• Khi mua ngoài vật liệu, công cụ dụng cụ về nhập kho, thủ kho căn cứ vào hóa đơn GTGT sẽ kiểm tra, đối chiếu về số lượng chủng loại và ghi chép lại khi nhận hàng. Sau đó, bộ phận vật tư sẽ lập phiếu nhập kho với số lượng thực tế nhập kho và đơn giá theo hóa đơn.
- Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: + Một liên lưu tại kho
+ Một liên chuyển kho kế toán vật tư + Một liên lưu tại phòng kế toán vật liệu
- Khi phiếu nhập kho đã được trình ký, bộ phận vật tư sẽ chuyển phiếu nhập kho kèm với hóa đơn của vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho sang phòng kế toán.
- Kế toán tiến hành nhập số liệu bao gồm số lượng và giá trị nhập vào máy tính ở tài khoản 152, 153
• Khi mua vật liệu, công cụ dụng cụ từ nước ngoài, sau khi tìm hiểu và thỏa thuận giá cả với nhà cung cấp, Công ty sẽ tiến hành ký hợp đồng mua bán. Khi vật liệu, công cụ dụng cụ đã về kho, dựa vào Packing List của nhà cung cấp gửi, thủ kho kiểm tra toàn bộ lô hàng nhập về, sau đó báo cáo cho bộ phận vật tư lên biên bản kiểm hàng. Bộ phận vật tư dựa trên hợp đồng mua bán, lên biên bản kiểm hàng. Sau đó, dựa trên hợp đồng mua bán, Invoice và biên bản kiểm hàng để lên phiếu nhập kho, sau đó chuyển các chứng từ sang phòng kế toán để làm căn cứ hạch toán.
- Căn cứ vào phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT, giấy đề nghị thanh toán, kế toán thanh toán lập phiếu chi trả cho nhà cung cấp. Phiếu chi lập thành 3 liên:
+ Một liên lưu tại phòng + Một liên chuyển cho thủ quỹ + Một liên giao cho nhà cung cấp
- Việc xuất kho vật liệu trong công ty nhằm mục đích phục vụ cho việc sản xuất. Khi có nhu cầu sản xuất, phòng Kinh tế kế hoạch lập kế hoạch sản xuất đồng thời lập phiếu xuất vật tư theo hạn mức cho từng xí nghiệp.
- Bộ phận vật tư của phòng kế hoạch lập định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho bộ phận sản xuất, căn cứ vào định mức đó phòng kế hoạch vật tư sẽ lập phiếu xuất kho thành 3 liên:
+ Một liên lưu giữ tại kho
+ Một liên chuyển cho kế toán nguyên vật liệu + Một liên giao cho khách hàng
• Nếu xuất vật tư từ kho này đến kho khác hay từ xí nghiệp này đến xí nghiệp khác ngoài khu vực thì sử dụng phiếu xuất vật tư kiêm vận chuyển nội bộ. • Đối với công cụ dụng cụ, khi xuất kho sẽ xuất toàn bộ giá trị công cụ dụng cụ
tính vào chi phí của nơi cần sử dụng chúng.
• Cuối tháng, kế toán căn cứ vào sổ kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sau khi đối chiếu với thủ kho, kế toán lập báo cáo nhập xuất tồn lưu trữ tại đơn vị.