- Về tổ chức bộ máy kế toán và phân công lao động kế toán
Công ty là doanh nghiệp ngoài quốc doanh với tổng vốn điều lệ 688 tỷ đồng, tổng tài sản đến 31/12/2007 là 1.200 tỷ đồng, doanh thu đạt được năm 2007 là 421 tỷ đồng, lợi nhuận năm 2007 đạt gần 10 tỷ đồng, cho thấy quy mô của Công ty là lớn.
Đánh giá thực tế, thời gian qua, công tác tài chính kế toán của Công ty đã hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ, tham mưu cho Ban Giám đốc để đưa ra những quyết định đúng đắn trong hoạt động kinh doanh, góp phần đưa kết quả kinh doanh của Công ty ngày càng tăng cao, bền vững. Với đặc điểm là doanh nghiệp ngoài quốc doanh, bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức gọn nhẹ, mỗi cán bộ nhân viên đảm nhận tốt công việc được giao, thường xuyên gắn và nêu cao trách nhiệm với công việc; mối quan hệ giữa các bộ
phận, nhân viên được tổ chức, phối kết hợp tốt, trình độ chuyên mô của các cán bộ kế toán là tương đối đồng đều, được đào tạo cơ bản, là những cán bộ trẻ, dễ tiếp thu, vận dụng công nghệ vào công việc, thuận lợi trong việc cập nhật, triển khai những quy định, chuẩn mực, công nghệ mới trong công việc. Thường xuyên được tổ chức đào tạo, bổ sung kiến thức, kỹ năng mới cho từng người. Qua đó có thể thấy tính hiệu quả tốt trong việc tổ chức bộ máy kế toán và phân công lao động kế toán của Công ty.
- Về tổ chức vận dụng chế độ kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng
Công ty thường xuyên tổ chức cho cán bộ nhân viên học tập, nghiên cứu văn bản, chế độ liên quan nghiệp vụ kế toán, tài chính để cập nhật kịp thời, nâng cao chất lượng công việc, đảm bảo thực hiện đúng các quy định của nhà nước và pháp luật về công tác kế toán.
Hệ thống chứng từ kế toán, vận dụng sổ sách kế toán, tài khoản kế toán, báo cáo kế toán được áp dụng đúng quy định.
Với mô hình hoạt động của Công ty, việc vận dụng sổ sách kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung là phù hợp, là tiền đề cho quá trình triển khai áp dụng kế toán máy trong doanh nghiệp.
Với khối lượng nguyên vật liệu lớn, chủng loại phong phú việc áp dụng hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên là hợp lý. Nguyên vật liệu được ghi nhận theo giá thực tế, khối lượng tồn kho được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền theo từng tháng, đảm bảo cho công tác quản lý, hạch toán kế toán được thường xuyên, kịp thời.
- Về hệ thống, phân loại nguyên vật liệu
Với đặc điểm của hoạt động sản xuất kinh doanh thường xuyên, quy mô lớn, chủng loại nguyên vật liệu đa dạng, phức tạp; tuy nhiên, việc hệ thống, phân loại nguyên vật liệu được thực hiện tốt, chính xác, an toàn, kịp thời cho sản xuất. Để có thể hoàn thành tốt kế toán nguyên vật liệu thì việc hệ thống,
phân loại, theo dõi, quản lý nguyên vật liệu là yếu tố quan trọng hàng đầu. Với ưu điểm này, kế toán nguyên vật liệu tại Công ty được đảm bảo chính xác, thường xuyên, kịp thời với yêu cầu chung.
- Về thủ thục nhập - xuất kho NVL, CCDC
Với số lượng, khối lượng nguyên vật liệu lớn, chủng loại đa dạng, Công ty đã có nhiều biện pháp nhằm quản lý chặt chẽ, hiệu quả từ khâu thu mua, khai thác bảo quản, dự trữ đến xuất dùng. Với hệ thống nội quy, quy định chặt chẽ trong quản lý nhập, xuất, quản lý kho, an toàn kho theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Thực tế các thủ tục nhập xuất được thực hiện đồng bộ, nhịp nhàng, đảm bảo sự đồng bộ, giám sát lẫn nhau giữa các bộ phận từ trực tiếp đến gián tiếp. Với đặc điểm là doanh nghiệp ngoài quốc doanh, tính hiệu quả luôn được đặt lên hàng đầu, các thủ tục trình tự được tổ chức, quản lý nhanh gọn, không rườm rà nhưng vẫn đảm bảo yêu cầu của công tác quản lý. Thường xuyên được nghiên cứu, đề xuất các biện pháp, giải pháp cụ thể vừa đảm bảo chế độ kế toán nhưng không làm chậm hoặc ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất, khả năng tài chính của doanh nghiệp.
Các định mức tiêu hao nguyên vật liệu thường xuyên được thực hiện và quản lý tốt cùng với bộ phận kho, quản lý xuất nguyên vật liệu, đảm bảo hoạt động thường xuyên và hiệu quả của quá trình sản xuất. Công ty khuyến khích các bộ phận sử dụng, quản lý tốt nguyên vật liệu, có chế độ thưởng, phạt rõ ràng nhằm quản lý, tiết kiệm, sử dụng nguyên vật liệu có hiệu quả.
- Về phương pháp kế toán chi tiết NVL, CCDC
Việc áp dụng phương pháp thẻ song song trong kế toán chi tiết nguyên vật liệu là phù hợp và phát huy được hiệu quả tốt tại Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị. Quá trình hạch toán, theo dõi chi tiết tới từng loại nguyên vật liệu, tiến hành song song giữa thủ kho và kế toán đảm bảo cho tất cả các loại nguyên vật liệu đều được theo dõi thường xuyên về tình hình biến động của
chúng, từ đó giúp các nhà quản trị có kế hoạch thu mua và dự trữ chính xác cho từng loại nguyên vật liệu trong từng thời kỳ.
Với những ưu điểm trên thì công tác kế toán nguyên vật liệu góp phần hoàn thiện kế toán nói chung trong Công ty, nâng cao hiệu quả quản lý cũng như hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu cho các quá trình, các mục đích khác nhau. Tuy nhiện, bên cạnh những ưu điểm bao giờ cũng tồn tại những hạn chế nhất định. Những hạn chế này cần được khắc phục để công tác kế toán được cải thiện và dần được hoàn thiện.
3.2.2. Những mặt tồn tại
Với quy mô hoạt động ngày càng được mở rộng, yêu cầu đối với công tác kế toán tài chính của Công ty ngày càng đòi hỏi phải được nâng cao hiệu quả. Hiện tại, công tác kế toán của Công ty được thực hiện hoàn toàn bằng phương pháp thủ công thông thường nên khối lượng công việc là rất lớn, thời gian tổng hợp báo cáo, số liệu thường kéo dài.
Với việc vận dụng những ứng dụng tin học về các chương trình, phần mềm hỗ trợ nghiệp vụ kế toán,… nhiều hơn vào công việc sẽ góp phần giảm tải những nội dung công việc đơn thuần, là cơ sở để tăng hiệu quả, năng suất công việc. Mặt khác, sẽ có cơ sở phục vụ tốt hơn việc tổng hợp số liệu báo cáo theo định kỳ hoặc đột xuất, phục vụ tốt hơn công tác quản trị điều hành của Ban lãnh đạo Công ty.
Mặt khác, báo cáo tài chính của Công ty qua các năm chưa được kiểm toán của một cơ quan kiểm toán độc lập. Điều này sẽ làm giảm sút độ tin cậy của báo cáo tài chính. Trong thời gian tới, với chiến lược phát triển ngày càng lớn, việc kiểm toán báo cáo tài chính là vấn đề rất quan trọng và thực tế.
Về tổ chức công tác kế toán: Do đặc thù của Công ty thường xuyên vừa đầu tư vừa sản xuất kinh doanh nên thường xuyên có sự đan xen giữa các nội dung này. Các khoản công nợ phục vụ quá trình đầu tư, công nợ phục vụ sản
xuất kinh doanh lớn, chưa được khấu trừ do quá trình đầu tư chưa quyết toán nên làm cho công tác hạch toán kế toán tài sản cố định kéo dài theo, ảnh hưởng quá trình tạm tính, tạm trích, trích khấu hao tài sản,... của Công ty. Mặt khác, cán bộ kế toán tại Công ty chủ yếu là cán bộ trẻ; bên cạnh công việc chuyên trách được phân công còn kiêm nhiệm thêm các công việc phụ trợ khác hoặc hỗ trợ lẫn nhau. Do là cán bộ trẻ, chủ yếu là nữ nên trong công việc có nhiều trường hợp nghỉ thai sản theo chế độ bảo hiểm dẫn đến công việc thường xuyên phải bàn giao nội bộ, số liệu có thời điểm chưa cập nhật kịp thời.
Về đánh giá, lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: số lượng và giá trị nguyên vật liệu của Công ty rất lớn chủ yếu nhập kho do mua ngoài. Với quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh lớn, để đảm bảo kế hoạch sản xuất gắn với kế hoạch tài chính, lượng nguyên vật liệu tồn kho của Công ty thường xuyên ở mức cao. Trong điều kiện thị trường giá cả không ổn định như hiện nay công ty chưa lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Thực tế tại Công ty, việc phân loại, hạch toán, quản lý các vật liệu, vật tư phụ tùng thay thế còn có sự trùng lắp, lẫn giữa vật tư phụ tùng thay thế và công cụ dụng cụ sửa chữa. Tại Công ty, do đặc thù của thiết bị sản xuất, trong quá trình sản xuất, nhiều thiết bị thường xuyên phải được sửa chữa, bảo dưỡng. Vật tư thay thế có những loại có giá trị lớn như bánh răng máy nghiền có giá trị từ 400 – 500 triệu đồng nhưng thường xuyên phải thay thế, sửa chữa; các loại bi thay thế cho vòng bi máy nghiền có giá trị lớn nhưng phải thường xuyên thay thế;… Tuy nhiên tại Công ty có sự theo dõi, quản lý trùng lặp giữa vật tư thay thế và công cụ dụng cụ phục vụ sửa chữa nhỏ. Mặt khác có loại vật liệu vừa được theo dõi vật tư sửa chữa, thay thế vừa được theo dõi công cụ dụng cụ dẫn đến sự trùng lặp. Với cùng một loại vật tư lại được theo dõi trên 2 tài khoản có tính chất khác nhau dẫn đến tình trạng không phản ánh
đúng số lượng tồn trên sổ sách kế toán với số lượng thực trên thẻ kho và số tiền trên thực tế của loại vật tư này. Nguyên nhân là do trong phân loại vật tư tại Công ty chưa có sự thống nhất về bản chất của vật tư này khi sử dụng.
Bên cạnh đó, với hoạt động vừa sản xuất, vừa đầu tư dở dang, một số loại vật liệu phục vụ đầu tư như sắt, thép, đá đổ bê tông,… nhưng cũng phần nào là nguyên vật liệu cho sản xuất, sửa chữa, bảo dưỡng. Những loại nguyên liệu này, được theo dõi tại tài khoản nguyên vật liệu nhưng rất khó khăn trong việc tách bạch riêng phục vụ hoạt động sản xuất, hoạt động đầu tư, thậm chí có thời điểm kinh doanh thương mại do số lượng lớn, chủng loại nhiều.
Trong công tác bảo quản, dự trữ nguyên vật liệu, Công ty có hệ thống kho bãi lớn, đủ đáp ứng số lượng dự trữ lớn. Tuy nhiên, do chủng loại nguyên vật liệu nhiều, bên cạnh đó chủng loại số lượng công cụ dụng cụ cho sản xuất lớn nên một kho vẫn quản lý, theo dõi cả nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ, khó khăn trong công tác quản lý và công tác kế toán.
Mặt khác, do klinker của Công ty vừa là thành phẩm tiêu thụ trực tiếp, vừa là nguyên liệu cho sản xuất xi măng. Số lượng klinker bao nhiêu cho sản xuất xi măng bao nhiêu cho xuất bán trực tiếp phụ thuộc vào từng thời kỳ và chính sách khách hàng, chính sách sản xuất của Ban Giám đốc Công ty, các chính sách này thường xuyên thay đổi; do vậy, việc theo dõi kho klinker giữa thành phẩm và nguyên liệu cho sản xuất xi măng gặp khó khăn, hạn chế trong việc kịp thời hạch toán, theo dõi, báo cáo số liệu.
3.2. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị