2. Thực trạng công tác thu BHXH bắt buộc của khối DNNQD
2.1.2.Lập kế hoạch thu
Khác với quy trình lập dự toán chi là từ trên phân bổ xuống, kế hoạch thu được lập từ dưới lên. Đó là hằng năm, BHXH quận Ba Đình lập kế hoạch thu gửi lên BHXH thành phố Hà Nội. Căn cư vào kế hoạch đó kết hợp với kế hoạch thu của thành phố, BHXH thành phố Hà Nội sẽ phân bổ kế hoạch thu năm cho BHXH Ba Đình.
Kế hoạch thu này là kế hoạch thu chung của tất cả các đối tượng tham gia BHXH tại quận Ba Đình. Kế hoạch thu BHXH bắt buộc của khối DNNQD cũng nằm trong kế hoạch này.
Phương pháp lập kế hoạch thu được thực hiện dựa trên số thu của năm trước và khả năng mở rộng đối tượng tham gia của năm tới, dự tính số người tham gia và số thu. Việc này được thực hiện trên một số cơ sở sau:
* Xác định đối tượng thu
Đối tượng thu BHXH tuân theo Luật BHXH ( điều 2). DNNQD là một trong các đối tượng đó. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, tại quận Ba Đình, số lượng DNNQD đều tăng qua mỗi năm. Đây là một khối có tiềm năng thu rất lớn.
Tất cả các DNNQD khi thực hiện đăng ký kinh doanh với Sở kế hoạch và Đầu tư Quận Ba Đình và được cấp phép kinh doanh trên địa bàn Quận Ba Đình đều có trách nhiệm tham gia BHXH cho người lao động của mình tại BHXH quận Ba Đình. BHXH quận Ba Đình dựa trên giấy phép kinh doanh, bản đăng ký tham gia BHXH của doanh nghiệp để thực hiện việc tiếp nhận quản lý các vấn đề liên quan đến BHXH cho doanh nghiệp.
Nếu doanh nghiệp đang hoạt động tại Quận Ba Đình mà chuyển trụ sở sang địa bàn khác nhưng vẫn có nguyện vọng được tham gia BHXH tại Ba Đình thì sẽ vẫn tiếp tục được BHXH Quận Ba Đình quản lý.
Hàng năm, Sở kế hoạch và đầu tư cung cấp cho cơ quan BHXH Ba Đình danh sách các DNNQD mới thành lập và đang hoạt động trên địa bàn quận để BHXH Ba Đình nắm được tình hình tham gia BHXH của các doanh nghiệp. Qua đó, nhìn nhận được xem tình hình tham gia BHXH tại quận đã tốt hay chưa để có những kiến nghị lên các cơ quan có thẩm quyền có những biện pháp nhằm nâng cao chất lượng của việc tham gia BHXH của các DNNQD.
* Xác định mức thu
Mức thu BHXH đối với các DNNQD tại BHXH quận Ba Đình dựa trên mức đóng mà Luật BHXH đã quy định đối với các doanh nghiệp này.
Theo điều 91, 92 Luật BHXH, hiện nay người sử dụng lao động đóng 16% tổng quỹ tiền lương, tiền công đóng BHXH; người lao động đóng 6% mức tiền lương tiền công vào quỹ hưu trí, tử tuất.
Theo Luật BHYT, thì mức đóng BHYT của người lao động và người sử dụng lao động trong khối DNNQD hiện nay là 4,5% trên mức tiền lương, tiền công hàng tháng của người lao động.
Vì vậy, Luật BHXH là một căn cứ để xác định mức thu BHXH đối với các DNNQD tại Ba Đình.
Theo như luật quy định, mức tiền lương tiền công tháng của người lao động là căn cứ đóng BHXH của DNNQD. Do vậy, mức lương ghi trên HĐLĐ là căn cứ thứ 2 để xác định mức thu BHXH.
Quận Ba Đình thuộc Thành phố Hà Nội là vùng I theo quyết định 108. Do vậy các DNNQD trên địa bàn quận phải trả lương theo cho người lao động theo mức sau :
- Mức lương tối thiểu đối với lao động làm việc trong điều kiện bình thường là 1.350.000/tháng.
- Đối với lao động đã qua đào tạo làm việc trong điều kiện bình thường, mức lương tối thiểu phải cao hơn ít nhất 7% mức lương tối thiểu vùng.
Đây là cơ sở để BHXH Quận Ba Đình xác định được mức lương tối thiểu chuẩn của các DNNQD. Mức lương thấp nhất của các DNNQD phải đảm bảo lớn hơn hoặc bằng mức lương theo Luật định. Các đơn vị khi lên thực hiện giao dịch lần đầu phải xuất trình bảng lương hoặc nếu có lao động mới tăng trong tháng thì phải mang HĐLĐ lên để cán bộ thu đối kiểm tra mức lương thỏa thuận trong hợp đồng. Nếu mức lương mà doanh nghiệp trả cho người lao động thấp hơn mức lương tối thiểu đã quy định thì cán bộ thu sẽ không thực hiện giao dịch với đơn vị và sẽ yêu cầu đơn vị sửa lại hợp đồng đối với các trường hợp tăng mới hoặc làm quyết định nâng lương cho người lao động đang làm việc nhưng mức lương chưa được điều chỉnh kịp thời với quy định tăng lương của nhà nước.
Bên cạnh đó, các DNNQD trả lương cho người lao động theo mức lương chứ không theo hệ số. Mỗi người lao động tùy thuộc vào trình độ và vị trí công việc mà có một mức lương khác nhau. Do đó mức đóng BHXH cũng là khác nhau. Vì vậy để xác định được chính xác mức thu BHXH quận Ba Đình phải căn cứ trên mức lương được ghi trên HĐLĐ mà đơn vị gửi lên.
Bảng 1 : Tiền lương, tiền công làm căn cứ thu BHXH, BHYT Đơn vị : đồng Năm 2007 2008 2009 2010 Tổng quỹ lương (đồng) 328.986.486.395 514.692.785.908 680.434.847.025 720.163.872.196 Lượng tăng giảm tuyệt đối (đồng) 185.706.299.18 8 165.742.061.117 39.729.025.171 Tốc độ tăng giảm (%) 56,45 32,2 5,83 Nguồn: BHXH Quận Ba Đình
Tổng quỹ lương của doanh nghiệp là một cơ sở để tính mức thu BHXH một cách chung nhất. Từ năm 2007 đến 2010, tổng quỹ lương của các DNNQD liên tục tăng. Cụ thể, năm 2007, tổng quỹ lương của toàn khối là 328.986.486.395 đồng, đến năm 2008 con số này tăng lên đến 514.692.785.908 đồng tức là tăng 56,45% tương ứng với 185.706.299.188 đồng. Vào năm 2009, tổng quỹ lương đã tăng lên 680.434.847.025 đồng tương ứng với 32,2% (165.742.061.117) so với năm 2009. Tổng quỹ lương đạt mức cao nhất trong vòng 4 năm với 720.163.872.196 đồng, tăng 5,83% so với năm 2009 (tương ứng 39.729.025.171 đồng)
Tổng quỹ lương tăng do các nguyên nhân:
- Từ năm 2008 đến năm 2010, Nhà nước đã có 4 lần tăng lương tối thiểu trong doanh nghiệp
01.01.2008: 620.000 đồng 01.01.2009: 860.000 đồng 01.01.2010: 1.050.000 đồng
Quy định tăng lương tối thiểu bắt buộc các doanh nghiệp phải tăng lương cho người lao động của mình. Việc này làm cho tổng quỹ lương của các doanh nghiệp tăng lên.
- Số lượng các DNNQD tăng qua mỗi năm và số lượng lao động tăng lên cũng làm tổng quỹ lương chung của toàn khối tăng lên.
Bảng 2: Số lao động và số DNNQD Năm Số đơn vị (đơn vị) Lượng tăng giảm tuyệt đối (người) Tốc độ tăng trưởng liên hoàn (%) Số lao động (người) Lượng tăng giảm tuyệt đối (người) Tốc độ tăng trưởng liên hoàn (%) 2007 1.030 22.000 2008 1.335 305 29,61 31.062 9.062 41,19 2009 1.541 206 15,43 34.602 3.540 11,39 2010 1.735 194 12,59 39.359 4.757 13,74 Nguồn: BHXH Quận Ba Đình
Năm 2008, số đơn vị ngoài quốc doanh tăng lên 305 đơn vị (tăng 29,61%) so với năm 2007, đồng thời số lao động tăng lên 9.062 (tương ứng 41,19%) đã làm cho tổng quỹ lương của toàn khối tăng lên 56,45%. Năm 2009 việc số đơn vị tăng15,43% và số lao động tăng 11,39% so với năm 2008 đã làm cho tổng quỹ lương tăng thêm 165.742.061.117 đồng. Đến năm 2010, tổng quỹ lương đạt mức 720.163.872.196 đồng là do số đơn vị tăng thêm 194 đơn vị và số lao động tăng thêm 4.757 người so với năm 2009.
Có thể thấy lượng đơn vị và lượng lao động biến động qua các năm có ảnh hưởng lớn đến sự biến động của tổng quỹ lương của khối ngoài quốc doanh.
Khi nắm rõ được tất cả các yếu tố này cùng với việc nhận định khả năng mở rộng đối tượng tham gia, BHXH quận có thể lập được dự toán thu cụ thể, phù hợp với khả năng để gửi lên BHXH thành phố.
Hình 3 : Biểu đồ số kế hoạch thu BHXH bắt buộc của khối DNNQD (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nguồn : BHXH quận Ba Đình
Qua biểu đồ trên ta thấy, số kế hoạch thu qua các năm đều tăng. Năm 2007, số thu là 71.634.789.376 đồng thì năm 2008 số thu kế hoạch được đặt ra là 127.356.478.345 đồng ( tăng 55.721.688.969 đồng). Số thu kế hoạch năm 2009 là 132.789.098.789 đồng ( tăng 5.432.620.444 đồng so với 2008). Đến năm 2010, số thu kế hoạch đã tăng thêm 6.896.859.554 đồng so với năm 2009 (đạt 139.685.958.343 đồng). Nguyên nhân là do số đối tượng tham gia, mức lương làm căn cứ đóng BHXH của người lao động cũng liên tục tăng lên từ năm 2007 đến 2010. Căn cứ trên các cơ sở đó mà BHXH quận Ba Đình cũng đưa ra mức thu kế hoạch tăng phù hợp với các yếu tố trên.
2.1.3. Quy trình thu.
Quy trình thu BHXH bắt buộc của khối DNNQD tại BHXH quận Ba Đình được thể hiện qua sơ đồ sau.
Hình 4: Quy trình thu BHXH, BHYT bắt buộc
Doanh nghiệp Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển Nông thôn BHXH quận Ba Đình (1) (2) (3)
(1) Hàng tháng, doanh nghiệp sẽ chuyển tiền vào tài khoản chuyên thu của BHXH Ba Đình tại Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển Nông thôn.
(2) Ngân hàng sẽ gửi thông báo về cho BHXH Ba Đình về số tiền thu của doanh nghiệp.
(3) BHXH quận Ba Đình sẽ in bản 02 bản thông báo bao gồm tờ Thông báo và biểu mẫu 02a-TBH và 03a-TBH. 01 bản lưu lại BHXH, 01 bản trả cho đơn vị
Đây là quy trình chuẩn, khi các đơn vị đóng BHXH của tháng đúng hạn theo Luật định là trước ngày cuối cùng của tháng đó.
Tuy nhiên, hàng tháng, cơ quan BHXH sẽ thực hiện quyết toán số thu BHXH tháng trước của doanh nghiệp vào ngày mùng 10 tháng liền kề.
Tuy nhiên nếu đơn vị không có sự thay đổi về số lao động trong tháng và đã nộp tiền đầy đủ của tháng đó vào tài khoản ngân hàng của BHXH Ba Đình thì cơ quan BHXH có thể thực hiện quyết toán ngay tháng đó và in Thông báo cho đơn vị.
Nếu hết ngày mùng 10 tháng đó mà đơn vị không lên cơ quan BHXH thực hiện giao dịch thì cán bộ thu sẽ tự động quyết toán của tháng trước và coi như tháng đó doanh nghiệp không có sự biến động nào.
Sau ngày mùng 10 đơn vị mới lên thực hiện giao dịch của tháng trước đó thì những biến động phát sinh của tháng đó mà đơn vị báo cáo để sẽ được chuyển vào tháng sau để thực hiện điều chỉnh.
*Đối với người sử dụng lao động tham gia BHXH, BHYT lần đầu
Trường hợp này, trước hết người sử dụng lao động phải thực hiện đăng ký tham gia BHXH theo trình tự sau:
Hình 5 : Sơ đồ Trình tự thủ tục tham gia BHXH
Người tham gia BHXH-BHYT Hồ sơ, biểu mẫu Cơ quan BHXH SMS Sổ BHXH, thẻ BHYT, Biên bản đối chiếu Người tham gia BHXH - BHYT
- Người lao động: Căn cứ hồ sơ gốc của mình (quyết định tuyển dụng, quyết định nâng lương hoặc HĐLĐ...) kê khai 03 bản “Tờ khai tham gia BHXH, BHYT bắt buộc” (Mẫu số 01-TBH) nộp cho người sử dụng lao động; trường hợp đã được cấp sổ BHXH thì không phải kê khai mà chỉ nộp sổ BHXH.
- Người sử dụng lao động :
+ Kiểm tra, đối chiếu Tờ khai tham gia BHXH với hồ sơ gốc của từng người lao động; ký xác nhận và phải chịu trách nhiệm về những nội dung trên Tờ khai của người lao động.
+ Lập 02 bản “Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT bắt buộc” (Mẫu số 02a-TBH) và bản sao quyết định thành lập hoặc chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép hoạt động; trường hợp người sử dụng lao động là cá nhân thì nộp bản HĐLĐ và nộp cho cơ quan BHXH Ba Đình.
- Cơ quan BHXH quận Ba Đình:
+ Tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra số lượng, tính hợp pháp của các loại giấy tờ, đối chiếu với hồ sơ của người lao động; ghi mã số quản lý đơn vị và từng người lao động trên danh sách và trên Tờ khai tham gia BHXH bắt buộc (mã đơn vị và người lao động ghi theo quy định của BHXH Việt Nam). Trường hợp hồ sơ chưa đủ, cơ quan BHXH sẽ hướng dẫn cụ thể để đơn vị hoàn thiện.
+ Ký, đóng dấu vào "Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT bắt buộc" (Mẫu số 02a-TBH); trả lại đơn vị 01 bản Danh sách để đơn vị thực hiện đóng BHXH, BHYT, cơ quan BHXH lưu 01 bản Danh sách; riêng 03 Tờ khai (Mẫu số 01-TBH) của người lao động sau khi cấp sổ BHXH hoàn chỉnh thì trả lại đơn vị 02 Tờ khai cùng với sổ BHXH.
+ Cấp sổ BHXH, thẻ BHYT cho người lao động.
Sau khi đã đăng ký thì hàng tháng các doanh nghiệp sẽ thực hiện nộp BHXH theo quy trình như hình 3.
* Đối với người sử dụng lao động đang tham gia BHXH, BHYT
- Tăng, giảm lao động hoặc thay đổi căn cứ đóng BHXH, BHYT trong tháng.
Trường hợp này thì người sử dụng lao động cũng sẽ tuân theo quy trình ở hình 4. Nhưng cần lưu ý một số điểm: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Người sử dụng lao động: Người sử dụng lao động: Lập danh sách theo mẫu (02a-TBH) nếu tăng lao động; nếu giảm lao động hoặc điều chỉnh tiền lương, mức đóng BHXH, BHYT theo mẫu (03a-TBH), nếu đồng thời có cả các biến động trên thì lập cả mẫu (02a-TBH) và mẫu (03a-TBH), mỗi mẫu 01 bản kèm theo hồ sơ như : Tờ khai, quyết định tuyển dụng,
thuyên chuyển, nghỉ việc, thôi việc hoặc hợp đồng lao động, quyết định tăng, giảm lương và thẻ BHYT (nếu có), nộp cho cơ quan BHXH Ba Đình trước ngày 20 của tháng. Các trường hợp tăng, giảm từ ngày 16 của tháng trở đi thì lập danh sách và thực hiện vào đầu tháng kế tiếp.
+ Cơ quan BHXH Ba Đình: Tiếp nhận, kiểm tra, thẩm định hồ sơ; ký, đóng dấu vào danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT; các Tờ khai (nếu có), thông báo cho đơn vị đóng BHXH, BHYT; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT kịp thời cho người lao động.
Sau đó đơn vị cũng tiến hành nộp BHXH theo quy trình như ở hình 3.
2.1.4. Quản lý tiền thu.
Tại BHXH Ba Đình, việc quản lý tiền thu BHXH được thực hiện theo quy định của pháp luật.
Thu BHXH được thực hiện bằng hình thức chuyển khoản. Trường hợp cá biệt phải thu bằng tiền mặt thì cơ quan BHXH Ba Đình sẽ nộp tiền vào ngân hàng ngay trong ngày.
Tiền thu BHXH không được sử dụng để chi cho bất kỳ việc gì ngoài dùng để chi trả cho đối tượng hưởng và một số đầu tư sinh trưởng khác theo quy định của pháp luật; không áp dụng hình thức gán thu bù chi tiền BHXH đối với các đơn vị. Mọi trường hợp thoái thu, truy thu BHXH để cộng nối thời gian công tác chỉ được thực hiện sau khi có sự chấp thuận bằng văn bản của BHXH Việt Nam.
BHXH Quận Ba Đình có quyền yêu cầu kho bạc ngân hàng trích từ tài khoản của đơn vị vào tài khoản của cơ quan BHXH khoản tiền phải nộp (kể cả lãi do chậm nộp) mà không cần có sự chấp thuận thanh toán của đơn vị. Tuy nhiên hiện nay việc nay chưa thực hiện được. Bởi về phía ngân hàng, nếu làm như vậy họ sẽ làm ảnh hưởng đến khách hàng của mình và nguy cơ mất khách là có thể xảy ra. Như vậy, mặc dù thực hiện theo quy định, phối hợp với BHXH làm việc này song ngân hàng sẽ là bên bị thiệt. Do vậy, hiện nay, các ngân hàng vẫn chưa thống nhất hỗ trợ BHXH để thực hiện việc này và như vậy cơ quan BHXH không thể nào trích được tiền thu BHXH từ ngân hàng mặc dù họ được phép.
BHXH Quận Ba Đình chuyển tiền thu BHXH về tài khoản chuyên thu của BHXH thành phố Hà Nội vào ngày 10 và 25 hàng tháng. Riêng tháng cuối năm chuyển toàn bộ số tiền thu BHXH của quận về BHXH thành phố Hà Nội trước 24 giờ ngày 31/12.