II. Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá tại công ty Thơng Mại và
1. Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp
Tại công ty Thơng mại và Xây dựng Hà Nội,nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp thông thờng diễn ra khi công ty đã ký kết đợc hợp đồng với khách hàng.Căn cứ
vào hợp đồng đã ký kết công ty mới xúc tiến công việc mua hàng nhập khẩu từ phía nớc ngoài.Trên cơ sở khả năng và nguồn vốn của mình, trung tâm có thể tổ chức ký kết hợp đồng mua hàng từ nớc ngoài thông qua các hình thức giao dịch thơng mại nh đàm phán trực tiếp hoặc thông qua đơn chào hàng của ngời bán,gửi FAX hoặc điện báo cho nhà cung cấp để trao đổi thêm về giá cả của loại hàng mà công ty đang có nhu cầu.
Nhằm đạt kết quả tốt trong khâu mua hàng,công ty tiến hành tìm kiếm,chon lọc nàh cung cấp.Công việc này đợc phòng kinh doanh (phòng xuất nhập khẩu) thực hiện trên mạng Internet,hay thông qua các văn phòng đại diện của các công ty nớc ngoài tại Việt Nam,hoặc thông qua sách báo...Với những thông tin về chủng loại hàng hoá,đặc điểm hàng hoá,tên nhà sản xuất và giá cả đợc cung cấp giúp cho phòng XNK sàng lọc và lựa chọn nhà cung cấp nào có khả năng đáp ứng tốt nhất nhu cầu về chủng loại hàng hoá mà công ty đang tìm kiếm.
Sau khi thực hiện xong việc tìm kiếm và trao đổi với nhà cung cấp,phòng kinh doanh (phòng XNK) sẽ lập một bản phơng án kinh doanh trong đó nêu rõ nội dung nghiệp vụ kinh tế,tên hàng hoá, giá cả, tổng trị giá hàng,tổng các khoản chi phí, lợi nhuận dự tính.Sau cùng trình giám đốc ký duyệt.Tiếp theo công ty tiến hành ký kết hợp đồng với nhà cung cấp.
Về nguồn vốn thực hiện hợp đồng,ngoài nguồn vốn của công ty,công ty còn huy động các nguồn vốn vay nh vay ngân hàng,vay tổng công ty,vay từ các nguồn khác...để thực hiện các hợp đồng có giá trị lớn.
ở giai đoạn thực hiện hợp đồng, công ty tự cân đối nguồn vốn và mở L/C theo thủ tục sau:
+ Kế toán ngân hàng có nhiệm vụ lập một đơn đề nghị mở th tín dụng và một bản hợp đồng ngoại giữa công ty và bên bán gửi tới phòng thanh toán quốc tế của Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam yêu cầu mở L/C.Trong đơn đề nghị mở L/C có ghi rõ các điều khoản liên quan đến hợp đồng đợc ký kết với bên đợc hởng lợi.
+ Tiến hành chuyển tiền từ tài khoản bên gửi sang tài khoản ký quỹ tại ngân hàng.Tuỳ theo mặt hàng nhập khẩu mà công ty phải ký quỹ một khoản tiền do ngân hàng quy định (khoản ký quỹ đợc tính bằng tỷ lệ % giá tri hợp đồng, thông thờng là 10%).
+ Ngân hàng căn cứ vào đơn đề nghị mở L/C tiến hành mở L/C.Theo đơn đề nghị mở L/C thì L/C không huỷ ngang hoặc không huỷ ngang có xác nhận vì nó có thể đảm bảo đợc quyền lợi cho cả hai bên, đặc biệt cho bên bán đợc thanh toán tiền hàng đúng hạn định.
+ Ngân hàng gửi cho bên bán thông qua ngân hàng của họ một bản L/C và gửi cho công ty một bản.Hai bên tiến hành kiểm tra các điều khoản ghi trong
L/C,nếu cần sửa đổi sẽ thông báo cho ngân hàng.Khi cả hai bên đều chấp nhận các điều khoản ghi trong L/C thì bên bán tiến hành giao hàng,đồng thời gửi cho ngân hàng bên mua bộ chứng từ nhận hàng. Bộ chứng từ này bao gồm:
- Vận đơn (Bill of lading).
- Hoá đơn thơng mại (Signed Commercial Invoice). - Giấy chứng nhập xuất xứ (Certificate of quality). - Giấy chứng nhận bảo hiểm (Certificate of Insrance). - Bảng kê đóng gói (Packing List).
Bộ chứng từ này đợc quy định rõ về số lợng và chủng loại (bản gốc hay bản photo). Nếu công ty chấp nhận bộ chứng từ này sẽ báo lại cho ngân hàng để ngân hàng tiến hành chuyển tiền trả cho ngời bán theo điều kiện thanh toán trong hợp đồng ngoại đã ký.
Khi nhận đợc giấy báo hàng đã về địa điểm giao hàng,công ty chuẩn bị các điều kiện về phơng tiện, nhân lực đi nhận hàng. Bộ phận nhân hàng mang bộ chứng từ nhận hàng đến địa điểm giao hàng,xuất trình vận đơn cho ngời chuyên chở để dỡ hàng,đồng thời làm thủ tục giám định chất lợng và các thủ tục liên quan khác.
Sau khi hoàn tất các thủ tục về nhập hàng, nhân viên nhận hàng chuyển toàn bộ chứng từ liên quan đến quá trình nhận hàng cho bộ phận kế toán.Các chứng từ này là căn cứ để kế toán hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp nghiệp vụ nhập hàng.
Nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp hàng hoá tại công ty có thể khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 9: Hạch toán trờng hợp nhập khẩu trực tiếp.
TK 112 TK 144 TK 331 TK 156 ( 2 ) ( 3b )
( 5a )
( 3a ) TK 3333 ( 5 ) ( 5b ) TK 6428 ( 4 ) TK 413 ( 5c ) TK 144 ( 1a ) TK 3331 TK 133 TK 413 ( 1 ) ( 6 ) ( 1b )
(1): Mua ngoại tệ ký quỹ mở L/C
(2): Dùng ngoại tệ tại ngân hàng ký quỹ mở L/C (3): Trả trớc tiền hàng cho nhà cung cấp
(4): Trả lệ phí dịch vụ ngân hàng
(5): Phản ánh nghiệp vụ khi hàng về nhập kho (6): Thuế GTGT của hàng nhập khẩu.
Để minh hoạ cho quá trình hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp tại công ty, ta xét ví dụ về nhập khẩu mặt hàng xe lu hiệu SAKAI của công ty “The First Trading Co. Ltd” Nhật Bản.
Ngày 22-1-2002, Công ty Thơng mại và Xây dựng Hà Nội ký hợp đồng số IV1195 với công ty The First Co. Ltd Nhật Bản về việc mua một máy lu với các điều khoản chủ yếu sau:
+ Tên hàng: Xe lu lăn đờng hiệu SAKAI KD 120 – 30063 đã qua sử dụng, chất lợng còn lại trên 80%.
+ Xuất xứ : Nhật Bản. + Số lợng: 1 chiếc.
+ Tổng trị giá (giá CIF): 930000 Yên Nhật.
+ Phơng thức thanh toán: theo L/C số 1421CE200200004.
Ngày 11/1/2002 tại ngân hàng Công thơng Việt Nam (Ký quỹ 10%) Thuế nhập khẩu 5%, Thuế GTGT 5%.
Căn cứ vào bộ chứng từ nhận đợc bao gồm hoá đơn thơng mại, vận đơn, sổ báo ngân hàng,phiếu nhập kho, kế toán tiến hành định khoản và vào sổ nh sau:
- Phản ánh việc ký quỹ tại Ngân hàng Công thơng Việt Nam ở L/C Nợ TK 144: 93.000 x 113,5 = 10.550.500
Có TK 112: 10.550.500
- Ngân hàng thanh toán tiền ký quỹ với ngời bán theo L/C số 1421CE200200004
Nợ TK 331: 10.550.500 Có TK 144: 10.550.500
- Công ty thanh toán trớc cho nhà cung cấp 90% hợp đồng Nợ TK 331: 837.000 x 113,5 = 94.999.500
Có TK 112: 94.999.500 - Công ty nhập khẩu lô hàng:
Nợ TK 1561: 930.000 x113,5 + 5.282.400 = 110.930.400 Có TK 331: 930.000 x113,6 = 105.555.000 Có TK 3333: 930.000 x 113,6 x 5% = 5.282.400 Có TK 413: 930.000 x 0,1 = 93.000 - Phản ánh thuế GTGT của hàng nhập khẩu:
Nợ TK 133: 110.930.400 x 5% = 5.546.520 Có TK 3331: 5.546.520
Công ty Thơng mại Xây dựng Hà Nội
Phiếu nhập kho
Ngày 06 tháng 02 năm 2002 Số: 153
Họ, tên ngời giao hàng : Nguyễn đức Tuấn
Theo TKHQ số 1045 ngày 04 tháng 02 năm 2002 của HQ cảng HP KV I Nhập tại kho: Hà nội
Số
TT Tên,nhãn hiệu, quy cách,phẩm chất hàng hoá vị tínhĐơn Theo Số lợng Đơn giá Thành tiền chứng từ Thực nhập Xe lu hiệu SAKAI KD120-30063 đã qua sử dụng, chất lợng còn lại trên 80%, sử dụng động cơ trên 30 cv, tải trọng dới 30 T
Chiếc 01 01 110.930.400
Cộng 110.930.400
Ngời nhập Thủ kho Thủ trởng đơn vị Đồng thời kế toán ghi vào các chứng từ, sổ sách sau:
Bảng 2:
chứng từ ghi sổ
ngày 06 tháng 02 năm 2002
Chứng từ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền
SH NT Nợ Có 153 6/2 Nhập kho lô hàng nhập khẩu theo L/C 142 1561 3333331 413 105.555.000 5.282.400 93.000 Cộng 110.930.400 Kèm theo 01 chứng từ gốc Ngời lập Kế toán trởng Bảng 3:
Công ty Thơng mại Xây dựng Hà Nội
Sổ chi tiết tài khoản 144 Ký quỹ Ngân hàng Công th– ơng
Quý I - 2002 Chứng từ Diễn giải TK đối Số tiền SH NT Nợ Có 1/1 D đầu kỳ 1.282.254.000 6065 3/1 Ký quỹ 10% mở LC 53 1863 x 14059 112 26.191.917
5770 7/1 Ngân hàng thanh toán với ngời bán L/C 53 tiền
ký quỹ 331 26.191.917
6070 11/1 Ký quỹ 10% mở L/C 142 93.000 x 113,5
112 10.550.500 5775 14/1 Ngân hàng thanh toán với
ngời bán L/C 142 331 10.550.500
Cộng phát sinh 613.961.757 821.530.237
Số d cuối kỳ 1.092.685.757
Ngời lập Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Bảng 4:
Công ty Thơng mại Xây dựng Hà Nội
Sổ chi tiết TK 331 Phải trả nhà cung cấp–
Công ty the first trading co.ltđ
Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có 1/1 D đầu kỳ 279.180.000 5575 5577 153 14/1 18/1 6/2
Ngân hàng thanh toán tiền ký quỹ với ngời bán LC142 Ngân hàng thanh toán với
ngời bán 90% L/C 142 Công ty nhập kho lô hàng
theo L/C 142 144 112 1561 10.550.500 94.999.500 105.555.000 Cộng phát sinh 567.596.170 475.560.170 31/3 D cuối kỳ 187.144.170
Ngời lập Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị