II. MỘT SỐ BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG KINH DOAN HỞ CÔNG TY XNK HÀNG KHÔNG-AIRIME
1. Những giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện hoạt động kinh doanh của công ty
1.1. Đẩy mạnh hoạt động nghiên cứu và mở rộng thị trườn g thành lập bộ phận marketing
marketing
Trong cơ chế thị trường, nhất là khi hiện nay Việt Nam đã gia nhập tổ chức thương mại Thế Giới WTO thì thị trường tạo nên môi trường kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp nào có khả năng thích ứng cao với sự đa dạng và động thái của thị trường, doanh nghiệp đó mới có điều kiện tồn tại và phát triển. Mặt khác mở rộng thêm thị trường còn có nghĩa là trên thị trường còn có nhiều doanh nghiệp khác cùng hoạt động hơn, doanh nghiệp nào cũng đạt yêu cầu mở rộng phần thị trường của mình. Bởi vậy để đảm bảo khả năng thắng lợi trong cạnh tranh, để tránh những rủi ro bất trắc trong kinh doanh, mỗi doanh nghiệp phải hiểu biết cặn kẽ thị trường và khách hàng trên thị trường ấy. Nghĩa là doanh nghiệp phải làm tốt công tác nghiên cứu thị trường. Do vậy nghiên cứu và mở rộng thị trường có vai trò rất quan trọng và nó là một đòi hỏi tất yếu đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Công tác nghiên cứu thị trường trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu sẽ cho phép doanh nghiệp xác định được nhu cầu thị trường trong nước về số lượng, chất lượng, chủng loại hàng hóa, nghiên cứu được khả năng cung cấp của các nhà nhập
khẩu trong nước để làm cơ sở lập kế hoạch nhập khẩu của doanh nghiệp. Nghiên cứu thị trường nước ngoài, nhất là đối với các thị trường mới, các thị trường nằm trong khối WTO sẽ cho phép doanh nghiệp thấy được bạn hàng nào có khả năng đáp ứng được tối ưu thị trường trong nước, và trên cơ sở đó tận dụng triệt để chính sách bán của nhà cung ứng để nâng cao hiệu quả kinh tế của công ty.
Qua nghiên cứu thị trường, doanh nghiệp cần phải tìm kiếm thị trường để xác định thị trường nào doanh nghiệp có thể tham gia được và hiệu quả có thể mang lại. Tìm kiếm thị trường là cơ sở cho doanh nghiệp mở rộng cả thị trường mua và thị trường bán.
Mặc dù hoạt động nghiên cứu, tìm kiếm và mở rộng thị trường có một vai trò quan trọng như vậy, nhưng cho đến nay trải qua một quá trình hoạt động như vậy mà công ty chưa có một bộ phận nào đảm nhiệm chức năng này, mà nằm rải rác trong các phòng ban. Để chuyên sâu vào hoạt động này nhìn chung công ty chưa có bộ phận nghiên cứu tìm kiếm và mở rộng thị trường. Hoạt động kinh doanh của công ty chủ yếu là các mối quan hệ có sẵn, khép kín trong ngành hàng không, các khách hàng, bạn hàng tự tìm đến, việc tìm kiếm khách hàng vẫn còn hạn hẹp. Thực tế là hiện nay khi đất nước đang ngày càng mở cửa và hội nhập thì cơ hội kinh doanh đối với các doanh nghiệp sẽ tăng lên nhanh chóng, thị trường của các công ty ngày càng đước mở rộng hơn. Thêm bạn hàng mới đi đôi với công tác nghiên cứu và tìm hiểu thị trường cũng phải được xúc tiến, để công tác này đạt được kết quả cao thì doanh nghiệp luôn phải tìm tòi và phát triển bộ phận làm công tác marketing, nghiên cứu và mở rộng thị trường cho doanh nghiệp.
Về thị trường bán, thị trường trong ngành hàng không thì rất rộng, nhu cầu khách hàng qua lại bằng đường hàng không ngày càng tăng, do đó nhu cầu về hoạt động nhập khẩu của công ty cũng sẽ tăng lên. Do vậy nếu công ty nghiên cứu đầy đủ nhu cầu thị trường, tăng cường tìm kiếm khàng hàng, nâng cao năng lực của mình, thì công ty có thể tiêu thụ được một khối lượng hàng hóa lớn. Thị trường ngoài ngành cho các mặt hàng kinh doanh khác của công ty cũng rất rộng, nếu nghiên cứu và có biện pháp Marketing tốt thì doanh nghiệp có thể mở rộng thị trường này.
Mặt khác thị trường nước ngoài cho hoạt động nhập khẩu của công ty rất rộng lớn, nếu công ty thực hiện tốt nghiên cứu thị trường thì sẽ có được các hàng hóa nhập về với chi phí thấp nhất.
Cạnh tranh trong việc cung cấp các hàng hóa về máy móc thiết bị hàng không ngày đang trở nên gay gắt, nhiều công ty được phép nhập khẩu tham gia vào thị trường và do cơ chế mở cửa của ngành hàng không và Nhà nước, các doanh nghiệp tham gia nhập khẩu có thể nhập khẩu trực tiếp, hay ủy thác cho các đơn vị khác. Do vậy nếu công ty không thực hiện tốt hoạt động Marketing, công ty sẽ mất dần thị trường.
Thị trường nhập khẩu không đồng nhất với thị trường trong nước và chứa đựng nhiều yếu tố chưa rõ, nên kế hoạch Marketing còn mang nhiều tính ước đoán và linh hoạt, nhưng yếu tố quan trọng cần trả lời khi xây dựng kế hoạch Marketing là:
• Ai là người khách hàng tương lai của bạn ?
• Dung lượng thị trường là bao nhiêu ?
• Các đối thủ cạnh tranh là ai? triển vọng doanh nghiệp của họ như thế nào?
• Bạn sẽ khuyếch trương bán hàng như thế nào ?
• Dự đoán của bạn về tỷ phần thị trường là bao nhiêu?
• Định giá về hàng hóa bằng dịch vụ của mình như thế nào?
• Bạn định sử dụng những biện pháp quảng cáo tuyên truyền gì?
Do vậy với công ty XNK Hàng không AIRIMEX để trả lời được các câu hỏi này và để đẩy mạnh nghiên cứu và mở rộng thị trường, cần thành lập bộ phận Marketing với các chức năng sau:
- Nghiên cứu thị trường trong nước về hàng hóa nhập khẩu
- Tổ chức giới thiệu sản phẩm, phương thức bán hàng nhằm thu hút khách hàng. - Nghiên cứu thị trường nước ngoài để lựa chọn nhà cung cấp đáp ứng tốt nhất yêu cầu của người nhập khẩu: chất lượng, giá cả, tiến độ, chế độ hậu đãi...
1.1.1. Nghiên cứu thị trường trong nước:
Nghiên cứu thị trường trong nước nhằm tăng kết quả về mặt tương đối để nâng cao hiệu quả của hoạt động nhập khấu đối với bạn hàng trong nước.
Thực chất của giải pháp này là Maketing để phát hiện nhu cầu về sản phẩm nhập (đầu ra ). Đề cập đến yếu tố Maketing là nói đến các chính sách về sản phẩm, chính sách giá cả, chính sách phân phối và xúc tiến bán. Công ty xuất nhập khẩu hàng không AIRIMEX không phải là công ty trực tiếp sản xuất ra hàng hoá hữu hình cụ thể phục vụ khách hàng mà chỉ là công ty xuất nhập khẩu trực tiếp, nhận uỷ thác trong việc xuất nhập khẩu. Do vậy, nghiệp vụ chính của công ty là tiến hành các nghiệp vụ giao dịch để nhận được hợp đồng uỷ thác.
Để thực hiện tốt công việc này, công ty chú trọng đến vai trò chính sách xúc tiến bán, chính sách có tính chất quyết định trong các hoạt động Marketing áp dụng đối với khách hành của công ty. Bên cạnh đó công ty đã lưu tâm đến các chính sách khác như chính sách phân phối, chính sách nâng cao chất lượng sản phẩm để làm tăng hiệu quả của việc kinh doanh và tạo nên sự đồng bộ trong việc áp dụng chiến lược.
* Nâng cao hiệu quả hoạt động xúc tiến.
Một hoạt động xúc tiến đầy đủ bao gồm 3 bộ phận cấu thành, đợc gọi là các biện pháp xúc tiến hỗn hợp, đó là:
+ Bán hàng cá nhân. +Quảng cáo.
+ Xúc tiến bán.
Công ty AIRIMEX đã thực hiện một chiến lược xúc tiến kết hợp đầy đủ 3 yếu tố trên. Các bước thực hiện diễn ra theo sơ đồ sau:
Mục đích cuối cùng của xúc tiến bán hàng là thực hiện tốt đơn hàng, song các bước thực hiện chiến lược như trên của công ty là chưa đủ. Công ty áp dụng các bước thực hiện này chỉ đúng trong trường hợp khách hàng là bạn hàng lâu năm của công ty. Còn đối với các bạn hàng mới các bước trên là chưa phù hợp lắm. Để tạo ra sự tin cậy cho các doanh nghiệp bạn hàng. Công ty AIRIMEX nên thực hiện xúc tiến bán theo sơ đồ sau:
Một chính sách quảng cáo tốt sẽ làm cho khách hàng tin tưởng về khả năng kinh doanh của công ty và như vậy sẽ làm tăng sự lựa chon của khách hàng tin tưởng uỷ thác cho AIRIMEX nhập các thiết bị cho họ.
Trong thời gian qua, đặc biệt là 2 năm 2003-2004 công ty đã chú trọng hơn đến vấn đề quảng cáo, chi phí cho quảng cáo năm 2003 là 150 triệu đồng và năm 2004 là 180 triệu đồng.
Vấn đề đặt ra là phương tiện quảng cáo, hiện nay quảng cáo của công ty chỉ giới hạn trong các tạp chí chuyên ngành hàng không, như thế là chưa đủ bởi vì công ty còn một bộ phận khách hàng không nhỏ năm ngoài lĩnh vực hàng không. Vì vậy quảng cáo của công ty vừa phải đảm bảo tính rộng rãi( đối tượng nhận tin rộng rãi ) vừa phải đảm bảo tính chuyên sâu (thông tin chi tiết cho các khách hàng ). Để đảm bảo được điều đó thì phải tiến hành quảng cáo trực tiếp tức là quảng cáo qua catalogue, các ấn phẩm, qua quảng cáo của các hãng nước ngoài...Cho các khách hàng của mình, chỉ có như vậy thì thông tin nhận được mới đảm bảo tính cụ thể và chi tiết.
Các phương tiện quảng cáo có thể là:
- Các xuất bản phẩm kinh doanh chuyên ngành và các xuất bản phẩm kỹ thuật chuyên ngành .
- Thư gửi trực tiếp
- Qua danh bạ công nghiệp.
- Các tạp chí chuyên ngành như : Hàng không Việt Nam, hải quan Việt Nam, thông tin hàng không, HERITAGE (song ngữ Anh -Việt ).
Các tạp chí chuyên ngành là các tờ báo có uy tín lớn, có nội dung hay và phong phú được nhiều người đón đọc nhất là những người làm việc trong ngành hàng không. Hầu hết các phòng ban, các công ty thuộc tổng công ty Việt Nam đều đặt mua tạp chí này. Vì vậy việc quảng cáo trên các tạp chí chuyên ngành đảm bảo cho công ty có thể truyền thông tin của mình đến những đối tượng mục tiêu, những khách hàng tiềm năng và các đối tượng khác có liên quan. Bên cạnh đó công ty cũng phải quảng cáo trên các tạp chí chuyên ngành xuất nhập khẩu, các tạp chí thương mại
khác, việc quảng cáo này tác động đến khách hàng cả trong và ngoài ngành hàng không đang cần uỷ thác nhập khẩu một mặt hàng nào đó.
Quảng cáo trên tạp chí là một dạng quảng cáo có chi phí tương đối thấp nhưng hiệu quả lại rất cao nhât là đối với khách hàng mới mua lần đầu. Hình thức quảng cáo này thường chỉ quảng cáo những hình ảnh chung của công ty như : Lịch sử truyền thống, phạm vi kinh doanh ... Chứ không đi sâu vào chi tiết. Do vậy để quảng cáo sâu vào chi tiết có thể sử dụng một số hình thức khác.
AIRIMEX có thể gửi thư trực tiếp đến khách hàng của mình với tên gọi và chức vụ rõ ràng, tuỳ theo cơ cấu mua bán và ảnh hưởng mua của khách hàng mà nội dung của nó có phải giữ bí mật hay không. Nội dung thư phải phù hợp với đối tượng nhận tin có thể là những tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ máy móc mới được áp dụng trong lĩnh vực chuyên ngành của hãng, các chi nhánh khác nhau trên thế giới đó là những giới thiệu quảng cáo mà họ gửi đến cho AIRIMEX.
Quảng cáo qua danh bạ công nghiệp là sự liệt kê các nguồn hàng cung cấp, hình thức có thời gian hiệu lực của thông điệp dài nhưng chi phí lại rất cao. Do vậy AIRIMEX cần cân nhắc khi áp dụng hình thức này để đem lại lợi nhuận cao với chi phí thấp nhất .
* Nâng cao chât lưọng sản phẩm
Việc nâng cao chất lượng "sản phẩm " của công ty AIRIMEX chính là đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng.
Đối với sản phẩm hữu hình AIRIMEX cần phải cung cấp hàng hoá với chất lượng cao nhất, đúng thông số kỹ thuật, đảm bảo cho sự vận hành sau này. Do vậy công ty cần có sự lựa chọn, nghiên cứu một cách kỹ lưỡng các loại hàng hoá khác nhau, các nhà cung ứng khác nhau để có sự lựa chọn tốt nhất.
Đối với sản phẩm dịch vụ mà công ty cung ứng thì chất lượng của nó không ngừng được nâng cao bằng các biện pháp như : Đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng, đảm bảo đúng thời hạn giao hàng, thời hạn thanh toán, cố gắng giải quyết các mâu thuẫn phát sinh bằng các biện pháp hợp lý nhất.
Tất cả những điều này sẽ tạo nên hình ảnh tốt đẹp về công ty đối với người cung ứng và khách hàng trong nước tạo sự thuận lợi cho hoạt động của công ty trong tương lai.
Một trong những hoạt động nữa nhằm nâng cao chất lương của công ty là việc tăng cường các hoạt động theo dõi và có trách nhiệm đối với hàng hoá trong quá trình sử dụng và trong khi bán làm uy tín của công ty không ngừng được tăng lên.
* Hoàn thiện chính sách phân phối.
Với chức năng hoạt hoạt động trong phạm vi cả nước, công ty AIRIMEX có nhiệm vụ nhập khẩu máy móc thiết bị phụ tùng ngành hàng không Việt Nam. Với chức năng nhiệm vụ đó công ty cần mở một số các chi nhánh khác trên cả nước. Hiện nay công ty đã có một chi nhánh tại 11 đường Trường Sơn, Quận Tân Bình thành phố Hồ chí Minh cạnh sân bay Tân Sơn Nhất. Song chi nhánh này vẫn chưa có quyền tiến hành các thủ tục hải qua với tư cách là một pháp nhân độc lập mà mọi giấy tờ, văn bản chính phải được sự uỷ quyền của AIRIMEX Hà Nội. Hiện nay công ty đang cố gắng để hoàn thành nốt thủ tục khắc phục vấn đề này.
Ngoài ra, công ty có thể áp dụng chính sách phân phối đối với các sản phẩm mua rồi bán lại. Một chiến lược phù hợp nhất với công ty hiện nay là áp dụng kênh ngắn( kênh trực tiếp) tức là hàng hoá được bán thẳng cho khách hàng không thông qua bất kỳ khâu trung gian nào. Một kênh phân phối như vậy sẽ tiết kiệm được chi phí đồng thời tiếp cận trực tiếp với khách hàng. Điều đó giúp cho công ty tranh thủ được ý kiến thái độ của khách hàng về hàng hoá cung ứng để dần hoàn thiện chính sách phân phối, nâng cao hiệu quả.
1.1.2. Nghiên cứu thị trường nước ngoài.
Nghiên cứu thị trường nước ngoài là thu thập, nghiên cứu các dữ liệu, thông tin với mục đích cuối cùng là lựa chọn nguồn cung ứng tốt nhất đem lại hiệu quả tối đa cho AIRIMEX và khách hàng trong nước.
Công việc này có một tầm quan trọng đặc biệt, trong hoạt động của mình, công ty cũng đẫ chú ý tới khâu này song kết quả vẫn còn chưa cao. Vẫn có trường
hợp hàng hoá nhập khẩu với giá cao hơn đáng nhẽ mà công ty có tthể mua với giá thấp hơn của nhà cung ứng khác với cùng một mặt hàng, cùng một chất lượng.
Vì vậy để tìm nguồn nhập khẩu, công ty AIRIMEX cần phải có một hệ thống thông tin hoàn hảo về các nhà cung ứng có tiềm năng trên thế giới, ưu nhược điểm của các nhà cung ứng, và các thông tin quan trọng khác để giúp công ty có thể mua hàng hoá với những yêu cầu:
+ Đúng số lượng.
+ Các tiêu chuẩn chất lượng phù hợp yêu cầu. + Đúng thời cơ.
+ Giá cả sức mua cạnh tranh.
+ Trong những điều kiện cung ứng tốt nhất có thể được.
Công ty AIRIMEX sẽ căn cứ vào hợp đồng uỷ thác, hợp đồng nội để đánh giá chi tiết cụ thể về tình hình chất lượng hàng hoá cần nhập khẩu, căn cứ vào thông tin để có được của các nhà cung ứng, các nhà sản xuất khác trên thế giới về tài chính, sản phẩm ,dịch vụ... để lập ra một bản danh sách các nhà cung ứng có khả năng cung cấp loại hàng đó. Các thông tin đó phải thường xuyên tránh trường hợp thông tin đó lạc hậu, không phản ánh thực tế.
AIRIMEX thường tham khảo thông tin về nhà cung cấp qua các nguồn tài liệu.
+ Quảng cáo trực tiếp của các hãng gửi cho công ty qua các catalogue, đơn