- Chuyển văn thư phát hành
1.2.Quy trình lưu trữ đơn thư và hồ sơ theo dõi giải quyết khiếu nại tố cáo của cơng dân
của cơng dân
Sau khi được chuyên viên tổ tiếp cơng dân và xử lý đơn kiểm tra, các đơn hợp lệ theo quy định dự thảo văn bản trình Thường trực Đồn, lãnh đạo Văn phịng ký ban hành. Các đơn được giải quyết sẽ được gửi kèm theo văn bản này đến các cơ quan, tổ chức cĩ thẩm quyền xem xét giải quyết hoặc gửi trả cơng dân theo quy định. Tổ tiếp cơng dân sau khi trình ký và thực hiện các thủ tục văn thư phát hành tiến hành lưu trữ cơng văn vào hệ thống cơ sở dữ liệu cơ quan. Các bước tiến hành:
Bước 1: Sao chụp văn bản, lưu trữ vào thư mục theo loại, số văn bản, nơi nhận; Bước 2: Tạo lập thơng tin đơn thư khiếu nại tố cáo của cơng dân vào phần mềm quản lý đơn thư với các thơng tin về họ tên, địa chi đương sự; nội dung, lĩnh vực khiếu nại tố cáo; nguồn đơn, tình trạng xử lý của văn phịng, ý kiến giải quyết của đại biểu Quốc hội, thường trực Đồn và lãnh đạo Văn phịng; nơi nhận, tình trạng giải quyết đơn của cơ quan chức năng.
Bước 3: Đính kèm file văn bản đã sao chụp ở bước 1 vào thơng tin đơn thư khiếu nại tố cáo, nhập các thơng tin cơ bản của văn bản vào cơ sở dữ liệu.
Bước 4: Kiểm tra lại thơng tin đã nhập. Kết thúc quá trình nhập liệu
Khi nhận được văn bản trả lời của cơ quan chức năng, chuyên viên thực hiện cập nhật tình hình xử lý đơn vào phần mềm quản lý đơn thư. Các bước tiến hành:
Sao chụp văn bản
Tạo lập thơng tin đơn thư mới
Đính kèm file, nhập thơng tin văn bản
Kiểm tra, lưu kết quả
Bước 1: Sao chụp văn bản, lưu trữ vào thư mục theo nơi gửi, số văn bản, vụ việc, đương sự;
Bước 2: Truy xuất thơng tin đơn thư khiếu nại tố cáo của cơng dân trong phần mềm quản lý đơn thư.
Bước 3: Cập nhật tình hình xử lý của cơ quan chức năng: Đính kèm file văn bản đã sao chụp ở bước 1 vào phần “văn bản trả lời”; nhập thơng tin của văn bản: ngày gửi, số và ký hiệu, người ký, tĩm tắt ý kiến giải quyết, trả lời của cơ quan.
Bước 4: Kiểm tra lại thơng tin đã nhập. Kết thúc quá trình nhập liệu
Đối với các đơn khơng được thụ lý do Thường trực Đồn đã cĩ ý kiến khơng nhận và chuyển đơn; đơn trùng lắp, đơn thư đã chuyển trong thời gian 03 tháng, đơn thư cĩ nội dung khơng rõ ràng, đơn khơng đúng quy định của pháp luật như khơng ký tên, khơng cĩ địa chỉ v.v…, tổ tiếp cơng dân sau khi cĩ tờ trình và ý kiến đồng ý của thường