Với đặc điểm là doanh nghiệp ngoài quốc doanh, quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh tương đối lớn. Nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh thường xuyên lớn để đảm bảo kế hoạch sản xuất. Phương thức chủ yếu của Công ty để mua nguyên vật liệu là thoả thuận với các đối tác cung cấp theo các Hợp đồng kinh tế ký kết.
Xuất phát từ kế hoạch sản xuất kinh doanh chung được cụ thể hoá đến từng phòng nghiệp vụ, các bộ phận sản xuất,… Phòng Kế hoạch phối hợp với Phòng Tài chính kế toán xây dựng kế hoạch nhập nguyên vật liệu cần thiết theo số lượng, chủng loại, chất lượng, thời gian; khảo sát, tìm hiểu, đánh giá giá cả, phương thức thanh toán và các nội dung cụ thể khác để tổng hợp trình Ban Giám đốc phê duyệt, ký kết hợp đồng.
Với nội dung đã được phê duyệt tiến hành các nội dung để thực hiện nhập nguyên vật liệu.
Theo quy định chung tất các các loại nguyên vật liệu khi về đến Công ty đều phải tiến hành thủ tục kiểm nhận và nhập kho của Công ty. Khi nguyên vật liệu được chuyển đến sẽ được kiểm nghiệm để nhập kho. Căn cứ kế hoạch nhập nguyên vật liệu và các nội dung khác đã được phê duyệt, ký kết, bộ phận kiểm tra sẽ tiến hành kiểm tra các nội dung liên quan, chủ yếu về số lượng,
quy cách, chất lượng nguyên vật liệu, lập biên bản kiểm nghiệm, xác định kết quả, tiêu chuẩn nhập kho hoặc không đủ tiêu chuẩn.
Thành phần của bộ phận kiểm nghiệm gồm các phòng, bộ phận liên quan như phòng kỹ thuật, kế hoạch, kế toán, thủ kho, kiểm định chất lượng, cân băng, định lượng,… tuỳ thuộc vào từng loại nguyên vật liệu.
Về các hồ sơ chứng từ liên quan sử dụng gồm: Hợp đồng kinh tế, các sửa đổi bổ sung Hợp đồng kinh tế (nếu có); các đơn đặt hàng (trường hợp Hợp đồng kinh tế ký là Hợp đồng khung, các nội dung cụ thể theo từng đơn đặt hàng); Hoá đơn giá trị gia tăng; Phiếu kiểm định chất lượng; Phiếu cân (nếu có), chứng từ xuất nhập khẩu (nếu phải nhập khẩu),... và một số chứng từ khác tuỳ thuộc từng yêu cầu, đặc điểm của nguyên vật liệu.
Quá trình kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu nhập kho tại Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị được coi là công đoạn rất quan trọng. Nguyên vật liệu chính được kiểm định chặt chẽ thông qua thử nghiệm mẫu đảm bảo các nội dung đã thoả thuận giữa Công ty và bên cung cấp để phục vụ tốt cho sản xuất theo đúng yêu cầu kỹ thuật.
Sau khi hoàn thành các yêu cầu về kỹ thuật, kiểm nghiệm, chứng từ, bộ phận kế toán vật liệu viết phiếu nhập kho. Thủ kho căn cứ phiếu nhập kho và chứng từ liên quan để nhập kho và ghi vào thẻ kho. Quá trình nhập kho phải xem xét cụ thể nhập kho về số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị,… đảm bảo khớp đúng; sau khi nhập kho xong ký nhận vào phiếu nhập kho. Các loại nguyên vật liệu mua về được nhập kho theo đúng quy định, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp, bố trí một cách hợp lý đảm bảo công tác quản lý, kiểm tra nhập, xuất được dễ dàng, thuận lợi.
* Ví dụ về quá trình nhập nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị đối với đá 05, thạch cao, cho sản xuất xi măng.
Căn cứ kế hoạch sản xuất, dự trữ,…, phối hợp các bộ phận, phòng ban liên quan, Phòng kế toán tài chính xây dựng kế hoạch nhập nguyên vật liệu; khảo sát, tìm hiểu, đánh giá giá cả, phương thức thanh toán, số lượng, chất lượng, chủng loại, thời gian và các nội dung khác trình Giám đốc duyệt, ký kết hợp đồng mua từng lần hoặc đặt hàng đối với các khách hàng cung cấp ổn định, đã ký kết hợp đồng nguyên tắc hàng năm, quý,…
Căn cứ phê duyệt của lãnh đạo, cán bộ cung ứng tiến hành mua vật tư theo nội dung phê duyệt, chứng từ gồm có Hợp đồng kinh tế, hoá đơn giá trị gia tăng.
Quá trình nhập vật tư được kiểm nghiệm, đảm bảo yêu cầu được nhập kho theo phiếu nhập kho.
Các chứng từ liên quan theo ví dụ: Hợp đồng, hoá đơn, kiểm nghiệm chất lượng, thử mẫu, cân hàng, phiếu nhập kho.
Biểu 1: Hợp đồng
CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG HỮU NGHỊ
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
--- HỢP ĐỒNG MUA BÁN ĐÁ VÔI
Năm 2008
- Căn cứ Bộ Luật dân sự năm 2005; - Căn cứ Luật thương mại năm 2005; - Căn cứ nhu cầu và khả năng của hai bên.
Hôm nay, ngày 02 tháng 01 năm 2008, tại Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị, chúng tôi gồm:
1. Bên bán (Bên A): Công ty thương mại và vận tải Phùng Hưng
Do Ông Phùng Thanh Công - Chức vụ: Giám đốc làm đại diện Địa chỉ: Tử Lạc – Minh Tân – Kinh Môn - Hải Dương
Điện thoại: 0320821143
Tài khoản 46210000000186 tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Hoàng Thạch
2. Bên mua (Bên B): Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị
Do Bà Nguyễn Thị Yến - Chức vụ Chủ tịch HĐQT làm đại diện
Địa chỉ: Khu công nghiệp Thụy Vân – thành phố Việt Trì - tỉnh Phú Thọ Điện thoại: 0210252009
Tài khoản số 42310000032962 tại Phòng giao dịch khu công nghiệp Thụy Vân, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển tỉnh Phú Thọ
Sau khi thoả thuận hai bên nhất trí ký kết hợp đồng mua bán đá vôi theo các điều khoản sau đây:
Điều 1. Tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền STT Tên hàng Số lượng (tấn/tháng) Đơn giá (đ/tấn) Thành tiền (đ) 1 Đá 05, đá qua chế biến nghiền sàng + đá dăm 35.000 67.000 2.345.000.00 0 2 Đá mạt 35.000 55.000 1.925.000.00 0 Cộng 70.000 4.270.000.00 0 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
(Bằng chữ: Bốn tỷ hai trăm bẩy mươi triệu đồng chẵn) Đơn giá trên đã bao gồm thuế VAT 5%.
Điều 2. Chất lượng: Đá phải đạt những chất lượng cơ bản sau - CaO > 50% - MgO < 2%
- Độ ẩm cho phép 0,3%
Nếu quá độ ẩm cho phép thì Bên B sẽ trừ dần theo tỷ lệ quy định
Điều 3. Thời gian và phương thức giao hàng - Thời gian giao hàng theo thoả thuận của hai bên
- Phương thức giao hàng: Bên A giao hàng cho Bên B tại mép nước cảng của Bên B tại Việt Trì – Phú Thọ
Điều 4. Phương thức và điều kiện thanh toán
- Phương thức thanh toán: Tiền mặt hoặc chuyển khoản
- Điều kiện thanh toán: Bên A cho Bên B nợ luân chuyển tối đa không quá 500 triệu đồng. Mỗi tháng hai bên sẽ tiến hành đối chiếu công nợ một lần
Điều 5. Trách nhiệm của hai bên
- Mỗi đợt nhận hàng, Bên B sẽ thông báo cho Bên A biết trước ít nhất 01 ngày.
- Bên A chịu trách nhiệm giao hàng cho Bên B kịp thời, đúng và đủ cả về số lượng và chất lượng và chịu trách nhiệm đến cùng đối với chất lượng sản phẩm của mình.
- Bên B có trách nhiệm cử người nhận hàng và địa điểm giao hàng thuận tiện. Địa điểm giao hàng phải là nơi đủ điều kiện để xe ô tô ra vào được và được phép đỗ trả hàng.
Điều 6. Cam kết chung
Trong quá trình thực hiện Hợp đồng có gì vướng mắc hai bên cùng hợp tác thương lượng giải quyết. Trường hợp không giải quyết được thì sẽ đưa ra Toà án kinh tế tỉnh Phú Thọ để giải quyết, án phí do bên có lỗi chịu.
30 ngày sau khi Hợp đồng hết hiệu lực, hai bên gặp nhau để thanh lý hợp đồng và thanh toán dứt điểm công nợ. Nếu sau khi hợp đồng hết hiệu lực mà hai bên đã thanh toán sòng phẳng thì cũng có thể coi như hợp đồng đã được thanh lý.
Hợp đồng được lập thành 6 bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 3 bản và hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày 01/01/2008 đến hết ngày 31/12/2008.
CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG HỮU NGHỊ
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
--- HỢP ĐỒNG MUA BÁN THẠCH CAO
Năm 2008
- Căn cứ Bộ Luật dân sự năm 2005 - Căn cứ Luật thương mại năm 2005 - Căn cứ nhu cầu và khả năng của hai bên
Hôm nay, ngày 04 tháng 01 năm 2008, tại Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị, chúng tôi gồm:
1. Bên bán (Bên A): Công ty thương mại và vận tải Phùng Hưng
Do Ông Phùng Thanh Công - Chức vụ: Giám đốc làm đại diện Địa chỉ: Tử Lạc – Minh Tân – Kinh Môn - Hải Dương
Điện thoại: 0320821143
Tài khoản 46210000000186 tại Ngân hàng Đầu tư Phát triển Hoàng Thạch
2. Bên mua (Bên B): Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị
Do Bà Nguyễn Thị Yến - Chức vụ Chủ tịch HĐQT làm đại diện
Địa chỉ: Khu công nghiệp Thụy Vân – thành phố Việt Trì - tỉnh Phú Thọ Điện thoại: 0210252009 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tài khoản số 42310000032962 tại Ngân hàng Đầu tư Phát triển Phú Thọ
Sau khi thoả thuận hai bên nhất trí ký kết hợp đồng mua bán thạch cao theo các điều khoản sau đây:
Điều 1. Tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền
STT Tên hàng Số lượng
(tấn/tháng)
Đơn giá (đ/tấn)
Do biến động của giá cả thạch cao trên thị trường nên đơn giá sẽ được hai bên thoả thuận theo từng lô hàng. Nếu không có phụ lục thì việc thanh toán sẽ được căn cứ giá trị ghi trên hoá đơn GTGT.
Điều 2. Chất lượng:
Chất lượng mặt hàng phải đảm bảo đúng tiêu chuẩn, chất lượng thạch cao Trung Quốc, hàm lượng SO3 > 38%.
Điều 3. Thời gian và phương thức giao hàng - Thời gian giao hàng theo thoả thuận của hai bên
- Phương thức giao hàng: Bên A giao hàng cho Bên B tại kho Bên B tại khu công nghiệp Thụy Vân - Việt Trì – Phú Thọ
Điều 4. Phương thức và điều kiện thanh toán
- Phương thức thanh toán: Tiền mặt hoặc chuyển khoản
- Điều kiện thanh toán: Bên B thanh toán cho Bên A sau mỗi lô hàng, khi đã có đầy đủ hoá đơn chứng từ nhập kho Bên B thanh toán cho Bên A. Mỗi tháng hai bên sẽ tiến hành đối chiếu công nợ một lần.
Điều 5. Trách nhiệm của hai bên
- Mỗi đợt nhận hàng, Bên B thông báo cho Bên A trước ít nhất 02 ngày. - Bên A chịu trách nhiệm giao hàng cho Bên B kịp thời, đúng và đủ cả về số lượng và chất lượng và chịu trách nhiệm đến cùng đối với chất lượng sản phẩm của mình.
- Bên B có trách nhiệm cử người nhận hàng và địa điểm giao hàng thuận tiện. Địa điểm giao hàng phải là nơi đủ điều kiện để xe ô tô ra vào được và được phép đỗ trả hàng.
Điều 6. Cam kết chung
Trong quá trình thực hiện Hợp đồng có gì vướng mắc hai bên cùng hợp tác thương lượng giải quyết. Trường hợp không giải quyết được thì sẽ đưa ra Toà án kinh tế tỉnh Phú Thọ để giải quyết, án phí do bên thua kiện chịu.
30 ngày sau khi Hợp đồng hết hiệu lực, hai bên gặp nhau để thanh lý hợp đồng và thanh toán dứt điểm công nợ.
Hợp đồng được lập thành 6 bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 3 bản và hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày 01/01/2008 đến hết ngày 31/12/2008.
Biểu 2: Hoá đơn
HOÁ ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao khách hàng
Ngày 15 tháng 5 năm 2008
Mẫu số: 01 GTKT-3LL QM/2008B
0027050
Đơn vị bán hàng: Công ty thương mại và vận tải Phùng Hưng Địa chỉ: Minh Tân – Kinh Môn - Hải Dương
Số tài khoản: 462.10.00.000018.6 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Điện thoại: ………...…… MS: Họ tên người mua hàng: Phan Văn Khoa
Tên đơn vị: Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị
Địa chỉ: Khu công nghiệp Thụy Vân - Việt Trì – Phú Thọ Số tài khoản: 423.10.00.003296.2
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS:
STT Tên hàng hoá, dịch vụ
Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Thạch cao tấn 2.500 460.000 1.150.000.000
Cộng tiền hàng: 1.150.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 115.000.000 Tổng cộng tiền thanh toán 1.265.000.000 Số tiền viết bằng chữ: (Một tỷ hai trăm sáu mươi lăm triệu đồng).
Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn)
0 8 0 0 2 3 5 4 9 8
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao khách hàng
Ngày 15 tháng 5 năm 2008
Mẫu số: 01 GTKT-3LL QM/2008B 0016099 Đơn vị bán hàng: Công ty thương mại và vận tải Phùng Hưng
Địa chỉ: Minh Tân – Kinh Môn - Hải Dương Số tài khoản: 462.10.00.000018.6
Điện thoại: ………...…… MS:
Họ tên người mua hàng: Phan Văn Khoa
Tên đơn vị: Công ty cổ phần xi măng Hữu Nghị
Địa chỉ: Khu công nghiệp Thụy Vân - Việt Trì – Phú Thọ Số tài khoản: 423.10.00.003296.2
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS:
STT Tên hàng hoá, dịch vụ
Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Đá 05 tấn 3.000 63.809,52 191.428.571
Cộng tiền hàng: 191.428.571
Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 9.571.429
Tổng cộng tiền thanh toán 201.000.000 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Số tiền viết bằng chữ: (Hai trăm linh một triệu đồng). Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn)
0 8 0 0 2 3 5 4 9 8
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM (VẬT TƯ, THIẾT BỊ, HÀNG HOÁ)
Ngày 15 tháng 5 năm 2008
Căn cứ Hợp đồng kinh tế ngày 02 tháng 01 năm 2008 giữa Công ty CP xi măng Hữu Nghị và Công ty thương mại và vận tải Phùng Hưng về việc mua đá
Căn cứ Hoá đơn số 0016099 ngày 15 tháng 5 năm 2008 của Cty thương mại và vận tải Phùng Hưng
Biên bản kiểm nghiệm gồm có:
Ông (Bà): Nguyễn Trung Hiếu - Đại diện Phòng kỹ thuật Ông (Bà): Nguyễn Thị Hương - Đại diện Phòng kế toán Ông (Bà): Lê Minh Đức - Đại diện Phòng kế hoạch Ông (Bà): Hà Thị Mùi - Thủ Kho
Đã kiểm kê các loại vật tư hàng hoá sau: TT Tên vật tư, hàng hoá ĐVT Nơi
SX Số lượng Ghi chú Theo chứng từ Đúng chất lượng Không đúng chất lượng 1 Đá 05 tấn VN 3.000 3.000 Tổng cộng 3.000 3.000
ý kiến của ban kiểm nghiệm: Vật tư đảm bảo theo yêu cầu, đồng ý nhập kho
Đại diện kỹ thuật Đại diện giao hàng Kế toán Thủ kho Kế hoạch
Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký
Biểu 3: Biên bản kiểm nghiệm
CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG
Biểu 4: Kết quả thử nghiệm
CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG HỮU NGHỊ
PHÒNG TN VẬT LIỆU XÂY DỰNG
THE TESTING LABORATORY FOR BUILDING MATERIALS- VILAS
Địa chỉ (Address): Khu CN Thụy Vân - Việt Trì – Phú Thọ Điện thoại (Tel): 0210857292; Fax: 0210952472;
XimangHuuNghi@hn.vnn.vn
PHIẾU KẾT QUẢ THỬ NGHIỆM
TEST REPORT Số (No) …. 1. Cơ quan gửi mẫu (Client): Phùng Hưng
2. Loại mẫu (Kind of sample): Đá 05
3. Ký hiệu mẫu (Mark of sample) Tháng 5 – 2008 4. Ngày nhận mẫu (Sample receive date): 15/5/2008 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
KẾT QUẢ THỬ NGHIỆM TEST RESULT STT (No) Tên chỉ tiêu (Characteristics) Đơn vị (Unit) Kết quả (Results) Phương pháp thử (Test methods) 01 Độ ẩm (Humidity) - TC02 – 2008
02 Hàm lượng CaO (Calcium oxide content)
% 53,48 TC02 – 2008
03 Hàm lượng MgO (Magnesium oxide
content) % 1,20 TC02 – 2008
Việt Trì, ngày (Date): 15/5/2008
Lãnh đạo Công ty
Header
Phòng thử nghiệm VLXD
The testing laboratyry for BM
Cán bộ phân tích
Biểu 5: Phiếu nhập kho Đơn vị: Cty CP XM Hữu Nghị Địa chỉ: KCN Thụy Vân, Việt Trì PHIẾU NHẬP KHO Ngày 15 tháng 5 năm 2008 Mẫu số 01 – VT Theo QĐ: 15/2006/QĐ- BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ