Công việc đầu tiên của kế toán là lập chứng từ (hoặc tiếp nhận chứng từ) để chứng minh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến kế toán vào các chứng từ theo mẫu in sẵn, sau đó luân chuyển qua các bộ phận theo quy định. Công việc này có ý nghĩa quan trọng để quyết định đến chất lợng công tác kế toán. Tuy nhiên thông tin phản ánh trên các chứng từ chỉ là những thông tin rời rạc về từng hoạt động riêng lẻ, cha có tác dụng đối với công tác quản lý tổng hợp. Bởi thế các chứng từ ban đầu cần đợc sắp xếp, phân loại hệ thống hoá theo nội dung kinh tế của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trên chứng từ.
Để có thể theo dõi một cách chính xác tình hình NVL, CCDC cả về mặt số l- ợng và giá trị thì các doanh nghiệp có thể sử dụng loại sổ nào trong hạch toán NVL, CCDC là tuỳ thuộc vào hình thức kế toán mà doanh nghiệp đang áp dụng. Theo chế độ kế toán hiện hành thì có thể sử dụng một trong các hình thức sổ kế toán sau:
Sổ Nhật Ký Chung Nhật ký - chứng từ Chứng từ - ghi sổ Nhật ký - sổ cái
Sơ đồ quy trình kế toán theo hình thức nhật ký chung.
Sơ đồ hạch toán theo hình thức nhật ký chứng từ: Sơ đồ hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ:
Chứng từ gốc Sổ NKC Sổ nhật ký chuyên dùng Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ
Bảng kê Nhật ký chứng từ thẻ, sổ kế toán chi
tiết
Sổ cái Bảng tổng hợp chi
tiết Báo cáo tài chính
Sơ đồ hạch toán theo hình thức nhật ký - sổ cái.
PHần II