3. Quy trình hạch toán
3.2.5. Đối chiếu và quyết toán
3.2.5.1. Đối chiếu: * Đối chiếu hàng ngày:
- Việc tổ chức đối chiếu đ−ợc thực hiện theo hình thức kiểm soát tập trung và đối chiếu tập trung tại TW. Việc đối chiếu đ−ợc thực hiện tức thời theo từng lệnh thanh toán.
- Tại NHPL, ngay sau khi lệnh thanh toán đ−ợc truyền đi, ch−ơng trình tự động tạo đối chiếu chuyển về TTTT, kết quả đối chiếu đ−ợc phản hồi về NHPL ngay sau khi đ−ợc tự động hạch toán tại TTTT.
- Tại NHNL, đối với lệnh thanh toán đến, ngay khi NHNL kiểm tra KHM và hạch toán, bút toán hạch toán đ−ợc chuyển về TTTT để đối chiếu, kết quả đối chiếu đ−ợc phản hồi tức thời về NHNL.
- Tại TTTT sẽ giám sát toàn bộ đối chiếu, chuyển tiền giữa các Chi nhánh NHCT.
- Tại các Chi nhánh NHCT giám sát đối chiếu, chuyển tiền giữa Chi nhánh với TTTT và giữa các ĐGD trực thuộc.
- Việc đối chiếu giữa Chi nhánh với TTTT đ−ợc thực hiện trên cơ sở dữ liệu hạch toán thông qua TK điều chuyển vốn trong kế hoạch (5191.01xxx). Với từng Lệnh thanh toán, phát sinh Nợ tại TTTT phải bằng phát sinh Có tại Chi nhánh và ng−ợc lạị
- Cuối ngày, các Lệnh thanh toán ch−a đ−ợc đối chiếu sẽ đ−ợc chuyển sang làm việc riêng để tiếp tục đối chiếu vào ngày kế tiếp cho đến khi hoàn tất đối chiếu khớp đúng.
- Tr−ớc khi khoá sổ ngày giao dịch, các đơn vị thanh toán phải in các báo cáo đối chiếu theo quy định, kiểm tra giám sát tình trạng đối chiếu của đơn vị mình để kiểm soát đ−ợc các chuyển tiền còn tồn đọng, các Lệnh thanh toán ch−a đ−ợc kiểm tra khớp và hạch toán.
* Đối chiếu hàng tháng
- Đối chiếu giữa Chi nhánh và TTTT:
+ Hàng tháng, Chi nhánh thực hiện đối chiếu với TTTT các tài khoản điều chuyển vốn VND và các tài khoản thu, chi lãi vốn điều hoà. Các tài khoản này phải có doanh số và số d− khớp đúng với TTTT, tức là doanh số nợ, số d− nợ đến ngày cuối tháng tại Chi nhánh phải bằng doanh số có, số d− có tại TTTT và ng−ợc lạị
+ Vào ngày giao dịch cuối tháng, sau khi đã nhận và hạch toán hết các chứng từ đến, Chi nhánh tạo báo cáo chuyển tiền điện tử tháng (mẫu 13- CTĐT). Báo cáo đ−ợc tự động truyền về Trung tâm thanh toán để đối chiếu với dữ liệu hạch toán trong tháng của Trung tâm thanh toán.
+ Tại Trung tâm thanh toán sau khi truyền nhận hết chứng từ cho các chi nhánh ch−ơng trình máy tính tự động đối chiếu số liệu hạch toán tại Trung tâm thanh toán với số liệu báo cáo của các Chi nhánh và phản hồi kết quả về Chi nhánh. Các chênh lệch đối chiếu đ−ợc in ra (mẫu 11-CTĐT) để kiểm tra lại số liệu đã hạch toán trong tháng. Các sai sót phải đ−ợc tìm rõ nguyên nhân và điều chỉnh tại nơi phát sinh sai sót ngay trong tháng.
- Đối chiếu giữa ĐGD và Chi nhánh:
Thực hiện t−ơng tự nh− đối chiếu giữa Chi nhánh với TTTT trên tài khoản thanh toán khác giữa Chi nhánh với các ĐGD trực thuộc.
3.2.5.2. Quyết toán * Quyết toán ngày
- Chi nhánh đ−ợc chủ động giờ khoá sổ và chuyển đổi ngày giao dịch nh−ng không đ−ợc phép chuyển đổi tr−ớc 16h30 hàng ngàỵ
- Tại TTTT, hàng ngày khởi tạo ngày giao dịch mới vào đầu giờ của ngày làm việc.
- Các Lệnh thanh toán TTTT nhận đ−ợc sau giờ khoá sổ của TTTT sẽ đ−ợc hạch toán và đối chiếu vào ngày hoạt động kế tiếp.
- Giờ khoá sổ và chuyển đổi ngày giữa Chi nhánh với các ĐGD trực thuộc do Giám đốc chi nhánh quy định.
- Hàng ngày khởi tạo ngày giao dịch mới vào đầu giờ của ngày giao dịch.
* Quyết toán tháng, năm
- Quyết toán tháng:
- Quyết toán giữa TTTT và Chi nhánh
+ Hàng tháng, các chi nhánh ngừng truyền Lệnh thanh toán vào lúc 16h00 ngày cuối tháng, tr−ờng hợp đặc biệt cần thay đổi ngày giờ này, TTTT sẽ có thông báo và cập nhật cho các Chi nhánh tr−ớc 01 ngàỵ
+ Đến giờ quy định, mọi hoạt động về việc lập, kiểm soát, hạch toán cũng nh− truyền Lệnh thanh toán đi sẽ không thực hiện đ−ợc. Chi nhánh phải nhận, kiểm tra KHM và hạch toán hết chứng từ đến trong ngày để thực hiện đối chiếu với TTTT.
+ Chỉ khi nào đối chiếu khớp đúng, Chi nhánh mới đ−ợc TTTT cấp phép để tiếp tục hoạt động chuyển tiền đị
- Quyết toán giữa Chi nhánh với các điểm giao dịch trực thuộc:
+ Ngày giờ thực hiện quyết toán hàng tháng giữa Chi nhánh và các đặc điểm giao dịch trực thuộc do Giám đốc chi nhánh qui định.
+ Cuối tháng các Chi nhánh phải thực hiện quyết toán các chuyển tiền đi, đến, đối chiếu khớp đúng tài khoản thanh toán giữa các Chi nhánh với các ĐGD trực thuộc.
- Quyết toán năm:
Việc quyết toán thanh toán hàng năm thực hiện theo chế độ hiện hành và h−ớng dẫn của NHCT Việt Nam.
Tr−ớc ngày 31/12 của năm, trung tâm và các đơn vị chuyển tiền điện tử chấm dứt và xử lý xong tất cả các lịch chuyển tiền trong năm đó và đối chiếu doanh số chuyển tiền ngày 31/12.
Tại trung tâm và các đơn vị chuyển tiền hạch toán tất cả chuyển tiền năm tr−ớc còn các lệnh phát sinh vào đầu tháng của năm mới thì hạch toán vào tài khoản chuyển tiền năm naỵ
Khi số liệu thanh toán giữa trung tâm và các đơn vị chuyển tiền hoàn thành khớp đúng, tất cả các lệnh chuyển tiền đã đ−ợc đối chiếu khớp đúng, mọi sai sót đã đ−ợc xử lý xong, đảm bảo điều kiện.
Ch−ơng II
Thực trạng về quá trình thực hiện ph−ơng thức thanh toán điện tử tại ngân hàng công th−ơng
khu vực hai bà
Ị Khái quát về tình hình kinh tế xã hội quận hai bà
Ngân hàng Công th−ơng chi nhánh Hai Bà nằm trên địa bàn quận Hai Bà Tr−ng. Là một trong 9 quận nội thành của Thành phố Hà Nộị Trên địa bàn tập trung nhiều nhà máy lớn có quan hệ truyền thống với Ngân hàng công th−ơng khu vực Hai Bà.
Các doanh nghiệp t− nhân vừa và nhỏ cùng doanh nghiệp t− nhân phát triển mạnh, năng động và đầy triển vọng. Sản xuất kinh doanh trên nhiều lĩnh vực khác nhaụ Địa bàn quận có đầu mối giao thông thuận lợi phát triển và mở rộng xuống khu vực phía Nam thành phố. Mật độ dân c− của quận đứng hàng đầu so với các quận khác trong toàn thành phố. Đại bộ phận dân c− là ng−ời lao động, công nhân viên chức và buôn bán nhỏ. Đời sống kinh tế phát triển ở mức độ trung bình.
Để thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế, các ngành kinh tế trong khu vực quận Hai Bà đã và đang từng b−ớc cố gắng thực hiện đổi mới về máy móc trang thiết bị, cơ cấu tổ chức, trình độ kỹ thuật nhằm tạo ra những sản phẩm có chất l−ợng phù hợp với thị tr−ờng, đáp ứng nhu cầu công nghiệp hoá hiện đại hoá đất n−ớc thì việc tạo ra nguồn vốn đầu t− sẽ có ý nghĩa quan trọng và có tính quyết định đến việc thực hiện các mục tiêu mà Đảng và Nhà n−ớc đã vạch rạ
Ngoài các nguồn vốn từ các "kênh" khác đ−a vào khu vực kinh tế quận Hai Bà Tr−ng nh− nguồn vốn do ngân sách nhà n−ớc cấp, vốn đầu t− cho những dự án hay nguồn vốn liên doanh đầu t− của n−ớc ngoài vàọ Có thể nói nguồn vốn huy động của Ngân hàng công th−ơng khu vực Hai Bà Tr−ng bao gồm tiền gửi các tổ chức kinh tế và tiền gửi của dân c− vẫn là cơ bản, đảm bảo
phát triển vững chắc và có vai trò chủ đạo, quan trọng hàng đầu trong việc quyết định qui mô và tốc độ sử dụng vốn của Ngân hàng và sự nghiệp phát triển kinh tế của quận Hai Bà Tr−ng.
IỊ Khái quát về tình hình hoạt động của ngân hàng công th−ơng khu vực hai bà