2. Đặc điểm tổ chức kinh doanh và tổ chức kế toán tại công ty cổ phần OLYMPIA
2.2. Hệ thống bộ máy kế toán công ty
Bộ máy kế toán của công ty
Kế toán trưởng Bộ máy kế toán vật tư hàng hoá kiểm kê TSCĐ Bộ máy kế toán lao động tiền lư ơng Bộ máy kế toán thanh toán Bộ phận kế toán tổng chi phí kiêm giá thành Thủ quỹ kiêm thủ quỹ kho
Do đặc điểm tổ chức quản lý và quy mô sản xuất kinh doanh của công ty không lớn. Đồng thời căn cứ vào khối lợng, tính chất mức độ phức tạp của các nhiệm vụ kinh tế phát sinh cũng nh trình độ nghiệp vụ quản lý của kế toán trong công ty từ đó bộ máy kế toán của công ty áp dụng theo hình thức kế toán công tác tổ chức bộ máy kế toán tập trung.
Theo hình thức này toàn bộ công việc kế toán của công ty đợc thực hiện tập trung tại phòng kế toán thống kê của công ty, ở các đơn vị trực thuộc của công ty không có bộ phận kế toán riêng mà tại đó chỉ bố trí nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ h - ớng dẫn thực hiện kế hoach ban đầu thu nhập, kiểm tra chứng từ và lập kế hoạch hoạch định gửi chứng từ về phòng kế toán của công ty.
- Tại kho (kho nguyên vật liệu , thành phẩm) tuân thủ chế độ ghi chép ban đầu, căn cứ vào phiếu nhập kho, xuất kho để ghi vào thẻ kho cuối tháng lên báo cáo nhập – xuất – tồn và hàng tháng chuyển vào báo cáo lên kế toán.
Nên nhân viên kinh tế (phân xởng) ngoài nhiệm vụ nêu trên còn phải tiến hành theo dõi từ khi đa nguyên vật liệu vào sản xuất cho đến khi giao thành phẩm đồng thời thực hiện chấm công của phân xởng để làm căn cứ cho phòng tổ chức tính lơng. Cuối tháng, các bảng chấm công, bảng thanh toán lơng, bảng phụ cấp đợc chuyển về phòng kế toán để hạch toán chi phí nhân công trực tiếp, chi phí nhân viên quản lý, lập bảng phân bổ quý đó.
- ở phòng kế toán: sau khi nhận đợc các chứng từ ban đầu theo sự phân công các nhân viên kế toán thực hiện các công việc kiểm tra phân loại, xử lý chứng từ, lập bảng thống kê, bảng phân bổ, ghi chép sổ chi tiết, sổ tổng hợp hệ thống hoá số liệu cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho yêu cầu quản lý. Đồng thời dựa trên cơ sở các báo cáo kế toán đã lập, tiến hành các hoạt động kinh tế giúp lãnh đạo công ty trong công việc quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh
phòng kế toán công ty gồm 7 ngời:
+ Kế toán trởng: Chịu trách nhiệm hớng dẫn, chỉ đạo kiểm tra các công việc do các kế toán viên thành phần thực hiện kế toán tài chính, bán hàng thu nhập và phân phối. Kế toán phải chịu trách nhiệm trớc giám đốc các thông tin kế toán cung cấp. Thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nớc, kế toán trởng chịu trách nhiêm chính về công việc liên quan đến kế toán tài chính của công ty trớc cán bộ công nhân viên chức, trớc cơ quan quản lý nhà nớc và pháp luật về tính chính xác, trung thực của số liệu báo cáo.
+ Thủ quỹ kiêm thủ kho: Theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn vật t ở kho và đồng thời căn cứ vào các chứng từ hợp pháp, hợp lệ để xuất nhập quỹ và ghi sổ quỹ.
+ 5 nhân viên kế toán:
• kế toán vật t hàng hoá kiêm kế toán TSCĐ: có nhiệm vụ theo dõi nhập – xuất – tồn kho nguyên vật liệu và theo dõi tình hình tăng giảm trích khấu hao TSCĐ
• Kế toán lao động tiền lơng và BHXH: có trách nhiệm tổng hợp phân bổ và tiến hành trả lơng, BHXH cho nhân viên toàn công ty.
• Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ quản lý theo dõi thực hiện kế hoạch vốn bằng tiền các khoản thanh toán trong nội bộ công ty và thanh toán với ngời cung cấp và theo dõi các khoản thanh toán tiền mặt và tăng giảm ngân hàng. • Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm tiêu thụ: tiến hành tập
hợp toàn bộ chơng trình sản xuất và theo dõi sự tiêu thụ sản phẩm
• Kế toán ngân hàng: Có nhiệm vụ trực tiếp giao dịch với ngân hàng, theo dõi các khoản nợ, các khoản tiền gửi vào, tiền rút ra trên tài khoản tiền gửi.
* Tổ chức ghi chép sổ kế toán ở công ty
Từ những đặc điểm mang tính đặc thù của công ty ban lãnh đạo công ty lựa chon tổ chức công tác kế toán áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ.
Sơ đồ trình tự sổ kế toán của công ty
Mỗi bộ phận của bộ máy kế toán tại công ty đều đợc thực hiện chức năng và nhiệm vụ riêng đã đợc quy định. Trong khi thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình các bộ phận cơ cấu của công ty tổ chức kế toán có mối quan hệ mật thiết với nhau và có mối liên hệ cả với bộ phận khác trong công ty việc cung cấp hay nhận tài liệu thông tin kinh tế nhằm mục đích cho công tác lãnh đạo và quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh
- Đặc điểm chủ yếu của hình thức kế toán này:
Hình thức kế toán thực chất là hệ thống sổ kế toán, căn cứ vào hệ thống tài khoản áp dụng các chế độ, thể lệ của nhà nớc, quy mô đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu
Chứng từ gốc
Sổ, thẻ chi tiết
Báo cáo tài chính Bảng cân đối phát sinh Sổ cái Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ, thẻ chi tiêt Sổ quỹ Đăng ký chứng từ ghi sổ
quản lý, điều kiện trong thiết bị kỹ thuật kế toán cũng nh trình độ nghiệp vụ của kế toán, chứng từ ghi sổ đảm bảo tính thống nhất đối với ngàng địa chất căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái.
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ đợc đánh số liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ gốc đính kèm, phải đợc kế toán tr- ởng duyệt trớc khi ghi sổ kế toán
- Các loại sổ chủ yếu + Sổ kế toán tổng hợp:
• Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ • Sổ cái các tài khoản
+ Sổ kế toán chi tiết
• Sổ kế toán chi tiết vật liệu • Sổ kế toán chi tiết TSCĐ
• Sổ kế toán chi tiết tổng hợp thành phẩm • Sổ kế toán chi tiết chi phí bán hàng
• Sổ kế toán chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh • Sổ kế toán chi tiết tiền tam ứng
• Sổ kế toán chi tiết phải trả cho ngời bán • Sổ kế toán chi tiết phải thu khác
II. Thực trạng công tác kế toán nhập, xuất và bảo quản nguyên vật liệu tại công ty cổ phần OLYMPIA