II, PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG XUẤT NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM
2. Thực trạng hoạt động xuất nhập khẩu của công ty
2.4. Giao dịch ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu
a. Giao dịch và ký kết hợp đồng bán
- Thành phần thương thảo hợp đồng gồm: đại diện lãnh đạo công ty, trưởng phòng nghiệp vụ, kế toán trưởng hoặc chuyên viên phòng TC-KT được kế toán trưởng ủy
nhiệm, chuyên viên thực thi dự án và các thành phần khác tùy thuộc vào yêu cầu và quyết định của lãnh đạo công ty.
- Hợp đồng bán trước khi trình lãnh đạo hoặc ngườI ủy quyền ký, phải thông qua và có chữ ký tắt của Trưởng phòng nghiệp vụ và kế toán trưởng hoặc ngườI được kế toán trưởng ủy nhiệm.
- Hợp đồng bán hàng do nhân viện thực thi dự án lập phải đầy đủ và trung thành với hồ sơ chào hàng và phương án kinh doanh. Trong trường hợp nội dung Hợp đồng có sự khác biệt hoặc phát sinh so với hồ sơ chào hàng và phương án kinh doanh thì sự thay đổi hay phát sinh đó không được gây phương hại cho công ty và rất hợp lý
b. Giao dịch và ký kết hợp đồng mua:
- Cơ sở để xây dựng hợp đồng mua hàng là chào hàng, hợp đồng bán hàng, hồ sơ chào hàng, phương án kinh doanh và đơn đặt hàng nếu có. Hợp đồng mua hàng phải được lập và ký trên quy tắc an toàn và thực thi.
- Chuyên viên thực thi dự án chịu trách nhiệm lập hợp đồng mua hàng, và trước khi trình lãnh đạo hoặc người được ủy quyền ký phải có chữ ký tắt của trưởng phòng nghiệp vụ. Những người ký tắt vào Hợp đồng chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Công ty hoặc người được ủy quyền về nội dung Hợp đồng.
- Dịch Hợp dồng sang tiếng Việt: trong trường hợp đồng được ký bằng Tiếng nước ngoài thì chuyên viên thực thi dự án chịu trách nhiệm dịch hợp đồng sang tiếng Việt. Bản dịch Hợp đồng sau khi có chữ ký tắt của người dịch sẽ được ký xác nhận bởi trưởng phòng nghiệp vụ hoặc lãnh đạo Công ty.