Xử lý các sự cố kỹ thuật

2. Thực trạng nghiệp vụ thanh toán điện tử

2.5.2. Xử lý các sự cố kỹ thuật

Mặc dù công việc chuẩn bị về các mặt máy móc, thiết bị đ−ợc chi nhánh rất quan tâm, nh−ng các sự cố về kỹ thuật ở chi nhánh NHCT Hai Bà Tr−ng vẫn còn xảy ra, điều này đã và đang đ−ợc giải quyết. Mặc dù vậy, nh−ng trong thời gian qua chi nhánh đã khắc phục và xử lý tốt mọi sự cố kỹ thuật, không gây ra ra sự chậm trễ nào do việc xử lý sự cố kỹ thuật.

2.6. Quy trình cuối ngày

Quy trình cuối ngày diễn ra tại chi nhánh đã góp phần không nhỏ trong việc đảm bảo an toàn tài sản cho ngân hàng và khách hàng, chính vì vậy mà chi nhánh thực hiện tốt công việc truyền nhận với trung tâm thanh toán theo đúng thời hạn và quy định mà ch−a để xảy ra một tr−ờng hợp nào khiến chi nhánh phải gián đoạn trong việc truyền nhận.

Mặt khác thực hiện quy trình cuối ngày chi nhánh đã phát hiện ra đ−ợc những thiếu xót trong truyền điện để giải quyết ngay trong ngày, điều này càng khẳng định thêm vai trò của quy trình cuối ngày trong ph−ơng thức thanh toán điện tử tại chi nhánh là quan trọng và cần thiết.

Hiện nay, tại chi nhánh cứ cuối ngày nhận đ−ợc từ trung tâm thanh toán các số liệu về quá trình thanh toán giao dịch trong ngày nh− doanh số phát sinh Nợ, doanh số phát sinh Có. Từ số liệu này tr−ởng phòng kế toán (hoặc ng−ời đ−ợc uỷ quyền) sẽ đối chiếu, rồi thanh toán viên in báo cáo thanh toán điện tử trong ngày để l−u lại chi nhánh.

2.7. Đối chiếu, quyết toán

• Đối chiếu:

Vào cuối ngày giao dịch, chi nhánh gửi điện đối chiếu về trung tâm thanh toán gồm:

- Các bảng kê về các khoản chuyển tiền đi - Các bảng kê về các khoản chuyển tiền đến

Sau đó ngân hàng không đ−ợc l−u trữ ngay mà phải chờ trung tâm thanh toán thông báo đã điều chỉnh đúng mới đ−ợc l−u trữ. Quá trình đối chiếu này nhằm phát hiện ra chênh lệch của các bảng kê chuyển tiền Đi và Đến giữa chi nhánh và trung tâm - Thời gian đối chiếu nhiều nhất cũng không quá một tiếng. Trong những năm qua chi nhánh không gặp tr−ờng hợp chênh lệch nào xảy rạ Điều đó chứng tỏ thanh toán điện tử đã khắc phục đ−ợc các nh−ợcđiểm của thanh toán liên hàng tr−ớc kiạ

• Quyết toán

Công việc quyết toán của chi nhánh Ngân hàng công th−ơng Hai Bà bao gồm: Quyết toán thanh toán cuối ngày, cuối tháng, cuối năm.

+ Quyết toán cuối ngày: Sau khi nhận hết các bảng kê chuyển tiền đến, chi nhánh tạo File số liệu đối chiếu chi tiết và truyền về trung tâm thanh toán, đồng thời thanh toán viên thanh toán điện tử tiến hành hoà nhập File thanh toán điện tử trong ngày vào ch−ơng trình kế toán chung của chi nhánh (ch−ơng trình incash) để nhập số liệu thanh toán điện tử và cân đối kế toán.

Chi nhánh chỉ đ−ợc phép l−u trữ khi trung tâm thanh toán thông báo không có sự chênh lệch doanh số thanh toán điện tử Đi và Đến trong ngày và cho phép đ−ợc l−u trữ, lúc đó thanh toán viên thanh toán điện tử in báo biểu thống kê điện tử vào mục l−u trữ cuối ngày để l−u trữ, kết thúc ch−ơng trình thanh toán điện tử trong ngàỵ

+ Quyết toán tháng: Cuối tháng chi nhánh truyền tập tin báo cáo thanh toán điện tử của tháng đó về trung tâm thanh toán qua các mẫu: Báo cáo thanh toán điện tử, sao kê chi tiết tài khoản điều chuyển vốn chờ thanh toán, báo cáo thanh toán theo cơ chế thanh toán của Ngân hàng nhà n−ớc, các báo cáo thống kê…

+ Quyết toán năm: Vào ngày 31/12 chi nhánh tiến hành đối chiếu doanh số thanh toán ngày 31/12 và doanh số tháng, doanh số năm với trung tâm thanh toán.

Công việc chuyển tiền: Phải đợi trung tâm thanh toán thông báo đã chuyển hết lệnh thanh toán phải đến trong ngày và lệnh khoá sổ thì ngân hàng mới tiến hành khoá sổ, đồng thời tiến hành đối chiếu tập tin đến trong ngày, doanh số đến trong tháng, doanh số đến trong năm với trung tâm thanh toán.

Sau đó phải rà soát xử lý tất toán hết số d− trên các tài khoản điều chuyển vốn chờ thanh toán, điều chuyển vốn thanh toán khác hệ thống cuối ngày 31/12.

Kết thúc công việc quyết toán năm, chi nhánh gửi tập tin báo thanh toán điện tử về trung tâm thanh toán kèm theo: Báo cáo thanh toán điện tử năm, Báo cáo thanh toán theo cơ chế thanh toán của ngân hàng Nhà n−ớc, các biểu thống kê, các báo cáo đ−ợc lập trên cơ sở số liệu của bảng cân đối doanh nghiệp năm.

Trên đây là một số vấn đề về tình hình sử dụng ph−ơng thức thanh toán điện tử của chi nhánh NHCT Hai Bà Tr−ng.

* Mặt đ−ợc:

- Ph−ơng thức thanh toán điện tử đã khắc phục đ−ợc những hạn chế của ph−ơng thức thanh toán liên hàng.

Ph−ơng thức thanh toán điện tử các mẫu điện tử đã đ−ợc thực hiện thống nhất trong toàn hệ thống.

- Rút ngắn đ−ợc thời gian luân chuyển chứng từ trong hệ thống ngân hàng.

- Trong thực tế cho thấy ph−ơng thức này phù hợp với tình hình kinh tế xã hội hiện naỵ

* Mặt ch−a đ−ợc:

- Các tầng lớp dân c− ch−a sử dụng nhiều dịch vụ chuyển tiền qua thanh toán điện tử của ngân hàng công th−ơng, mặc dù lệ phí thấp hơn nhiều so với chuyển tiền qua b−u điện và nhu cầu chuyển tiền của dân c− này càng tăng. Nguyên nhân cơ bản là sự tiện lợi cho ng−ời chuyển và ng−ời chuyển chỉ đ−ợc trang bị ở các trụ sở chi nhánh NHCT, ch−a trang bị tới các phòng giao dịch, các quỹ tiết kiệm rộng khắp và gần gũi các tầng lớp dân c−.

- Hiện tại việc chuyển tiền qua chứng từ thanh toán điện tử đã đáp ứng đ−ợc yêu cầu chuyển tiền nhanh, nh−ng đối với những món chuyển tiền khẩn theo quy định hiện nay chỉ phải tra soát qua điện thoại giữa các thanh toán viên của Ngân hàng A và Ngân hàng B với nhau ch−a đảm bảo yếu tố pháp lý cho quá trình chi trả.

- Việc thực hiện thanh toán điện tử ch−a đồng nhất vẫn ở mức bán tự động.

Qua phân tích ở ch−ơng II ta thấy mỗi ph−ơng thức thanh toán đều có −u điểm riêng của nó, sử dụng ph−ơng thức thanh toán điện tử cho phép tiết kiệm đ−ợc chi phí trong l−u thông, tiết kiệm đ−ợc thời gian luân chuyển chứng từ nhanh chóng, chính xác, tạo ra sự an toàn và hiệu quả kinh tế. Do vậy phát triển và mở rộng, nâng cao hiệu quả của ph−ơng thức thanh toán điện tử đã và đang là mối quan tâm chung của toàn hệ thống NHCT.

Ch−ơng III

Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình thanh toán điện tử tại ngân hàng công th−ơng

khu vực Hai Bà Tr−ng

Để có thể đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của nền kinh tế, đồng thời tạo cho mình thế đứng trong cạnh tranh. Trong các ph−ơng thức thanh toán đang áp dụng tại chi nhánh thì ph−ơng thức thanh toán điện tử là một vũ khí lợi hại trong cạnh tranh. Nó tạo đ−ợc lòng tin của khách hàng đối với ngân hàng công th−ơng, đó là: khả năng thanh toán nhanh, chính xác, an toàn, tiện lợi đảm bảo đ−ợc cả quyền lợi của ngân hàng cũng nh− của khách hàng.

Để thực hiện mục tiêu đó, hệ thống ngân hàng công th−ơng phải phát triển không ngừng, hoàn thiện hơn và có những biện pháp thích hợp cho mình.

Với nguyện vọng đ−ợc góp phần của mình vào việc hoàn thiện ph−ơng thức thanh toán điện tử, em xin mạnh dạn nêu ra một số ý kiến sau:

Ị Những giải pháp chung

1. Tuyên truyền và quảng cáo

Để ph−ơng thức thanh toán điện tử ngày càng thu hút đ−ợc nhiều khách hàng, ngân hàng cần phải tăng c−ờng công tác tuyên truyền về lợi ích và sự thuận tiện của ph−ơng thức này, sử dụng các ph−ơng tiện thông tin đại chúng nh− radio, báo chí, tivi, những bao bì đựng tiền… Để quảng cáo về sự thuận tiện, an toàn, chính xác và nhanh chóng của ph−ơng thức thanh toán điện tử. Làm nh− vậy ng−ời dân mới có thể hiểu, tiếp cận và tích cực tham gia vì hiện nay ng−ời dân Việt Nam vẫn có thói quen sử dụng tiền mặt để giao dịch. Hơn nữa, khi tiếp cận với ngân hàng để thực hiện việc thanh toán phải có những hiểu biết nhất định, phải tốn thời gian đi lại, điều này khiến cho ng−ời dân còn ngại, nh− vậy ngân hàng cần phải có những b−ớc đi phù hợp, vừa giải toả đ−ợc những khó khăn mang tính lịch sử vừa tạo những tiền đề, điều kiện thuận lợi mới để thực hiện và phát triển.

Nếu mọi ng−ời trong xã hội tích cực tham gia vào việc thanh toán qua ngân hàng thì ngân hàng sẽ tạo đ−ợc nguồn vốn lớn để đầu t− góp phần xây dựng đất n−ớc.

2. Tăng c−ờng cơ sở vật chất kỹ thuật

Không ngừng đổi mới công nghệ thanh toán của ngân hàng luôn là yêu cầu cần thiết trong nền kinh tế xã hội nói chung và các ngân hàng th−ơng mại nói riêng. Trong những năm qua Ngân hàng công th−ơng đã có nhiều cố gắng trong việc trang bị cơ sở vật chất, áp dụng rộng rãi công nghệ thông tin trong hoạt động của mình và đạt đ−ợc những kết quả tốt, đó là đảm bảo thanh toán nhanh chóng, chính xác, thuận tiện, phục vụ tốt mọi nhu cầu giao dịch của kháchhàng. Tuy nhiên vẫn không thể tránh khỏi việc xảy ra những sự cố kỹ thuật, do vậy cần có các ph−ơng án để khắc phục, phải trang bị đầy đủ hệ thống dự phòng nh−: nguồn điện, máy chủ… tiến hành l−u trữ kịp thời, đầy đủ để khi xảy ra sự cố có thể khôi phục lại số liệu nhanh chóng, kịp thờị Cải tạo và nâng cấp hệ thống mạng, đ−ờng truyền đảm bảo cho việc truyền nhận thông tin luôn đ−ợc thông suốt nh− vậy công việc thanh toán mới luôn đảm bảo tính kịp thời, an toàn và hiệu quả.

Tóm lại việc trang bị các thiết bị xử lý công nghệ phục vụ cho thanh toán của Ngân hàng công th−ơng mặc dù có rất nhiều cố gắng nh−ng so với hệ thống ngân hàng trên thế giới còn nhiều khoảng cách mà không phải một sớm một chiều là có thể rút ngắn đ−ợc khoảng cách đó. Do vậy chúng ta phải tranh thủ cải tiến, sự giúp đỡ về vốn và công nghệ để không ngừng nâng cao trình độ cũng nh− cơ sở vật chất của hệ thống cả về chiều rộng lẫn chiều sâụ

3. Tổ chức và đào tạo nguồn nhân lực

Để có một hệ thống ngân hàng phát triển toàn diện, có thể nắm bắt kịp thời sự văn minh, tiên tiến của hệ thống ngân hàng trên thế giới thì việc đào tạo, bồi d−ỡng đội ngũ cán bộ lành nghề là yêu cầu cấp bách và thiết thực. Trong đó phải kể đến đội ngũ cán bộ thực hiện thanh toán điện tử, với yêu cầu về nghiệp vụ ngày càng cao thì cần phải có kế hoạch đào tạo cán bộ về mọi mặt, tạo ra một hình mẫu mới cho cán bộ thanh toán viên thành thạo về xử lý

nghiệp vụ, về sử dụng máy vi tính, tác phong nhanh nhẹn hợp yêu cầu cơ chế thị tr−ờng, có khả năng h−ớng dẫn khách hàng về các nghiệp vụ thanh toán để khách hàng lựa chọn thể thức thanh toán cho phù hợp, qua đó tao lòng tin của khách hàng với ngân hàng, đồng thời phải đề ra các biện pháp khen th−ởng kịp thời, hợp lý đối với những cá nhân và tập thể thực hiện tốt ph−ơng thức thanh toán điện tử để khuyến khích thi đua phấn đấu hơn nữa từ đó đáp ứng đ−ợc nhu cầu và nâng cao tín nhiệm đối với khách hàng. Ng−ợc lại có những hình thức kỷ luật đối với cá nhân làm sai hoặc sửa đổi quy trình thanh toán điện tử nhằm làm giảm tối thiểu các sai sót xảy rạ

Trên đây là một số kiến nghị và giải pháp mà ngân hàng cần tiến hành đồng bộ để có thể đạt hiệu quả cao nhất trong kinh doanh góp phần hoàn thiện, nâng cao hiệu quả ph−ơng thức thanh toán điện tử trong hệ thống Ngân hàng công th−ơng.

IỊ những giải pháp cụ thể

Ngành ngân hàng hiện nay đang trong quá trình đổi mới một cách toàn diện. Tuy nhiên trong quá trình đổi mới, ngành ngân hàng nói chung và Ngân hàng công th−ơng Hai Bà Tr−ng nói riêng đã gặp phải một số khó khăn. Điều quan trọng là sau những khó khăn đó, hệ thống ngân hàng công th−ơng phải nhanh chóng nhận ra và khắc phục kịp thờị Có nh− vậy mới đáp ứng đ−ợc nhu cầu của khách hàng.

Ph−ơng thức thanh toán điện tử đã khắc phục đ−ợc nhiều nh−ợc điểm của nhiều ph−ơng thức thanh toán nh− ph−ơng thức thanh toán liên hàng… Nh−ng vẫn còn yếu so với nhu cầu đổi mới của nền kinh tế, vì vậy để thực hiện đ−ợc mục tiêu nâng cao trình độ của ph−ơng thức thanh toán điện tử đòi hỏi hệ thống Ngân hàng công th−ơng phải nhanh chóng cải tiến và mở rộng thêm, đi sâu vào mọi tầng lớp dân c−. Xuất phát từ những yêu cầu trên em xin đ−a ra một số kiến nghị và giải pháp cụ thể nhằm cải tiến và hoàn thiện hơn nữa ph−ơng thức thanh toán điện tử để có thể phục vụ tốt hơn nữa công cuộc xây dựng và phát triển đất n−ớc.

1. Phát triển dịch vụ chuyển tiền điện tử phục vụ dân c− qua ngân hàng hàng

Ngân hàng công th−ơng là một trong các ngân hàng th−ơng mại đã ứng dụng hiệu quả công nghệ tin học trong hoạt động kinh doanh của mình, đặc biệt trong công tác thanh toán, chuyển tiền.

Phạm vi hoạt động, đối t−ợng khách hàng sử dụng dịch vụ này của Ngân hàng công th−ơng ngày càng rộng, phát triển, với chất l−ợng dịch vụ đạt hiệu quả caọ Ngoài đối t−ợng phục vụ là các doanh nghiệp thì việc phát triển dịch vụ chuyển tiền cho dân c− có ý nghĩa quan trọng nhằm cơ cấu lại nguồn thu nhập, góp phần từng b−ớc xã hội hoá hoạt động ngân hàng công th−ơng.

Một trong những đặc điểm cơ bản và lợi thế của Ngân hàng công th−ơng là địa bàn hoạt động th−ờng ở khu vực kinh tế tập trung và sôi động tại các địa ph−ơng. Công tác thanh toán đã đ−ợc hiện đại hoá đáp ứng đ−ợc yêu cầu nhanh chóng, chi phí thấp, hiệu quả. Nh−ng hiện nay các tầng lớp dân c− ch−a sử dụng nhiều dịch vụ chuyển tiền qua Ngân hàng công th−ơng mặc dù biết rằng dịch vụ chuyển tiền qua Ngân hàng công th−ơng thấp hơn nhiều so với chuyển tiền qua b−u điện. Để có thể phát triển dịch vụ chuyển tiền trong dân c− thì Ngân hàng công th−ơng cần mở rộng dịch vụ này tới tận phòng giao dịch (hoặc các quỹ tiết kiệm), có thể tóm tắt nh− sau:

+ Tại các phòng giao dịch (hoặc các quỹ tiết kiệm) đ−ợc trở thành địa chỉ là nơi khách hàng trực tiếp chuyển và nhận tiền từ nơi khác đến. Các giao dịch chuyển tiền đi, đến các phòng giao dịch sẽ đ−ợc truyền nhận tự động hoặc bán tự động qua hệ thống máy vi tính giữa chi nhánh và các phòng giao dịch trực thuộc.

+ Tại chi nhánh:

- Nếu giao dịch chuyển tiền đi, đến từ phòng giao dịch của một chi nhánh đến phòng giao dịch của một chi nhánh khác thì tại các chi nhánh Ngân hàng công th−ơng sẽ thực hiện chuyển tiếp, nhận đến, đối chiếu cuối ngày cho các phòng giao dịch trực thuộc.

Ví dụ: Một khách hàng muốn chuyển tiền từ phòng giao dịch A1 của chi nhánh Ngân hàng công th−ơng A đến phòng giao dịch B1 của chi nhánh Ngân hàng công th−ơng B. Nh− vậy khách hàng sẽ đến phòng giao dịch A1 thực hiện giao dịch chuyển tiền. Sau khi kiểm tra các yếu tố nếu thấy phù hợp phòng giao dịch A 1 sẽ nhập số liệu vào ch−ơng trình máy tính và truyền số liệu về chi nhánh Ngân hàng công th−ơng A, Ngân hàng công th−ơng A tiến hành kiểm soát chứng từ rồi nhập và chuyển tiền cho chi nhánh Ngân hàng công th−ơng B qua ch−ơng trình thanh toán điện tử.

Tại chi nhánh B sau khi nhận đ−ợc bảng kê chuyển tiền từ chi nhánh sẽ