III. PHân tích hiệu quả sử dụng tài sản cố định trong doanh nghiệp
4.Tổ chức bộ máy kế toán trong Công ty xây dựng số1 Hà Nội
Bộ máy kế toán của Công ty đợc tổ chức theo mô hình tập trung chức năng (Sơ đồ 1.1) với nhiệm vụ: Tổ chức hạch toán kế toán, phản ánh đầy đủ chính xác tình hình biến động tài sản trong quan hệ với nguồn vốn; Lập và trình bày các báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nớc; Tổ chức công tác phân tích tình hình tài chính
Máy ủi, máy xúc Mặt bằng xây dựng Gạch đá, cát sỏi.. Máy trộn Khối xây Sản phẩm thô Sản phẩm xây lắp Xi măng, gạch đá.. Máy trộn tông Bê cốt thép
của Công ty để đề xuất những biện pháp kịp thời cho việc ra quyết định của nhà quản lý; Thực hiện công tác xử lý và bảo quản chứng từ theo quy định của pháp luật.
Sơ đồ số 2.3 Sơ đồ bộ máy kế toán Công ty xây dựng số 1 Hà Nội
Kế toán trởng là ngời có trình độ, có thâm niên công tác, có kinh nghiệm và đợc đào tạo chuyên ngành tài chính kế toán và chơng trình kế toán trởng chịu trách
nhiệm về mọi hoạt động tại Phòng Tài vụ.
Kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm kiểm tra đối chiếu chi tiết và tổng hợp, lập các báo cáo tài chính theo quy định và báo cáo đột xuất theo yêu cầu quản lý.
Kế toán vốn bằng tiền là ngời chịu trách nhiệm về xử lý các nghiệp vụ có liên quan đến vốn bằng tiền nh tiền mặt tại quỹ, tiền ngân hàng, …
Kế toán hàng tồn kho kiêm TSCĐ, kiêm Chi phí quản lý, kiêm Chi phí hoạt động khác có trách nhiệm theo dõi và phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động tăng giảm của TSCĐ tại Công ty; Trích khấu hao TSCĐ và phân bổ vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ; Theo dõi tình hình NVL và chi phí quản lý Công ty …
Kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng có nhiệm vụ tổng hợp, phân bổ tiền lơng và các khoản trích theo lơng.
Kế toán các khoản phải thu, phải trả theo dõi và phản ánh tình hình các khoản phải thu phải trả phát sinh trong kỳ và luỹ kế từ các kỳ trớc.
Kế toán thanh toán nội bộ kiêm Thuế có nhiệm vụ theo dõi, phản ánh tình hình thanh toán các khoản thanh toán nội bộ, đồng thời kê khai đúng các khoản thuế phải nộp cho Nhà nớc.
Kế toán tập hợp chi phí giá thành có nhiệm vụ theo dõi, kiểm tra việc phân bổ các chi phí trong kỳ vào các đối tợng, chi tiết cho từng công trình, tổng hợp toàn bộ
Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kt Vốn bằng tiền Kế toán hàng tồn kho, TSCĐ, Chi phí quản lý Kế toán tiền lư ơng, BHXH Kt P.thu p.trả Kế toán thanh toán kiêm Thuế Kt Tổng hợp g.thành Kt Tiêu thụ Thủ quỹ
chi phí phát sinh trong kỳ và lập các Báo cáo tổng hợp chi phí giá thành.
Kế toán tiêu thụ phản ánh đầy đủ và kịp thời tình hình giao nhận công trình, tính toán các khoản bị giảm trừ, các khoản thuế phải nộp và các chi phí liên quan và tính
ra kết quả tiêu thụ trong kỳ.
Kế toán các xí nghiệp xây lắp hoặc công trình hàng ngày phải phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ tại xí nghiệp.
Thủ quỹ là ngời trực tiếp quản lý tiền mặt tại quỹ của Công ty
5. Hình thức kế toán và hệ thống tài khoản tại Công ty xây dựng số 1 Hà Nội
Công ty thực hiện ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung (Sơ đồ số 2.4). Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kinh tế thực tế phát sinh kế toán TSCĐ thực hiện phản ánh vào Sổ Nhật ký chung. Các chứng từ thực tế phát sinh trong quá trình hạch toán TSCĐ bao gồm: Hoá đơn Giá trị gia tăng, Hợp đồng mua bán TSCĐ, Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ. Kế toán TSCĐ phản ánh vào Sổ chi tiết TSCĐ, Thẻ TSCĐ. Sổ chi tiết TSCĐ đợc lập cho từng loại TSCĐ. Bên cạnh đó kế toán TSCĐ còn tập hợp các chứng từ phát sinh vào các Bảng kê phân loại, lập Bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định. Định kỳ (5, 7 ngày) Kế toán tổng hợp phản ánh vào Sổ cái các TK 211, 214 và Sổ Cái các tài khoản khác có liên quan. Số liệu trên Sổ Cái TK 211, 214 và Sổ Cái các tài khoản khác đợc sử dụng để lập Bảng cân đối số phát sinh. Từ bảng này, Kế toán trởng sẽ thực hiện kết xuất thông tin và lập các Báo cáo tài chính theo quy định của nhà nớc nh: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lu chuyển tiền tệ.
Sơ đồ số 2.4 Quy trình ghi sổ theo hình thức nhật ký chung
Báo cáo tài chính
Sổ cái các TK 211,214 Sổ chi tiết TSCĐ, Thẻ TSCĐ Bảng tổng hợp tăng giảm TSCĐ Hoá đơn GTGT, Biên bản giao nhận TSCĐ Biên bản thanh lý TSCĐ Bảng cân đối số phát sinh Nhật ký chung
Bảng kê phân loại, tờ kê, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ
Sổ chi tiết TK 623,627,642
Chú giải: Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Quan hệ đối chiếu
Hệ thống tài khoản sử dụng.
Công ty Xây dựng số 1 Hà Nội áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo Quyết định số 1864/1998/QĐ-BTC ngày 16/12/1998 của Bộ Tài chính – chế độ kế toán riêng cho các doanh nghiệp xây lắp. Để phù hợp với tình hình thực tế hạch toán
thực tế, Công ty Xây dựng số 1 Hà Nội thực hiện mở thêm các tiểu khoản. Loại 1: Tài sản lu động
Bổ sung tài khoản 136 “Phải thu nội bộ”: 1362 “Phải thu giá trị khối lợng giao khoán xây lắp nội bộ”. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bổ sung các tiểu khoản cho tài khoản 141:
1411: Tạm ứng lơng và các khoản trích theo lơng. 1412: Tạm ứng mua vật t hàng hoá.
1413: Tạm ứng chi phí giao khoán xây lắp nội bộ. 1418: Tạm ứng khác.
Bổ sung tiểu khoản các tài khoản 152(1521 “Nguyên vật liệu chính”, 1522 “Vật liệu phụ”,1523 “Nhiên liệu”, 1524 “Phụ tùng thay thế”, 1526 “Phụ tùng thay thế”,
1526 “Thiết bị XDCB” ) Loại 2: Tài sản cố định
Bổ sung thêm tiểu khoản 2117 “Giàn giáo, cốp pha”. Loại 3: Nợ phải trả.
Bổ sung thêm một số tài khoản phân tích của các tài khoản nh: TK 3152 “Nợ dài hạn đến hạn trả cho đối tợng khác”, TK 3312 “Phải trả cho bên nhận thầu, nhà
thầu phụ”, TK 3342 “Phải trả cho lao động thuê ngoài”, TK 3351 “Trích trớc chi phí bảo hành”, TK 3352 “Chi phí phải trả”, TK 3362 “Phải trả khối lợng xây lắp
nhận khoán nội bộ”.
Loại 5 “Doanh thu”: Bổ sung vào “Doanh thu bán hàng”: TK 5112 “Doanh thu sản phẩm xây lắp hoàn thành”
Loại 6: “Chi phí”: Bỏ tài khoản 611 “Mua hàng”
Bổ sung TK 623 “Chi phí sử dụng máy thi công” Bỏ tài khoản 631 “Giá thành sản xuất”.
Loại 0: Bổ sung tài khoản 005 “Nguồn vốn vay bằng ngoại tệ”
II. Thực tế tình hình hạch toán tài sản cố định tại Công ty Xây dựng số 1 Hà Nội.
1. Đặc điểm tình hình quản lý, sử dụng tài sản cố định tại Công ty Xây dựng số 1 Hà Nội. dựng số 1 Hà Nội.
1.1. Đặc điểm và phân loại tài sản cố định:
a) Đặc điểm tài sản cố định:
Công ty Xây dựng số 1 Hà Nội là một doanh nghiệp có quy mô lớn, giá trị tài sản cố định chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị tài sản của Công ty. Do vậy nhu cầu sử dụng tài sản cố định tại Công ty là rất lớn. Biến động về tài sản cố định diễn ra thờng xuyên và phức tạp.
Bên cạnh đó Công ty là một doanh nghiệp xây lắp với nhiều xí nghiệp thành viên, Các công trình do Công ty thực hiện thờng là không tập trung mà phân tán trên nhiều địa bàn. Để phục vụ cho các công trình xây lắp, các loại máy móc, thiết bị luôn đợc điều động đến tận công trình.
Do những đặc điểm trên mà việc quản lý tài sản cố định tại Công ty Xây dựng số 1 Hà Nội phải đợc thực hiện một cách chặt chẽ khoa học.
b) Phân loại tài sản cố định
Tài sản cố định của Công ty bao gồm nhiều loại khác nhau cùng tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh. Để có thể quản lý tốt tài sản cố định đòi hỏi Công ty phải thực hiện phân loại một cách hợp lý.
* Phân loại TSCĐ theo kết cấu.
Tài sản cố định của Công ty chủ yếu là tài sản cố định hữu hình đợc phân loại theo các nhóm sau đây:
- Máy móc thiết bị xây dựng.
- Nhà cửa, vật kiến trúc.
- Phơng tiện vận tải truyền dẫn.
- Thiết bị dụng cụ quản lý.
Tài sản cố định sử dụng tại Công ty phần lớn là các loại máy móc thiết bị.
Máy móc thiết bị chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị tài sản của Công ty (Từ 30% đến 40%). Nhà cửa, vật kiến trúc có tỷ trọng lớn trong tổng giá trị tài sản cố định của Công ty Xây dựng số 1 Hà Nội bao gồm: Trụ sở làm việc của Công ty, nhà làm việc của các xí nghiệp, khách sạn Phơng Nam. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Việc phân loại TSCĐ theo tiêu thức này rất thuận lợi cho công tác quản lý TSCĐ và trích khấu hao TSCĐ phân bổ cho các đối tợng sử dụng. Ngoài ra đây cũng là cơ sở để kế toán lập các Sổ chi tiết tài sản cố định và xác định tỷ lệ khấu hao áp dụng cho các nhóm tài sản cố định.
* Phân loại tài sản cố định theo nguồn hình thành.
Tài sản cố định tại Công ty Xây dựng số 1 Hà Nội đợc hình thành chủ yếu từ nguồn vốn tự có, nguồn Ngân sách Nhà nớc và nguồn khác.Việc phân loại TSCĐ theo nguồn hình thành cho phép Công ty nắm bắt đợc tình hình đầu t TSCĐ cũng nh các nguồn tài trợ. Trên cơ sở đó cho phép Công ty điều chỉnh việc đầu t một cách hợp lý các nguồn tài trợ cho tài sản cố định.
Biểu số 2.2: Tình hình tài sản cố định tại Công ty ngày 31/12/2002
đơn vị : Đồng Chỉ tiêu 2002 Tỷ trọng Tổng giá trị TSCĐ 13.827.950.494 100% Trong đó Nhà cửa vật kiến trúc 5.151.262.780 37,26% Máy móc thiết bị 5.297.072.159 38,31%
Phơng tiện vận tải 1.634.710.771 11,82%
Thiết bị dụng cụ quản lý 363.843.111 2,63%
Giàn giáo, cốp pha 130.363.857 0,94%
Biểu số 2.3: Bảng phân loại TSCĐ theo nguồn hình thành.
(Đv: Đồng)
tổng số
trong đó
Ngân sách Tự có Nguồn khác
Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng 13.827.950.49 4 1.736.611.99 7 12,56% 9.167.133.36 1 66,29% 2.924.205.13 6 21,15%
1.2. Công tác quản lý và sử dụng tài sản cố định :
Mỗi TSCĐ trớc khi đa vào sử dụng đều đợc quản lý theo các bộ hồ sơ bao gồm Hồ sơ kỹ thuật (do phòng Kỹ thuật chất lợng quản lý) và Hồ sơ kế toán (do Phòng Tài vụ quản lý).
Hàng năm, công ty thực hiện kiểm kê TSCĐ. Việc kiểm kê đợc thể hiện thông qua Bảng kiểm kê tài sản cố định (Biểu số 2.4)
2. Hạch toán kế toán tình hình biến động tăng giảm tài sản cố định tại Công ty Xây dựng số 1 Hà Nội.
2.1. Tài khoản sử dụng
Tài sản cố định tại Công ty Xây dựng số 1 Hà Nội chỉ bao gồm tài sản cố định hữu hình. Do vậy Công ty sử dụng các tài khoản sau để phản ánh tình hình biến động TSCĐ :
Tài khoản 211 "Tài sản cố định hữu hình". Tài khoản này đợc chi tiết thành các tiểu khoản sau:
211.2 "Nhà cửa vật kiến trúc": Phản ánh tình hình TSCĐ là các loại nhà cửa vật kiến trúc nh Trụ sở làm việc của Công ty, Khách sạn Phơng Nam, Nhà làm việc các xí nghiệp xây lắp, các công trình phụ trợ khác…
211.3 "Máy móc thiết bị thi công": Phản ánh tình hình TSCĐ là các loại máy móc thi công nh: Máy khoan, cần cẩu, máy trộn bê tông…
211.4 "Phơng tiện vận tải truyền dẫn": Phản ánh tình hình TSCĐ là các thiết bị vận tải, truyền dẫn phục vụ cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
211.5 "Thiết bị dụng cụ quản lý": Phản ánh tình hình TSCĐ là các thiết bị dụng cụ văn phòng sử dụng cho quản lý nh : Máy vi tính, tủ bàn làm việc, thiết bị đo lờng, thiết bị kiểm tra chất lợng.
211.7 "Giàn giáo, cốp pha": Phản ánh tình hình các loại giàn giáo, cốp pha…
Ngoài ra trong quá trình hạch toán tình hình biến động tăng giảm tài sản cố định Công ty còn sử dụng một số các tài khoản khác có liên quan.
2.2. Hạch toán chi tiết tình hình tăng tài sản cố định tại Công ty Xây dựng số 1 Hà Nội.
2.2.1. Khái quát quá trình hạch toán chi tiết tài sản cố định tăng trong kỳ.
Khi có nhu cầu sử dụng TSCĐ, phụ trách của bộ phận cần sử dụng tài sản cố định lập Giấy đề nghị đợc cấp TSCĐ chuyển lên phòng Kỹ thuật chất lợng. để phân tích tình hình Công ty, tình hình thị trờng và đa ra những phơng án đầu t tài sản cố định hợp lý. Giám đốc Công ty là ngời ra quyết định tăng tài sản cố định. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trong trờng hợp tài sản cố định tăng do mua sắm: Việc mua sắm đợc thực hiện qua Hoá đơn GTGT và các chứng từ chi phí khác trớc khi đa tài sản cố định vào sử dụng. Công ty thực hiện bàn giao TSCĐ cho các đơn vị sử dụng thông qua Biên bản bàn giao tài sản cố định (lập thành 2 liên giống nhau : Liên 1 đợc giao cho Phòng Tài vụ, Liên 2 giao cho Phòng Kỹ thuật chất lợng).
Trong trờng hợp tài sản cố định tăng do XDCB hoàn thành bàn giao: Khi công trình XDCB hoàn thành, Công ty thực hiện nghiệm thu công trình và lập Biên bản nghiệm thu công trình. Các chi phí phát sinh trong quá trình XDCB đợc tập hợp vào Bảng tổng hợp chi phí. Sau đó Công ty lập Biên bản bàn giao tài sản cố định. Sau khi tài sản cố định đợc bàn giao, Công ty thực hiện Thanh lý hợp đồng giao khoán công trình xây dựng cơ bản.
Trong trờng hợp tài sản cố định đợc cấp trên (Sở Xây dựng Hà Nội) cấp:
Công ty sẽ lập ra một hội đồng để đánh giá tài sản cố định và lập Biên bản đánh giá tài sản cố định. Sau đó Công ty lập Biên bản bàn giao tài sản cố định cho các đơn vị trực thuộc.
Các tài sản cố định sử dụng tại Công ty đợc quản lý theo từng bộ hồ sơ. Hồ sơ tài sản cố định bao gồm 2 bộ:
Hồ sơ kỹ thuật: Bao gồm các tài liệu kỹ thuật liên quan đến tài sản cố định đợc lập, lu trữ và quản lý tại Phòng Kỹ thuật chất lợng của Công ty.
Hồ sơ kế toán: Bao gồm các chứng từ liên quan đến tài sản cố định đợc lập, lu trữ và quản lý tại Phòng Tài vụ bao gồm :
- Biên bản đấu thầu hay chỉ định thầu. - Hợp đồng kinh tế với ngời thắng thầu. - Biên bản nghiệm thu kỹ thuật.
- Biên bản quyết toán công trình hoàn thành. - Hoá đơn GTGT.
- Biên bản giao nhận tài sản cố định .…
Căn cứ vào Biên bản giao nhận tài sản cố định và Hồ sơ tài sản cố định kế toán TSCĐ tiến hành ghi Thẻ tài sản cố định.
2.2.2. Hạch toán chi tiết tình hình tăng tài sản cố định. a). Tài sản cố định tăng do mua sắm.
Các chứng từ sử dụng:
+ Quyết định của Giám đốc Công ty.
+ Hoá đơn Giá trị gia tăng, Hoá đơn vận chuyển (Vận đơn). + Hợp đồng mua bán tài sản cố định.
+ Thanh lý hợp đồng mua bán tài sản cố định. + Biên bản giao nhận tài sản cố định.
Ví dụ minh hoạ:
Căn cứ vào nhu cầu sử dụng máy thi công phục vụ cho việc xây dựng công trình Nhà chung c 25A Láng Hạ, tháng 10 năm 2001 Giám đốc công trình đã lập Giấy đề nghị cấp một cần cẩu. Giám đốc Công ty đã căn cứ vào nhu cầu sử dụng TSCĐ và tình hình Công ty để gửi công văn xin phép Sở Xây dựng Hà Nội, Cục