1. Tổng quan về Công ty Cổ phần Kiểm toán và Định giá Việt Nam
1.2. Tổ chức bộ máy kế toán – tài chính
Bộ máy kế toán - tài chính trong mỗi đơn vị đều chiếm một vai trò quan trọng trong việc giúp các nhà quản lý thực hiện quản lý và điều hành tốt các hoạt động của đơn vị. Các yếu tố trong bộ máy kế toán bao gồm tổ chức nhân sự và các quy chế tài chính – kế toán mà đơn vị đặt ra.
Phòng kế toán – tài chính bao gồm có kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, kế toán thanh toán và thủ quỹ. Tại Công ty VAE, phó giám đốc phụ trách tài chính đồng thời kiêm nhiệm chức năng kế toán trưởng, trực tiếp quản lý và kiểm soát hoạt động tài chính tại Công ty.
Kế toán tổng hợp có chức năng hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động của Công ty và báo cáo kế toán trưởng xét duyệt các khoản thanh toán, thu – chi và các nghiệp vụ khác liên quan tài chính – kế toán của đơn vị, lập BCTC cuối kỳ.
Kế toán thanh toán có trách nhiệm theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến khoản phải thu và phải trả.
Thủ quỹ có chức năng quản lý tiền mặt tại quỹ, thực hiện thu-chi theo lệnh của cấp trên, thể hiện qua các chứng từ được duyệt.
Các quy chế về tài chính - kế toán của Công ty trong điều lệ thành lập Công ty nhằm kiểm soát và thống nhất mọi hoạt động về tài chính - kế toán của đơn vị theo quy định của pháp luật và quyết định của Đại hội đồng cổ đông. Theo đó, các quy chế này được thể hiện như sau:
Để phù hợp với chu kỳ kinh doanh, Công ty đã đăng ký niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/10 và kết thúc vào 30/9 năm sau. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong hạch toán là Việt Nam đồng và Đô la Mỹ, hạch toán ngoại tệ theo giá thực tế và BCTC được lập bằng Việt Nam đồng. Hình thức sổ kế toán sử dụng là Chứng từ ghi sổ. Phương pháp khấu hao tài sản cố định là theo phương pháp đường thẳng. Chi phí tiền lương được xác định theo hệ số lương, lương cơ bản và các khoản phụ cấp theo quy định của Công ty. Thanh
toán lương căn cứ vào doanh thu và bảng chấm công hàng tháng được tổ chức thực hiện tại các phòng nghiệp vụ.
Trong kỳ, căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký với khách hàng và tiến độ thực hiện dịch vụ, KTV phát hành “Giấy đề nghị chuyển tiền” gửi cho khách hàng yêu cầu chuyển tiền. “Giấy đề nghị chuyển tiền” được sử dụng để theo dõi chi tiết công nợ của khách hàng mà không có vai trò để ghi nhận doanh thu. Khi thu được tiền, kế toán ghi nhận là khoản khách hàng trả trước. Nếu hợp đồng dịch vụ hoàn thành trong kỳ thì căn cứ vào BCKT và Bản thanh lý hợp đồng, KTV lập “Giấy yêu cầu phát hành hóa đơn” yêu cầu kế toán lập và phát hành Hóa đơn tài chính. Tại thời điểm này, kế toán căn cứ vào các chứng từ đã lập để ghi nhận doanh thu cung cấp dịch vụ trong kỳ. Cuối năm, căn cứ vào hóa đơn tài chính phát hành, kế toán thực hiện kết chuyển doanh thu để xác định kết quả kinh doanh trong năm.
Hệ thống chứng từ, sổ sách, BCTC, hệ thống TK kế toán là theo quy định của nhà nước, ngoài ra có một số điểm khác, chi tiết để phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty. Các loại chứng từ phát hành theo quy định của Công ty, như Giấy yêu cầu chuyển tiền, Giấy yêu cầu phát hành hóa đơn,… Bên cạnh đó, hệ thống TK chi tiết cũng được xây dựng phù hợp với các dịch vụ mà Công ty cung cấp nhằm theo dõi chi tiết doanh thu và chi phí phát sinh.