VI/ Hình thức tổ chức sổ trong hạch toán thành phẩm tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm.
6.2. Hình thức sổ nhật ký chung
Nhật ký chung là hình thức kế toán đơn giản thích hợp với mọi đơn vị hạch toán, đặc biệt có nhiều thuận lợi khi ứng dụng máy tính trong xử lý thông tin kế toán trên sổ, dùng cho doanh nghiệp vừa và lớn.
Đặc trng cơ bản của hình thức sổ kế toán nhật ký chung :
- Số lợng sổ sách của hình thức gồm : Sổ nhật ký, sổ cái và các sổ chi tiết
- Kết cấu nội dung của mỗi loại sổ trong hình thức này nh sau:
• Nhật ký chung là sổ nhật ký chủ yếu, quản lý toàn bộ số liệu kế toán của
đơn vị trong một niên độ kế toán; đợc sử dụng để phản ánh; các nghiệp vụ phát sinh không phân biệt của đối tợng nào, theo thứ tự thời gian và ghi kết chuyển vào số liệu của nhật ký bán hàng để quản lý chung. Mẫu sổ nhật ký chung th- ờng sử dụng có dạng sau: Nhật ký chung Năm……….. Đơn vị : ……… Địa chỉ :………. Ngày
tháng Chứng Từ Diễn giải Đã ghi Số hiệu Số phát sinh Ghi sổ Số hiệu Ngày tháng Sổ cái tài khoản Nợ Có Tổng cộng phát sinh
• Nhật ký bán hàng đợc ghi chép song song với nhật ký chung. Mẫu sổ có dạng sau
Nhật ký bán hàng
Đơn vị : ………. Địa chỉ : ……….
Ngày
tháng Chứng Từ Diễn giải Phải
thu Ghi Có ( Ghi TK Nợ Doanh Các Thu TK) Ghi sổ Số hiệu Ngày tháng Khách hàng TK …… TK ……. SH TK Khác SH TK Khác Tổng cộng phát sinh
• Sổ cái đợc mở để ghi tiếp số liệu kế toán từ sổ nhật ký, đây là sổ tổng hợp dùng để hệ thống hoá các nghiệp vụ phát sinh theo từng tài khoản mở cho mỗi đối tợng hạch toán. Đặc trng kết cấu nội dung ghi chép trên sổ cái của hình thức nhật ký chung là :
- Sổ cái đợc ghi sau sổ nhật ký xét trên góc độ thứ tự phản ánh các nghiệp vụ phát sinh đã đợc chứng từ hoá
- Sổ cái ghi theo từng đối tợng ứng với mỗi tài khoản cần mở
- Ghi sổ cái đợc thực hiện theo từng nghiệp vụ đã ghi trên nhật ký chung hoặc nhật ký bán hàng
- Cơ sở ghi sổ cái là sổ nhật ký chung
- Cách ghi sổ cái là nhặt số liệu theo dõi đối tợng trên sổ nhật ký để ghi vào sổ cái của đối tợng đó. Trên sổ cái tài khoản cần ghi chú trang nhật ký phản ánh số liệu đã ghi, để tiện kiểm tra đối chiếu số ngày cuối kỳ.
- Mẫu sổ cái của hình thức nhật ký chung có dạng sau
Sổ cái
Tài khoản : ……
Số hiệu : ………
Năm………..
Địa chỉ :……….
Ngày
tháng Chứng Từ Diễn giải Trang
sổ Số hiệu TK Số phát sinh Ghi sổ Số hiệu Ngày tháng Nhật ký chung đối ứng Nợ Có Số d đầu kỳ Tổng cộng phát sinh Số d cuối kỳ Cộng luỹ kế từ đầu quý
* Bảng cân đối tài khoản là bớc kiểm tra số liệu ghi từ nhật ký vào sổ cái tr- ớc khi lập báo cáo. Bảng cân đối tài khoản - còn gọi là bảng đối chiếu số d và số phát sinh - có thể lặp theo tài khoản tổng hợp hoặc lập theo tài khoản chi tiết cấp 2, 3 Dù chi tiết hay tổng hợp bảng cân đối phát sinh có mẫu nh… sau:
Bảng cân đối số phát sinh Ngày . tháng năm… … Số hiệu
TK
Tên TK Số d đầu kỳ Số phát sinh Số d cuối kỳ
Nợ Có Nợ Có Nợ Có
Tổng cộng
Quy trình hạch toán trên hệ thống sổ kế toán đã mở theo hình thức nhật ký chung thể hiện qua sơ đồ sau:
Nhật ký bán hàng
Chứng từ gốc
Nhật ký chung Sổ chi tiết TK 155, 157, 632, 511, 641, 642
Sổ cái TK 632, 511, 641, 642
Bảng cân đối PS
Bảng tổng hợp chi tiết
Ghi chú:
: Là ghi hàng ngày : Là ghi cuối kỳ : Là đối chiếu sổ sách
Chơng II