- Phòng Kỹ thuật: Có nhiệm vụ kiểm tra chất lợng muối nguyên liệu trớc kh
b) Theo yêu cầu tự thân của Tổng Công ty.
Nh ta đã phân tích ở chơng I, không có một tiêu chuẩn tuyệt đối cho việc thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ, song hầu hết các doanh nghiệp khi có ý định thành lập bộ phận này đều phải xem xét, nghiên cứu các nhân tố về doanh nghiệp mình dới góc độ ảnh hởng của chúng tới hệ thống thông tin quản lý trong đơn vị. Nếu đối chiếu với các tiêu chuẩn này vào thực tế Tổng Công ty thì chúng ta thấy gì?
* Về quy mô:
So với các Tổng Công ty khác trong cả nớc thì Tổng Công ty Muối là một Tổng Công ty có quy mô trung bình nhng so với tiêu chí quy mô thì Tổng Công ty Muối có quy mô lớn và cần thiết phải thiết lập hệ thống kiểm toán nội bộ. Với quy mô nh hiện nay, Tổng Công ty có nhiều lợi thế trong việc cải tiến kỹ thuật, nâng cao năng suất lao động, phát triển thêm ngành nghề mới cũng nh mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh, tạo công ăn việc làm cho xã hội, đóng góp nhiều hơn cho Ngân sách Nhà nớc... Song chính quy mô lớn cũng làm phát sinh nhiều khó khăn cho công tác quản lý mà đặc biệt là vấn đề đảm bảo chất lợng thông tin quản lý. Chính vì thế việc thiết lập bộ phận kiểm toán nội bộ là một yếu tố cần thiết để khắc phục các tồn tại có thể có với tính chất quy mô trên.
* Về mặt phân tán địa lý và phân quyền trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Tổng Công ty Muối là một Tổng Công ty có nhiều đơn vị thành viên nằm rải rác khắp cả nớc, tập trung ở các tỉnh có biển, các đơn vị thành viên lại đợc phân cấp quản lý khác nhau, có cả những đơn vị hạch toán độc lập và đơn vị hạch toán phụ thuộc. Mỗi đơn vị thành viên có bộ máy quản lý riêng với trách nhiệm và quyền hạn tơng ứng, lại có thể đợc chia thành nhiều cấp nhỏ hơn. Các đơn vị thành viên thì phân bố phân tán trên cả nớc, lĩnh vực hoạt động của các đơn vị thành viên lại đa dạng và phân quyền riêng nên tạo ra yếu tố phức tạp trong quản lý và trong điều hành hoạt động chung. Tất cả các yếu tố trên gây ra không ít rủi ro thông tin cho nhà lãnh đạo cấp cao mà đặc biệt là Ban Giám đốc Tổng Công ty vì hệ thống quản trị chỉ tác động có hiệu quả lên đối tợng quản trị khi có đầy đủ những thông tin cần thiết, trong đó có tầm quan trọng đặc biệt là thông tin thực hiện phản ánh trạng thái của đối tợng quản trị, là cái mà nếu thiếu nó thì không thể tác động một cách chính xác và hiệu quả cao tới đối tợng quản trị kinh doanh. Hơn nữa, quy mô, phạm vi hoạt động càng lớn, mức độ phân cấp quản lý càng sâu thì nhu cầu về thông tin càng nhiều, do đó, rủi ro sai sót thông tin quản lý cũng tăng lên tơng ứng, đó là cha nói đến sự hiểu sai của cấp thi hành thông tin bị sai lệch, hay do độ trễ của thông tin (Sơ đồ dới). Hệ thống kiểm toán nội bộ với chức năng kiểm tra, xác nhận đánh giá thông tin một cách độc lập sẽ hạn chế đợc những rủi ro trên.
Những mối liên hệ thông tin của Tổng Công ty
Thông tin thực hiện Thông tin quyết định
* Về trình độ, năng lực của các nhân viên.
Hiện nay trình độ, năng lực của các nhân viên trong Tổng Công ty Muối rất không đồng đều nhất là cán bộ kế toán. Ví dụ ở Phòng kế toán Tổng Công ty tỷ lệ cán bộ kế toán có bằng đại học là 6/7 ngời, trong khi đó ở Công ty thành viên là Công ty thực phẩm Thái Bình tỷ lệ này là 2/5, ở Công ty muối Thanh Hóa là 1/5... Đó là mới xét riêng về cán bộ kế toán, còn trên phạm vi toàn Tổng Công ty, năng lực của gần 1600 công nhân sẽ còn có sự chênh lệch rất lớn. Hạn chế về trình độ của cán bộ quản lý là điều rất đáng lo ngại. Đây phải chăng là một nguyên nhân dẫn đến nhiều sai sót không đáng có trong việc hạch toán kế toán tại các đơn vị thành viên: Ban lãnh đạo Tổng Công ty Các cấp thực hiện Đầu ra Đầu vào
- Hạch toán nhầm lẫn giữa quỹ khen thởng phúc lợi doanh nghiệp và chi phí quản lý doanh nghiệp, các khoản chi ủng hộ đoàn thể, tiền thăm hỏi ốm đau, cới xin, tiền đóp góp địa phơng...
Nợ TK 642 Có TK 111 Hạch toán đúng:
Nợ TK 431 Có TK 111
- Phân bổ 100% chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cho doanh thu trong kỳ gánh chịu (trờng hợp doanh thu trong kỳ ít, số d sản phẩm còn nhiều thì chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phải đợc tính toán và phân bổ dần cho phù hợp).
-
- Hạch toán doanh thu theo thực tế số tiền của khách hàng chuyển cho doanh nghiệp.
- Trích sai (trích quá, trích thiếu, tạm trích cao không điều chỉnh) các chi phí liên quan đến thu nhập, đến phân phối quỹ, đến chi bảo hiểm xã hội, y tế )…
Hoặc những sai sót khác nh đối với các Hợp đồng kinh tế với các tổ chức nớc ngoài thì các đơn vị chỉ có hợp đồng bằng tiếng Anh không có bản bằng tiếng Việt nh trong Pháp lệnh hợp đồng kinh tế quy định; hoặc việc thiết lập và nộp báo cáo tài chính thờng chậm hơn so với quy định của Tổng Công ty…
Những sai sót trên sẽ đợc ngăn chặn, phát hiện kịp thời hơn nếu đơn vị thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ.