2. Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán: 1 Hạch toán thanh toán với nhà cung cấp:
2.1.3. Các chứng từ trong hạch toán nghiệp vụ thanhtoán với ngời bán:
định trong hợp đồng (tháng, quý), doanh nghiệp sẽ tiến hành thanh toán số nợ đó cho bên bán bằng cách chuyển tiền qua ngân hàng bằng séc, hoặc kỳ phiếu trả tiền ngay.
Còn đối với việc cấp tín dụng bằng cách chấp nhận hối phiếu đợc hiểu là: doanh nghiệp ký chấp nhận trả tiền vào hối phiếu có kỳ hạn của ngời bán ký phát cho họ để nhận bộ chứng từ hàng hoá thông qua ngân hàng hoặc ngời bán trực tiếp gửi cho họ. Thời hạn của tín dụng này phụ thuộc vào sự thoả thuận của hai bên. tuy nhiên, để đề phòng rủi ro xảy ra với số tiền bán chịu luật của các nớc thờng can thiệp bằng cách định ra thời hạn này từ 30 đến 90 ngày, luật của Mĩ quy định tới 180 ngày, còn luật của Nhật Bản quy định từ 180 ngày đến 360 ngày, có khi kéo dài tới 720 ngày.
2.1.2. Nguyên tắc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp: cấp:
Xuất phát từ đặc điểm của quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp, đồng thời nhằm thực hiện đúng những nhiệm vụ đặt ra đối với công tác kế toán thanh toán, tổ chức hạch toán thanh toán với ngời bán cần tuân thủ các nguyên tắc sau đây:
- Mọi khoản thanh toán với ngời bán (nhà cung cấp) phải đợc theo dõi chi tiết cho từng đối tợng, theo từng khoản công nợ, trong đó phải hạch toán cụ thể số nợ phải trả, đã trả và số nợ còn phải trả. Nguyên tắc hạch toán này giúp cho doanh nghiệp tránh đợc nhầm lẫn trong thanh toán các khoản nợ cho chủ nợ, đặc biệt đối với những đối tợng mà doanh nghiệp có nhiều khoản nợ phải trả; đồng thời đôn đốc việc thanh toán đúng thời hạn tránh sự chiếm dụng vốn của nhau.
- Không phản ánh vào tài khoản này những vật t, hàng hoá trả tiền ngay( tiền mặt, séc hoặc đã qua ngân hàng)
- Những vật t, hàng hoá nhập kho, đã nhận nhng đến cuối tháng vẫn cha có hoá đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi vào sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận đợc hoá đơn hoặc thông báo chính thức của ngời bán.
- Khi hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại để xác định những ngời bán, ngời cung cấp chấp nhận giảm giá hàng ngoài hoá đơn.
- Tuyệt đối không đợc bù trừ giữa hai bên nơ và có. Số d bên nợ thể hiện số tiền ứng trớc của doanh nghiệp cho ngời bán hoặc số đã trả lớn hơn số phải trả.
2.1.3. Các chứng từ trong hạch toán nghiệp vụ thanh toán với ngời bán: bán:
Báo cáo chuyên đề
Chứng từ là phơng tiện chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh doanh phát sinh, vừa là thông tin về kết quả nghiệp vụ kinh tế đó.
Nh đã nói ở trên, nghiệp vụ thanh toán nói chung, nghiệp vụ thanh toán với ngời bán nói riêng chỉ tồn tại trên sổ sách giấy tờ. Bởi vậy, chứng từ là bằng chứng đầu tiên cho loại nghiệp vụ phát sinh này.
Hạch toán chi tiết và tổng hợp công nơ phải trả với nhà cung cấp dựa trên bộ chứng từ sau:
- Hợp đồng mua hàng; phiếu nhập kho.
- Biên bản kiểm nghiệm vật t, sản phẩm, hàng hoá - Biên bản giao nhận tài sản cố định.
Ngoài ra, còn có các chứng từ thanh toán tiền mua hàng khi đến hạn trả; trực tiếp thông qua ngân hàng: phiếu chi, phiếu báo nợ hoặc bảng kê sao nợ.
Tuỳ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động SXKD và trình độ quản lí tổ chức của doanh nghiệp mà lựa chọn chủng loại và số lợng chứng từ sao cho thích hợp. Trong trờng hợp doanh nghiệp muốn sử dụng những chứng từ không có trong quy định nhằm tạo điều kiện thuận lợi hơn trong công tác thanh toán với nhà cung cấp tại đơn vị cần có văn bản cho phép của Nhà nớc.