TRONG CƠNG TÁC GIẢI QUYẾT ĐƠN THƯ:
Giải quyết đơn thư khiếu nại tố cáo của cơng dân cĩ 03 nhĩm cơng tác chính: Cơng tác tham mưu tổng hợp, Cơng tác hành chính, tổ chức, Cơng tác quản trị, tài vụ. Cả ba mảng cơng tác đều cĩ thể ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào giải quyết các cơng việc đề ra rất cĩ hiệu quả. So với trước khi cĩ máy tính điện tử và ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong tổ chức thực hiện cơng việc, khối lượng sổ sách quản lý, giấy tờ rất nhiều xử lý chậm và khĩ khăn, sai sĩt. Khi áp dụng sẽ làm cơng việc đơn giản hơn, chính xác hơn:
- Cơng tác tham mưu tổng hợp: ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong lĩnh vực cơng tác này cĩ nhiều thuận lợi và phù hợp. Việc ứng dụng sẽ nâng cao hiệu quả trong việc theo dõi các chương trình cơng tác, sắp xếp lịch làm việc (bằng các phần mềm nhắc nhở, theo dõi cơng việc, chẳng hạn như Microsoft Project Manager,…), nhanh chĩng thu thập và xử lý thơng tin tham mưu cho lãnh đạo một cách chính xác, thường xuyên, theo dõi được hệ thống thơng tin, dễ dàng trong theo dõi diễn biến thơng tin, quá trình
diễn biến của các luồng thơng tin (bằng Internet, các phần mềm tìm kiếm, các website nghiệp vụ, hệ thống cơ sở dữ liệu chuyên ngành,...);
Triển khai nhanh chĩng các ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cho các ngành, các cấp trực thuộc và cơ quan thơng tin đại chúng do đĩ hiệu quả được tăng cường do quy trình triển khai nhanh chĩng và khoa học. Thực hiện việc nghiên cứu các vấn đề một cách cĩ hệ thống và khoa học do việc tổ chức truy cập nhanh nhất các thơng tin liên quan chỉ cĩ thể dùng máy vi tính và các phần mềm hỗ trợ.
- Cơng tác hành chính, tổ chức: đây cũng là mảng cơng tác ứng dụng cơng nghệ thơng tin mang lại hiệu quả do tính phù hợp ứng dụng đối với lĩnh vực này. Việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác hành chính, tổ chức bảo đảm quản lý chặt chẽ cơng tác văn thư, lưu trữ hồ sơ; bảo đảm hệ thống văn bản ban hành đáp ứng đầy đủ yếu cầu về thể thức và các yêu cầu về văn bản theo quy định của Nhà nước một cách thống nhất (sử dụng các biểu mẫu văn bản, tiết kiệm được chi phí phát hành và thời gian triển khai). Lưu trữ thơng tin bằng phương pháp số hĩa sẽ là cách hiệu quả nhất, phục vụ nhanh nhất nhu cầu tìm kiếm thơng tin và các thơng tin liên quan để xử lý cơng việc.
- Cơng tác quản trị, tài vụ: ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác này cũng được thực hiện nhưng chỉ một phần do tính chất đặc thù của nội dung cơng việc. Chủ yếu việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác quản trị, tài vụ là sử dụng máy vi tính và các phần mềm để quản lý các phương tiện, cơ sở vật chất kỹ thuật cĩ khoa học, để dễ dàng kiểm tra, kiểm sốt tài sản cơng, ngân sách,... hạn chế tình trạng thất thốt.
Cơng nghệ thơng tin là giải pháp hỗ trợ đắc lực cho cơng tác giải quyết đơn thư khiếu nại tố cáo của cơng dân vì để giải quyết một vấn đề khiếu nại, tố cáo của cơng dân cần tập trung thơng tin đầu vào, đầu ra, xử lý thơng tin với lượng rất lớn mà điều này chỉ cĩ máy vi tính và các giải pháp phần mềm máy tính – là hai bộ phận của cơng nghệ thơng tin – mới cĩ thể đáp ứng xử lý lượng lớn thơng tin một cách hiệu quả, chính xác, kịp thời nhất.
Trong báo cáo thực tập này, xin đề cập tập trung việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong hai mảng cơng tác thực hiện chức năng tham mưu: Cơng tác tham mưu tổng hợp, cơng tác hành chính tổ chức. Trong đĩ sẽ tập trung nghiên cứu thực trạng ứng
Báo cáo thực tập cuối khóa Giảng viên hướng dẫn: ThS. Phan Ngọc Tú
dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác văn thư, lưu trữ, cơng tác xử lý thơng tin để tham mưu cho lãnh đạo để tìm ra các hạn chế đồng thời đề xuất các giải pháp hồn thiện và nâng cao hiệu quả ứng dụng.
Chương II:
TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TRONG CƠNG TÁC GIẢI QUYẾT ĐƠN THƯ CỦA CƠNG DÂN TẠI VĂN PHỊNG ĐỒN ĐẠI GIẢI QUYẾT ĐƠN THƯ CỦA CƠNG DÂN TẠI VĂN PHỊNG ĐỒN ĐẠI
BIỂU QUỐC HỘI TP. HỒ CHÍ MINH