2. Thực trạng công tác thu BHXH bắt buộc của khối DNNQD
2.1.1. Tổ chức lực lượng thu
Tại BHXH Quận Ba Đình, Bộ phận thu có nhiệm vụ thu BHXH của các đơn vị mà Giám đốc BHXH quận giao cho. Hiện nay, BHXH trực tiếp quản lý 1819 DNNQD. Số doanh nghiệp này được phân cho 17 cán bộ làm công tác thu để quản lý.
17 cán bộ làm công tác thu có nhiệm vụ chính sau: - Khai thác đơn vị đăng ký tham gia BHXH lần đầu
+ Tiếp nhận hồ sơ đăng ký đóng BHXH từ bộ phận một cửa, kiểm tra sổ BHXH, hồ sơ cá nhân, HĐLĐ, quyết định tiếp nhận, bảng thanh toán lương của đơn vị, mức đóng và tỷ lệ đóng của các đối tượng đăng ký đóng BHXH
+ Hoàn thiện hồ sơ, trình lãnh đạo ký, xin mã đơn vị.
+ Lập danh sách đề nghị cấp thẻ BHYT theo danh sách đăng ký đóng của đơn vị vào phần mềm máy tính.
+ Hoàn thiện tờ khai cấp sổ BHXH ( đối với những trường hợp chưa được cấp sổ BHXH), trình lãnh đạo ký, chuyển bộ phận in sổ, làm biên bản giao nhận số lượng sổ BHXH với đơn vị.
+ Vào sổ theo dõi bàn giao hồ sơ đăng ký mới, thẻ BHYT, sổ BHXH (nếu có) chuyển xuống bộ phận một cửa để trả lại đơn vị theo đúng thời hạn quy định.
- Theo dõi thu, nộp BHXH
+ Hàng tháng kiểm tra hồ sơ cá nhân người lao động tăng mới BHXH (hồ sơ cá nhân, HĐLĐ, sổ BHXH, tờ khai 01-TBH) và các điều chỉnh lương, phụ cấp (Quyết định tăng lương, HĐLĐ). Đối chiếu hàng tháng mức thu nộp BHXH của các đơn vị được phân công theo dõi (theo biểu mẫu số 02a-TBH và 03a-TBH), nhập số liệu vào phần mềm quản lý thu BHXH, ra thông báo kết quả đóng BHXH (Mẫu 08a-TBH) hàng tháng tới các đơn vị.
+ Đôn đốc các đơn vị nộp tiền BHXH hàng tháng theo quy định của Luật BHXH ra thông báo nợ gửi các đơn vị và trực tiếp xuống đơn vị đốc nợ tiền BHXH.
+ Lập danh sách đề nghị phát hành thẻ BHYT những trường hợp tăng phát sinh.
+ Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ chứng từ thanh toán chế độ BHXH ngắn hạn: ốm đau, thai sản, dưỡng sức của các đơn vị, lập biểu tổng hợp và xác nhận tiền đóng của đơn vị, chuyển kế toán thanh toán, thực hiện báo giảm các trường hợp thanh toán thai sản và ốm đau dài ngày.
+ Vào sổ theo dõi bàn giao hồ sơ đối chiếu háng tháng theo mã đơn vị tăng dần, thẻ BHYT, sổ BHXH (nếu có) kèm theo chuyển xuống bộ phận một cửa để trả lại đơn vị theo đúng thời hạn quy định.
+ Kiểm tra hồ sơ xin truy thu, thoái thu thời gian, mức đóng BHXH. - Chốt sổ và cấp mới sổ BHXH
+ Tiếp nhận hồ sơ chốt sổ BHXH cho đối tượng giải quyết chế độ BHXH: hưu trí, tử tuất...và những đối tượng di chuyển công tác nội tỉnh, ngoại tỉnh, chấm dứt HĐLĐ từ bộ phận một cửa. Kiểm tra và nhập vào phần mềm quá trình công tác, mức lương, chức danh, đơn vị công tác của những trường hợp có thời gian công tác trên sổ xanh trước tháng 12/2008 hoặc những sổ có quá trình đóng BHX được ghi trên tờ rời trước khi có phát sinh tại quận, in mẫu 07/SBH kèm theo. Chuyển bộ phận in sổ để in tời rời quá trình tham gia BHXH, lập biên bản giao nhận tờ rời với đơn vị, trình ký lãnh đạo.
+ Thẩm định, ký và trình giám đốc BHXH quận ký tờ khai cấp sổ BHXH theo mẫu 01-TBH, chuyển bộ phận Cấp sổ, thẻ in tờ bìa sổ