Tổ chức thực hiện dự án là một quá trình sắp xếp, điều hành và phối hợp thực hiện các công việc một cách khoa học, bao gồm sự chuẩn bị về tài liệu, nhân lực, vật lực và tài chính nhằm thực hiện các công việc một cách hoàn mỹ nhất, hiệu quả nhất, biến các ý tưởng của dự án thành kết quả hiện thực.
1.1. Chọn người quản lý dự án
Chọn người quản lý dự án là chọn người tham gia vào khâu tổ chức điều hành, giám sát việc thực hiện dự án. Các bước chọn như sau:
* Xác định tiêu chuẩn người quản lý dự án
Người quản lý dự án phải .là người có tầm nhìn bao quát, có hiểu biết về chuyên môn của dự án mà họ tham gia; phải có khả năng tổng hợp phân tích các vấn đề then chốt của dự án và tập hợp được mọi người tham gia thực hiện các vấn đề then chết đó. Muốn vậy người quản lý dự án phải hội tụ những tiêu chuẩn sau:
- Người có uy tín và ảnh hưởng tết nhất tới cộng đồng, có khả năng xây dựng các nhóm cộng tác cùng làm việc và chia sẻ trách nhiệm.
- Người có kinh nghiệm và uy tín trong quản lý, trong chỉ đạo kỹ thuật, trong quản lý tài chính.
Người có đức tính cởi mở, thẳng thắn, trung thực và công bằng. - Người có trách nhiệm cao trong công việc của dự án.
Là người biết khuyến khích sự tham gia của các đối tác và giải quyết tốt các mâu thuẫn hoặc xung đột giữa các thành viên của dự án.
Là người dám chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của dự án.
Các tiêu chuẩn chung trên được cụ thể hoá đối với từng chức danh của ban quản lý dự án như sau:
Bảng 5.1 . Tiêu chuẩn quản lý dự án
STT Trưởng, phó ban Thủ quỹ, kếtoán Thành viên 1 Người có kinh nghiệm về
quản lý và chỉđạo kỹ thuật
Người có kinh nghiệm và hiểu biết chuyên môn nghiệp vụ kể toán
Người hiểu biết sâu về
chuyên môn kỹ thuật mà dự án sẽ áp dụng 2 Người có đức tính cởi mở thẳng thắn. công bằng và trung thực Người có đức tính trung thực Người có đức tính cởi mở, thẳng thắng và trung thực
3 Người có khả năng xây dựng các nhóm cộng tác viên và giải quyết tốt các mâu thuẫn, phối hợp với cá nhân, các nhóm hoạt động có hiệu quả Người có khả năng tổ chức điều hành trong phạm vi nhiệm vụ chuyên môn Người có khả năng lãnh đạo các nhóm hoàn thành nhiệm vụ có khả năng tổ chức phối hợp các cá nhân, các nhóm 4 Người có khả năng và dám chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động và kết quả của Người có khả nâng. dám chịu trách nhiệm về phần việc được phân công
Người có khả năng dám chịu trách nhiệm về phần việc được phân công * Xác định số lượng thành viên ban quản lý dự án .
Xác định số lượng thành viên của ban quản lý dự án cho phù hợp với việc tổ chức thực hiện dự án phải căn cứ vào mục tiêu, nội dung, quy mô và địa bàn thực hiện dự án để ấn định số lượng thành viên. Số lượng này phụ thuộc vào quy mô, phạm vi và nôi dung hoạt động của từng dự án cụ thể. Thông thường đối với một dự án phát triển, ban quản lý dự án thường được ấn định từ 3 đến 7 người. Trong đó có trưởng, phó ban quản lý kế toán và các thành viên phụ trách các mảng công việc.
1.2. Chọn cán bộ tham gia dự án
Ban điều hành dự án (lãnh đạo dự án) cần phải tuyển chọn các kỹ thuật viên của dự án và các nông dân tham gia vào tổ chức thực hiện các công việc của dự án và hướng dẫn kỹ thuật cho các nông dân khác.
Tiêu chuẩn chọn kỹ thuật viên của dự án là:
Có trách nhiệm cao trong công việc đồng thời phải chủ động linh hoạt trong phần việc mình phụ trách.
Có tinh thần dân chủ trong công việc, lắng nghe ý kiến nông dân, tôn trọng nông dân và hoà mình trong nông dân.
Lôi cuốn được nông dân trong các công việc của dự án.
Một số dự án do kỹ thuật viên thiếu trách nhiệm trong bước khởi đầu thực hiện kỹ thuật, không tập huấn đến nơi đến chốn, họ không hướng dẫn cụ thể cho nông dân, không kiểm tra đôn đốc nông dân dẫn đến dự án thất bại không thế cứu vãn được.
Tiêu chuẩn để chọn nông dân tham gia quản lý và tổ chức thực hiện dự án là: Có lòng nhiệt tình và say sưa với công việc.
Là người quan tâm đến dân làng và gắn bó với dân làng. Phải là người mà chính họ áp dụng các kỹ thuật của dự án.
Nếu là các nông dân sản xuất giỏi, các trưởng thôn, dội trưởng sản xuất thì càng tốt.
Các trưởng thôn và đội trưởng triệu tập hội họp dễ dàng, dễ vận động nông dân áp dụng kỹ thuật, tuy nhiên do bận các công việc khác họ cũng hay "đánh trống bỏ dùi".
Tuỳ theo số hộ của mỗi thôn bản có thể chọn từ 1 - 3 nông dân tham gia vào công việc tổ chức điều hành và khuyến cáo kỹ thuật của dự án.
1.3. Chọn hộ nông dân tham gia dự án
Khi chọn hộ nông dân tham gia dự án cần xem xét một số điều kiện sau đây: Có yêu thích kỹ thuật mới không?
Có lao động và có tích cực lao động hay không? Có địa bàn để áp dụng kỹ thuật đó hay không?
Trong trường hợp dự án chỉ cung cáp kỹ thuật thì cần biết rõ nông dân có kinh phí để đầu lư cho kỹ thuật đó hay không?
Chọn hộ gia đình tham gia dự án yêu cầu phải xuống lừng gia đình để phỏng vấn và xem đất đai của họ một cách cụ thể. Nếu chọn đại khái sẽ gặp phải như sau: Chọn gia đình làm SALT nhưng họ không có đất dốc; chọn gia đình trồng ngô nhưng họ chỉ có ruộng nước 2 vụ . . .
Nên ưu tiên các gia đình có địa điểm ứng dụng kỹ thuật mới ở gần đường đi lại. gần chợ, trường học, những nơi mà nhiều người ngẫu nhiên có thể quan sát được.