2. Lập kế hoạch kiểm toán tổng thể
2.1.2. Tìm hiểu cơ cấu tổ chức của đơn vị khách hàng
2.1.2.1. Tìm hiểu tổ chức hệ thống kế toán
Do Công ty A là khách hàng kiểm toán cũ của Công ty S&S nhưng vào đầu năm 2006, công ty A có tiến hành thay đổi Kế toán trưởng nên công tác kế toán năm 2006 có nhiều điểm khác so với năm kiểm toán trước. Kế toán trưởng mới của công ty - Ông Phạm Kiên Cường - được đánh giá là một kế toán lành nghề, có nhiều kinh nghiệm, có năng lực và trình độ đáp ứng yêu cầu của công việc, do đó công tác kế toán trong năm 2006 được tổ chức một cách hợp lý hơn, khoa học hơn. Cụ thể có sự thay đổi về thủ tục kế toán, quy trình kế toán liên quan đến các nghiệp vụ thu chi tiền, nhập xuất vật tư và việc lưu trữ các chứng từ kế toán, ... Đặc biệt, năm nay Công ty áp dụng trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính, sử dụng phần mềm kế toán trong hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Phần mềm kế toán giúp công tác kế toán được thực hiện nhanh chóng, bài bản, giảm các sai sót trong việc chuyển sổ, sang sổ như thực hiện kế toán thủ công.
Cơ cấu bộ máy kế toán của Công ty A gồm 1 kế toán trưởng, 1 kế toán tổng hợp, 1 kế toán lương, 1 kế toán vật tư và 1 kế toán thanh toán. Bộ máy kế toán được thiết kế gọn nhẹ nhưng đủ đáp ứng yêu cầu công việc. Các nhân
Phân xưởng 1: Cắt
Phân xưởng 2: May
Phân xưởng 3: Hoàn thiện
Phân xưởng 4: Đóng gói Nguyên vật
liệu
Thành phẩm
Tham chiếu A312 Người kiểm tra Huy Ngày 31/12/2006
viên kế toán của Công ty A đều tốt nghiệp đại học chuyên ngành và thành thạo về chuyên môn.
Chế độ kế toán Công ty A áp dụng theo Quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01/N và kết thúc vào ngày 31/12/N, sử dụng đơn vị tiền tệ bằng đồng Việt Nam.
Hình thức kế toán áp dụng là hình thức kế toán trên máy vi tính. Sử dụng phầm mềm kế toán trong việc hạch toán các nghiệp vụ phát sinh sẽ giúp công tác kế toán được thực hiện nhanh chóng, chính xác. Khi cần thiết có thể in Báo cáo kế toán ngay đảm bảo phục vụ công tác quản lý, kiểm tra, đối chiếu. Các chứng từ kế toán gốc được lưu trữ đầy đủ, được đóng lại thành quyển theo từng tháng.
Từ những hiểu biết về tổ chức hệ thống kế toán của Công ty A, kiểm toán viên đưa ra những đánh giá về sự ảnh hưởng của các thay đổi trong công tác kế toán năm 2006 của khách hàng đến việc kiểm toán năm nay, đồng thời đánh giá sơ bộ rằng công tác kế toán tại công ty A nhìn chung là tốt tuy còn một số sai sót trong cách hạch toán.
2.1.2.2. Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát
Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát là một phần việc rất quan trọng mà kiểm toán viên phải thực hiện trong cuộc kiểm toán, các kiểm toán viên của Công ty S&S cũng không nằm ngoài việc này. Trong Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 “Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ” cũng quy định “Kiểm toán viên phải có đủ hiểu biết về hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ của khách hàng để lập kế hoạch kiểm toán và xây dựng cách tiếp cận kiểm toán có hiệu quả”.
Từ những thông tin sơ bộ đã thu thập được, qua những lần tiếp xúc với Ban quản trị khách hàng từ khi ký hợp đồng kiểm toán, tham quan nhà xưởng, kiểm toán viên đã có những cái nhìn về phong cách quản lý của Ban quản trị
khách hàng, về việc xử lý các công việc phát sinh, do đó kiểm toán viên bước đầu đã có những đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng.
Là một công ty 100% vốn đầu tư nước ngoài, Công ty A có cơ cấu tổ chức như sau:
Ban Giám đốc Quốc tịch Chức vụ
1. Ông Sun Ho Hong Hàn Quốc Tổng Giám đốc 2. Ông Peal Seon Park Hàn Quốc Phó Tổng Giám đốc
Tổng Giám đốc và Phó Tổng Giám đốc của Công ty A đều có quốc tịch Hàn Quốc. Dưới sự quản lý chặt chẽ và có hiệu quả của Ban giám đốc, Công ty A đã không ngừng phát triển. Tuy mới thành lập được 2 năm nhưng kết quả kinh doanh của công ty là rất đáng kể nếu so với toàn ngành.
Công ty áp dụng phương pháp quản lý trực tiếp, trong đó Tổng Giám đốc trực tiếp điều hành mọi công việc, Phó Tổng Giám đốc có trách nhiệm giúp đỡ các công việc trong phạm vi quyền hạn của mình. Thường, Ban Giám đốc quyết định các công việc và giao nhiệm vụ cho từng phòng ban. Với cách quản lý như vậy, công ty luôn tự chủ về tài chính và thời gian thực hiện các công việc.
Sơ đồ 4: Mô hình tổ chức quản lý của Công ty A
Hơn nữa, trong kiểm toán tài chính, kiểm toán viên tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm soát không chỉ để xác minh tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ mà còn làm cơ sở giúp kiểm toán viên có thể xác định phạm vi thực hiện các thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản sẽ thực hiện. Bên cạnh việc tiếp xúc với Ban quản trị, quan sát
Tổng Giám đốc Phó Tổng Giám đốc Kế toán trưởng Phòng kế toán Phòng sản xuất Phòng xuất nhập khẩu
thực tế kho, xưởng của Công ty A, kiểm toán viên còn tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty A thông qua Bảng câu hỏi về các quá trình sản xuất kinh doanh của khách hàng.
Mẫu bảng câu hỏi được trình bày như Biểu 7 dưới đây.
Sau khi có được thông tin mô tả về cách thiết kế và hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên sẽ tiến hành đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát. Đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát bao gồm việc đánh giá tính hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ trong việc ngăn ngừa và sửa chữa các sai phạm trong hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp. Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 “Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ”, “sau khi hiểu được hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên phải thực hiện đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát theo các cơ sở dẫn liệu cho số dư của mỗi tài khoản trọng yếu”.
Biểu 7: Bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ quá trình mua hàng
Câu hỏi Trả lời Ghi
chú
A. Chung:
Các nghiệp vụ mua hàng đều có đủ căn cứ chứng từ hợp lý, hợp lệ
B. Về quá trình mua hàng:
1. Đánh số thứ tự trước các chứng từ mua hàng 2. Có lập Phiếu yêu cầu mua
3. Thường xuyên kiểm kê năng lực sản xuất trước khi viết Phiếu yêu cầu mua
4. Nhà quản lý có phê chuẩn các nghiệp vụ mua hàng
5. Hàng mua về, chứng từ có được chuyển cho kế toán để ghi sổ đúng thời gian
6. Có kiểm nhận hàng trước khi nhập kho về số lượng và chất lượng, có Biên bản kiểm nhận vật tư nhập kho
7. Quy định về việc lập hồ sơ hàng đang đi đường 8. Mỗi loại hàng mua về có được phân loại, sắp xếp
theo quy định trong kho
9. Khi đã có chứng từ mua hàng, kế toán có định khoản bằng tài khoản chi tiết, hợp lý
10. Quy định về sổ theo dõi các hàng nhận ký gửi 11. Phân cách trách nhiệm, đối chiếu thường xuyên
giữa người mua hàng, người nhận hàng, kế toán ghi sổ 12. ... x x x x x x x x x x x x
Nếu hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành hữu hiệu thì rủi ro kiểm soát được đánh giá thấp và ngược lại, nếu kiểm toán viên đánh giá rằng hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng có nhiều vấn đề thì rủi ro kiểm soát được đánh giá là cao. Công việc này được làm riêng rẽ cho từng loại nghiệp vụ kinh tế chủ yếu phát sinh. Việc đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát được kiểm toán viên Công ty S&S thực hiện dựa vào xét đoán nghề nghiệp và kinh nghiệm và đánh giá theo yếu tố định tính với các mức độ thấp, trung bình, hoặc cao. Đối với khách hàng là Công ty A, kiểm toán viên đánh giá rủi ro kiểm soát ở mức cao do hệ thống kiểm soát của Công ty dựa vào sự quản lý quá tập trung của Tổng Giám đốc và Phó Tổng Giám đốc. Những nhân viên quản lý còn lại đều là người Việt Nam, có thể sự trao đổi quản lý sẽ bị hạn chế bởi những bất đồng ngôn ngữ. Do đó, các nhân viên quản lý cấp dưới không hiểu thấu hết cung cách quản lý của cấp trên, công tác kiểm soát của cấp trên cũng không bao quát hết toàn diện các hoạt động của cấp dưới. Do vậy, hệ thống kiểm soát nội bộ có thể không ngăn ngừa và sửa chữa kịp
thời các sai sót trọng yếu. Rủi ro kiểm soát được đánh giá ở mức dưới mức rủi ro tối đa nên kiểm toán viên vẫn sẽ dựa vào hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty A và thực hiện tuần tự thử nghiệm kiểm soát đến thử nghiệm cơ bản trong giai đoạn thực hiện kiểm toán. Tuy nhiên, đây mới chỉ là sự đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát, việc đánh giá lại rủi ro kiểm soát và thiết kế lại các thử nghiệm cơ bản, thử nghiệm tuân thủ sẽ được thực hiện dựa trên kết quả của việc thực hiện thử nghiệm kiểm soát trong giai đoạn thực hành kiểm toán.
2.1.3. Nhận diện các bên hữu quan
Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 550 “Các bên liên quan”,
“Kiểm toán viên và công ty kiểm toán phải thực hiện những thủ tục kiểm toán để thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm toán thích hợp cho việc xác định và thuyết minh của Ban Giám đốc đơn vị được kiểm toán về các bên liên quan và về những giao dịch với các bên liên quan có ảnh hưởng trọng yếu đối với Báo cáo tài chính”.
Đối với Công ty A là công ty 100% vốn đầu tư nước ngoài, là một công ty con của công ty mẹ ở Hàn Quốc, hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu là sản xuất, gia công, xuất khẩu các sản phẩm may mặc. Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, thông qua việc xem xét các Biên bản họp Ban giám đốc, các Hợp đồng kinh tế, các Hóa đơn mua bán của Công ty A, kiểm toán viên bước đầu đã nhận diện các bên hữu quan của Công ty A đó là Công ty mẹ tại Hàn Quốc, trong đó có quan hệ mua bán nội bộ, có quan hệ nhận và chuyển vốn đầu tư thường niên. Các bên hữu quan là các ngân hàng như Ngân hàng Woori Bank, Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn, trong đó có quan hệ vay vốn, giao dịch chuyển khoản, mở tài khoản, ... Các bên hữu quan còn là các người mua, các nhà cung cấp tại Việt Nam và ngoài nước với các quan hệ mua bán thành phẩm, hàng hóa, nguyên vật liệu. Như vậy, từ sự hiểu biết này, kiểm toán viên dự đoán các vấn đề có thể phát sinh giữa Công ty A và các bên hữu quan để có thể hoạch định một kế hoạch kiểm toán phù hợp.
Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, do những tài liệu đã thu thập từ Công ty A là tương đối rõ ràng, chỉ có một số giấy tờ được thể hiện bằng tiếng Hàn Quốc nên các kiểm toán viên chỉ dự kiến sử dụng chuyên gia dịch tiếng Hàn Quốc. Các chuyên gia được Công ty S&S lựa chọn phải có đủ trình độ chuyên môn, đáp ứng yêu cầu công việc. Chuyên gia sẽ cung cấp các thông tin bằng tiếng Việt liên quan đến các giấy tờ bằng tiếng Hàn Quốc thông qua việc dịch tiếng Hàn Quốc sang tiếng Việt. Đồng thời trong các buổi thảo luận, trao đổi giữa kiểm toán viên Công ty S&S và Ban Giám đốc Công ty A, để nâng cao chất lượng về việc thực hiện kiểm toán và tư vấn kế toán, chuyên gia có thể giúp đỡ dịch thuật sao cho kiểm toán viên và Ban giám đốc có thể hiểu rõ về nhau và về công việc của nhau nhất, từ đó nâng cao chất lượng các dịch vụ mà S&S cung cấp và tạo được sự tin cậy của Ban giám đốc Công ty A đối với các công việc kiểm toán, tư vấn của kiểm toán viên.
2.2. Thực hiện các thủ tục phân tích sơ bộ
Thủ tục phân tích là một thủ tục quan trọng được thực hiện trong tất cả các giai đoạn của cuộc kiểm toán. Có ba lý do chính khiến kiểm toán viên lập kế hoạch kiểm toán một cách thích hợp là để có thể thu thập được các bằng chứng đầy đủ và có hiệu lực, giữ chi phí kiểm toán ở mức hợp lý và để tránh những bất đồng với khách hàng. Thủ tục phân tích chính là một phương pháp đơn giản và hiệu quả để thực hiện những mục tiêu đó. Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, sau khi đã thu thập thông tin cơ sở và thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng, kiểm toán viên phải thực hiện phân tích sơ bộ báo cáo tài chính của Công ty A để hỗ trợ cho việc lập kế hoạch về bản chất, thời gian và nội dung các thủ tục kiểm toán sẽ được sử dụng để thu thập bằng chứng kiểm toán. Việc thực hiện thủ tục phân tích cũng tạo cơ sở cho việc đánh giá trọng yếu và rủi ro kiểm toán, giúp kiểm toán viên có thể hình thành một kế hoạch kiểm toán tổng thể có hiệu quả. Kiểm toán viên thực hiện thủ tục phân tích sơ bộ nhằm các mục đích:
- Thu thập hiểu biết về nội dung các Báo cáo tài chính và những biến đổi quan trọng về kế toán và hoạt động kinh doanh của Công ty A kể từ lần kiểm toán năm trước.
- Tăng cường sự hiểu biết của kiểm toán viên về hoạt động kinh doanh của khách hàng năm kiểm toán. Đồng thời giúp kiểm toán viên xác định các vấn đề nghi vấn về khả năng hoạt động liên tục của khách hàng.
- Đánh giá sự hiện diện của các sai số có thể có trên Báo cáo tài chính năm kiểm toán của Công ty A.
Như vậy, qua việc thực hiện thủ tục phân tích trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, kiểm toán viên có thể xác định nội dung cơ bản của cuộc kiểm toán báo cáo tài chính. Việc xây dựng thủ tục phân tích sơ bộ trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán do Công ty S&S thực hiện bao gồm hai loại cơ bản là phân tích ngang và phân tích dọc. Khi thực hiện phân tích ngang, kiểm toán viên sẽ tiến hành so sánh số liệu kỳ này với số liệu kỳ trước hoặc giữa các kỳ với nhau để thấy được những biến động bất thường và xác định được các lĩnh vực, các khoản mục trọng yếu cần quan tâm. Khi thực hiện phân tích dọc, kiểm toán viên sẽ sử dụng các tỷ suất tài chính để phân tích tỷ lệ tương quan giữa các khoản mục trên báo cáo tài chính với nhau.
Để nắm bắt rõ hơn tình hình kinh doanh, kết quả kinh doanh của Công ty A trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, Công ty S&S có tiến hành phân tích sơ bộ các số liệu, các thông tin tài chính để có thể tìm ra xu hướng phát triển, những biến động, chênh lệch về tình hình kinh doanh giữa các thời kỳ, và những mối quan hệ có mâu thuẫn với các thông tin liên quan khác.
Từ các Báo cáo tài chính đã thu thập được, Công ty S&S tiến hành