Một trong mời nguyên nhân giúp VACO thành công đó là: có đội ngũ lãnh đạo trẻ năng động, năng động, sáng tạo, đoàn kết.
Sơ đồ 02: Tổ chức và quản lý công ty VACO
- 34 - Chi nhánh Hải Phòng Chi nhánh Phòng NV 4 Phòng Tư Vấn Phòng Kế toán HC Phòng Quản trị Phòng Đào Tạo Phòng ISD HN I Phòng ISD HN II Phòng NV 1, 3. Phó Giám đốc
Trần ViệtĐức Trương Anh HùngPhó Giám đốc Đặng Chí DũngPhó Giám đốc Trần Thuý NgọcPhó Giám đốc Nguyễn Quốc HuyPhó Giám đốc Trịnh Thị HồngKế toán trưởng
Phòng NV 2
Chủ tịch kiêm Giám đốc
Hà Thị Thu Thanh Ban cố vấn và quản lý rủi ro
Hỗ trợ kỹ thuật
Mark Thomson Hà Nội–
Trong đó:
Chủ tịch Công ty kiêm Giám đốc: là ngời đứng đầu công ty, giữ vai trò điều hành chung đồng thời quản lý trực tiếp chi nhánh thành phố Hồ chí minh và phòng dịch vụ quốc tế.
5 Phó Giám đốc chịu trách nhiệm hỗ trợ giám đốc hoàn thành nhiệm vụ và quản lý các văn phòng cụ thể nh trong sơ đồ.
• Tất cả các thành viên Ban Giám đốc đều là những ngời đại diện VACO chịu trách nhiệm trực tiếp về chất lợng của các cuộc kiểm toán do VACO tiến hành. Các thành viên này là ngời trực tiếp đánh giá rủi ro của cuộc kiểm toán và quyết định ký hợp đồng kiểm toán, là ngời thực hiện soát xét cuối cùng đối với mọi hồ sơ kiểm toán, và cũng là ngời đại diện công ty ký phát hành báo cáo kiểm toán và th quản lý.
• Hội đồng cố vấn: chịu trách nhiệm t vấn, giám sát về chất lợng nghiệp vụ và đào tạo kiểm toán viên chuyên nghiệp, nâng cao trình độ về mọi mặt của các kiểm toán viên và các thành viên khác của công ty. Hội đồng cố vấn sẽ đảm bảo về mặt kỹ thuật giúp cho mọi thủ tục kiểm toán, trong đó có thủ tục kiểm soát, đ-
ợc thực hiện đầy đủ và phù hợp, hạn chế đến mức thấp nhất rủi ro kiểm toán trong mọi cuộc kiểm toán.
• Phòng Hành chính: bao gồm bộ phận kế toán, quản trị và hành chính. Bộ phận Quản trị: Quản lý các vấn đề đời sống, sửa chữa văn phòng.
Bộ phận Hành chính: Thực hiện chức năng hành chính, quản lý thực hiện nội quy.
• Phòng T vấn và giải pháp đợc thiết lập thực hiện chức năng t vấn về thuế, về các giải pháp quản lý, về tài chính doanh nghiệp, về hệ thống máy tính phục vụ quản lý... góp phần tăng doanh thu và là định hớng phát triển trong thời gian tới của công ty.
• Phòng nghiệp vụ (Phòng NV): gồm năm phòng NV:I, II, III, IV, ISD kết hợp với phòng đào tạo, phòng kiểm toán xây dựng cơ bản (gọi chung là các phòng nghiệp vụ) chịu trách nhiệm trực tiếp thực hiện cuộc kiểm toán. Cụ thể:
Phòng NV I: Kiểm toán các khách hàng liên quan đến ngành sản xuất sản phẩm chịu thuế tiêu thụ đặc biệt nh: rợu, bia, nớc giải khát, thuốc lá...
Phòng NV II: Kiểm toán Tổng công ty Hàng không, các doanh nghiệp liên doanh có vốn đầu t nớc ngoài trong lĩnh vực vui chơi giải trí…
Phòng NV III: Kiểm toán DNNN nh Tổng công ty Than, các đơn vị trực thuộc Tổng công ty Bu chính viễn thông, Tổng công ty gạch…
Phòng NV IV: kiểm toán các dự án có nguồn tài trợ của các tổ chức quốc tế: WB, ADB, APD, UNDP...
Phòng ISD: Kiểm toán các khách hàng là công ty có vốn đầu t nớc ngoài.
Phòng Đào tạo: Thực hiện chức năng đào tạo, đánh giá, tuyển dụng nhân viên, xây dựng chiến lợc phát triển nguồn nhân lực, trợ giúp Ban Giám đốc trong các vấn đề đối ngoại; đồng thời cũng thực hiện chức năng kiểm toán dự án, du lịch, bảo hiểm, khách sạn, ngân hàng.
Các nhân viên và lãnh đạo các phòng có thể hỗ trợ và kết hợp với nhau trong cùng một cuộc kiểm toán để đảm bảo đáp ứng đủ nhân lực cho mọi cuộc kiểm toán.
Đứng đầu các phòng nghiệp vụ là các trởng phòng (các chủ nhiệm kiểm toán cao cấp). Các nhân viên trong phòng, tuỳ theo số năm kinh nghiệm, khả năng công tác đợc phân làm nhiều mức khác nhau, nhng có thể tạm thời chia thành các nhóm: chủ nhiệm kiểm toán cao cấp, chủ nhiệm kiểm toán, kiểm toán viên đợc cấp chứng chỉ CPA của Bộ Tài chính, kiểm toán viên không có chứng chỉ CPA, và các trợ lý kiểm toán viên.
Có thể nói, công tác đánh giá rủi ro đợc kiểm toán viên thực hiện theo đúng quy trình chuẩn mà DTT đã cung cấp. Hơn thế nữa với cơ cấu quản lý tốt, chức năng kiểm soát chất lợng cuộc kiểm toán, nói chung, và kiểm soát rủi ro cuộc kiểm toán, nói riêng, đợc thực hiện rất nghiêm túc. Hoạt động đánh giá rủi ro kiểm toán năm đầu tiên đợc chủ nhiệm nhóm kiểm toán thực hiện, sau đó đợc các thành viên Ban Giám đốc và Ban cố vấn quản lý rủi ro soát xét. Chính quy trình này đã làm công tác đánh giá rủi ro tại VACO tạo hiệu quả khác biệt so với các công ty kiểm toán độc lập đang hoạt động tại Việt Nam.
Các văn phòng chi nhánh của VACO:
• Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh: Tiến hành kiểm toán cho các công ty có vốn đầu t nớc ngoài do đặc điểm địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh.
• Chi nhánh Thành phố Hải Phòng: Từ chỗ hoàn toàn phụ thuộc vào Công ty nay đã có thể triển khái các dịch vụ kiểm toán cho mọi đối tợng khách hàng trên địa bàn kinh tế trọng điểm miền duyên hải Đông Bắc. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
• Chi nhánh tại Đà Nẵng: Theo kế hoạch sẽ mở thêm trong năm 2004 nhằm triển khái các dịch vụ kiểm toán khu vực các tỉnh miền Trung.
Nh vậy có thể nói, cơ cấu tổ chức quản lý của VACO vừa theo loại hình kinh doanh vừa theo đối tợng khách hàng và theo địa bàn hoạt động. Điều này cho phép Công ty thuận tiện trong việc kiểm soát rủi ro cuộc kiểm toán khi cung cấp các dịch vụ .
Đối với VACO, Ban Giám đốc luôn quan tâm và có trách nhiệm đến việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ sao cho có hiệu quả nhất. Ban Giám đốc đã đa ra một hệ thống chính sách và thủ tục để đảm bảo sẽ đạt đợc các mục tiêu của Công ty. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty bao gồm:
Chính sách về nhân sự
Để đảm bảo cho hệ thống kiểm soát đợc vận hành có hiệu quả thì vấn đề quan trọng nhất là năng lực và độ tin cậy của nhân viên. Do đó Ban Giám đốc đã thiết lập các chính sách về việc tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thởng nhân viên một cách cụ thể nhằm tuyển chọn và duy trì đợc đội ngũ nhân viên có năng lực và trung thực.
Công ty rất quan tâm đến sự phát triển của đội ngũ nhân viên, luôn đặt mục tiêu đào tạo và phát triển nhân viên là mục tiêu chiến lợc.
Từ năm 1997, Công ty bắt đầu triển khai chơng trình “Quốc tế hoá đội ngũ nhân viên” biện pháp chủ yếu là tăng cờng các khóa đào tạo nhân viên theo các cấp bậc khác nhau. Với sự trợ giúp của DTT, từ năm 1995 đến nay VACO đã cử nhiều lợt nhân viên đi học kiểm toán dài hạn tại Mỹ, các khoá học ngắn hạn tại các nớc trong khu vực Châu á - Thái Bình Dơng và Châu Âu. Tổng số kiểm toán viên quốc gia của VACO đến nay đã lên tới gần 82 ngời, cao nhất so với các công ty kiểm toán khác tại Việt Nam, chiếm khoảng gần 30% tổng số kiểm toán viên quốc gia của Việt Nam.
Bên cạnh sự quan tâm về đào tạo và điều kiện làm việc cho nhân viên, Ban Giám đốc Công ty luôn quan tâm và coi trọng việc xây dựng một phong cách làm việc và học tập riêng của VACO. Có thể nói rằng, VACO đã xây dựng cho mình một nền văn hoá công ty riêng, toát lên một VACO “Năng động, sáng tạo, đoàn kết và phát triển”.
Công tác kế hoạch
Công ty luôn duy trì hệ thống kế hoạch và dự toán, thờng xuyên phân tích kết quả của quá trình hoạt động so với dự toán để đánh giá và rút kinh nghiệm.
Công ty Kiểm toán Việt Nam TNHH là Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nớc sở hữu 100% vốn. Vì vậy, ngời đại diện Chủ sở hữu của Công ty là Bộ Tài chính và Công ty hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và các văn bản khác có liên quan.
Tổ chức kế toán của VACO
Hiện nay VACO đang vận hành một bộ máy kế toán rất gọn nhẹ, đợc phân công lao động hợp lý, phát huy tối đa tính độc lập của các đơn vị thành viên.
Tổ chức bộ máy kế toán
Tại trụ sở chính của công ty, Bộ phận kế toán nằm trong Phòng Hành chính tổng hợp (trực thuộc Giám đốc). Đứng đầu bộ phận kế toán là Kế toán trởng. Đồng thời, Kế toán trởng cũng là ngời đứng đầu Phòng Hành chính tổng hợp, chịu trách nhiệm đối với mọi vấn đề có liên quan đến hành chính, kế toán của Công ty. Bên cạnh Kế toán trởng là Phó phòng kế toán có nhiệm vụ trợ giúp cho Kế toán trởng trong các công việc kế toán. Ngoài ra còn có một kế toán phụ trách hạch toán lơng và tài sản cố định, một kế toán phụ trách hạch toán thanh toán, một kế toán tổng hợp và Phó phòng hành chính kiêm Thủ quỹ.
Tại các đơn vị thành viên, các bộ phận kế toán cũng đ ợc thành lập, gồm một hoặc hai nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại các chi nhánh. Các đơn vị này đợc phép hạch toán độc lập. Cuối kỳ, kế toán tại các chi nhánh nộp báo cáo tài chính về trụ sở chính của công ty để phục vụ cho việc hợp nhất các báo cáo tài chính.
Tổ chức công tác kế toán.
Việc tổ chức kế toán tại VACO khá đơn giản vì số lợng nghiệp vụ kinh doanh phát sinh ít, nội dung các nghiệp vụ không phức tạp. Bên cạnh đó VACO sử dụng công nghệ thông tin vào việc làm kế toán nên khối lợng công việc giảm nhiều so với kế toán thủ công, tiết kiệm đợc nhân lực. Hiện nay, VACO đang áp dụng phần mềm kế toán máy với bộ sổ sử dụng theo hình thức Chứng từ - ghi sổ. Hệ thống tài khoản, sổ kế toán và Báo cáo tài chính mà công ty đang áp dụng là hệ thống tài khoản kế toán theo quy định tại Quyết định số: 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính. Niên độ kế toán của công ty từ ngày 01/01 đến 31/12. Đơn vị tiền tệ sử dụng là VNĐ, hệ thống chứng từ theo quy định của Nhà nớc. Tại trụ sở chính, báo cáo đợc lập nộp cho cơ quan Thuế, Thống kê. Tại chi nhánh, báo cáo gửi cho trụ sở chính nh sau: báo cáo tháng gửi trớc ngày 6 tháng sau, báo cáo quý gửi trớc ngày 10 đầu quý sau, báo cáo năm gửi trớc ngày 20/1 năm sau.
Nhìn chung công tác kế toán tại công ty đợc thực hiện tốt vì nhân viên trong công ty đều là những ngời am hiểu các quy định về kế toán, tài chính. Ngoài ra, việc Công ty cho phép các đơn vị trực thuộc hạch toán độc lập đã phát huy đợc tính tự chủ trong việc hạch toán lãi lỗ cho các đơn vị thành viên này. Điều đó tạo thuận lợi tối đa cho các chi nhánh tổ chức hạch toán tốt nhằm kinh doanh có hiệu quả.