BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HOÁ 08/02/
UỶ NHIỆM CH
Số: 004625 Lập ngày: 06/02/2009 Tên đơn vị trả tiền: Cty Thương mại Thuốc lá
Số tài khoản: 102010000051062
Tại Ngân hàng: Nông nghiệp Bắc Hà Nội
Số tiền bằng số: 55.574.618 VNĐ
Số tiền bằng chữ: Năm lăm triệu năm trăm bảy tư nghìn sáu trăm mười tám đồng.
Tên đơn vị nhận tiền: Cty TNHH 1TV Thuốc lá Sài Gòn
Số tài khoản: 102010000087832
Tại Ngân hàng: Sở GD NHNoVN - HCM
Nội dung thanh toán: Trả tiền vận chuyển thuốc lá T11+12/08 Cty Thuốc lá Sài Gòn.
Đơn vị trả tiền Ngân hàng A Ngân hàng B 2.2.1.2 Quy trình luân chuyển chứng từ:
Quy trình luân chuyển chứng từ cho phần hành kế toán Mua hàng được thực hiện như sơ đồ 2.1.
Sơ đồ 2.1: Quy trình luân chuyển chứng từ phần hành mua hàng nhập kho
Ban kiểm tra chất lượng
Giám đốc, Kế toán trưởng
Lập phiếu nhập kho
Thủ kho
Phòng Kinh doanh, Kinh doanh Đa ngành
Giám đốc, Kế toán trưởng
Nhập vật tư.
Kế toán vật tư Nhập số liệu vào máy
Ký duyệt phiếu nhập Ký duyệt yêu cầu nhập kho
- Kiểm tra chất lượng hàng hoá nhập; - Lập biên bản kiểm nghiệm hàng hoá; - Ký xác nhận vào yêu cầu nhập.
Yêu cầu nhập (Hoá đơn GTGT)
Phần mềm kế toán tự động
Tổng hợp thông tin, lên sổ kế toán chi tiết từng danh điểm vật tư, sổ tổng hợp tài
khoản 153, 156,… và kết xuất theo yêu cầu quản lý Người bán
Theo như sơ đồ biểu diễn như trên, quy trình luân chuyển chứng từ phần hành kế toán mua hàng được xuất phát từ yêu cầu nhập (Hoá đơn GTGT) do người bán lập. Thông thường, đối với sản phẩm là thuốc lá điếu, hoá đơn GTGT được lập bởi các Công ty thành viên thuộc Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam.
Căn cứ vào Hợp đồng đã được ký kết, Ban kiểm tra chất lượng sản phẩm tiến hành kiểm tra quy cách, mẫu mã sản phẩm, nếu đạt yêu cầu sẽ lập và ký vào biên bản kiểm nghiệm hàng hoá, sau đó yêu cầu nhập kho được chuyển tới Giám đốc hoặc Kế toán trưởng để ký duyệt. Tiếp theo, sẽ chuyển phòng Kinh doanh hoặc Kinh doanh Đa ngành để tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho sau đó sẽ được chuyển tới cho Giám đốc hoặc Kế toán trưởng để ký, sau đó sẽ được chuyển tới thủ kho để xuất hàng hoá và ký xác nhận vào phiếu nhập kho. Cuối cùng, các chứng từ có liên quan được chuyển tới kế toán mua hàng để tiến hành nhập số liệu vào máy, đồng thời phải tiến hành lưu trữ chứng từ tại kho chứng từ của công ty.