II. Các bớc triển khai Bảo hiểm hoả hoạn
1. Tuyên truyền quảng cáo và tiếp cận khách hàng
Trong những năm đầu triển khai nghiệp vụ này, số đơn vị tham gia còn rất ít mặc dù có một số công ty có khối lợng tài sản lớn nhng họ vẫn không tham gia bảo hiểm hoả hoạn. Bởi vì nghiệp vụ này mới đợc triển khai trên địa bàn Hà Nội, công tác tuyên truyền quảng cáo cha đợc đầy đủ để đa thông tin đến với khách hàng. Giai đoạn đầu mang tính thử nghiệm, thăm dò nên cha đợc triển khai trên diện rộng của địa bàn, chủ yếu tập trung vào khách hàng có quan hệ thờng xuyên, truyền thống với công ty. Cán bộ làm công tác Bảo hiểm hoả hoạn cha có kinh nghiệm nhiều và chuyên môn cha sâu nên cha nắm bắt nhanh nhạy với các đầu mối khách hàng. Mặt khác, do sự đổi mới cơ chế quản lý, các doanh nghiệp phải tự hạch toán, không ngừng nâng cao chất lợng sản phẩm, hạ giá thành để nâng cao chất lợng cạnh tranh trên thị trờng. Nhng do duy trì quá lâu cơ chế cũ vì vậy khi chuyển sang cơ chế mới, các doanh nghiệp này gặp không ít khó khăn, lúng túng thua lỗ, không có khả năng thanh toán. Họ cha thấy đợc việc bảo toàn đồng vốn tốt nhất là tham gia bảo hiểm.
Mấy năm gần đây, hoạt động khai thác của công ty Bảo hiểm Hà Nội cũng đã từng bớc phát triển đáng kể. Hàng năm, công ty kết hợp với các cơ quan, ban ngành có liên quan nh: Cảnh sát phòng cháy chữa cháy, đài truyền hình, truyền thanh, báo chí, các bộ ngành để tuyên truyền về ý nghĩa, tác dụng của bảo hiểm hoả hoạn. Qua đó mới có thể thuyết phục đợc khách hàng mua bảo hiểm hoả hoạn. Bên cạnh đó, công ty cũng thờng xuyên cử cán bộ xuống tận các xí nghiêp, các cơ sở kinh doanh để tuyên truyền quảng cáo đồng thời giải thích cho họ những vớng mắc, cha hiểu rõ cũng nh tác dụng của bảo hiểm hoả hoạn. Tạo cho họ những nhận thức đúng đắn, lòng tin và nhu cầu tham gia bảo hiểm hoả hoạn.
Qua việc tuyên truyền quảng cáo và tiếp cận khách hàng của công ty Bảo hiểm Hà Nội trong mấy năm gần đây, đã làm cho doanh thu của nghiệp vụ này tăng lên đáng kể, đóng góp một phần không nhỏ vào tổng doanh thu của công ty.
1.2. Giấy chứng nhậnbảo hiểm
Đối với nghiệp vụ Bảo hiểm hoả hoạn, sau khi nhận đợc giấy yêu cầu bảo hiểm công ty bảo hiểm cấp cho ngời tham gia Giấy chứng nhận bảo hiểm sau khi các bên đã thoả thuận và chấp nhận mức phí bảo hiểm cũng nh làm các thủ tục khác. Giấy chứng nhận bảo hiểm bao gồm các phần sau:
+ Số Đơn bảo hiểm
+ Tên và địa chỉ của ngời đợc bảo hiểm + Những rủi ro đợc bảo hiểm
+ Tài sản đợc bảo hiểm + Tổng giá trị tài sản
+ Ngành nghề sản xuất kinh doanh + Số tiền bảo hiểm
+ Mức miễn thờng + Thời hạn bảo hiểm + Phí bảo hiểm cả năm
Thông thờng, tài sản đợc bảo hiểm của khách hàng có nhiều loại không thể hiện đợc chi tiết trong Giấy yêu cầu bảo hiểm. Vì vậy, kèm theo Giấy chứng nhận bảo hiểm còn có bản danh mục tài sản. Bản này đợc coi nh một bộ phận của Giấy chứng nhận bảo hiểm và có giá trị pháp lý, nó thể hiện từng hạng mục tài sản, số l- ợng, đơn giá, số tiền bảo hiểm của từng loại đó.
1.3. Đánh giá rủi ro
Công tác đánh giá rủi ro đợc tiến hành sau khi khách hàng gửi giấy yêu cầu bảo hiểm . Công tác đánh giá rủi ro nhằm mục đích đánh giá chính xác các rủi ro có thể xảy ra với các đối tợng bảo hiểm để công ty bảo hiểm xem xét có nên nhận bảo hiểm cho đối tợng bảo hiểm này không, nếu nhận thì công tác đề phòng và hạn chế tổn thất nh thế nào. Cũng qua công tác đánh giá rủi ro công ty bảo hiểm ấn định một tỷ lệ phí bảo hiểm thích hợp và tơng ứng với các rủi ro mà Công ty bảo hiểm nhận bảo hiểm.
Để có cơ sở đánh giá rủi ro, thông thờng khi khách hàng gửi Giấy yêu cầu bảo hiểm thì Công ty bảo hiểm gửi lại cho khách hàng một Bản câu hỏi nhằm mục đích điều tra các rủi ro. Qua phần trả lời câu hỏi của khách hàng trong Bản câu hỏi công ty có thể đánh giá đợc phần nào về đối tợng bảo hiểm nh: Bậc chịu lửa của công trình, các thiết bị phòng cháy chữa cháy đợc trang bi nh thế nào, có đội cứu hoả hay không, hạng sản xuất, loại hình kinh doanh, mức độ nguy hiểm với các tài sản nằm ở trong kho, cửa hàng, từ đó xác định đợc mức phí thích hợp.
Tuy nhiên trên thực tế, để việc đánh giá rủi ro đợc chính xác trung thực hơn ngoài việc gửi phiếu điều tra rủi ro, các cán bộ khai thác bảo hiểm sẽ đến làm việc trực tiếp với khách hàng, nghiên cứu và khảo sát thực tế kỹ hơn, hớng dẫn khách hàng trả lời câu hỏi trong Bản câu hỏi, cùng cộng tác với cảnh sát phòng cháy chữa cháy đánh giá thực tế về công tác phòng cháy chữa cháy, phơng tiện chuyên môn. Cuối cùng trên cơ sở đánh giá rủi ro, cán bộ khai thác sẽ thoả thuận với khách hàng về tỷ lệ phí sẽ áp dụng.
1.4. Bổ sung, sửa đổi tài sản bảo hiểm
Sau khi công ty đã cấp Giấy chứng nhậnbảo hiểm cho khách hàng hoặc đã bảo hiểm đợc một thời gian nhng vì một lý do nào đó mà khách hàng yêu cầu sửa đổi, bổ sung tài sản đợc bảo hiểm nh: giá trị bảo hiểm, tỷ lệ phí, phí bảo hiểm Công ty cần…
phải xem xét kỹ yêu cầu thay đổi của khách hàng và các yếu tố có liên quan để điều chỉnh cho phù hợp, thoả mãn đợc mong muốn của khách hàng nhng phải đảm bảo hoạt động có lãi cho công ty. Nếu sau khi xem xét Công ty đồng ý sửa đổi, bổ sung cho khách hàng thì phải lập Bản bổ sung sửa đổi. Bản bổ sung sửa đổi cũng phải lập thành bốn bản nh khi cấp Giấy chứng nhận bảo hiểm và trao cho các bộ phận có liên quan.
1.5. Theo dõi tình hình thu phí
Một bớc trong quá trình khai thác mà cán bộ bảo hiểm cần chú ý đó là theo dõi tình hình thu phí bảo hiểm. Sau khi cấp Giấy chứng nhận bảo hiểm cán bộ khai thác phối hợp với bộ phận kế toán tài vụ để theo dõi thu phí bảo hiểm.
Để công tác khai thác bảo hiểm hoả hoạn hoạt động tốt cán bộ bảo hiểm cần phải định kỳ đến thăm khách hàng để theo dõi đợc đối tợng bảo hiểm, kiểm tra và kiến nghị những việc cần làm nh tăng cờng công tác phòng cháy chữa cháy. Cán bộ bảo hiểm cũng phải theo dõi, bám sát khách hàng để nhắc nhở họ tái tục hợp đồng bảo hiểm khi thời hạn bảo hiểm sắp kết thúc.
Hoa hồng là một khoản chi đợc tính theo tỷ lệ phần trăm so với phí bảo hiểm. Khoản Hoa hồng này công ty bảo hiểm trả cho những ngời trực tiếp khai thác bảo hiểm, đại lý, môi giới cũng nh đội ngũ công tác viên nhằm động viên họ nhiệt tình công tác, thu hút thêm khách hàng tham gia bảo hiểm. Đây cũng là hình thức tạo dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng. Thông thờng khoản Hoa hồng này chiếm 5% so với phí bảo hiểm.