán bộ nghiệp vụ/ Trưởng nhóm nghiệp vụ/ Lãnh đạo phòng TBH phải thông báo cho phòng nghiệp vụ để cấp đơn/ sử đổi bổ sung, chào phí hoặc từ chối/điều chỉnh chính thức cho khách hàng.
Thực hiện hợp đồng
Đối với dịch vụ thuộc hợp đồng cố định, ngay sau khi có thông tin từ phòng nghiệp vụ, cán bộ TBH/ Trưởng nhóm nghiệp vụ tiến hành kiểm tra tính toán, phân bổ trách nhiệm vào hợp đồng TBH cố định.
Đối với dịch vụ TBH tạm thời, cán bộ TBH/Trưởng nhóm nghiệp vụ đối chiếu, điều chỉnh thông tin và phát hành các chứng từ thanh toán cho từng nhà nhận TBH.
Lưu chuyển chứng từ:
Sau khi chứng từ được ký duyệt, hồ sơ được quản lý như sau:
Chuyển cho công ty nhận TBH: Hợp đồng TBH tạm thời hoặc sửa đổi bổ sung, Bản chứng từ thanh toán.
Chuyển cho phòng Tài chính kế toán bản chứng từ thanh toán TBH của PTI, và xác nhận thanh toán của công ty nhận TBH hoặc môi giới.
Cập nhật thông tin phần mềm.
Trách nhiệm Nội dung thực hiện
Cán bộ TBH/Trưởng nhóm nhân viên/Lãnh đạo phòng TBH
Cán bộ TBH/Trưởng nhóm nhân viên/Lãnh đạo phòng TBH/Công ty tư vấn
Cán bộ TBH/Trưởng nhóm nhân viên/Lãnh đạo phòng TBH/Lãnh đạo khối/Tổng giám đốc/Hội đồng quản trị
Cán bộ TBH/Trưởng nhóm nhân viên/Lãnh đạo phòng TBH
Cán bộ TBH/Trưởng nhóm nhân viên/Lãnh đạo phòng TBH
Cán bộ TBH/Trưởng nhóm nhân viên/Lãnh đạo phòng TBH/Lãnh đạo khối/Tổng giám đốc
Cán bộ TBH/Trưởng nhóm nhân viên/Lãnh đạo phòng TBH/Lãnh đạo khối/Tổng giám đốc
Cán bộ TBH/Trưởng nhóm nhân viên/Lãnh đạo phòng TBH
Cán bộ TBH
Thu thập và xử lý thông tin
Cán bộ TBH/Trưởng nhóm nghiệp vụ thu thập thông tin từ phòng nghiệp
Thu thập và xử lý thông tin
Bảo vệ phương án TBH
Chào TBH
Thu xếp TBH
Ký kết hợp đồng TBH
Thực hiện hợp đồng TBH Thực hiện thanh toán TBH
Thống kê, đánh giá hợp đồng TBH
Lập phương án TBH
Lưu hồ sơ, dữ liệu chung Chưa đạt
Ước tính doanh thu và tỷ lệ tổn thất;
Khả năng đáp ứng của hợp đồng TBH cố định. Sau đó thống kê lập các bảng số liệu sau: Thống kê đơn bảo hiểm 3 năm gần nhất.
Thống kê tổn thất 3 năm gần nhất theo số tiền bồi thường và số tiền bảo hiểm.
Thống kê tích tụ rủi ro.
Ước tính phí bảo hiểm/tổn thất năm nghiệp vụ. Kết quả hợp đồng TBH cố định.
Trả lời các câu hỏi điều tra của công ty TBH.
Lập phương án TBH cố định
Dự thảo phương án TBH khác nhau cho năm tới, nêu rõ: Hình thức TBH;
Mức giữ lại;
Hoa hồng TBH, hoa hồng theo lãi (hợp đồng tỷ lệ); Phí TBH tối đa, tối thiểu, điều chỉnh (hợp đồng tỷ lệ);
Các sửa đổi về điều kiện cần thiết theo yêu cầu của bảo hiểm gốc; Lựa chọn môi giới/nhà TBH;
Tỷ lệ chào TBH dự kiến.
Bảo vệ phương án TBH
Lãnh đạo công ty, lãnh đạo phòng TBH và các phòng nghiệp vụ thống nhất phương án TBH tối ưu, trình lên Hội đồng quản trị phê duyệt trước khi tiến hành chào TBH.
Chào/Thu xếp TBH
Sau khi phương án TBH đã được phê duyệt, Phòng TBH tiến hành chào TBH (qua môi giới hoặc trực tiếp):
Soạn thảo bản chào gửi cho công ty TBH đứng đầu hoặc môi giới.
Sau khi được xác nhận bởi công ty TBH, phòng TBH sẽ gửi lại xác nhận về tỷ lệ tham gia, hoa hồng, điều kiện, điều khoản…
Sau khi hoàn tất việc thu xếp TBH, cán bộ TBH/Trưởng nhóm nghiệp vụ/Lãnh đạo phòng TBH lập báo cáo thu xếp TBH hợp đồng TBH cố định trình lên Lãnh đạo khối/TGĐ.
Ký kết hợp đồng TBH cố định
Sau khi hoàn tất chào TBH, cán bộ TBH/Trưởng nhóm nghiệp vụ yêu cầu môi giới hoặc công ty nhận TBH gửi hợp đồng TBH, bao gồm:
Bản tóm tắt hợp đồng; Bản chi tiết hợp đồng; Sửa đổi bổ sung (nếu có).
Định kỳ cán bộ TBH/Trưởng nhóm nghiệp vụ lập bảng kê và chứng từ thanh toán và trình lên lãnh đạo phòng TBH, lãnh đạo khối/Tông giám đốc. Chứng từ thanh toán gồm:
+ Bảng kê phí TBH
+ Bảng kê phí sửa đổi;
+ Bảng kê thu bồi thường;
+ Chứng từ thanh toán.
Theo quy định của hợp đồng TBH cố định, thông thường 24 tháng sau khi kết thúc thời hạn hợp đồng, Cán bộ TBH/Trưởng nhóm nghiệp vụ bộ TBH tập hợp thông tin lập chứng từ thanh toán hoa hồng theo lãi hợp đồng TBH cố định.
Thu đòi bồi thường TBH
Cán bộ TBH/Trưởng nhóm nghiệp vụ thu thập thông tin tổn thất và kiểm tra xem dịch vụ này có được TBH hay không, cơ cấu TBH thế nào (trách nhiệm của PTI, trách nhiệm các hợp đồng TBH), tổn thất thuộc diện thông báo tái định kỳ hay thông báo ngay.
−Nếu là thông báo ngay, áp dụng đối với:
+ Tất cả các dịch vụ thuộc diện thông báo TBH trước khi cấp đơn.
+ Các dịch vụ không thuộc diện trên nhưng số tiền bồi thường tổn thất ước tính lớn hơn mức thông báo tổn thất trả ngay theo quy định của hợp đồng TBH cố định.
+ Tiến hành thông báo cho các nhà nhận TBH ngay khi nhận được thông tin.
+ Lập chứng từ thanh toán TBH tạm thời, chuyển trưởng nhóm nghiệp vụ xem xét trình lãnh đạo phòng TBH và lãnh đạo khối/Tổng giám đốc ký duyệt.
− Nếu là thông báo định kỳ: Lập bảng kê thu đòi bồi thường tổn thất hợp đồng TBH cố định, chứng từ thanh toán TBH hợp đồng cố định.
Phân bổ thu đòi ngưòi thứ ba
Việc thực hiện thu đòi người thứ ba do phòng nghiệp vụ thực hiện, sau khi hoàn thành việc thu đòi phòng nghiệp vụ thông báo cho phòng TBH để tiến hành hoàn trả cho các nhà TBH liên quan theo tỷ lệ trách nhiệm tương ứng.
Thống kê, đánh giá hợp đồng: Thống kê đơn, tổn thất, tích tụ rủi ro trong 3 năm gần nhất; Ước tính phí bảo hiểm/tổn thất năm nghiệp vụ này và năm nghiệp vụ tới.