2. Thực trạng nghiệp vụ thanh toán điện tử
2.1. Quy trình đầu ngày vào giờ làm việc
Hàng ngày, thanh toán viên bật máy khởi động vào ch−ơng trình thanh toán điện tử, công việc này phải đúng thời gian quy định nhằm đảm bảo việc nhận chứng từ điện tử.
Nếu trong một số tr−ờng hợp việc khởi động không thể thực hiện đ−ợc theo quy định gây ra trở ngại trong công việc thanh toán thì phải báo ngay cho trung tâm thanh toán để có biện pháp khắc phục kịp thờị
2.2. Với t− cách là ngân hàng khởi tạo
+ Thanh toán viên giao dịch giữ tài khoản của khách hàng
Các khách hàng có quan hệ tiền gửi, tiền vay với chi nhánh Ngân hàng công th−ơng Hai Bà Tr−ng có yêu cầu chuyển tiền thanh toán qua ngân hàng. Khách hàng phải lập và nộp chứng từ (uỷ nhiệm chi, séc chuyển tiền, giấy nộp tiền), chi nhánh sẽ giải quyết theo cơ chế thanh toán qua ngân hàng nh− th−ờng lệ.
Trong tr−ờng hợp khách hàng có tài khoản tiền gửi tại chi nhánh nộp chứng từ (uỷ nhiệm chi, giấy nộp tiền…) để chi trả chuyển tiền hay giao dịch tới một ngân hàng khác cùng hệ thống, kế toán giao dịch sẽ kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ và số d− tài khoản của khách hàng. Công việc này đ−ợc ngân hàng xử lý nhanh và đúng theo chế độ nhằm đáp ứng cao nhất yêu cầu của khách hàng.
Nếu trên tài khoản của khách hàng còn đủ số d−, chứng từ hợp pháp, hợp lệ thì kế toán giao dịch sẽ xử lý theo chế độ hiện hành. Tr−ờng hợp số d− trên tài khoản của khách hàng không còn đủ cho việc chuyển tiền, kế toán giao dịch sẽ từ chối và trả lại chứng từ cho khách hàng.
Trong tr−ờng hợp khách hàng nộp chứng từ sử dụng đến tài khoản tiền vay khách hàng phải làm thủ tục vay nộp cho cán bộ tín dụng sau đó cán bộ tín dụng mới chuyển cho kế toán theo đ−ờng dây nội bộ.
Kế toán giao dịch sẽ kiểm tra nội dung của các giấy tờ, kiểm tra các chữ ký theo mẫu đã đăng ký, đồng thời kiểm tra hạn mức còn lại của khách hàng, trong tr−ờng hợp này cũng xảy ra hai khả năng: Nếu còn hạn mức tín dụng kế
toán sẽ thực hiện giao dịch bình th−ờng. Nếu v−ợt quá hoặc hết hạn mức tín dụng thì kế toán giao dịch sẽ từ chối và trả lại chứng từ cho khách hàng.
Trong tr−ờng hợp khách hàng không có tài khoản tại ngân hàng mà muốn chuyển tiền qua ngân hàng đến một ngân hàng khác bằng tiền mặt kế toán giao dịch sẽ kiểm tra xem khách hàng đã ghi đầy đủ các yếu tố: Số chứng minh nhân dân, ngày và nơi cấp… Nếu đầy đủ sẽ yêu cầu khách hàng ra quỹ nộp tiền để chuyển.
Hàng ngày tại NHCT Hai Bà thanh toán viên giao dịch tiếp nhận trung bình khoảng 50 chứng từ một ngày với tổng số tiền trên 5 tỷ đồng mỗi ngàỵ Các chứng từ để làm căn cứ chuyển tiền đi bao gồm các uỷ nhiệm chi doanh nghiệp, séc bảo chi, giấy nộp tiền, séc chuyển tiền… Trong đó, uỷ nhiệm chi doanh nghiệp chiếm tỷ trọng lớn nhất quý IV (2004) 1925 món trong tổng số 2853 món chuyển tiền. Séc chuyển tiền đã đ−ợc thay thế bằng các chuyển tiền ghi Có qua thanh toán điện tử.
+ Thanh toán viên
Khi nhận đ−ợc chứng từ thanh toán điện tử. Thanh toán viên sẽ kiểm tra lại các yếu tố của chứng từ, chữ ký của kế toán giao dịch, tiến hành chuyển hoá chứng từ giấy thành chứng từ điện tử cùng thể thức thanh toán.
Mỗi chứng từ thanh toán đ−ợc chuyển hoá thành một lệnh chuyển tiền điện tử.
Tất cả quá trình nhập dữ liệu của thanh toán viên vào từng thể thức thanh toán đều có mẫu sẵn, thanh toán viên chỉ cần nhập nội dung vàọ
Sau khi chuyển hoá xong, thanh toán viên kiểm tra lại yếu tố của chứng từ điện tử trên màn hình dựa vào chứng từ gốc thông qua các nội dung sau:
- Ngân hàng nhận - Số hiệu tài khoản
- Số chứng minh nhân dân, ngày và nơi cấp (đối với ng−ời không mở tài khoản tại ngân hàng)
- Số tiền
Khi các yếu tố đã đầy đủ, khớp đúng với nội dung chứng từ gốc, thanh toán viên sẽ tiến hành ghi và in ra 01 liên chứng từ điện tử thanh toán, ký tên trên chứng từ điện tử in rạ
Ví dụ: Ngày 25/09/200 Công ty Dệt may Hà Nội nộp vào ngân hàng uỷ nhiệm chi số tiền 150 triệu, trích tài khoản tiền gửi để thanh toán tiền hàng cho Công ty vật liệu may Đại Mỗ có tài khoản tại ngân hàng công th−ơng Ngô Quyền, thanh toán viên sẽ xử lý nh− sau:
NHCT Việt Nam
128 NHCT Hai Bà Tr−ng - Hà Nội Uỷ nhiệm chi
(Doanh nghiệp) NH khởi tạo 128 ngân hàng công th−ơng Hai Bà Tr−ng - Hà Nội NH nhận 168 Ngân hàng công th−ơng Ngô Quyền
Mã tỉnh NHB Mã NHB
Số giao dịch: 128100844 Ngày lập chứng từ 25-09-2003 14;09;55 Số chứng từ gốc: Ký hiệu mật
Loại nghiệp vụ Thông th−ờng
………
Đơn vị trả tiền Công ty xăng dầu Hà Nội TK trung gian
Số tài khoản 710Ạ00010 TK Nợ
Tại NH Ngân hàng công th−ơng Hai Bà Tr−ng Hà Nội ……….. Đơn vị nhận tiền Công ty xăng dầu khu vực I
Số tài khoản 710D.00061 TK Có
Tại NH NHCT Ngô Quyền 5191.01.999
……… Số tiền bằng số 150.000.000
Nội dung thanh toán Trả tiền hàng
Số tiền bằng chữ (+) Một trăm năm m−ơi triệu đồng chẵn. NH khởi tạo ghi sổ ngày 25-09-2003 NH nhận ghi sổ ngày
Sau khi đầy đủ chữ ký của thanh toán viên và của kế toán giao dịch, chứng từ gốc và chứng từ điện tử đ−ợc trao cho tr−ởng phòng kế toán. Chuyển chứng từ điện tử thanh toán sang cho tr−ởng phòng kế toán duyệt.
Nếu nh− tr−ớc kia, thời gian giao 1 khoản thanh toán phải mất một tuần thì nay rút lại trong vài giờ. Việc thanh toán nhanh chóng đã đẩy nhanh tốc độ chu chuyển vốn mang lại hiệu quả kinh tế rất lớn cho khách hàng, đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế thị tr−ờng.
+ Tr−ởng phòng kế toán
Khi nhận đ−ợc chứng từ gốc và chứng từ điện tử thanh toán viên, tr−ởng phòng kế toán sẽ vào ch−ơng trình bằng cách nhập mã thẩm quyền cá nhân (tên của tr−ởng phòng kế toán) và ký hiệu mật để vào phần duyệt điện. Tr−ởng phòng kế toán phải nhập số tiền bằng số của từng chứng từ, nếu khớp đúng thì toàn bộ nội dung của chứng từ sẽ đ−ợc hiện lên màn hình và tr−ởng phòng kế toán tiến hành kiểm soát, đối chiếu các yếu tố giữa chứng từ gốc và chứng từ điện tử.
Sau khi kiểm tra nếu chứng từ hợp pháp, hợp lệ và khớp đúng kế toán tr−ởng sẽ tiến hành tính ký hiệu mật cho chứng từ đang kiểm hiển thị trên màn hình, ghi ký hiệu mật vào chứng từ l−u tr−ớc khi quyết định chuyển đị Chứng từ gốc và chứng từ điện tử đ−ợc giao lại cho thanh toán viên để hạch toán và l−u trữ.
Các chứng từ trên máy sau khi đã tính ký hiệu mật sẽ tự động truyền đi đến trung tâm thanh toán. Việc truyền đi các chuyển tiền Đi tại ngân hàng còn đ−ợc thực hiện 2 lần trong một ngày đối với các chuyển tiền thông th−ờng còn đối với các chuyển tiền Khẩn đ−ợc thực hiện ngay lập tức. Truyền các chuyển tiền Đi đ−ợc thực hiện một lần vào buổi sáng (Tuỳ vào l−ợng chứng từ) vào một lần vào buổi chiều nh−ng không quá 15 giờ theo quy định của NHCT Việt Nam. Việc chuyển tiền điện tử đ−ợc thực hiện theo từng món cho từng ngân hàng t−ơng ứng với thể loại chứng từ khách hàng nộp vàọ
Về việc lệ phí cho chuyển tiền điện tử thì đối với mỗi khoản tiền thông th−ờng khách hàng sẽ phải chịu mức phí là 0.045% số tiền chuyển đị Tối
thiểu 18.000đ/món (đối với chuyển tiền th−ờng) và 25.000đ/món (đối với chuyển tiền khản). Tối đa là 550.000đ/món.
Sau hơn 5 năm áp dụng ph−ơng thức thanh toán điện tử, Ngân hàng công th−ơng Hai Bà Tr−ng đã đạt đ−ợc những kết quả đáng khích lệ, đ−ợc khách hàng tin yêu và đến với chi nhánh ngày càng đông, đứng trên c−ơng vị là ngân hàng khởi tạo, tính đến ngày 31/12/2004 chi nhánh ngân hàng công th−ơng Hai Bà đã thực hiện tất cả 393.426 món. Điều này chứng minh thanh toán điện tử trên mạng vi tính đã có chuyển biến đáng kể. Việc kiểm tra, kiểm soát luân chuyển chứng từ mạng thanh toán điện tử diễn ra nhanh hơn, chính xác, an toàn hơn, phù hợp và đáp ứng đ−ợc yêu cầu theo tình hình thực tế. Từ đó góp phần tăng lợi nhuận cho ngân hàng đảm bảo duy trì hoạt động và phát triển của ngân hàng công th−ơng Hai Bà.
Tuy nhiên đứng trên c−ơng vị là ngân hàng khởi tạo trong hơn 5 năm thực hiện, Ngân hàng công th−ơng Hai Bà còn gặp phải một số khó khăn:
- Việc thực hiện thanh toán điện tử qua mạng ch−a đồng nhất, trong một số tr−ờng hợp vẫn còn phải sử dụng các hình thức thanh toán khác.
- Mặt khác, mạng l−ới thanh toán điện tử chỉ đ−ợc trang bị ở các trụ sở chi nhánh Ngân hàng công th−ơng, ch−a đ−ợc trang bị tới các phòng giao dịch, các quỹ tiết kiệm, gần các tụ điểm dân c−. Hoạt động tuyên truyền của Ngân hàng công th−ơng về dịch vụ này ch−a nhiều, trong khi các tầng lớp dân c− th−ờng có thói quen sử dụng các dịch vụ chuyển tiền truyền thống (b−u điện).
- Hiện nay, việc chuyển tiền với các ngân hàng khác hệ thống nh− City Bank, Ngân hàng Đầu t− và phát triển, Ngân hàng Đức Deutsche Bank bằng ch−ơng trình thanh toán điện tử qua trung tâm thanh toán, còn những ngân hàng khác hệ thống nh− Ngân hàng ngoại th−ơng, Ngân hàng nông nghiệp, Kho bạc Nhà n−ớc… thì ch−ơng trình thanh toán điện tử chỉ đáp ứng đối với những món từ 200 triệu đồng trở xuống. Trên mức 200 triệu đồng phải thanh toán qua tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng nhà n−ớc nh− vậy phí dịch vụ cho dịch vụ này bị giảm do phải trả phí cho Ngân hàng Nhà n−ớc.
- Một khó khăn nữa đó là những trục trặc về kỹ thuật nh− tắc nghẽn đ−ờng truyền tin, trục trặc về máy tính, Modem… Cũng gây ảnh h−ởng tới dịch vụ nàỵ
Nh−ng điều đáng quan tâm là từ khi thanh toán điện tử thì công tác thanh toán ở Ngân hàng công th−ơng Hai Bà Tr−ng đã có những thành công đáng kể nh−: Rút ngắn đ−ợc thời gian thanh toán qua ngân hàng, thời gian vốn có chu chuyển qua ngân hàng đ−ợc rút ngắn, phục vụ kịp thời, nhanh chóng các nhu cầu, hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng, tăng uy tín của Ngân hàng công th−ơng, tăng c−ờng nguồn vốn cho ngân hàng.
2.3. Với t− cách là ngân hàng nhận lệnh
Ngân hàng công th−ơng Hai Bà luôn bố trí một bộ phận thanh toán điện tử, một cán bộ điện toán, tr−ởng phòng kế toán (hoặc ng−ời đ−ợc uỷ quyền) trực đảm bảo tính liên tục để nhận chuyển tiền đến.
Khi máy báo có phát sinh nghiệp vụ thanh toán đến (trong tr−ờng hợp mọi yếu tố đều phù hợp), bộ phận thanh toán điện tử thông báo ngay cho tr−ởng phòng kế toán, tr−ởng phòng kế toán sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ điện tử thanh toán, kế toán tr−ởng tiến hành giải mã điện thanh toán rồi kiểm tra ký hiệu mật và chữ ký điện tử trên màn hình. Sau đó kế toán tr−ởng chuyển cho thanh toán viên, thanh toán viên sẽ in ra 2 liên chứng từ thanh toán điện tử đến.
1 liên giấy báo cáo cho khách hàng 1 liên làm cơ sở để hạch toán
Sau khi in chứng từ thanh toán điện tử đến, thanh toán viên sắp xếp riêng chứng từ vế nợ, vế có theo thứ tự số hiệu của ngân hàng khởi tạo từ nhỏ đến lớn và ký tên vào nơi quy định trên chứng từ và chuyển cho tr−ởng phòng kế toán ký kiểm soát. Nhận đ−ợc chứng từ do tr−ởng phòng kế toán chuyển cho, thanh toán viên phải hạch toán kịp thời các khoản chuyển tiền nhanh để đáp ứng nhu cầu chi trả cho khách hàng.
Trong tr−ờng hợp có chứng từ đi bù trừ in ra 2 liên và giao cho thanh toán viên bù trừ xử lý.
Ví dụ: Khi nhận đ−ợc chứng từ điện tử đến là giấy nộp tiền mẫu điện in ra
NHCT Việt Nam
128 NHCT Hai Bà Tr−ng - Hà Nội Giấy Nộp tiền
(cá nhân) Nợ NH khởi tạo 480 Ngân hàng công th−ơng Đà Nẵng
NH nhận 128 Ngân hàng công th−ơng Hai Bà Tr−ng - Hà Nội Mã tỉnh NHB
Mã NHB
Số giao dịch 480 E02926 Ngày lập chứng từ 26-11-2003 14:09:55 Số chứng từ gốc 66 Ký hiệu mật 894 Loại nghiệp vụ Khẩn
………
Ng−ời nộp tiền Nguyễn Thanh Hà TK trung gian Địa chỉ TK Nợ Số tài khoản 1011.01.001 5191.01.999 Ng−ời nhận tiền Nguyễn Thị Hoà TK Có
Số CMT 101.074.144 Nơi cấp Hà Nội Số tiền bằng số Ngày cấp 15-02-2001 140.000.000 Địa chỉ
Số tài khoản 880A 99999
Tại NH Ngân hàng công th−ơng Hai Bà Tr−ng - Hà Nội Nội dung thanh toán Chuyển tiền
Số tiền bằng chữ (+) Một trăm bốn m−ơi triệu đồng chẵn
NH khởi tạo ghi sổ ngày 26-1-2003 NH nhận ghi sổ ngày 26-11-2003 Thanh toán viên Kiểm soát
Sau khi kế toán tr−ởng kiểm soát chứng từ điện tử Đến sẽ chuyển cho thanh toán viên (xử lý b−ớc tiếp theo).
Tr−ờng hợp chứng từ thanh toán điện tử Đến của đơn vị phòng giao dịch thì thanh toán viên phải in thêm 2 liên chứng từ, nếu các chứng từ thanh toán điện tử Đến mà sai tên đơn vị hoặc số tài khoản bên nhận thì lập tức gửi điện tra soát sang NHẠ
Quá trình hạch toán của kế toán nhận chuyển tiền Đến diễn ra nhanh gọn và chính xác trên máy, nếu không có gì sai sót thì toàn bộ quá trình từ khi tiếp nhận chuyển tiền Đến cho đến khi hạch toán vào tài khoản nội bảng chỉ diễn ra trong vòng 5-10 phút.
Tại chi nhánh khối l−ợng chuyển tiền Đến so với chuyển tiền Đi t−ơng đối ít hơn. Doanh số thanh toán điện Đến quý I (2004) là 106 tỷ đồng chỉ chiếm hơn 40% doanh số chuyển tiền Đị Trung bình một ngày ngân hàng nhận đ−ợc 15 món chuyển tiền Đến với tổng số tiền gần 2 tỷ đồng mỗi ngàỵ Số tiền trên một món chuyển tiền Đến trung bình 130 triệu đồng.
Trong ba tháng đầu năm 2004, số l−ợng món chuyển tiền Đến 1.114 món. So với ba tháng đầu năm 2003 thì số l−ợng chuyển tiền Đến là 1037 món. Chi nhánh luôn chú trọng đảm bảo sự thông suốt trong toàn hệ thống, đảm bảo chính xác, an toàn tuyệt đối khối l−ợng dịch vụ qua thanh toán điện tử ngày càng tăng. Đó là dấu hiệu đáng mừng cho việc khai thác dịch vụ thanh toán điện tử trong NHCT Hai Bà nói riêng và trong toàn hệ thống NHCT nói chung. Góp phần tích cực cho sự phát triển của nền kinh tế xã hội nâng cao uy tín của NHCT trong nội địa và trên toàn thế giớị
2.4. Điều chỉnh sai lầm
2.4.1. Tại ngân hàng khởi tạo
Việc chuyển tiền điện tử theo quy trình nh− trên thực sự khiến cho công tác thanh toán liên hàng trở nên nhanh chóng hơn và sai lầm liên hàng cũng xảy ra ít hơn tr−ớc rất nhiềụ Việc lập và kiểm soát chứng từ đ−ợc thực hiện tách bạch ra bởi hai ng−ờị Việc tính ký hiệu mật tự động bằng máy nh− hiện nay khiến cho những sai lầm về chuyển tiền thiếu, chuyển tiền thừa hay
chuyển tiền ng−ợc vế (lẽ ra chuyển nợ đi nh−ng lại chuyển có đi) là không còn nữạ Đó là thành tích mà NHCT Hai Bà đạt đ−ợc khi thực hiện ph−ơng thức thanh toán điện tử. Nhờ ph−ơng thức này mà việc kiểm tra các chứng từ thanh toán chuyển đi đ−ợc kiểm tra rất kỹ l−ỡng và độ chuẩn xác caọ Nh−ng bên cạnh đó không phải không còn những sai lầm mặc dù những sai lầm đó chủ yếu là do sai sót của khách hàng nh−: khách hàng viết sai địa chỉ nơi nhận, viết sai con số chứng minh th−, ngày cấp nơi cấp của ng−ời nhận hay số tài khoản bên ngân hàng nhận. Nếu khách hàng viết ch−a rõ thì kế toán viên yêu cầu khách hàng viết đúng đủ - trừ tr−ờng hợp viết sai bên ngân hàng nhận. Tuy nhiên khi chuyển, thanh toán viên vẫn thực hiện trung thành với chứng từ