Công ty tư vấn thiết kế cầu đường với đặc điểm là một công ty tư vấn nhưng vẫn mang tính chất của một công ty xây, lắp, do vậy trong các khoản mục chi phí của công ty bao gồm cả chi phí sử dụng máy thi công.
Chi phí sử dụng máy thi công bao gồm các khoản chi phí:
Chi phí nhiên liệu sử dụng máy thi công
Chi phí công nhân điều khiển máy thi công
Chi phí khấu hao máy thi công
Chi phí khác phát sinh khi sử dụng máy thi công
Do nhiệm vụ của công việc khảo sát thiết kế là khảo sát thực địa và nén nền móng… do vậy máy thi công của tổ khảo sát thường là các máy: máy khoản, máy ủi, máy toán đạc điện tử sét 2C.
Dựa trên kế hoạch công việc được xác định tổ trưởng tổ khảo sát sẽ lập bảng kê nhiên liệu cần mua cho hoạt động khảo sát, đội trưởng đội khảo sát duyệt bảng kê và cho tiến hành mua nhiên liệu, việc mua nhiên liệu được thể hiện qua các chứng từ gốc gồm hóa đơn giá trị gia tăng mua nhiên liệu do đơn vị bán cung cấp và phiếu nhập kho nhiên liệu do thủ kho lập
Khi có nhu cầu về nhiên liệu cho hoạt động của máy thi công thủ kho làm thủ tục xuất kho đồng thời lập phiếu xuất kho nhiên liệu phục vụ kịp thời cho công việc, nhiên liệu được cấp phải đảm bảo phục vụ theo đúng mục đích đề nghị, đúng công việc. Nhiên liệu xuất kho tính giá xuất theo giá thực tế đích danh.
Cuối mỗi tháng nhân viên thống kê đội dựa vào phiếu xuất kho để lập tờ kê chi tiết nhiên liệu xuất dùng cho vận hành máy thi công.
Ví dụ cụ thể đối với công trình Đường 287 Bắc Giang vào cuối tháng 10 nhân viên thống kê lập tờ kê chi tiết nhiên liệu xuất dùng cho vận hành máy thi công như sau:
Biểu 2.15: Trích tờ kê chi tiết xuất nhiên liệu
Đơn vị: Công ty tư vấn thiết kế cầu đường Tổ KS số 3 – Đội KS số I
TỜ KÊ CHI TIẾT XUẤT NHIÊN LIỆU
Tháng 10 năm 2006
Công trình: KSTK đường 287 Bắc Giang
ĐVT: VNĐ Ngày, tháng Diễn giải Số lượng Số tiền Có TK 152
02/10 Xuất xăng 60 lít 600.000 600.000
04/10 Xuất dầu diezen 120 lít 1.140.000 1.140.000
……… …… ….. ….. ……
Cộng 3.512.635 3.512.635
Cuối quý nhân viên thống kê đội tập hợp toàn bộ hóa đơn mua nhiên liệu, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và tờ kê chi tiết xuất nhiên liệu cho từng tháng gửi về phòng kế toán phục vụ cho việc tập hợp chi phí sử dụng máy thi công.
Tại phòng kế toán khi nhận được toàn bộ các chứng từ do nhân viên thống kê đội cung cấp, sau khi đã kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và chính xác của các chứng từ gốc thì nhân viên kế toán tổng hợp tập hợp chi phí nhiên liệu phục vụ cho vận hành máy thi công. Kế toán sử dụng tài khoản chi phí sử dụng máy thi công được mở chi tiết cho từng công trình để hạch toán chi phí. Ví dụ đối với công trình đường 287 Bắc Giang kế toán sử dụng TK623.72 để tập hợp chi phí nhiên liệu sử dụng cho việc vận hành máy thi công.
Kế toán hạch toán chi phí nhiên liệu sử dụng vận hành máy thi công: Nợ TK623.72: 8.104.534
Có TK152: 8.104.534
Kế toán phản ánh chi phí nhiên liệu sử dụng cho máy thi công vào sổ sách kế toán đối với mỗi một tờ kê chi tiết nhiên liệu xuất dùng của một tháng kế toán lập một chứng từ ghi sổ, ta có chứng từ ghi sổ về chi phí nhiên liệu xuất dùng cho máy thi công của công trình đường 287 Bắc Giang trong tháng 10
Đơn vị: Công ty tư vấn thiết kế cầu đường Địa chỉ: 278 Tôn Đức Thắng, Hà Nội
Mẫu số S02a-DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số: 727
Ngày 30 tháng 12 năm 2006
Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú
Nợ Có
A B C 1 D
Xuất nhiên liệu vận hành
máy thi công trong tháng 10 623.72 152 3.512.635
Cộng 3.512.635 Người lập (Ký, họ tên) Ngày 30 tháng 12 năm 2006 Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Đối với tiền lương công nhân điều khiển máy thi công bao gồm các khoản lương và các khoản phụ cấp cho công nhân điều khiển máy thi công. Việc tính lương cho công nhân điều khiển máy thi công được tính dựa vào nhật trình làm việc của máy, nếu máy làm việc 6 giờ thì được tính là một ca máy và được tính là một công làm việc của công nhân điều khiển máy thi công. Nếu nghỉ vận hành máy để sửa chữa thì được hưởng 75% lương cơ bản. Cũng như đối với công nhân trực tiếp khảo sát thiết kế hàng tuần công nhân điều khiển máy thi công được tạm ứng trước một khoản lương tối đa là 250.000đ/tuần/người, hàng tháng nhân viên thống kê đội lập bảng chấm công cho công nhân điều khiển máy thi công. Đến cuối quý các bảng chấm công này được gửi về phòng kế toán bộ phận kế toán tiền lương, kế toán tiền lương lập bảng thanh toán tiền lương hàng tháng cho công nhân điều khiển máy thi công dựa vào bảng chấm công, rồi gửi bảng thanh toán tiền lương hàng tháng cho kế toán tổng hợp. Dưới đây là ví dụ bảng thanh toán tiền lương cho công nhân điều khiển máy thi công của công trình đường 287 Bắc Giang trong tháng 10 năm 2006
Biểu 2.17: Trích bảng thanh toán tiền lương số 25
Đơn vị: Công ty tư vấn thiết kế cầu đường Bộ phận: Tổ khảo sát số 3
Số 25
BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG
Tháng 10 năm 2006
Công trình: KSTK Đường 287 Bắc Giang S T T Họ và tên Chức vụ Số giờ máy hoạt động(giờ) Số công Các khoản phụ cấp Tiền đã tạm ứng Lương thực lĩnh Ký nhận
1 Nguyễn Văn Thái CN 150 25 400.000 750.000 800.000
2 Hoàng Bá Đông CN 156 26 400.000 800.000 800.000
… … … …. …
Cộng 2.300.000 2.334.000
Dựa vào bảng thanh toán tiền lương cho công nhân điều khiển máy thi công được nhân viên kế toán tiền lương cung cấp vào cuối mỗi quý, kế toán tổng hợp lập hạch toán chi phí công nhân sử dụng máy thi công. Khi hạch toán chi phí công nhân sử dụng máy thi công kế toán tổng hợp sử dụng tài khoản chi phí sử dụng máy thi công và tài khoản này được mở chi tiết cho từng công trình. Với công trình Đường 287 Bắc Giang chi phí công nhân vận hành máy thi công được hạch toán như sau
Nợ TK623.72: 10.104.000 Có TK334: 10.104.000
Với mỗi bảng thanh toán tiền lương cho công nhân sử dụng máy thi công trong từng tháng nhân viên kế toán tổng hợp lập một chứng từ ghi sổ. Do vậy với bảng thanh toán tiền lương cho công nhân sử dụng máy thi công của công trình đường 287 Bắc Giang ta có chứng từ ghi sổ:
Biểu 2.18: Chứng từ ghi sổ số 730
Đơn vị: Công ty tư vấn thiết kế cầu đường Địa chỉ: 278 Tôn Đức Thắng, Hà Nội
Mẫu số S02a-DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số: 730
Ngày 30 tháng 12 năm 2006
Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú
Nợ Có
A B C 1 D
Trả lương nhân công vận hành máy thi công tháng 10
623.72 334 4.634.000 Cộng 4.634.000 Người lập (Ký, họ tên) Ngày 30 tháng 12 năm 2006 Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Về chi phí khấu hao máy thi công: chi phí sử dụng máy thi công được tính theo phương pháp đường thẳng. Cuối quý kế toán tổng hợp lập bảng tính khấu hao máy thi công cho từng công trình. Với công trình đường 287 Bắc Giang có bảng tính khấu hao máy thi công sử dụng cho công trình như sau:
Biểu 2.19: Trích bảng tính khấu hao máy thi công
Đơn vị: Công ty tư vấn thiết kế cầu đường Bộ phận: tổ KS số 3 – Đội KS số I
BẢNG TÍNH KHẤU HAO TSCĐ
Quý IV năm 2006
Công trình: KSTK đường 287 Bắc Giang S T T Tên TSCĐ Số hiệu TSCĐ Số lượng Nguyên giá Số năm sử dụng Số tiền trích khấu hao trong quý 1 Máy khoan 1034 1 250.000.000 25 2.500.000 2 Máy ủi 1035 1 180.000.000 30 1.500.000 3 Máy toán đạc điện tử sét 2C 20104 1 173.798.000 30 1.448.317 … …. … … … …. … Cộng 6.753.778 Ngày 30 tháng 12 năm 2006 Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Dựa vào bảng tính khấu hao máy thi công trong quý, kế toán hạch toán chi phí khấu hao máy thi công cho công trình đường 287 Bắc Giang
Nợ TK623.72: 6.753.778 Có TK214: 6.753.778
Đồng thời kế toán lập chứng từ ghi sổ cho chi phí khấu hao máy thi công sử dụng cho công trình đường 287 Bắc Giang trong quý IV năm 2006
Biểu 2.20: Chứng từ ghi sổ số 733
Địa chỉ: 278 Tôn Đức Thắng, Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số: 733
Ngày 30 tháng 12 năm 2006
Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú
Nợ Có
A B C 1 D
Khấu hao máy thi công trong quý IV 623.72 214 6.753.778 Cộng 6.753.778 Người lập (Ký, họ tên) Ngày 30 tháng 12 năm 2006 Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Trong khoản mục chi phí sử dụng máy thi công còn một khoản chi phí khác nữa đó là chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho sử dụng máy thi công gồm chi phí sửa chữa máy thi công, …Trong quý tổ khảo sát số 3 đã thuê đơn vị sửa chữa máy thi công với tổng chi phí là 1.350.757 chưa có thuế GTGT, khi sửa chữa xong máy nhân viên thống kê nhận được các chứng từ gốc gồm hóa đơn giá trị gia tăng do đơn vị cung cấp dịch vụ sửa chữa giao. Cuối quý khi nhận được hóa đơn này kế toán hạch toán chi phí sửa chữa máy thi công vào chi phí sử dụng máy thi công của công trình đường 287 Bắc Giang
Nợ TK 623.72: 1.350.000 Có TK111: 1.350.000
Kế toán lập chứng từ ghi sổ cho tiền thuê sửa chữa máy thi công trong quý
Biểu 2.21 Chứng từ ghi sổ số 734
Đơn vị: Công ty tư vấn thiết kế cầu đường Địa chỉ: 278 Tôn Đức Thắng, Hà Nội
Mẫu số S02a-DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số: 734
Ngày 30 tháng 12 năm 2006
Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền
(VNĐ) Ghi chú
Nợ Có
A B C 1 D
Tiền thuê sửa chữa máy thi công trong quý IV
623.72 111 1.350.000 Cộng 1.350.000 Người lập (Ký, họ tên) Ngày 30 tháng 12 năm 2006 Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Căn cứ vào những chứng từ ghi sổ được lập kế toán lập sổ chi tiết tài khoản chi phí sử dụng máy thi công cho công trình đường 287 Bắc Giang, sổ chi tiết này được đối chiếu với sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Biểu 2.22: Sổ chi tiết TK623
Đơn vị: Công ty tư vấn thiết kế cầu đường Địa chỉ: 278 Tôn Đức Thắng, Hà Nội
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 623
Quý IV năm 2006
Tên tài khoản: Chi phí nhân công trực tiếp Số hiệu tài khoản: TK 623.72
Công trình: Khảo sát thiết kế đường 287 Bắc Giang
Tổ KS số 3- đội KS số I ĐVT: VNĐ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Số hiệu thángNgày Nợ Có
39 30/10 Xuất nhiên liệu vận hành máy thi công tháng 10 152 3.512.635 24 31/10 Trả lương công nhân điều
khiển máy tháng 10
334 4.634.000 40 30/11 Xuất nhiên liệu vận hành máy thi công tháng 11 152 3.456.700 25 30/11 Trả lương công nhân điều
khiển máy tháng 11 334 3.450.000 41 30/12 Xuất nhiên liệu vận hành máy thi công tháng 12 152 3.134.665 26 30/12 Trả lương công nhân điều khiên máy tháng 12 334 2.721.000
30/12 Khấu hao máy thi công trong
quý IV 214 6.753.778
Tiền thuê sửa máy thi công 111 1.350.000
Cộng 29.012.778
Kết chuyển chi phí sử dụng
máy thi công 29.012.778
Ngày 30 tháng 12 năm 2006 Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Sau khi lập chứng từ ghi sổ về chi phí sử dụng máy thi công cho tất cả các công trình kế toán tổng hợp ghi sổ Cái tài khỏan chi phí sử dụng máy thi công.
Biểu 2.23: Trích sổ Cái TK623
Đơn vị: Công ty tư vấn thiết kế cầu đường Địa chỉ: 278 Tôn Đức Thắng, Hà Nội
Mẫu số S02b-DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng
BTC
SỔ CÁI
Năm: 2006
Tên tài khoản: chi phí sử dụng máy thi công Số hiệu: TK 623
Ngày, tháng ghi sổ
Chứng từ
ghi sổ Diễn giải
Số hiệu TK Số tiền Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có … …. …. ….. …. …. 30/12 638 30/12
Xuất nhiên liệu vận hành máy thi công cho công trình Cầu
Thạch Sơn, Cửa Sót 152 4.325.600
… …. …. ….. …. …..
30/12 659 30/12
Trả lương công nhân điều khiển máy thi công cho công trình Đường cao tốc Hà Nội -
Lào Cai
334 5.615.565
… …. …. … …. ….
30/12 727 30/12
Xuất nhiên liệu vận hành máy thi công trong tháng cho công trình Đường 287 Bắc Giang
152 3.512.635
… … … …
30/12 730 30/12 khiển máy thi công cho công Trả lương công nhân điều trình Đường 287 Bắc Giang
334 4.634.000
… …. …. …. …. ….
30/12 733 30/12
Khấu hao máy thi công trong quý phân bổ cho công trình
đường 287 Bắc Giang 214 6.753.778
… … … … …. …
Tổng cộng 498.632.000 498.632.000