2.2.3.2.1. Chứng từ sử dụng
- Hợp đồng mua bán - Hóa đơn GTGT - Phiếu nhập kho
- Biên bản kiểm tra chất lượng
- Khi hoàn thiện, bộ chứng từ sẽ chuyển qua phòng kế toán để lập phiếu đề nghị thanh toán.
2.2.3.2.2. Thủ tục lập chứng từ
- Khi có nhu cầu nhập nguyên vật liệu, bộ phận sử dụng sẽ lập phiếu đề nghị mua nguyên vật liệu, phiếu này được chuyển lên cho Ban giám đốc. Tại đây Ban giám đốc đưa ra kế hoạch sản xuất và được chuyển lên phòng Kế hoạch để cân đối tồn kho và lên kế hoạch mua hàng. - Hợp đồng mua hàng được ký, trong đó giá cả và phương thức thanh
toán được thỏa thuận, thường là thanh toán sau 30 ngày, hàng được giao tại kho của Công ty.
- Đối với nguyên vật liệu mua ngoài về nhập kho kèm theo hoá đơn, trước khi nhập kho, thủ kho căn cứ vào hoá đơn GTGT sẽ đối chiếu, kiểm tra số lượng, chủng loại và ghi chép rõ ràng đến khi nhận đủ hàng để ghi trên hoá đơn. Khi nhập hàng, thủ kho ký vào số thực nhập trên hoá đơn. Sau đó đem hoá đơn đến phòng Kế hoạch để lập phiếu nhập.
- Đối với nguyên vật liệu mua từ nguồn cung cấp nước ngoài, sau khi tìm hiểu và thoả thuận giá cả với nhà cung cấp, Công ty sẽ tiến hành kí hợp đồng mua bán. Khi vật liệu đã về kho, dựa vào Packing List của nhà cung cấp gửi, thu kho kiểm tra toàn bộ lô hàng nhập về, sau đó báo cáo cho phòng Kế hoạch lên biên bản kiểm hàng để lập phiếu nhập kho.
- Phiếu nhập được lập thành 3 liên:
1 liên được sử dụng tại Phòng Kế hoạch để thực hiện hồ sơ thanh toán và làm giấy Đề nghị thanh toán, sau đó chuyển cho phòng Kế toán để thanh toán cho người bán.
1 Liên lưu tại kho.
1 liên giao cho Phòng Kế toán để kế toán nguyên vật liệu nhập thông tin vào máy tính.
- Căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT, giấy đề nghị thanh toán, kế toán công nợ lập phiếu chi trả cho nhà cung cấp. Phiếu chi lập thành 3 liên:
1 liên chuyển cho thủ quỹ
1 liên giao cho người bán.