4.2.1. Kế tốn giai đoạn giải ngân.
Sau khi hồ sơ vay hồn tất và đã được ký duyệt, kế tốn tiền vay sẽ tiến hành nhập liệu hồ sơ trên máy tính nhằm lưu trữ thơng tin KH vay để theo dõi tiền vay, và tài sản thế chấp.
Kiểm tra kỹ lại hồ sơ vay gồm họ tên KH vay, thời hạn vay, số tiền vay.
Kiểm tra KH đĩ là KH cũ hay mới, nếu là KH vay mới thì mở MAKH mới. Cịn nếu là KH cũ đã cĩ MAKH rồi thì chỉ cần thêm số khế ước mới vào phía sau MAKH đĩ.
Nếu là KH vay mới thì sẽ mở TK cho vay cho KH theo nguyên tắc: số hiệu TK (theo quy định số hiệu TK cho vay của NH) + MAKH.
Ví dụ: KH A vay với mục đích sản xuất nơng nghiệp (trồng lúa), thời hạn 8 tháng. MAKH là: M0.00100, TK vay của KH A là: 2111.01.00.M0.00100.
Khi giải ngân, kế tốn xem kỹ số tiền giải ngân cho KH là số tiền được Ban giám đốc duyệt cho vay, hạch tốn:
Nợ TK cho vay của đơn vị (hoặc cá nhân): Số tiền cho vay. Cĩ TK 1011.10.00 (tiền mặt tại đơn vị): Số tiền cho vay.
hoặc Cĩ TK tiền gửi của người thụ hưởng (nếu cho vay bằng chuyển khoản).
Tại NH Mỹ Xuyên đa số KH nhận tiền vay bằng tiền mặt do đặc điểm KH của NH phần lớn là các hộ nơng dân, CBCNV, hộ kinh doanh nhỏ,... Mục đích vay vốn của họ để đáp ứng các nhu cầu bổ sung vốn lưu động, tiêu dùng,…nên họ nhận tiền mặt là chủ yếu.
- Mở TK tiền gửi thanh tốn cho KH (nếu KH thuộc đối tượng vay được HTLS mở TKTGTT cĩ số hiệu 4211.03.00 để thuận lợi cho việc quản lý các khoản các khoản vay HTLS).
Nếu KH cĩ nộp tiền vào TKTGTT để hàng tháng NH trích lãi, kế tốn lập phiếu thu với nội dung là KH nộp tiền vào TKTGTT, đồng thời hạch tốn:
Nợ TK 1011.10.00.yyyy (tiền mặt tại đơn vị): Số tiền KH nộp tiền vào TK. Cĩ TK 4211: Số tiền KH nộp tiền vào TK.
hoặc Cĩ TK 4211.0300: Số tiền KH nộp tiền vào TK.
Mở TK ngoại bảng nếu KH cĩ thế chấp TSĐB nhập thơng tin cần thiết về TSTC và in phiếu ngoại bảng để nhập TSTC vào kho quỹ (nếu hợp đồng vay tín chấp thì khơng mở TK ngoại bảng). Kế tốn hạch tốn:
Nhập TK 9940.xxxx (1000: ngắn hạn, 2000: trung hạn): Trị giá TSTC. Tình hình thực tế tại NH:
Xét HĐTD của ơng Phạm Văn Hùng địa chỉ: ấp An Thái, xã Hịa Bình, huyện Châu Thành, An Giang. Số tiền đề nghị vay là 19.000.000đ, TSDB nợ vay là đất nơng nghiệp diện tích 8.991m2 trị giá: 90.000.000đ. Sau khi xem xét, Ban giám đốc quyết định đây là trường hợp được HTLS một phần do ơng Hùng sử dụng số tiền vay trên với 2 mục đích là: sản xuất nơng nghiệp và tiêu dùng (phục vụ đời sống). Số tiền được HTLS là 14.000.000đ (mục đích: sản xuất NN), 5.000.000đ cịn lại cho vay thơng thường (mục đích: tiêu dùng). MAKH của ơng Phạm Văn Hùng là: MM.01827. HĐTD của ơng Phạm Văn Hùng được giải ngân tại Chi nhánh Long Xuyên (mã đơn vị: MM.00001)
Trường hợp này, kế tốn thực hiện tách ra 2 lần giải ngân riêng biệt tương ứng với 2 số khế ước khác nhau bao gồm:
- Giải ngân lần 1: Khế ước UD0297.1 với số tiền là 14.000.000đ (khoản vay được HTLS). KH nộp tiền vào TKTGTT số tiền là: 729.800đ.
o Kế tốn lập 01 phiếu chi với nội dung: Giải ngân cho vay khế ước UD0297.1-Phạm Văn Nhỉ, đồng thời hạch tốn:
Nợ TK 2111.01.00.MM.01827: 14.000.000đ. Cĩ TK 1011.10.00.MM.00001: 14.000.000đ.
o Lập 02 phiếu thu (liên 2 giao cho KH) với nội dung: KH nộp tiền vào TKTGTT - Khế ước UD0297.1, đồng thời hạch tốn:
Nợ TK 1011.10.00.MM.00001: 729.800đ. Cĩ TK 4211.03.00.MM.01827: 729.800đ.
- Giải ngân lần 2: Khế ước HD0948.1 với số tiền là 5.000.000đ (khoản vay khơng được HTLS). KH nộp tiền vào TKTGTT số tiền là: 352.600đ.
o Kế tốn lập 01 phiếu chi với nội dung: Giải ngân cho vay khế ước HD0948.1 - Phạm Văn Hùng, đồng thời hạch tốn:
Nợ TK 2111.44.00.MM.01827: 5.000.000đ. Cĩ TK 1011.10.00.MM.00001: 5.000.000đ.
o Lập 02 phiếu thu (liên 2 giao cho KH) với nội dung: KH nộp tiền vào TKTGTT - Khế ước HD0948.1, đồng thời hạch tốn:
Nợ TK 1011.10.00.MM.00001: 352.600đ. Cĩ TK 4211.03.00.MM.01827: 352.600đ.
- Do KH cĩ thế chấp TSĐB nên kế tốn tiến hành các thủ tục nhập TSĐB của KH: Lập 02 phiếu nhập ngoại bảng (bản sao giao cho KH) và 01 biên nhận TSTC với nội dung là: Nhập ngoại bảng TS thế chấp - bảo lãnh, mã số UD0297: Đất, số lượng: 01, giấy chứng nhận: 00525/fH, diện tích: 8919m2 (đất nơng nghiệp). Kế tốn hạch tốn:
Nhập TK 9940.10.00.MM.01827: 90.000.000đ.
4.2.2. Kế tốn giai đoạn thu nợ đối với hồ sơ vay thơng thường. Đối với hồ sơ thu lãi hàng tháng Đối với hồ sơ thu lãi hàng tháng
- Nếu trong TKTGTT của KH cịn số dư (khách hàng đã nộp tiển vào TKTGTT để NH trích lãi). Hàng tháng kế tốn thực hiện trích tiền từ TK tiền gửi thanh tốn để thu lãi vay (trích lãi) theo lãi suất ghi trên HĐTD đồng thời xác định đúng TK thu lãi dựa trên TK tiền vay. Hạch tốn:
Khách hàng Hà Thu Vân (MAKH: MM.01559), địa chỉ: ấp Mỹ Hội, xã Mỹ Hội Đơng, huyện Chợ Mới, An Giang vay số tiền là 19.000.000đ với mục đích là sản xuất kinh doanh dịch vụ, thời hạn vay 12 tháng, số khế ước: HD0231, trả lãi hàng tháng, lãi suất 1%/tháng, HĐTD được giải ngân tại chi nhánh Long Xuyên vào ngày 19/04/2008. Khách hàng nộp tiền vào TKTGTT để NH thực hiện trích lãi là: 1.140.000đ (tiền lãi 6 tháng). Ngày 19/5/2008, NH thực hiện trích tiền từ TKTGTT của KH để hạch tốn thu nhập lãi:
Nợ TK 4211.MM.01559: 190.000đ.
- Nếu số dư trên TKTGTT của KH đã hết, vào cuối mỗi tháng kế tốn hạch tốn lãi cho vay phải thu của KH (dự thu) theo lãi suất thể hiện trên hợp đồng. Hạch tốn:
Ngày 31/10/2008, KH Hà Thu Vân đã hết số dư trong TKTGTT, NH thực hiện hạch tốn lại phải thu của KH:
Nợ TK 3941.04.MM.1559 : 196.300đ (19.000.000đ x 1% x 31/30) Cĩ TK 7020.04.00.MM.00001: 196.300đ
Ngày 19/11/2008 khách hàng đến nộp tiền, kế tốn hạch tốn: Nợ TK 1011.10.00.MM.00001: 196.300đ
Cĩ TK 3941.04.MM.1559: 196.300đ
- Trường hợp thu lãi bằng phương pháp trực thu (đối với các khoản lãi NH chưa thực hiện dự thu). Khi KH đến giao dịch, kế tốn thực hiện tính lãi trên chương trình quản lý Gold River tính lãi khế ước đến ngày KH giao dịch hoặc tính trịn tháng theo yêu cầu của KH, ghi rõ tính lãi đến ngày nào để KH rõ.
Kế tốn lập 2 phiếu thu (liên 2 giao cho KH) với nội dung: thu lãi cho vay (sản phẩm cho vay: nơng nghiệp, tiêu dùng,…). Hạch tốn:
Ngày 28/11/2008, KH Hà Thu Vân đến đĩng lãi 1 tháng cho NH đến ngày 19/12/2008:
Nợ TK 1011.10.00.MM.00001: 190.000đ. Cĩ TK 7020.04.00.MM.00001: 190.000đ.
- Khi đến hạn mà KH khơng trả lãi, kế tốn chuyển số tiền lãi cho vay chưa thu được của KH sang theo dõi ngoại ngoại bảng để đơn đốc thu nợ, hạch tốn:
Ngày 20/01/2009, KH Hà Thu Vân khơng đến trả lãi cho NH, kế tốn tiến hành nhập ngoại bảng để đơn đốc thu nợ:
Nhập TK 9410.00. MM.1559: 190.000đ. Đối với hồ sơ thu gĩp:
- Đối với hồ sơ gĩp theo phụ kiện đi kèm, kế tốn căn cứ vào phụ kiện đính kèm với hợp đồng mà hạch tốn số tiền KH trả gĩp của kỳ đĩ. Hạch tốn:
Khách hàng Đỗ Văn Khánh (MAKH: MM.01255), vay trả gĩp kinh doanh nơng thơn số tiền là 16.000.000đ (số khế ước: HG0187), thời hạn vay: 10 tháng, lãi suất: 1,2%, HĐTD được giải ngân tại chi nhánh Long Xuyên vào ngày 05/03/2008. Ngày gĩp kế hoạch là: ngày 10 hàng tháng. Phụ kiện đính kèm theo hợp đồng như sau:
PHỤ KIỆN HỢP ĐỒNG KIÊM PHẦN THEO DÕI NỢ
Khế ước số: HG0187
Họ tên khách hàng: Đỗ Văn Khánh. Ngày vay: 05/03/2008
Số tiền vay: 16.000.000đ. Lãi suất: 1,2%
Tổng số lãi: 1.920.000đ. Thời hạn vay: 10 tháng
Ngày tháng Kỳ Gốc Lãi Tổng trả của kỳ cịn lDư nạợi ChCBTD ữ ký Chữ ký KH 10/04/08 1 1.442.900 349.100 1.792.000 14.557.100 10/05/08 2 1.477.800 314.200 1.792.000 13.079.300 10/06/08 3 1.512.700 279.300 1.792.000 11.566.600 10/07/08 4 1.547.600 244.400 1.792.000 10.019.000 10/08/08 5 1.582.500 209.500 1.792.000 8.436.500 10/09/08 6 1.617.500 174.500 1.792.000 6.819.000 7 1.652.400 139.600 1.792.000 5.166.600 8 1.687.300 104.700 1.792.000 3.479.300 9 1.722.200 69.800 1.792.000 1.757.100 10 1.757.100 34.900 1.792.000 - Cộng 16.000.000 1.920.000 17.920.000 (Cách tính tốn chi tiết xem ở phần 4.1.4.3)
Ơng Đỗ Văn Khánh đã gĩp được đến kỳ thứ 3 tức đã gĩp đến ngày 10/06/2008, ngày 25/07/2008 ơng khánh đến trả gĩp kỳ thứ 4 cho NH,
Nợ TK 1011.10.00.MM.00001: 1.792.000đ. Cĩ TK 2111.06.00.MM01255: 1.547.600đ. Cĩ TK 7020.09.00.MM.00001: 244.400đ.
Do ơng Khánh nộp trễ 15 ngày nên NH sẽ thu thêm lãi phạt chậm trả nợ gốc và phạt chậm trả lại, kế tốn hạch tốn: Nợ TK 1011.10.00.MM.00001 : 16.100đ. Cĩ TK 7090.01.00.MM.00001: 13.900đ (1.547.600 x 1,2% x 150% x 15/30). Cĩ TK 7090.02.00.MM.00001: 2.200đ (244.400 x 1,2% x 150% x 15/30). Đối với hồ sơ thu tất tốn:
- Đối với hồ sơ vay gĩp theo phụ kiện: Đối chiếu lại xem khách hàng đã gĩp tới tháng nào để thu lãi thêm mấy tháng để tất tốn hồ sơ. Khi thu tất tốn phải tuân thủ nguyên tắc: KH sử dụng đến kỳ nào thì khi tất tốn sẽ thu thêm lãi của kỳ đĩ. Hạch tốn:
Ngày 10/08/2008, ơng Đỗ Văn Khánh đến gĩp kỳ thứ 5, đồng thời đề nghị tất tốn hợp đồng. Số tiền phải trả khi tất tốn là:
Nợ TK 1011.10.00.MM.00001: 8.611.000đ.
Cĩ TK 2111.06.00.MM.01255 : 8.436.500đ (dư nợ kỳ thứ 5). Cĩ TK 7020.09.00.MM.00001: 174.500đ (lãi kỳ thứ 6).
- Đối với hồ sơ vay trả cuối kỳ: Kiểm tra kỹ lại các thơng tin như dư nợ, ngày vay, ngày đáo hạn, lãi suất , lãi thu trước.
Kế tốn thực hiện tính lãi khế ước đến ngày tất tốn, đồng thời in phiếu thu vốn, phiếu thu lãi và phiếu tính lãi để kiểm tra lãi xem khớp đúng khơng. Kế tốn hạch tốn:
KH Nguyễn Thị Bích Phượng (MAKH: MM0198), địa chỉ: Phường Mỹ Thới, Long Xuyên, An Giang vay số tiền là 400.000.000đ (số khế ước: HD0231) với mục đích là sản xuất kinh doanh dịch vụ, thời hạn vay 12 tháng, trả lãi hàng tháng, lãi suất 1,8%/tháng, HĐTD được giải ngân tại chi nhánh Long Xuyên vào ngày 11/04/2008, ngày đáo hạn 11/04/2009. Tính đến ngày 11/09/2008, bà Phượng đã đĩng được tiền lãi là 29.040.000đ cho NH, từ đĩ về sau bà Phượng khơng đến NH trả lãi cho NH. Đến ngày 11/04/2009 khoản vay của KH Nguyễn Thị Bích Phượng bị chuyển nợ quá hạn. Ngày 26/05/2009 KH Nguyễn Thị Bích Phượng đến NH đề nghị tất tốn hồ sơ vay.
Các bước thực hiện tất tốn hồ sơ vay của KH Nguyễn Thị Bích Phượng như sau:
o Lập phiếu tính lãi: Chia thành 2 phần: tính lãi trong hạn theo lãi suất trên HĐTD, tính lãi phạt chậm trả nợ gốc (bằng 150% lãi suất cho vay trên số ngày quá hạn) dựa trên số tiền nợ gốc (400.000.000đ).
PHIẾU TÍNH LÃI
Họ tên: Nguyễn Thị Bích Phượng Số khế ước: HD0211 Lãi suất: 1,8%
Từ Đến ngàySố Số dư Lãi phải thu Lãi suất
11/4/2008 11/4/2009 365 400.000.000 87.600.000 1,8% 11/4/2009 26/05/2009 45 400.000.000 16.200.000 2,7%
TS Phải thu 103.800.000
TS Lãi đã thu 29.040.000
TS Thu cịn lại 74.760.000
o Lập phiếu tính lãi chậm nộp: Tính lũy kế bắt đầu từ ngày KH trả lãi sau cùng đến ngày chuyển nợ quá hạn dựa trên số dư là số tiền lãi 1 kỳ: 400.000.000 x 1,8% = 7.200.000đ. Áp dụng mức lãi phạt bằng 150% lãi suất cho vay (1,8% x 150% = 2,7%).
PHIẾU TÍNH LÃI CHẬM NỘP
Họ tên: Nguyễn Thị Bích Phượng Số khế ước: HD0211 Lãi suất: 2,7%
Từ Đến ngàySố Số dư Lãi phải thu Lãi suất
11/09/2008 11/04/2009 212 7.200.000 1.373.760 2,7% 11/10/2008 11/04/2009 182 7.200.000 1.179.360 2,7% 11/11/2008 11/04/2009 151 7.200.000 978.480 2,7% 11/12/2008 11/04/2009 121 7.200.000 784.080 2,7% 11/01/2009 11/04/2009 90 7.200.000 583.200 2,7% 11/02/2009 11/04/2009 59 7.200.000 382.320 2,7% 11/03/2009 11/04/2009 31 7.200.000 200.880 2,7% TS Phải thu 5.482.080 TS Lãi đã thu TS Thu cịn lại 5.482.080
o Bút tốn tổng hợp tổng số tiền KH Nguyễn Thị Bích Phượng phải trả khi tất tốn là 480.242.080đ, trong đĩ: vốn gốc: 400.000.000đ, tiền lãi trong hạn: 58.560.000đ (87.600.000 - 29.040.000), lãi phạt chậm trả nợ gốc: 6.200.000đ, phạt chậm trả lãi: 5.482.080đ. Nợ TK 1011.10.00.MM.00001: 480.242.080đ. Cĩ TK 2111.02.00.MM0198: 400.000.000đ. Cĩ TK 7020.02.00.MM.00001: 58.560.000đ. Cĩ TK 7090.01.00.MM.00001: 6.200.000đ. Cĩ TK 7090.02.00.MM.00001: 5.482.080đ.
4.2.3. Kế tốn các khoản vay được hỗ trợ lãi suất. 4.2.3.1. Cách đặt số hợp đồng và TK áp dụng. 4.2.3.1. Cách đặt số hợp đồng và TK áp dụng.
Hợp đồng tín dụng cho vay được HTLS theo thơng tư số 02/2009/TT- NHNN được bắt đầu bằng chữ “U”, các chữ số tiếp theo sẽ được đặt theo yêu cầu quản lý tại từng đơn vị.
Ví dụ: UD0101 UL0707 UT0456
Áp dụng theo hệ thống TK cho vay hiện hành. 4.2.3.2. Nhập dữ liệu hợp đồng tín dụng.
- Đối với KH đến giao dịch lần đầu: Thực hiện mở mã số KH căn cứ vào giấy đăng ký kinh doanh, CMND, giấy phép thành lập,…
- Đối với KH đã từng giao dịch: Sử dụng mã số KH cũ. Bước 2: Mở TK cho vay, TGTT, TSDB nợ vay.
- Mở TK cho vay: Căn cứ vào mục đích vay mà chọn TK vay thích hợp theo hệ thống TK cho vay hiện hành và mã số KH.
Ví dụ: 2111.01.00.M0.00100 (Cho vay ngắn hạn nơng nghiệp) 2111.02.00.M0.00100 (Cho vay ngắn hạn SXKD dịch vụ)
- Mở TKTGTT: Căn cứ vào TK tiền gửi thanh tốn thích hợp và mã số KH. Ví dụ: 4211.03.00.M0.00100 (Tiền gửi thanh tốn cá nhân cho KH vay thuộc đối tượng được HTLS).
- Mở TK TSDB: Căn cứ vào TK TSDB thích hợp và mã số KH.
Ví dụ: 9940.10.00.M0.00100 (TK TSDB cho những khoản vay ngắn hạn). Bước 3 : Nhập thơng tin hợp đồng tín dụng:
Nhập thơng tin hợp đồng tín dụng căn cứ vào các thơng tin sau: - Mã KH (M0.00100)
- Loại HĐ (Ngắn hạn). - Mã HĐ (UD0001).
- Lãi suất trên hợp đồng tín dụng đã được cấp cĩ thẩm quyền xét duyệt (đã bao gồm lãi suất hỗ trợ (4%/năm)) (0.875%/tháng).
- Thơng tin TSDB: giá trị tài sản vào TK thích hợp (9940.10.00.M0.00100). Giải ngân:
- Chọn TK vay thích hợp, hạch tốn giá trị giải ngân (2111.01.00.M0.00100). - Hạch tốn số tiền KH đĩng lãi trước vào TK tiền gửi thanh tốn thích hợp để
hàng tháng NH thực hiện trích lãi (4211.03.00.M0.00100).
Lưu ý: Đối với khoản vay chỉ cĩ một phần được HTLS, một phần khơng được
HTLS. Phải thực hiện tách ra 2 lần giải ngân riêng biệt tương ứng với 2 số khế ước khác nhau bao gồm:
- Giải ngân với số tiền được HTLS. - Giải ngân với số tiền khơng được HTLS.
Ví dụ: KH vay 100 triệu đồng, lãi suất 0,875%/tháng, trong đĩ cĩ 30 triệu đồng được HTLS. KH nộp vào TKTGTT 3 tháng lãi (2.625.000đ) để hàng tháng NH trích lãi. + Giải ngân lần 1: Khế ước UD0101.1 với số tiền 30 triệu đồng (khoản vay được HTLS), hạch tốn số tiền KH nộp vào TKTGTT (30tr x 0,875% x 3 = 787.500đ)
+ Giải ngân lần 2: Khế ước UD0101.2 với số tiền 70 triệu đồng (khoản vay thơng thường), hạch tốn số tiền KH nộp vào TKTGTT (70tr x 0,875% x 3 = 1.837.500đ).
4.2.3.3. Quản lý và lưu trữ các khoản vay được hỗ trợ lãi suất Cách quản lý: Cách quản lý:
- Theo loại sản phẩm.
- Theo đối tượng KH (doanh nghiệp, cá nhân,…). - Theo tỉnh, thành phố.
Lưu trữ hồ sơ các khoản vay được HTLS:
- Các hồ sơ tín dụng được HTLS phải được lưu trữ riêng biệt với các hồ sơ tín dụng khác.
- Các hồ sơ tín dụng đã được HTLS nhưng trong thời hiệu hợp đồng vì lý do gì đĩ khơng được HTLS thì phải xĩa khỏi thơng tin các khế ước được HTLS và theo dõi riêng bằng file excel.
4.2.3.4. Kế tốn thu lãi đối với hồ sơ vay được hỗ trợ lãi suất. TK áp dụng: TK áp dụng:
- TK 3539: Các khoản chờ Ngân sách NHNN thanh tốn TK 3539.00: Phải thu về HTLS đã thực hiện
TK 3539.00.M0.00001: Phải thu về HTLS đã thực hiện TK 3539.01: Phải thu về HTLS chưa thực hiện
TK 3539.01.M0.00001: Phải thu về HTLS chưa thực hiện - TK 3615: Các khoản bồi thường của CBCNV