I Tổng quan về công ty TNHH An Hng Phát BT
1.Các giải pháp:
1.1. Về công tác tổ chức chứng từ kế toán và luân chuyển chứng từ kế toán
Đối với các chứng từ về kế toán bán hàng: Ngoài các chứng từ bắt buộc của Nhà nớc, còn các chứng từ có tính chất hớng dẫn cần phải đợc thống nhất về biểu mẫu, nội dung, cách ghi chép. Có nh vậy, mới tạo đợc điều kiện cho
việc kiểm tra, đối chiếu đợc thuận lợi và dễ dàng trong công tác hạch toán thống kê của toàn công ty.
Về trình tự luân chuyển chứng từ kế toán: Kế toán công ty cần quy định rõ ràng trách nhiệm của mỗi cá nhân trong quá trình luân chuyển chứng từ kế toán. Khi luân chuyển chứng từ kế toán cần quy định cụ thể cho từng loại chứng từ: chứng từ tiền mặt, chứng từ về doanh thu bán hàng, chứng từ thanh toán, …
Rồi quy định rõ ngời lập chứng từ, số thứ tự chứng từ cần lập, các yếu tố trên chứng từ, ngời kí duyệt chứng từ, thời gian luân chuyển chứng từ, Mục đích…
cuối cùng là làm sao cho trình tự luân chuyển chứng từ đựơc thực hiện một cách khoa học, hợp lý và có hiệu quả.
1.2. Về tài khoản sử dụng:
Trong quá trình kinh doanh công ty có rất nhiều ngành hàng, mỗi ngành hàng lại có rất nhiều các chủng loại khác nhau. Để phục vụ cho yêu cầu quản lý công ty cần mở các tài khoản chi tiết cấp 3 để theo dõi doanh thu của từng mặt hàng.
Nguyên tắc xây dựng tài khoản cấp 3: - Nghành hàng gia dụng: Ký hiệu chữ G
Trong ngành hàng gia dụng còn có rất nhiều nhãn hiệu, vì thế công ty cũng cần quy định rõ đối với từng nhãn hiệu nh:
+ Sản phẩm Moulinex: Ký hiệu số 1 + Sản phẩm Cornel: Ký hiệu số 2 + Sản phẩm Sanyo: Ký hiệu số 3 + Sản phẩm Krup: Ký hiệu số 4 - Nghành hàng baby: Ký hiệu chữ B + Sản phẩm bình sữa: Ký hiệu số 1 + Sản phẩm phụ trợ: Ký hiệu số 2 + Sản phẩm giầy: Ký hiệu số 3 + Bộ quà tặng: Ký hiệu số 4
Từ đó kế toán mở các tài khoản cấp 3 nh:
* TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” TK 511G Doanh thu bán hàng gia dụng
TK 511G1 Doanh thu bán hàng Moulinex TK 511G2 Doanh thu bán hàng Cornel TK 511G3 Doanh thu bán hàng Sanyo TK 511G4 Doanh thu bán hàng Krup TK 511 B Doanh thu bán hàng baby TK 511 B1 Doanh thu sản phẩm bình sữa TK 511 B2 Doanh thu sản phẩm phụ trợ TK 511 B3 Doanh thu sản phẩm giầy TK 511 B4 Doanh thu sản phẩm quà tặng * TK 157 “Hàng gửi bán ” TK 157G Hàng gia dụng gửi bán TK 157G1 Moulinex gửi bán TK 157G2 Cornel gửi bán TK 157G3 Sanyo gửi bán TK 157G4 Krup gửi bán TK 157 B Hàng baby gửi bán TK 157 B1 Sản phẩm bình sữa gửi bán TK 157 B2 Sản phẩm phụ trợ gửi bán TK 157 B3 Sản phẩm giầy gửi bán TK 157 B4 Sản phẩm quà tặng gửi bán ….
Việc hạch toán trên là rất quan trọng và cần thiết vì nó tạo điều kiện để công ty có thể quản lý chặt chẽ doanh thu bán hàng phát sinh ở từng nghành hàng.
1.3. Về công tác ké toán:
- Xây dựng chiết khấu thanh toán:
Để khuyến khích khách hàng than toán nợ nhanh, giúp công ty mau chóng thu hồi vốn, tránh tình trạng ứ đọng vốn công ty nên có chính sách chiết khấu thanh toán với những khách hàng trả nợ sớm. Khoản chiết khấu thanh toán này sẽ đợc tính vào chi phí hoạt động tài chính (theo thông t 89/202/TT-BTC ngày 9/10/2002) và đợc kế toán định khoản nh sau:
Nợ TK 635 Có TK131 - Chiết khấu thơng mại:
Công ty nên có chính sách chiết khấu thơng mại đối với những khách hàng mua hàng với số lợng nhiều. Điều này giúp công ty khuyến khích khách hàng mua với số lợng lớn. Khi thực hiện chiết khấu thơng mại, kế toán ghi:
Nợ TK 521( 5211): Chiết khấu thơng mại Nợ TK 1333: Thuế GTGT phải nộp
Có TK111,112,131:Phải trả khách hàng Cuối kỳ, kết chuyển sang TK 511 để xác định doanh thu thuần:
Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK521(5211): Chiết khấu thơng mại
1.4. Về sổ sách kế toán:
Doanh thu là một chỉ tiêu kinh tế quan trọng, đặc biệt là đối với công tác quản lý. Việc theo dõi chi tiết doanh thu không chỉ giúp chúng ta quản lý doanh thu mà nó còn là cơ sở để xác định kết quả tiêu thụ của từng loại hàng hoá, từng phơng thức bán lỗ hay lãi, lỗ lãi bao nhiêu, từ đó sẽ giúp cho các nhà quản trị…
công ty có cơ sở để đa ra những quyết định đúng đắn về việc sẽ tiếp tục đầu t kinh doanh hay kinh doanh cầm chừng đối với những mặt hàng, lựa chọn những phơng thức bán đem lại doanh số và hiệu quả cao, lựa chọn những phơng hớng kinh doanh có lợi nhất. Bởi vậy, nhằm đáp ứng những yêu cầu của việc cung cấp thông tin, kế toán công ty, ngoài việc theo dõi chi tiết doanh thu nh trên thì nên theo dõi chi tiết doanh thu hơn nữa. Để phục vụ cho công tác quản trị, kế
toán có thể theo dõi chi tiết doanh thu từng nhóm, từng loại hàng hoá. Việc theo dõi nh vậy sẽ giúp kế toán xác định đợc doanh thu của từng loại, từng nhóm hàng hoá, từ đó sẽ cung cấp thông tin giúp các nhà quản trị biết đợc mặt hàng nào tiêu thụ tốt, doanh số cao để từ đó lựa chọn mặt hàng cần chú trọng đầu t kinh doanh.
Để theo dõi doanh thu theo từng nhóm hàng, kế toán có thể mở sổ chi tiết theo từng nhóm hàng. Hàng ngày, khi phát sinh nghiệp vụ, kế toán phan loại chứng từ và vào các sổ chi tiết doanh thu. Từ các sổ chi tiết này, cuối tháng kế toán có thể lập bảng tổng hợp doanh thu để đoói chiếu với sổ cái.
Bảng tổng hợp doanh thu bán hàng (TK 511) Tháng 12 năm 2005 STT Tài khoản … SDĐT Số phát sinh Nợ Số phát sinh Có SDCT Mã tài
khoản Nội dung tài khoản Nợ Có Nợ Có
1 TK 5111 Doanh thu bán hàng - - - - (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2 TK 511G Doanh thu bán hàng gia dụng - - - - 3 TK 511G1 Doanh thu bán hàng Moulinex - - - - 4 TK 511G2 Doanh thu bán hàng Cornel - - - - 5 TK 511G3 Doanh thu bán hàng Sanyo - - - -
6 TK 511G4 Doanh thu bán hàng Krup - - - -
7 TK 511 B Doanh thu bán hàng baby - - - -
8 TK 511 B1 Doanh thu sản phẩm bình sữa - - - - 9 TK 511 B2 Doanh thu sản phẩm phụ trợ - - - - 10 TK 511 B3 Doanh thu sản phẩm giầy - - - - 11 TK 511 B4 Doanh thu sản phẩm quà tặng - - - -
1.5. Các giải pháp khác:
1.5.1. Việc xây dựng hệ thống danh điểm hàng hoá
Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thơng mại nhằm thoả mãn nhu cầu của ngời tiêu dùng nên số lợng, chủng loại hàng hoá của công ty rất đa dạng. Tuy nhiên công ty An Hng Phát BT lại cha xây dựng đ- ợc hệ thống danh điểm hàng hoá, điều này gây khó khăn cho công tác quản lý hàng hoá. Vì vậy, công ty cần xây dựng hệ thống danh điểm hàng hóa thống nhất toàn công ty để đảm bảo quản lý hàng hóa đợc chặt chẽ thống nhất, phục
vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu đợc dễ dàng và dễ phát hiện khi có sai sót giữa kho và phòng kế toán, . . . Danh điểm hàng hóa gắn liền với chủng loại , quy cách, kích cỡ của hàng hóa. Khi nhìn vào danh điểm của một loại hàng hóa nào đó có thể nêu tên cũng nh đặc điểm chính của hàng hóa đó. Việc lập danh điểm có thể đợc thực hiện nh sau:
Danh điểm các mặt hàng kinh doanh tại công ty
Ngành
hàng Nhóm hàng Loại hàng hàngTên Danh điểm
Gia dụng 01
Moulinex 01.01
Máy xay sinh tố KB1 01.01.01 Máy xay đa chức năng KB2 01.01.02
Máy hút bụi EP3 01.01.03
Cornel 01.02
Lò vi sóng P103 01.02.01
Bàn Là PL102 01.02.02
Sanyo 01.03
Quạt nớc Q34 01.03.01
Nồi cơm điện NĐ12 01.03.02
Krup 01.04 Nồi chiên K302 01.04.01 … Baby 02 Bình sữa 02.01 Bình sữa 125ml DB 02.01.01 Bình sữa 225ml WTP 02.01.02 Phụ trợ 02.02 Cắn răng W060 02.02.01 …
Hệ thống danh điểm này đợc dùng thống nhất trong toàn công ty. Tuy thời gian đầu sử dụng, do bao quát khá nhiều các thông số kỹ thuật sẽ gây ra một số khó khăn, nhất là với bộ phận kế toán, nhng về lâu dài nó sẽ phát huy đ- ợc hiệu quả vì tạo đợc sự thống nhất dễ mở rộng danh điểm, dễ kiểm tra đối chiếu với tên, chủng loại, quy cách hàng hóa, nhất là khi tin học đang xâm nhập vào lĩnh vực kế toán ngày càng sâu thì quản lý hàng hóa trên cơ sở danh điểm sẽ thuận tiện, hợp lý hơn.
1.5.2. Việc tập hợp và phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý bán hàng:
Chi phí bán hàng là một trong những yếu tố để tính toán kết quả bán hàng. Tính toán chính xác chi phí bán hàng cho hàng bán ra trong kỳ là một trong những yêu cầu quan trọng để tính toán chính xác kết quả bán hàng.
Từ những chứng từ chi phí liên quan đến hàng tiêu thụ kế toán tập hợp trên các sổ chi tiết của chi phí bán hàng theo từng nội dung chi phí cuối kỳ (cuối tháng, cuối quý, cuối năm), trên cơ sở các sổ chi tiết này, kế toán tập hợp theo mẫu sổ sau:
Sổ tổng hợp và phân bổ chi phí bán hàng
Quý. . . Năm . . .
Chỉ tiêu Nội dung chi phí
Chi phí n h â n vi ê n Chi phí v ật li ệ u Công cụ d ụ n g c ụ Cộng 1.Chi phí còn đầu kỳ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2. Chi phí phát sinh trong kỳ
3.Chi phí phân bổ cho hàng còn lại 4. Chi phí phân bổ cho hàng bán ra
Ngời ghi biểu Kế toán trởng
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Chi phí bán hàng liên quan trực tiếp tới hàng trong nớc và hàng nhập khẩu (chủ yếu là hàng nhập khẩu). Đối với chi phí chung cần đợc phân bổ cho hàng còn lại và hàng bán ra ở các khoản nh chi phí dự trữ, bảo quản hàng hóa, còn các khoản chi phí khác tập trung đợc bao nhiêu phân bổ hết cho hàng bán ra bấy nhiêu và phân bổ các chi phí này cho hàng đã bán theo công thức:
CP bán hàng phân bổ Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng đầu kỳ + x Trị giá vốn của hàng bán Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng phát sinh trong kỳ
1.5.3. Về công tác kế toán thanh toán với khách mua:
Trong tổng số doanh thu bán hàng hiện nay của công ty thì doanh thu chậm trả chiếm tỷ lệ tuy không cao nhng cũng có ảnh hởng phần nào đến hoạt động kinh của công ty. Cùng với việc tăng doanh số bán chịu cũng tăng khiến cho công ty bị chiếm dụng một khoản vốn nhất định, ảnh h- ởng tới tình hình tài chiónh của công ty. Bởi vậy , công ty cần có những biện pháp tích cực để cải thiện và giải quyết tình trạng nợ nần tồn đọng. Để quản lý tốt các khoản nợ, kế toán có thể thực hiện theo phơng hớng sau:
Kế toán phải thờng xuyên theo dõi chặt chẽ các khoản nợ, đối chiếu công nợ định kỳ với khách hàng và đốc thu khi đến hạn trả. Đối với các khoản nợ quá hạn phảI có các biện pháp cứng rắn để thu hồi nh quy định tỷ lệ lãi quá hạn đối với khách hàng trả chậm, ngừng cung cấp hàng nếu không thanh toán nợ cũ, nhờ sự can thiệp của toà án kinh tế nếu nh thấy có nguy cơ khách hàng trốn nợ, đặc biệt là đối với các khoản nợ lớn. Nếu các khoản nợ quá hạn đủ điều kiện lập dự phòng thì công ty phải tập hợp các chứng từ chứng minh các khoản nợ khó đòi là lập dự phòng cho năm tới. Mức dự phòng tối đa chỉ bằng 20% tổng số nợ phải thu vào thời điểm lập báo cáo tài chính( Thông t 107/2001/TT-BTC) và đợc tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp theo định khoản:
Nợ TK 642
Có TK 139
Việc lập dự phòng này sẽ giúp cho doanh nghiệp có nguồn tài chính để bù đắp những tổn thất về nợ khó đòi có thể xảy ra trong năm tới, nhằm bảo toàn vốn kinh doanh, dảm bảo cho việc phản ánh các khoản nợ phải thu không cao hơn giá trị có thể thu hồi đợc tại thời điểm lập Báo cáo tài chính.
Công ty nên tính giá vốn hàng bán theo phơng pháp tính trị giá mua của hàng hoá xuất kho trong trờng hợp kế toán tổng hợp hàng hoá theo giá mua thực tế và kế toán chi tiết hàng hoá theo giá hạch toán.
Theo phơng pháp này, để tính đợc trị giá mua thực tế của hàng hoá bán ra trong kỳ, kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết, phản ánh sự biến động của hàng hoá nhập, xuất trong kỳ theo hạch toán và theo giá mua thực tế.
Cuối tháng tính theo trị giá mua thực tế của hàng hoá xuất kho trong kỳ theo công thức:
Hệ số chênh lệch giữa giá thực tế với
= Trị giá mua thực tế của hànghoá tồn đầu kỳ + Trị giá mua thực tế của hàng hoá nhập kho trong kỳ Trị giá hạch toán của hàng
hoá tồn đầu kỳ +
Trị giá hạch toán của hàng hoá nhập kho trong kỳ Sau khi tính đợc hệ số chênh lệch giữa giá thực tế với giá hạch toán, tính trị giá mua thực tế của hàng hoá xuất kho bằng công thức:
Trị giá thực tế của hàng hoá xuất kho =
Trị giá hạch toán của hàng hoá xuất kho x
Hệ số chênh lệch giữa giá thực tế với giá hạch toán
áp dụng cách tín này sẽ làm giảm nhẹ kối lợng công việc ghi sổ kế toán chi tiết và tính toán giá vốn hàng bán.