II. Nội dung chu trình kiểm toán hàngtồn kho trong kiểm toán
3. Thực hiện kiểm toán hàng chu trình tồn kho tại các
3.1.2. Tìm hiểu khách hàng
Đây là bớc công việc quan trọng trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, nhằm đem lại cho kiểm toán viên sự hiểu biết về: cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của khách hàng, các thông tin pháp lý về khách hàng, tình hình hoạt động
sản xuất kinh doanh, các quy chế kiểm soát của hệ thống kiểm soát nội bộ, bộ mày kế toán Từ những hiểu biết này, kiểm toán viên sẽ có định h… ớng và thiết kế các phơng pháp kiểm toán thích hợp. Việc tìm hiểu về khách hàng đợc thực hiện theo các bớc sau:
A .Thu thập thông tin cơ sở về Công ty ABC và công ty XYZ.
Công ty ABC.
ABC là khách hàng thờng xuyên của AASC do đó những thông tin về công ty đợc lu trong hồ sơ. Theo đó có các thông tin sau về ABC:
ABC là công ty liên doanh giữa Tổng công ty thép Việt Nam với Công ty POHANGIFON AND STEEL Co.LTD và Công ty PUSAN STEEL PIPE Corporation, đợc thành lập theo giấy phép đầu t số 585/GP ngày 11/05/1993 của Uỷ ban Nhà nớc về hợp tác và đầu t (nay là Bộ Kế hoạch và Đầu t).
Tổng vốn đầu t:11.554.010 USD, tổng số vốn pháp định: 3.396.550 USD: trong đó Tổng công ty thép Việt Nam góp 50%, Công ty POHANGIFON AND STEEL Co.LTD góp 15% và Công ty PUSAN STEEL PIPE Corporation góp 35% tổng số vốn pháp định.
Trụ sở chính: Quận Hồng Bàng-Hải Phòng.
Thời gian hoạt động: 20 năm kể từ ngày đợc cấp giấy phép đâu t.
Ban giám đốc của Công ty gồm: Ông: Đăng Văn Việt Tổng giám đốc, ông Kwan-Sup Ahn: phó tổng giám đốc. Kế toán trởng ông Nguyễn Trọng Thắng.
Lĩnh vực hoạt động: Sản xuất và kinh doanh các loại ống thép, gia công những cấu kiện từ ống thép, gia công mạ những cầu kiện, thiết bị băng thép, xuất khẩu và tiêu thụ trên thị trờng Việt Nam.
Thị trờng và cạnh tranh: việc tiêu thụ sản phẩm rộng rãi trên địa bàn các thành phố, tỉnh thành cả nớc. Hiện tại Công ty có 1 số đối thủ cạnh tranh nh Công ty thép Hoà Phát, Hanit.Co. (Công ty thép Hà Nội), Công ty Quang Minh, Công ty ống thép Sài Gòn ABC chiếm 85% thị phần miền Bắc.…
Đối với công ty XYZ.
Công ty XYZ, là khách hàng mới, việc tìm hiểu khách hàng đợc thực hiện thông qua trao đổi, phỏng vấn với Ban giám đốc của công ty. Những thông tin mà kiểm toán viên thu thập đợc về công ty :
XYZ là một doanh nghiệp Nhà nớc, đợc thành lập theo quyết định số 256/ QĐ-Ub ngày 14/4/95 của UBND tinh Hoà Bình và hoạt động theo giấyphép kinh doanh số 109870 ngày 30/6/1995 do sở Kế hoạch và Đầu t tỉnh Hoà Bình cấp. Tổng số vốn đầu t: 38.667.890.750 đồng.
Công ty có trụ sở đóng tại Phờng Hữu nghị-Thị xã Hoà Bình-Tỉnh Hoà Bình. Thời gian hoạt động 50 năm kể từ ngày ra quyết định thành lập. Ban giám đốc công ty gồm: Ông Nguyễn Khắc Nhâm- Giám đốc và các Phó giám đốc: ông Ngô Trọng Tuấn, ông Vũ Văn Bảo và bà Lê Thị Thắm, kế toán trởng là ông Nguyễn Đức Lợi.
Lĩnh vực hoạt động: Công nghiệp mía đờng và các sản phẩm sau đờng, sản xuất kinh doanh các loại đồ uống, đờng, bánh kẹo, cồn, rợi, bán buôn…
bán lẻ đờng kính, các loại vật t kỹ thuật ngành mía đờng, xây dựng và quy hoạch vùng nguyên liệu để cung cấp cho nhà máy.
Địa bàn hoạt động: chủ yếu ở tỉnh Hoà Bình. Phạm vi hoạt động: cả nớc.
B.Hiểu biết hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ.
Công ty ABC
Những thông tin liên về môi trờng kiểm soát đợc chủ nhiệm kiểm toán thu thập qua buổi gặp gỡ giữa trởng đoàn kiểm toán với Ban giám đốc, thông qua những thông tin về cơ cấu tổ chức, quản lý điều hành, Là khách hàng…
thờng xuyên của Công ty, nên các thông tin này đợc lu trong hồ sơ kiểm toán các năm trớc và Công ty ABC đợc đánh giá là có bộ máy tổ chức tơng đối gọn nhẹ, Giám đốc, phó giám đốc Công ty là ngời có trình độ và có kinh nghiệm trong lĩnh vực hoạt động của Công ty ( Trình độ đại học), kế toán trởng là ngời có chuyên môn nghiệp vụ, liêm khiết và có trách nhiệm.
Γ Hệ thống kế toán.
Căn cứ vào kết qủa phân tích, soát xét sơ bộ báo cáo tài chính và tìm hiểu hoạt động kinh doanh để xem xét mức độ ảnh hởng tơí việc lập báo cáo tài chính, kiểm toán viên nhận thấy:
Các chính sách công ty đang áp dụng và những thay đổi trong các chính sách đó:
Công ty áp dụng chế độ kế toán ban hành theo quyết định 1141 QĐ/CĐKT ngày 1/1/1995 của Bộ tài chính. Từ năm 2002 Báo cáo tài chính đ- ợc lập theo biểu mẫu quy định tại Thông t số 55/2002/TT-BTC ngày 26/06/2002 hớng dẫn chế độ kế toán Việt Nam áp dụng cho doanh nghiệp có vốn đầu t nớc ngoài hoạt động tại Việt Nam và Thông t 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002 hớng dẫn thực hiện bốn chuẩn mực kế toán Việt Nam ban hành theo quyết định số 149/2002/QĐ-BTC ngày 31/12/2002 của Bộ trởng Bộ tài chính.
Hạch toán ngoại tệ: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ đợc hạch toán theo tỷ giá do ngân hàng công bố tại thời điểm phát sinh. Cuối kỳ kế toán các khoản tiền và công nợ đánh giá lại theo tỷ giá thực tế liên ngân hàng tại thời điểm lập Bảng cân đối kế toán. chênh lệch tỷ giá phát sinh do đánh giá lại số d đợc xử lý theo quy định tại Thông t số 38/2001/TT-BTC ngày 05/06/2001 của Bộ tài chính.
Hàng tồn kho: Hàng tồn kho đợc ghi sổ theo giá thực tế, giá thực tế của hàng xuất kho đợc tính theo phơng pháp bình quân gia quyền tại thời điểm kiểm kế ngày 31/12/2002 . Phơng pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho là phơng pháp kê khai thờng xuyên, phơng pháp hạch toán chi tiết là phơng pháp thẻ song song. Định kỳ có kiểm kê hàng tồn kho.
Tài sản cố định và trích hao mòn tài sản cố định: TSCĐ đợc ghi sổ theo nguyên giá và hao mòn lỹ kế. Khấu hao tài sản cố định của Công ty theo ph- ơng pháp đờng thẳng trên thời gian ớc tính của tài sản. Tỷ lệ khầu hao đợc áp dụng phù hợp với quyết định số 166/1999 QĐ-BTC ngày 20/12/1999 của Bộ tài chính. Tại thời điểm 31/12/2002 Công ty có kiểm kế TSCĐ.
ảnh hởng của công nghệ thông tin và hệ thống máy tính: đơn vị thực hiện hạch toán và ghi chép sổ kế toán trên kế toán máy theo hình thức nhật ký chung, niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Đội ngũ kế toán do ông Nguyễn Trọng Thắng là kế toán trởng.
Γ Sự hiểu biết về hàng tồn kho của Công ty ABC.
ABC hoạt động trong lĩnh vực sản xuất ống thép, kết cấu thép xây dựng, gia công chế biến các loại ống nớc qua tìm hiểu kiểm toán viên nhận thấy,…
hàng tồn kho của công ty bao gồm:
Nguyên vật liệu chính : thép cuốn hotcoil và kẽm (Zn).
Nguyên vật liệu phụ: các loại acid nh H2SO4, NH4CL, xút, nhôm kẽm, chì, giấy, dây Cacbon, băng tezro, .Công cụ dụng cụ: các thiết bị lao động,…
trang phục bảo hộ lao động. Thành phẩm của ABC là các loại ống thép: ống thép đen, ống mạ, ống hộp …
Γ Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ.
Đánh giá hệ thống nội bộ của khách hàng đợc AASC thực hiện qua quá trình tiếp xúc, tìm hiểu trực tiếp với Ban giám đốc cũng nh hoạt động của doanh nghiệp. Bên cạnh đó AASC áp dụng hệ thống các bảng câu hỏi trực tiếp
đã đợc xây dựng cho từng đối tợng kiểm toán nhằm thực hiện hiệu quả hơn công tác này. Cùng với những tài liệu về hệ thống kiêm soát nội bộ thu thập đ- ợc, kết hợp với bảng hệ thống câu hỏi, kiểm toán viên sẽ đa ra nhận xét về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng đối với khoản mục đợc tìm hiểu.
(Đối với hàng tồn kho)
Có Không Không áp dụng 1. Có thực hiện kiểm kế hàng tồn kho
theo đúng quy định không?
2. Có trờng hợp mang hàng tồn kho
đi thế chấp để vay vốn không?
3. Bảo vệ cơ quan có ký xác nhận trên những phiếu nhập hàng và hoá đơn giao hàng không?
4. Địa điểm bố trí kho có an toàn
không
5. Hệ thống thẻ kho có đơc duy trì
không?
6. Thủ kho có đợc đào tạo ơ bản
không?
7. Có thực hiện phân loại những khoản mục hàng tồn kho chậm luân chuyển, h hỏng và lỗi thời không và có để chúng riêng ra không?
8 Khách hàng đã xác định dự phòng
giảm giá hàng tồn kho cha?
9. Các phiếu nhập,xuất kho có đợc
ghi sổ kế toán kịp thời không?
10. Việc xác định giá trị hàng tồn
kho có nhất quán với các năm trớc không? 11. Có tính giá thành chi tiết cho các
thành phần hàng tồn kho không?
Khá Trung bình Yếu
Đối với Công ty XYZ.
Những thông tin về hệ thống kiểm soát nội bộ đợc kiểm toán viên tìm hiểu thông qua việc phỏng vấn và trao đổi trực tiếp với Ban giám đốc và những ngời có trách nhiệm trong công ty. Qua đó kiểm toán viên thu thập đợc những thông tin sau:
Bộ máy quản lý về cơ bản đã đáp ứng đợc yêu cầu của Công ty, đều là những cán bộ có trình độ và kinh nghiệm quản lý.
Γ Hệ thống kế toán.
Về cơ bản, các chính sách kế toán công ty đang áp dụng tơng tự nh Công ty ABC. Tuy nhiên, trong năm tài chính 2002 Công ty có sự thay đổi cơ cấu tổ chức sản xuất và quản lý tại xí nghiệp nguyên liệu và xí nghiệp đờng. Hạch toán kế toán đợc chuyển toàn bộ về công ty. Điều này đợc đánh giá là phù hợp với yêu cầu quản lý nhằm tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Để hiểu biết thêm về hệ thống kiểm soát nội bộ của XYZ, kiểm toán viên đã tìm hiểu thông qua phỏng vấn, trao đổi với các cấp lãnh đạo và thực hiện quan sát thực tế hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng. Đối với công ty XYZ, kiểm toán viên thực hiện thêm một số thủ tục nh: kiểm tra phiếu nhập – xuất kho vật t hàng hoá, kiểm toán viên nhận thấy chứng từ nhập xuất có đủ các chữ ký cần thiết, trên một số phiếu có xuất hiện sự kiểm tra của kết toán trởng để đánh giá tính hệ thống của khách hàng. Kết quả kiểm tra cho thấy trên các chứng từ xuất kho còn không tuân thủ theo quy định nh: không ghi ngày tháng, đơn giá; phỏng vấn thủ kho về vấn đề nhập kho hàng mua, kiểm toán viên đợc biết hàng đợc kiểm nghiệm trớc khi nhập kho nhng không thấy biên bản kiểm nghiệm đợc lu..Trong bớc công việc này, kiểm toán viên cũng sử dụng hệ thống bảng câu hỏi đồng thời kiểm toán viên cũng sử dụng bảng câu hỏi:
(Đối với hàng tồn kho)
Có Không Không áp dụng 1. Có thực hiện kiểm kế hàng tồn kho
theo đúng quy định không?
2. Có trờng hợp mang hàng tồn kho đi
thế chấp để vay vốn không?
3. Bảo vệ cơ quan có ký xác nhận trên những phiếu nhập hàng và hoá đơn giao hàng
không?
4. Địa điểm bố trí kho có an toàn không 5. Hệ thống thẻ kho có đơc duy trì
không?
6. Thủ kho có đợc đào tạo cơ bản
không?
7. Có thực hiện phân loại những khoản mục hàng tồn kho chậm luân chuyển, h hỏng và lỗi thời không và có để chúng riêng ra không?
8 Khách hàng đã xác định dự phòng
giảm giá hàng tồn kho cha?
9. Các phiếu nhập,xuất kho có đợc ghi
sổ kế toán kịp thời không?
10. Việc xác định giá trị hàng tồn kho
có nhất quán với các năm trớc không?
11. Có tính giá thành chi tiết cho các
thành phần hàng tồn kho không?
Kết luận: Hệ thống kiểm soát nội bộ của hàng tồn kho:
Γ Hiểu biết về hàng tồn kho của XYZ.
Hàng tồn kho của công ty chủ yếu là nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất nh mía, các loại hơng liệu, men phân giải, thành phẩm ( các loại đờng tồn kho), bán thành phẩm (rỷ mật..) Đ… ợc cung cấp chủ yếu từ các hộ nông dân và một số đối tác khác.
C. Thủ tục phân tích sơ bộ trên Báo cáo tài chính của khách hàng.
Tại AASC, các kiểm toán viên khi lập kế hoạch kiểm toán cũng sử dụng các thủ tục phân tích sơ bộ để nắm bắt đợc những biến động quan trọng xảy ra trong năm tài chính, từ đó phát hiện đợc những vấn đề nghi vấn về khả năng hoạt động liên tục của khách hàng và khả năng tồn tại những sai sót trên báo cáo tài chính. Qua bảng phân tích 2.6, phân tích sơ bộ báo cáo tài chính một số chỉ tiêu liên quan đến hàng tồn kho của hai công ty ABC và XYZ cho thấy:
Công ty ABC.
Phân tích sơ bộ số liệu kiểm toán viên nhận thấy tổng tài sản lu động và đầu t ngắn hạn tăng 16.857.248.821 tức tăng 34% trong đó chủ yếu do sự tăng lên của các khoản phải thu (tăng 10.097.396.848 tức tăng 78% so với năm 2002) và hàng tồn kho (tăng 7.678.097.843 tức tăng 25% so với đầu năm). Sự biến động của hàng tồn kho chủ yếu do tồn kho thành phẩm cuối kỳ, thành phẩm cuối kỳ tăng 7.144.060.884. Mặt khác sản phẩm dở dang cuối kỳ gần nh không tăng, kiểm toán viên dự đoán doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong tiêu thụ sản phẩm.
Công ty XYZ.
Với XYZ, tổng tài sản lu động và đầu t ngắn hạn năm 2002 cũng tăng 4.999.107.102 đ tức 28% so với năm trớc do có sự biến động của các khoản phải thu và hàng tồn kho, trong đó nguyên nhân chủ yếu là sự tăng đột biến của thành phẩm tồn kho cuối kỳ, cụ thể thành phẩm cuối kỳ tăng so với đầu kỳ là 3.951.511.355 đ, tăng 830%. Trong khi đó giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ
cũng gia tăng đột biến, điều này kiểm toán viên nhận định có thể doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc tiêu thụ sản phẩm. Cần chú ý tìm hiểu sự biến động bất thờng đối với hàng tồn kho của doanh nghiệp khi thực hiện kiểm toán.
D. Đánh giá trọng yếu và rủi ro.
Cũng nh các cuộc kiểm toán khác, trong cuộc kiểm toán thực hiện tại hai công ty ABC và XYZ, kiểm toán viên AASC cũng thực hiện đánh giá tính trọng yếu và rủi ro trớc khi thực hiện kiểm toán.
Đối với Công ty ABC.
Từ báo cáo tài chính của công ty, kiểm toán viên đã sử dụng chơng trình đánh giá tính trọng yếu của công ty để thc hiện qua hai bớc nh sau: Ước lợng ban đầu về tính trọng yếu và phân bổ ớc lợng ban đầu về tính trọng yếu cho các bộ phận. Công việc này đợc thể hiện qua các bảng 2.7.
Từ bảng ớc lợng ban đầu về tính trọng yếu kiểm toán viên đã đa ra ớc l- ợng ban đầu về tính trọng yếu của toàn bộ báo cáo tài chính của khách hàng ở mức 584 triệu đến 778 triệu. Việc kiểm toán viên lựa chọn ớc lợng ban đầu ở mức 584 đến 778 triệu do kiểm toán viên nhận thấy tổng số sai sót kết hợp của nợ ngắn hạn có mức độ trọng yếu thấp nhất và đồng thời cũng có tính ổn định nhất so với năm trớc. Khi thực hiện kiểm toán nếu sai số kết hợp nhỏ hơn 584 triệu thì báo cáo đợc coi là trình bầy trung thực, nếu sai số kết hợp lớn hơn 778 triệu thì báo cáo không đợc coi là trình bầy trung thực.
Bảng số 2.6 : Bảng phân tích sơ bộ trên Bảng cân đối kế toán của Công ty ABC và XYZ.
Đơn vị tính: Đồng.