I. khái quát chung về của Công ty cổ phần đại lý FORD Hà Nội
2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Công ty cổ phần đại lý FORD Hà nội
Năm 1998 Công ty mới thực sự bắt tay vào mô hình kinh doanh mới, đó là kinh doanh đồng bộ 3 chức năng : bán ô tô, bảo dỡng sửa chữa ôtô, kinh doanh phụ tùng ô tô và Công ty tiếp tục kinh doanh mặt hàng truyền thống của mình là kinh doanh vận tải hành khách bằng xe TAXI.
Với tổng số nhân lực của toàn Công ty là 320 ngời, trong đó có 240 lao động trực tiếp và 80 lao động là nhân viên văn phòng. Do vậy, việc hoàn thiện bộ máy tổ chức điều hành của Công ty là rất cần thiết. Công ty đã tách bộ phận TAXI thành 1 xí nghiệp thành viên , hạch toán độc lập trực thuộc Công ty. Bộ phận kinh doanh đồng bộ 3 chức năng do Công ty trực tiếp chỉ đạo sản xuất. Sau đây là sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty.
Biểu số 1
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty FORD Hà Nội
Phòng kinh doanh phụ tùng Đại hội đồng
Hội đồng quản trị Ban kiểm soát
Phó Giám đốc I
Gara
Ôtô Trung tâm
BDSC ôtô Phó Giám đốc II
Phòng
Kỹ thuật tâm điều Trung hành Taxi Thanh tra an toàn Giám đốc Phòng kinh doanh ôtô Phòng Hành chính quản trị PhòngK ế toán thống kê
<*> Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong cơ cấu quản lý :
a/ Ban giám đốc
* Giám đốc : Là ngời phụ trách chung tình hình sản xuất - kinh doanh của Công ty. Giám đốc do hội đồng quản trị tuyển chọn, bổ nhiệm và có quyền bãi miễn. Giám đốc chịu sự quản lý trực tiếp của hội đồng quản trị và ban kiểm soát. Giám đốc là ngời đại diện của Công ty trớc pháp luật, trong các quan hệ kinh tế phát sinh giữa Công ty với các doanh nghiệp, các tổ chức trong và ngoài nớc. Giám đốc có quyền tổ chức quản lý chỉ đạo về công tác tài chính nh quay vòng vốn, bảo toàn vốn, sử dụng vốn , tài sản của Công ty có hiệu quả. Là ngời trực tiếp điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty, có quyền bố trí sản xuất kinh doanh, quyết định những phơng án cụ thể, tuyển dụng, bố trí sắp xếp lao động theo yêu cầu sản xuất kinh doanh phù hợp với luật lao động, có quyền chấm dứt lao động, cho thôi việc đối với công nhân viên theo đúng luật lao động. Tổ chức công tác kế toán thống kê tài chính, lập báo cáo quyết toán hàng năm để trình bày trớc hội đồng quản trị.
* Phó Giám đốc (2 ng ời) : do giám đốc Công ty đề nghị và hội đồng quản trị của Công ty xét duyệt bổ nhiệm và miễn nhiệm. Phó giám đốc là ng ời giúp việc đắc lực cho Giám đốc, tham mu cho Giám đốc, chịu trách nhiệm tr- ớc Giám đốc về các công việc do Giám đốc giao.
+ Phó Giám đốc Xí nghiệp (1) : Là ngời chỉ đạo công tác quản lý nhân sự toàn Xí nghiệp và hoạt động kinh doanh của toàn xí nghiệp TAXI.
+ Phó Giám đốc Công ty (2) : Là ngời phụ trách hoạt động kinh doanh sản xuất của bộ phận kinh doanh đồng bộ 3 chức năng .
b/ Các bộ phận chức năng
Các bộ phận này đợc phân công chuyên môn hóa các chức năng quản lý, có nhiệm vụ giúp Ban Giám đốc đề ra quyết định theo dõi, hớng dẫn bộ
phận sản xuất và cấp dới thực hiện các quyết định và nhiệm vụ đã đợc phân công. Các bộ phận chức năng không những hoàn thành nhiệm vụ của mình đ- ợc giao mà còn phải phối hợp lẫn nhau đảm bảo cho hoạt động sản xuất của Công ty đợc tiến hành thờng xuyên, liên tục, đạt hiệu quả cao.
* Phòng kỹ thuật : Tham mu cho giám đốc trong lĩnh vực quản lý chỉ đạo công tác kỹ thuật của Xí nghiệp, tập hợp, nghiên cứu, đề xuất những đề tài, những biện pháp kỹ thuật nhằm nâng cao chất lợng , cải tiến kỹ thuật, ...
+ Kiểm tra chất lợng của xe trớc khi đa vào hoạt động kinh doanh. + Xây dựng tiêu chuẩn kỹ thuật và định mức phù hợp.
+ Phối hợp với các phòng chức năng (khi đã có đầy đủ số liệu) để điều chỉnh tăng hoặc giảm các định mức kinh tế - kỹ thuật theo qui định chung hoặc cung nhau giải quyết khi có sự cố của xe nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng phơng tiện .
+ Quản lý tủ sách, tài liệu kỹ thuật, các bản vẽ kỹ thuật, quản lý và phổ biến sáng kiến cải tiến kỹ thuật hợp lý hoá sản xuất.
* Trung tâm điều hành TAXI : trực tiếp điều hành sự hoạt động của các xe cho phù hợp góp phần nâng cao hiệu suất sử dụng xe, tìm tòi và phát triển thị trờng kinh doanh.
* Gara ô tô : Tham mu và giúp việc cho giám đốc trong vịêc quản lý lái xe, phối hợp cùng phòng kỹ thuật, trung tâm điều hành đảm bảo cho đầu xe luôn hoạt động đầy đủ, tìm ra các biện pháp để cải thiện điều kiện làm việc cho anh em lái xe cũng nh quan tâm chú ý đến công tác giáo dục t tởng, tỉ lệ % ăn chia cho phù hợp, phối hợp cùng phòng hành chính xét thởng cho những ngời lao động giỏi, trang bị đồng phục cho anh em....
* Thanh tra an toàn : Tham mu và giúp giám đốc trong việc đảm bảo an toàn giao thông khi xe đang hoạt động, phát hiện những thiếu sót và những vi phạm về quy chế của lái xe, phối hợp cùng với gara và phòng kỹ thuật nhắc
nhở, kiểm tra anh em lái xe về thực hiện tốt các quy chế của công ty, sử dụng phơng tiện đúng quy trình kỹ thuật.
* Phòng Hành chính quản trị : Tham mu cho giám đốc trong việc thực hiện chế độ chính sách của Nhà nớc đối với công nhân viên chức.
+ Quản lý hồ sơ, lý lịch và danh sách cán bộ công nhân viên của toàn Công ty
+ Tổ chức bộ máy quản lý ở các Phân xởng, Phòng, Ban.
+ Thực hiện công tác hành chính, văn th, lu trữ, y tế, vệ sinh công nghiệp...
* Phòng Kế toán thống kê : đây là bộ phận quan trọng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, tham mu cho giám đốc và giúp giám đốc quản lý toàn bộ tài sản, vốn liếng, nhằm đảm bảo cho việc sản xuất - kinh doanh của Công ty đợc cân đối nhịp nhàng.
+ Lập và tổ chức thực hiện các kế hoạch tài chính kế toán.
+ Theo dõi kịp thời liên tục hệ thống các số liệu về sản lợng tài sản, tiền vốn và các quỹ hiện có của Công ty
+ Tính toán các khoản chi phí sản xuất để lập biểu giá thành thực hiện, tính toán lỗ lãi, các khoản thanh toán với ngân sách theo chế độ kế toán hiện hành.
+ Phân tích hoạt động kinh tế của từng thời kỳ.
+ Lập kế hoạch giao dịch với Ngân hàng để cung ứng các khoản thanh toán
kịp thời.
+ Thu chi tiền mặt, thu chi tài chính và hạch toán kinh tế.
+ Quyết toán tài chính và lập báo cáo hàng quý theo qui định của Nhà nớc, thực hiện về kế hoạch vốn cho sản xuất, thực hiện hạch toán kế toán và hạch toán nghiệp vụ đầy đủ quá trình vận động về vật t, tiền vốn, tài sản của
Công ty, lập báo cáo tài chính. Đồng thời cung cấp thông tin về tình hình tài chính và kết quả kinh doanh làm cơ sở cho Ban Giám đốc ra quyết định kinh doanh.
* Phòng kinh doanh ôtô : Làm nhiệm vụ kinh doanh ô tô, tham mu và giúp giám đốc trong việc ký kết những hợp đồng kinh tế mua bán theo đúng các thủ tục và quy định của Công ty, tổ chức công tác tiếp thị mở rộng thị tr- ờng hoạt động. Phối hợp cùng với phòng dịch vụ và phụ tùng để cung cấp cho khách hàng những dịch vụ và sản phẩm hoàn hảo.
* Trung tâm bảo d ỡng sửa chữa ô tô : Làm nhiệm vụ bảo hành, bảo d-
ỡng và sửa chữa các xe FORD mà phòng bán xe đã bán cũng nh các loại xe khác khi khách hàng có nhu cầu sửa chữa. T vấn và giúp khách hàng những thông tin về thông số kỹ thuật của xe, cách sử dụng để khách hàng yên tâm khi sử dụng xe. Tiếp tục đầu t thiết bị, bảo trì bảo dỡng các thiết bị đã có. Mở rộng thị trờng, mở rộng hình thức kinh