D GN LV B G N L V M
2.1.2.Nội dung của công tác kiểm tra dự án
2. KIỀM TRA, GIÁM SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ DỰÁN 1 Kiểm tra dự án
2.1.2.Nội dung của công tác kiểm tra dự án
Muốn công tác kiểm tra đạt hiệu quả cao, có căn cứ để đưa ra những kết luận xác đáng, trước hết phải xây dựng cho được các tiêu chuẩn kiểm tra làm cơ sở' cho việc kiểm tra, đánh giá thực hiện dự án, đưa ra những kết luận đánh giá tốt hay xấu. Các tiêu chuẩn kiểm tra chính là nội dung và là công cụ phục vụ cho công tác kiểm tra. Mỗi dự án có nội dung khác nhau nên nội dung các chỉ tiêu kiểm tra cũng khác nhau. Tuỳ theo dự án mà xây dựng các chỉ tiêu kiểm tra thích hợp cho mỗi dự án cụ thể. Muốn công tác kiểm tra đạt kết quả tết thì phải thực hiện được mấy bước sau:
Bước l: Xây dựng các chỉ tiêu kiểm tra.
Xây dựng các chỉ tiêu kiểm tra là đưa ra các tiêu chuẩn và lấy các tiêu chuẩn đó làm 1 thước đo chuẩn mực để áp dụng cho việc kiểm tra. Các liêu chuẩn này phải nói lên được kết quả thực hiện dự án tốt hay xấu.
Ví dụ: Để kiểm tra tình hình chi tiêu của dự án, người ta xây dựng các chỉ liêu
kiểm tra sau:
- Thời gian cấp tiền (đúng tiến độ hay không). Căn cứ vào bản kế hoạch công việc chi tiết đã được ghi trong dự án, chúng ta đối chiếu với thời gian thực tế xem có lệch nhau hay không.
- Sử dụng tiền có đúng mục đích hay không? (tiền mua thiết bị có được đùng để mua thiết bị hay không, nhãn hiệu, chủng loại, công suất và hãng sản xuất thiết bị có đúng như đã ghi trong dự án không, nếu có sự sai khác thì phải có thuyết minh lý do thay đổi và phải có phê duyệt điều chỉnh mua thiết bị...).
Ví dụ: Theo thiết kế trạm bơm ở xã Đồng Liên thì phải dùng gạch loại một để xây.
Nhưng qua kiểm tra đã phát hiện người thực hiện mua gạch đã mua gạch loại hai và quyết toán gạch loại một để hưởng chênh lệch. Nếu không có sự kiểm tra đúng lúc thì việc làm trên sẽ làm ảnh hưởng trực tiếp tới độ bền của công trình, ảnh hưởng xấu đến hiệu quả dự án.
Bước 2: Lập kế hoạch kiểm tra cụ thể cho từng công việc, từng giai đoạn và cho
suốt cả thời kỳ của dự án.
Như chúng ta đã biết, khi xây dựng một dự án phải xây dựng được kế hoạch thời gian thực hiện các công việc của dự án, căn cứ và kế hoạch công việc đó người kiểm tra phải xây dựng được kế hoạch kiểm tra cho từng công việc và phải lập được kế hoạch kiểm tra chung cho cả chu kỳ dự án. Kết hợp kế hoạch kiểm tra với chỉ tiêu kiểm tra đối với từng công việc để chọn người tham gia công tác kiểm tra cho phù hợp.
Yêu cầu đối với lập kê hoạch kiểm tra là:
- Phải phù hợp với kế hoạch công việc - Phải xây dựng được nhóm kiểm tra
Thông thường, để đảm bảo tính khách quan thì những người tham gia nhóm kiểm tra phải đủ thành phần các bên tham gia (gồm cả người đại diện cho người hưởng lợi dự án, đại diện cho người thực hiện dự án và đại diện cho người quản lý dự án). Thể hiện tốt nhất trong phương pháp đồng tham gia là làm sao cho người thực hiện công việc tự kiểm tra chất lượng họ làm.
Yêu cầu đối với người tham gia công tác kiểm tra:
- Phải là người có hiểu biết về lĩnh vực mà họ tham gia vào kiểm tra. - Phải nhiệt tình với công việc
- Phải là người mạnh dạn chống những biểu hiện sai trái, dám nói thẳng, nói thật. - Phải có phương pháp giải quyết mềm dẻo, cương quyết, kịp thời để chống những biểu hiện làm sai hoặc thiếu trách nhiệm đối với công việc, góp phấn hạn chế thiệt hại cho dự án.
Bước 3: Tiến hành kiểm tra theo kế hoạch.
thực hiện đúng thời gian như đã ghi trong bản kế hoạch của dự án hay không.Ví dụ: Để kiểm tra tiến độ thực hiện dự án xây dựng hệ thống thuỷ lợi ở xã Đồng Liên, người có trách nhiệm đã dựa trên bảng kế hoạch tiến độ công việc để kiểm tra, cụ thể là đối chiếu xem tiến độ thực hiện khảo sát thiết kế có đúng vào đấu tháng 7/2000 không, cuối tháng 8/2000 đã có hồ sơ khảo sát thiết kế hoàn chỉnh chùn, tháng 9/2000 người dân đã bắt đầu đào mương chưa... Việc xem xét lại từng mốc thời gian đặt ra đối với mỗi công việc, so sánh đối chiếu với mốc thời gian thực tế đã làm của từng công việc đó gọi là kiểm tra thực hiện tiến độ công việc.
Kiểm tra chi tiêu tài chính
Kiểm tra chi tiêu tài chính của dự án là xem xét tiền của dự án được sử dụng như thế nào (có đúng mục đích, có đủ số lượng hay không, việc cung cấp tiền có đúng tiến độ kế hoạch hay không).
Ví dụ: Kiểm tra việc thực hiện chi tiêu tài chính trong dự án xoá đói giảm nghèo thì cần kiểm tra xem các hộ được vay có đúng là các hộ nghèo có tên trong danh sách được duyệt không, các hộ có được vay đúng số tiền vay như đã thông báo ban đầu không? Thời gian cấp tiền cho các hộ có đúng như kế hoạch không và các hộ có sử dụng tiền vay đúng mục đích không? Hiệu quả vốn vay như thế nào?
Kiểm tra quá trình phối hợp giữa các khâu công việc của dự án.
Một dự án dù lớn hay nhỏ bao giờ cũng có rất nhiều khâu trong công việc khác nhau, cần phải có kế hoạch phối hợp chặt chẽ giữa công việc trước với công việc sau, giữa công việc này với công việc khác, đảm bảo sự nhịp nhàng cho toàn bộ hoạt động của dự án. Có khi chỉ một khâu công việc nào đó bị chậm trễ hay không thực hiện được thì có thể dẫn tới hậu quả hỏng toàn bộ dự án. Cách kiểm tra tốt nhất là phải xây dựng được biểu đồ tiến độ công việc (biểu đổ Giam), khi cần đến giai đoạn thực hiện công việc nào đó thì chúng ta phải kiểm tra công việc trước đó đã hoàn thành đến mức độ nào để chuẩn bị triển khai các công việc tiếp theo cho phù hợp với thực tế.
Từ thực tế kiểm tra, chúng ta đối chiếu với biểu đồ thời gian để đánh giá tiến độ công việc đúng, nhanh hay chậm so với kế hoạch đã đề ra. j Tóm lại là: 1 Phải xây dựng được một kế hoạch kiểm tra cho từng công việc. 1 - Tiến hành kiểm tra theo kế hoạch đối với mỗi công việc đã được ghi trong kế 1 hoạch tiến độ công vệc của dự án.