Lập kế hoạch tài chính rất cần thiết bởi vì các quyết định đầu tư, tài trợ và cổ tức luôn tương tác lẫn nhau và không nên được xem xét riêng lẻ.
Kế hoạch tài chính cũng giúp các Giám đốc tài chính tránh được các bất ngờ và chủ động phản ứng như thế nào khi những sự kiện bất ngờ không thể tránh được xảy ra.
19
Kế hoạch tài chính liên quan chặt chẽ với kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp. Một tập hợp các dự kiến tài chính sẽ ít có giá trị cho hoạt động kinh doanh nếu các cấp điều hành không suy nghĩ về các quyết định sản xuất và tiếp thị cần thiết để làm cho các dự kiến này trở thành sự thực.
1.2.4.1 Các yêu cầu của việc lập kế hoạch có hiệu quả
Các yêu cầu để lập kế hoạch có hiệu quả tùy theo mục đích của kế hoạch và kết quả cuối cùng mong muốn. Có ba điểm đáng được nhấn mạnh khi lập kế hoạch tài chính:
- Dự báo
Doanh nghiệp sẽ không bao giờ có được các dự báo hoàn toàn chính xác, vì nếu có thì việc lập kế hoạch sẽ không cần thiết đến như vậy. Vấn đề là doanh nghiệp cần phải dự báo một cách tốt nhất có thể được.
Không nên giảm nhẹ tầm quan trọng của việc dự áo xuống thành một công việc máy móc.
Để bổ sung các phán đoán của mình, các nhà dự báo dựa trên nhiều nguồn dữ liệu và các phương pháp dự báo khác nhau.
Bởi vì thông tin và nhân sự chuyên môn nằm rải rác trong doanh nghiệp, việc lập kế hoạch có hiệu quả đòi hỏi những thủ tục hành chính để bảo đảm không bỏ qua các thông tin này. Cũng vậy, đôi khi cần sự trợ giúp bên ngoài. Có một ngành hoạt động đang rất phát đạt, đó là các doanh nghiệp chuyên chuẩn bị các dự báo kinh tế vĩ mô và công nghiệp cho các doanh nghiệp sử dụng.
Sự thiếu nhất quán trong dự báo có thể là một vấn đề, bởi vì các người lập báo cáo tìm thông tin từ nhiều nguồn khác nhau. Doanh số dự báo có thể là tổng doanh số dự báo riêng rẽ từ các giám đốc của nhiều đơn vị kinh doanh khác nhau. Bằng các công cụ riêng của họ, các giám đốc đưa ra các giả thiết khác nhau về lạm phát, tăng trưởng của nền kinh tế quốc dân, sự có sẵn của nguyên liệu, … Đạt được sự nhất quán đặc biệt khó đối với doanh nghiệp, khi mà
20
nguyên liệu của một đơn vị kinh doanh này là sản phẩm của một đơn vị kinh doanh khác. Các nhà hoạch định của công ty sẽ phải phát hiện điều không nhất quán này và sắp xếp lại kế hoạch của hai bộ phận này.
Các doanh nghiệp thường thích thực hiện việc lập kế hoạch riêng lẻ một mình và bỏ qua sự kiện là các đối thủ cạnh tranh của doanh nghiệp cũng đang triển khai kế hoạch của họ. Trên thực tế, chúng ta có thể tổng quát hóa như sau: khi bạn nhận được một tập hợp các dự báo doanh nghiệp, đừng chấp nhận giá trị bề mặt của chúng. Hãy thăm dò phía sau những dự báo này và cố gắng nhận diện xem những dự báo này đã dựa trên mô hình kinh tế nào.
- Tìm kiếm kế hoạch tài chính tối ưu
Cuối cùng, giám đốc tài chính sẽ phán đoán xem kế hoạch nào là tốt nhất. Tuy nhiên, không có mô hình hay thể thức nào hàm chứa hết tất cả những phức tạp và những điều vô hình gặp phải trong việc lập kế hoạch tài chính.
Ở bất kỳ lĩnh vực nào, luôn có những vấn đề có thể đề cập đến được nhưng không có giải pháp chính thức.
Các nhà hoạch định tài chính thường gặp phải những vấn đề không thể giải quyết được và đối phó với vấn đề này một cách tốt nhất có thể được theo phán đoán của mình. Thí dụ không thể nói chắc chắn một chính sách lợi tức cổ phần rộng rãi là tốt hay xấu mặc dù có thể xác định một số vấn đề mà các giám đốc nên xem xét. Dù sao, các nhà hoạch định tài chính phải quyết định về chính sách cổ tức.
Đôi khi các Giám đốc tài chính diễn tả các mục tiêu của doanh nghiệp bằng các con số kế toán. Nhìn bề ngoài, những mục tiêu trên không có nghĩa. Tuy nhiên, một phần những mục tiêu như vậy có thể để họ cố gắng nhiều hơn.
- Kế hoạch tài chính phải linh hoạt
Các kế hoạch dài hạn có một nhược điểm là thường trở nên lỗi thời hầu như ngay khi vừa lập ra. Dĩ nhiên, chúng ta có thể bắt đầu trở lại quy trình lập kế
21
hoạch từ đầu, nhưng có thể có ích nếu như chúng ta tiên liệu được trước cách điều chỉnh các dự báo.
1.2.4.2 Phương pháp lập kế hoạch tài chính
Phương pháp lập chiến lược tài chính
Không có một chiến lược chung thích hợp cho các doanh nghiệp. Giám đốc tài chính phải biết xây dựng chiến lược tài chính thích hợp cho từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp mình.
Trong giai đoạn khởi sự, do rủi ro kinh doanh là rất cao, nguồn vốn thích hợp nhất trong giai đoạn này là vốn cổ phần. Tốt nhất là nguồn vốn mạo hiểm. Chính sách cổ tức thích hợp trong giai đoạn này là giữ lợi nhuận để tái đầu tư.
Trong giai đoạn tăng trưởng rủi ro kinh doanh vẫn còn cao, nguồn vốn thích hợp trong giai đoạn này vẫn là vốn cổ phần. Trong giai đoạn này doanh nghiệp đã tính đến chiến lược phát hành cổ phần ra công chúng bằng các phát hành đặc quyền. Chính sách cổ tức trong giai đoạn này vẫn là chi trả danh nghĩa cho triển vọng tăng trưởng tương lai cao và do đó kéo theo tỷ số giá thu nhập P/E cũng tăng lên. Giá cổ phần trong giai đoạn này tăng nhưng rất dễ biến động.
Trong giai đoạn sung mãn rủi ro kinh doanh đã giảm xuống ở mức trung bình. Điều này cho phép các giao dịch chấp nhận ở một mức độ nào đó rủi ro tài chính bằng nguồn tài trợ bao gồm lợi nhuận giữ lại cộng với nợ vay. Nghĩa là doanh nghiệp có sử dụng đòn bẩy tài chính. Chính sách cổ tức thích hợp nhất trong giai đoạn này để duy trì giá cổ phần là chia cổ tức cao do triển vọng tăng
trưởng trong tương lai chỉ ở mức trung bình đến thấp. Thu nhập trên mỗi cổ
phần trong giai đoạn này cao nhưng giá cổ phần lại ổn định với biến động thấp. Trong giai đoạn suy thoái, thường các Giám đốc tài chính sẽ sử dụng chính sách chi trả cổ tức cao kết hợp với việc sử dụng tài trợ bằng nợ vay được đảm bảo bằng giá trị cuối cùng của tài sản. Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể sử dụng các phát hành đặc quyền với chiết khấu cao nhằm thu hút vốn đầu tư.
22
Nhưng thị trường cũng rất dễ nhận biết chiến lược này và điều này có thể làm cho giá cổ phần của doanh nghiệp suy thoái giảm xuống. Cuối cùng, doanh nghiệp cũng có thể làm tăng giá trị của doanh nghiệp suy thoái bằng cách giảm các tỷ lệ nợ.
Phương pháp lập kế hoạch tài chính ngắn hạn.
Lập kế hoạch tài chính ngắn hạn liên quan với quản trị tài sản lưu động và nợ ngắn hạn của doanh nghiệp. Tài sản lưu động quan trọng nhất là tiền mặt, chứng khoán thị trường, hàng tồn kho và khoản phải thu. Nợ ngắn hạn quan trọng nhất là khoản vay ngân hàng và khoản phải trả. Sai biệt giữa tài sản lưu động và nợ ngắn hạn được gọi là vốn luân chuyển (thuần).
Tài sản lưu động và nợ ngắn hạn quay vòng nhanh hơn các hạng mục khác trong bảng cân đối kế toán. Các quyết định đầu tư và tài trợ ngắn hạn được thay đổi nhanh và dễ hơn các quyết định dài hạn. Như vậy, Giám đốc tài chính không phải bận tâm xa hơn vào tương lai khi đưa ra các quyết định này.
Bản chất của vấn đề lập kế hoạch tài chính ngắn hạn được xác định bởi số tiền dài hạn huy động được. Một doanh nghiệp phát hành số tiền nợ dài hạn hay cổ phần thường hay giữ lại phần lớn thu nhập, có thể thấy rằng mình luôn có thặng dư tiền mặt thường xuyên. Trong trường hợp này, việc thanh toán hóa đơn không đặt thành vấn đề và việc lập kế hoạch tài chính ngắn hạn bao gồm quản trị danh mục các chứng khoán thị trường. Nếu doanh nghiệp có tiền mặt thặng dư tốt hơn nên hoàn trả lại tiền thừa cho cổ đông.
Các doanh nghiệp khác huy động tương đối ít vốn dài hạn và trở thành một con nợ ngắn hạn thường xuyên. Hầu hết doanh nghiệp cố gắng tìm một cấu trúc lý tưởng bằng cách tài trợ tất cả tài sản cố định và một phần tài sản lưu động bằng vốn cổ phần và nợ dài hạn. Các doanh nghiệp này có thể đầu tư tiền mặt thặng dư vào một phần thời gian trong năm và đi vay vào phần thời gian còn lại.
Điểm bắt đầu cho việc lập kế hoạch tài chính ngắn hạn là một sự hiểu biết các nguồn vốn và sử dụng tiền mặt. Các doanh nghiệp dự đoán nhu cầu tiền mặt
23
thuần bằng cách dự đoán số thu nợ, cộng thêm các dòng tiền vào khác và trừ tất cả chi tiêu tiền mặt dự kiến.
Nếu số dư tiền mặt dự kiến không đủ để trang trải các chi phí hoạt động thường ngày và cung cấp một khoản dự phòng cho các chi tiêu bất ngờ, cần tìm thêm tài trợ. Có thể huy động tài trợ dài hạn nếu số thiếu hụt thường xuyên và khá lớn. Ngược lại, bạn có thể chọn một số nguồn tài trợ ngắn hạn. Ví dụ, có thể vay ngân hàng một hạn mức tín dụng không bảo đảm, vay bằng thế chấp các khoản phải thu hay hàng tồn kho, hoặc tài trợ thâm hụt bằng cách chậm thanh toán hóa đơn trong một thời gian. Ngoài chi phí thấy rõ là tiền lãi phải trả cho tài trợ ngắn hạn còn có thể có các chi phí ẩn khác. Ví dụ doanh nghiệp có thể bị yêu cầu duy trì một số dư bù trừ tại ngân hàng, hay có thể bị mất danh tiếng là một khách hàng thanh toán nhanh nếu chọn cách tài trợ là thanh toán chậm các hóa đơn. Giám đốc tài chính phải chọn cách tài trợ nào có tổng chi phí thấp nhất (cả chi phí thấy rõ và chi phí ẩn) nhưng vẫn để doanh nghiệp có đủ linh hoạt để trang trải các chi phí bất ngờ.
Việc tìm kiếm một kế hoạch tài trợ ngắn hạn chắc chắn sẽ được tiến hành bằng cách làm thử và sửa dần. Giám đốc tài chính phải thăm dò kết quả từ nhiều giả thiết khác nhau về nhu cầu tiền mặt, lãi suất, giới hạn tài trợ từ các nguồn riêng biệt...