II. TÌNH HÌNH THỰC HIỆN CHI PHÍ VÀ GIÁ THÀNH
2.Tình hình quản lý chi phí trong lĩnh vực kinh doanh
Để cĩ được doanh thu tiêu thụ sản phẩm trong kỳ, cơng ty phải bỏ ra
một khoản chi phí nhất định gọi là chi phí kinh doanh. Là doanh nghiệp sản
xuất và cũng là doanh nghiệp thương mại nên chi phí kinh doanh bao gồm
chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
Nhân tố đầu tiên cấu thành nên chi phí kinh doanh là chi phí bán
hàng. Đối với một cơng ty như cơng ty sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng
Hải Phịng thì chi phí bán hàng chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong tổng chi
phí vì chi phí bán hàng là chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng. Chi phí bán hàng bao gồm chi phí tiền lương cho nhân viên bán hàng, chi phí nguyên
vật liệu, cơng cụ dụng cụ phục vụ cho hoạt động bán hàng như chi phí thuê
cửa hàng, chi phí đĩng gĩi, bao bì, chi phí bảo quản, chi phí khấu hao TSCĐ
phục vụ hoạt động bán hàng, chi phí bảo đảm chất lượng và các chi phí bằng
tiền khác. Chi phí bán hàng khơng tập hợp và tính riêng cho từng đơn vị sản
giảm chi phí bán hàng năm 2002 và năm 2003 ta cĩ bảng tập hợp chi phí bán
hàng sau (trang bên):
+ Chi phí nhân viên: chi phí nhân viên trong chi phí bán hàng chính là chi phí trả lương cho nhân viên bán hàng. Chi phí nhân viên bao gồm chi
phí tiền lương, lễ tết và các khoản trích theo lương bao gồm BHXH (15%), BHYT(2%), KPCĐ(2%). Là cơng ty sản xuất kinh doanh nên đội ngũ nhân
viên bán hàng chiếm tỷ trọng tương đối lớn (vào thời điểm 31/12/2003 số lượng nhân viên bán hàng là 23 người) chính do khối lượng nhân viên đơng như vậy đã ảnh hưởng tới quỹ lương cho nhân viên bán hàng. Trong tổng số chi phí bán hàng năm 2002 là 41.429 (000đ) thì chi phí nhân viên là 14.444
(000đ) chiếm tỷ trọng 34,9%. Năm 2003 số nhân viên bán hàng khơng đổi nhưng do cơng ty làm ăn cĩ lãi nên đã nâng lương cho nhân viên bán hàng từ
mức trung bình 500.000đ/ tháng lên 630.000 / tháng. Điều này đã làm cho tổng quỹ lương nhân viên bán hàng tăng lên 18.435 (000đ) từ đĩ làm cho tỷ
trọng chi phí tiền lương nhân viên bán hàng trong tổng chi phí bán hàng tăng
lên 40%. Chi phí tiền lương tăng lên làm cho số tiền nộp bảo hiểm tăng 438
so với năm 2002 chi phí tiền lương tăng lên là biểu hiện tốt thể hiện cơng ty
ngày càng quan tâm tới đời sống cơng nhân viên của toàn cơng ty. Việc nâng lương tạo điều kiện cho cán bộ cơng nhân viên cải thiện đời sống của mình
đồng thời khuyến khích người lao động hăng say làm việc, phấn đấu nâng cao hơn nữa hiệu quả cơng việc thể hiện ở việc tăng khối lượng tiêu thụ sản phẩm hàng năm gĩp phần tăng lợi nhuận cho cơng ty.
+ Chi phí vật liệu quản lý: để phục vụ cho hoạt động bán hàng, cơng
ty đã sử dụng khối lượng lớn nguyên vật liệu dùng trong việc vận chuyển, đĩng gi sản phẩm trong quá trình vận chuyển. Năm 2002 chi phí nguyên vật
liệu quản lý là 81.888 (000đ) thì năm 2003 đã tăng lên 142.001 (000đ) nguyên
vật liệu trong quá trình vận chuyển đã làm tăng chi phí vật liệu. Việc tăng chi
phí vật liệu quản lý cĩ ảnh hưởng xấu đến chi phí bán hàng, làm tăng chi phí bán hàng, tăng chi phí kinh doanh của cơng ty. Vì vậy, cơng ty cần cĩ biện
pháp quản lý chặt chẽ hơn số nguyên vật liệu phục vụ cho bán hàng.
+ Chi phí đồ dùng văn phịng: đồ dùng văn phịng chủ yếu là văn
phịng phẩm phục vụ cho hoạt động bán hàng như máy gim, bút, tẩy, hồ gián … Năm 2002 chi phí đồ dùng văn phịng là 1.004 (000đ) đến năm 2003 chi phí đồ dùng văn phịng tăng lên 1.206 (000đ) tăng 2.007 (000đ) với tốc độ tăng 20%. Chi phí đồ dùng văn phịng thay đổi làm cho tỷ trọng trong chi phí bán hàng thay đổi theo. Năm 2002 tỷ trọng chi phí đồ dùng văn phịng là
2,4% năm 2003 là 2,6%. Chi phí đồ dùng văn phịng tăng là do bộ phận bán hàng đã mua và sủ dụng lãng phí văn phịng phẩm, thường xuyên mua thừa
dẫn đến tình trạng nhân viên bán hàng lạm dụng đồ văn phịng của cơng ty để
sử dụng vào mục đích cá nhân. Mặc dù chi phí đồ dùng văn phịng chỉ chiếm
tỷ trọng nhỏ trong tổng chi phí bán hàng nhưng nếu quản lý tốt từng khoản mục chi phí sẽ gĩp phần giảm chi phí bán hàng, giảm chi phí kinh doanh
+Chi phí khấu hao TSCĐ: so với năm 2002 năm 2003 chi phí khấu
hao của cơng ty tăng 2.124(000đ). Nguyên nhân chi phí khấu hao TSCĐ tăng là do trong năm 2003 cơng ty đã đầu tư mua sắm thêm một số máy mĩc thiết
bị mới do đĩ đã làm tăng chi phí khấu hao. Mặt khác một vài máy mĩc đã cũ đang chờ thanh lý nhưng vẫn chưa thơi trích khấu hao nên cũng làm cho chi phí khấu hao tăng.
+Chi phí dịch vụ thuê ngồi: chi phí dịch vụ thuê ngồi bao gồm chi
phí thuê cửa hàng, kho bãi, thuê sửa chữ TSCĐ và phí uỷ thác hàng nhập
khẩu. Năm 2003, chi phí dịch vụ thuê ngồi tăng từ 9.591(000đ) lên
12.054(000đ) , tức là tăng 2.463 (000đ) so với năm 2002. Nguyên nhân làm cho chi phí dịch vụ thuê ngồi tăng chủ yếu là do chi phí vận chuyển bốc xếp tăng. Chi phí vận chuyển bốc xếp bao gồm chi phí vận chuyển bốc xếp nội bộ
và chi phí vận chuyển bốc xếp thuê ngồi. Năm 2003, chi phí vận chuyển bốc
xếp là 12.054 (000đ) trong đĩ chi phí vận chuyển nội bộ cơng ty là 5.005
(000đ) và chi phí vận chuyển thuê ngồi là 7.048(000đ). So với năm 2002 năm 2003 chi phí vận chuyển bốc xếp tăng 1.776 (000đ). Nguyên nhân là do chi phí vận chuyển bốc xếp thuê ngồi tăng 1.214(000đ) cịn lại là do chi phí vận chuyển nội bộ tăng 662(000đ). Năm 2003 khối lượng hàng tiêu thụ tăng, để vận chuyển kịp thời cho khách hàng, cơng ty đã phải thuê thêm vận chuyển
bên ngồi.
Bảng 15: Tình hình quản lý chi phí bán hàng
đơn vị : nghìn đồng
STT Nội dung Năm 2002 Năm 2003 Tăng, giảm
Chi phí nhân viên 14.444 18.435 +3.991
*Tiền lương 11.277 14.416 +3.139
*Lễ tết 1.416 1.785 +368
*Bảo hiểm 1.750 2.234 +483
Chi phí vật liệu qu1ản lý 8.111 14.200 +6.999
Chi phí đồ dùng văn phịng 1.004 1.205 +201 Chi phí KHTSCĐ 1.379 1.400 +21 Chi phí dịch vụ thuê ngồi 9.591 12.054 2.463
*Thuê cửa hàng kho bãi 1.381 1.381 0
*Thuê vận chuyển 7.934 9.810 +1.876
*Thuê sửa chữa TSCĐ 242 734 +491
*Phí uỷ thác nhập khẩu 320 1.280 -950
Chi phí khác bằng tiền 71.970 47.660 -24.310
*Chi phí tiếp khách 3.720 1.423 -1.648
*Thuê đất 8.550 8.550 0
*Điện thoại, điện nước 27.670 26.170 -1.500
*Quảng cáo 31.200 36.750 +5.550
*Chi phí khác 4.038 3.193 -1.188
Thêm vào đĩ khối lượng đầu vào mua lớn cũng làm cho chi phí vận
chuyển tăng. Bên cạnh đĩ, chi phí thuê sửa chữa TSCĐ tăng 4.915 là do trong
năm 2003, cơng ty đã cho nâng cấp một vài nhà kho bên Gia Lâm để cho thuê
đồng thời sửa chữa máy vi tính gặp sự cố. Việc tăng chi phí thuê ngồi khơng phải là biểu hiện xấu, mà những chi phí này phát sinh hợp lý, gĩp phần tăng
khối lượng tiêu thụ, tăng doanh thu cho cơng ty.
+Chi phí khác bằng tiền: tất cả các khoản chi phí khác liên quan đến
hoạt động bán hàng nhưng chưa được liệt kê trong các khoản mục trên sẽ được tính trong chi phí khác bằng tiền. Chi phí khác bằng tiền bao gồm chi
phí tiếp khách, tiền thuê đất, chi phí điện thoại, điện nước, chi phí quảng cáo
và các chi phí khác. So với năm 2002, năm 2003 chi phí khác bằng tiền của
cơng ty giảm 24.319 (000đ) đạt 47.660(000đ). Yếu tố chi phí làm ảnh hưởng
nhiều nhất đến việc giảm chi phí khác bằng tiền là chi phí tiếp khách. Chi phí
tiếp khách giảm 1.648 so với năm 2002. Việc giảm chi phí tiếp khách thể hiện cơng ty đã chấp hành nghiêm chỉnh chủ trương chính sách của Nhà nước là tiết kiệm đến mức cao nhất chi phí tiếp khách, chi phí hội nghị, họp hành khơng tổ chức tiệc tùng mà chỉ nên tổ chức sao cho gọn nhẹ, đơn giản tránh
gây lãng phí tiền của Nhà nước. Hơn nữa, chi phí khác giảm cũng làm cho chi phí tiếp khách bằng tiền giảm. Chi phí khác năm 2002 là 71.970 (000đ) giảm 24.310 (000đ). Chi phí khác bằng tiền giảm đặc biệt chi phí tiếp khách giảm là thành tích đáng biểu dương của cơng ty, gĩp phần làm giảm chi phí bán
hàng, giảm chi phí kinh doanh, tăng lợi nhuận.
Tĩm lại, chi phí bán hàng tăng lên là do chi phí nhân viên, chi phí
thuê ngồi, chi phí vật liệu và chi phí đồ dùng văn phịng tăng. Chi phí nhân
viên và chi phí dịch vụ thuê ngồi tăng nhưng vẫn được đánh gía là tốt vì việc tăng các khoản chi phí này tạo điều kiện tăng doanh thu, tăng lợi nhuận cho
cơng ty, chi phí vật liệu, chi phí đồ dùng văn phịng tăng được đánh giá là xâú vì việc tăng những chi phí này khơng phải phục vụ cho hoạt động kinh doanh
mà là hậu quả của việc sử dụng lãng phí. Vì vậy, cơng ty cần cĩ biện pháp
quản lý các khoản chi phí này sao cho cĩ hiệu quả.
Nhân tố thứ hai cấu thành nên chi phí kinh doanh là chi phí quản lý
doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí liên quan đến
hoạt động quản lý chung toàn cơng ty. Cũng giống chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cĩ ảnh hưởng ngược chiều với lợi nhuận vì nếu chi phí
quản lý tăng hay giảm sẽ làm cho lợi nhuận giảm hay tăng theo. Vì vậy việc
quản lý chặt chẽ chi phí quản lý doanh nghiệp là nhiệm vụ khơng nhỏ đặt ra đối với ban quản trị cơng ty. Nội dung chi phí quản lý doanh nghiệp cũng
giống như chi phí bán hàng, bao gồm: chi phí nhân viên, chi phí vật liệu quản lý, chi phí đồ dùng văn phịng, chi phí dịch vụ thuê ngồi và chi phí khác bằng tiền. Để nắm được tình hình tăng giảm chi phí quản lý của cơng ty, ta cĩ
bảng tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp năm 2002 và năm 2003 sau đây:
Bảng 16: Tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp
Đơn vị: nghìn đồng
STT Nội dung Năm 2002 Năm 2003 Tăng, giảm
1 Chi phí nhân viên 47.110 67.440 +20.320
*Tiền lương 36.400 53.200 +16.820
*Lễ tết 5.370 6.870 +1.490
*BHXH 5.338 7.337 +1.990
2 Chi phí vật liệu quản lý 2.804 2.770 -34
3 Chi phí đồ dùng văn phịng 587 371 -216
4 Chi phí khấu hao TSCĐ 4.370 4.554 +184
5 Chi phí dịch vụ thuê ngồi 1.879 2.455 +575
*Điện thoại, điện nước 1.605 2.169 +564
*Thuê sửa chữa TSCĐ 274 285 +11
6 Chi phí khác bằng tiền 48.338 31.854 -16.484
*Chi phí tiếp khách 1.784 1.431 +322
*Lãi vay 4.481 0 -4.481
*Chi phí khác 20.100 7.180 -12.871
Cộng 130.430 97.334 -33.096
Qua bảng tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp ta cĩ nhận xét sau:
Chi phí quản lý doanh nghiệp năm 2003 giảm so với năm 2002 là
33.096(000đ). Nguyên nhân làm cho chi phí quản lý doanh nghiệp giảm từ
130.430 xuống cịn 97.334 là do hầu hết các khoản mục cấu thành chi phí quản lý doanh nghiệp đều giảm. Để lắm rõ điều này ta đi xem xét từng khoản
mục chi phí trong chi phí quản lý doanh nghiệp.
+ Chi phí nhân viên: chi phí nhân viên là các khoản chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý cơng ty.Các khoản trích theo lương bao gồm BHXH (15%), BHYT(2%), KPCĐ(2%). Theo quy định của Bộ tài chính các khoản trích theo lương này tính cho nhân viên bộ
phận nào thì được tính vào chi phí bộ phận đĩ. Năm 2002, chi phí nhân viên quản lý là 47.110 (000đ)thì năm 2003 chi phí nhân viên là 67.440 (000đ) tăng 20.320 (000đ). Nguyên nhân làm cho chi phí nhân viên tăng là do năm
2003 vừa qua, cơng ty tuyển thêm một số nhân viên mới. Cụ thể 1 nhân viên kế tốn, 1 nhân viên marketing và một nhân viên XNK. Như vậy, số nhân
viên quản lý năm 2003 tăng 2 người. Cộng thêm việc cơng ty nâng lương cho
tất cả các nhân viên quản lý vì vậy đã làm cho chi phí nhân viên tăng.
+ Chi phí vật liệu quản lý: chi phí vật liệu quản lý năm 2002 là
2.804(000đ) năm 2003 là 2.770 (000đ). Như vậy so với năm 2002 chi phí vật
liệu quản lý năm 2003 giảm 34(000đ). Việc giảm chi phí vật liệu quản lý là một biểu hiện tốt, đáng khen ngợi của bộ phận quản lý, làm gương cho các bộ
phận khác noi theo. Để giảm được chi phí vật liệu quản lý, toàn bộ nhân viên quản lý đều thực hiện tiết kiệm chống lãng phí nhằm hạn chế chi phí khơng
+Chi phí đồ dùng văn phịng: năm 2002, chi phí đồ dùng văn phịng
là 587 năm 2003 chi phí đồ dùng văn phịng giảm cịn 216 (000đ), chi phí này
giảm do bộ phận văn phịng cắt giảm một số văn phịng phẩm khơng cần thiết
nhằm tránh việc sử dụng lãng phí cho cơng ty. Nhờ thực hiện biện pháp trên
cơng ty đã giảm được chi phí đồ dùng văn phịng .
+Chi phí khấu hao TSCĐ: chi phí khấu hao TSCĐ năm 2003tăng so
với năm 2002 là 184, nguyên nhân làm tăng chi phí khấu hao TSCĐ trong chi
phí quản lý là trong năm 2003 cơng ty đã đầu tư thêm một số máy vi tính và máy in mới cho khối văn phịng nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng hiện nay của
cơng ty. Việc tăng chi phí khấu hao TSCĐ đã làm tăng chi phí khấu hao của
khối văn phịng .
+Chi phí dịch vụ thuê ngồi: chi phí dịch vụ thuê ngồi bao gồm chi
phí điện thoại, điện nước, chi phí thuê sửa chữa TSCĐ. Năm 2003 chi phí này
tăng 575, nguyên nhân là do chi phí điện thoại, điện nước tăng .
+Chi phí khác bằng tiền: chi phí khác bằng tiền bao gồm chi phí tiếp
khách, hội nghị khách hàng, thuế đất và các chi phí khác. Trong tổng chi phí
quản lý của doanh nghiệp, chi phí bằng tiền khác chiếm tỷ trọng lớn.Năm
2002 tỷ trọng chi phí khác bằng tiền trong tổng chi phí quản lý doanh nghiệp
48% thì năm 2003 tỷ trọng này giảm xuống cịn 40%. Chi phí khác bằng tiền
là chi phí khĩ kiểm sốt, dễ dẫn đến tình trạng thất thốt lãng phí. Năm 2002
chi phí khác bằng tiền là 48.338 (000đ)đến năm 2003 chi phí khác bằng tiền
giảm 16.484(000đ) xuống cịn 31.851(000đ) nguyên nhân chủ yếu làm giảm
chi phí khác bằng tiền là do năm 2003 khơng cĩ chi phí lãi vay, chi phí lãi vay
đã được hạch tốn vào chi phí hoạt đồng tài chính.