Bất cứ một tổ chức kinh doanh nào muốn hoạt động có hiệu quả thì phải thiết lập đợc một bộ máy hợp lý. Có nh vậy mới nâng cao đợc khả năng cạnh tranh, mức độ thực hiện công việc của tổ chức đó.
Để đạt đợc các mục tiêu của chi nhánh, ban giám đốc đã có một số thay đổi trong cơ cấu bộ máy:
Hoạt động kinh doanh lữ hành đợc thực hiện chủ yếu bởi hai phòng: thị tr- ờng trong nớc (nội địa và Outbound) và thị trờng nớc ngoài. Hai phòng này hoạt động độc lập trên cơ sở điều lệ chi nhánh và chịu sự quản lý trực tiếp của ban giám đốc.
Với cơ cấu tổ chức hiện nay tính độc lập trong kinh doanh đợc nâng cao. Mỗi mảng kinh doanh sẽ chủ động hơn trong việc khai thác các nguồn khách. Ban giám đốc công ty chịu trách nhiệm quản lý và điều hành mọi hoạt động trong chi nhánh. Các kế hoách kinh doanh của các phòng ban đều đợc ban giám đốc xem xét, quyết định thông qua và ký duyệt.
Theo em, để cho quá trình ra quyết định đảm bảo tính nhanh chóng và kịp thời, nên mở rộng thẩm quyền cho các trởng phòng trong việc xử lý những thay đổi trong giao dịch, thoả thuận với khách hàng,tránh để họ phảI chờ đợi lâu.
Trong thời gian tới chi nhánh cần xây dựng nội quy để phân định rõ hơn nhiệm vụ và quyền hạn của từng cá nhân, từng bộ phận. Từ đó, hỗ trợ cho việc quản lý nhân viên, tạo dựng thái độ đúng đắn khi tiếp xúc với khách hàng. Thực hiện đợc điều này sẽ giúp chi nhánh có đợc văn hoá riêng, rất cần thiết cho một đơn vị kinh doanh quốc tế. Cần phân bổ công việc một cách khoa học, tránh trờng hợp khối lợng công việc đè nặng lên một số ngời.
Phòng thị trờng trong nớc hiện nay, với đội ngũ lao động gồm 8 ngời thực hiện các công việc của hoạt động kinh doanh lữ hành nội địa và Outbound. Phòng chỉ có 2 hớng dẫn viên kiêm điều hành 4 ngời làm công tác thị trờng, giao dịch với đối tác. Chất lợng các chơng trình du lịch phụ thuộc rất lớn vào trình độ chuyên môn của các nhân viên, những ngời tham gia trực tiếp và gián tiếp vào việc thực hiện công việc. Hiện tại, đội ngũ hớng dẫn viên của phòng còn quá ít. Điều này dẫn đến những khó khăn cho chi nhánh vào những tháng cao điểm. Vì vậy, chi nhánh phải có kế hoạch để bổ sung nguồn nhân lực. Vào mùa du lịch, khối lợng công việc cần thực hiên sẽ rất lớn. Với lực lợng lao động hiện có e rằng sẽ gây ra sự quá tải, đặc biệt là đối với lao động hớng dẫn. Để khắc phục vấn đề này, chi nhánh nên sử dụng thêm một số cộng tác viên cho việc hớng dẫn các đoàn khách. Tuy nhiên việc sử dụng đội ngũ này cũng có những mặt lợi hại nhất định. Vì vậy chi nhánh cần hết sức quan tâm tới việc lựa chọn các đối tợng này.
Việc tuyển chọn nhân viên cần phải đợc thực hiện bởi những ngời có kinh nghiệm. Chi nhánh cũng nên thờng xuyên mở các lớp tập huấn nâng cao nghiệp vụ, khuyến khích nhân viên tự đào tạo, tự hoàn thiện và nâng cao trình độ đáp ứng nhu cầu phát triển chung của toàn chi nhánh.
Ban lãnh đạo cần thực hiện chế độ về khen thởng, xử phạt. Từ đó, nâng cao hơn nữa trách nhiệm của nhân viên với công việc.
Tăng cờng phổ biến các kiến thức về du lịch cho nhân viên. Do hầu hết lao động tại chi nhánh đợc đào tạo các trờng Đại học không thuộc chuyên ngành du lịch. Vì thế, việc phổ biến những hiểu biết về du lịch sẽ toạ cho họ ý thức đợc vai trò của mình trong công việc.
Chi nhánh cần xây dựng nên đội ngũ nhân viên có chuyên môn giỏi, có đạo đức nghề nghiệp, có ý thức chăm sóc khách hàng(thể hiện sự quan tâm giữ mối liên hệ với khách, đặt mình vào vị trí của họ để xử lý công việc) nhằm ngày càng nâng cao chất lợng phục vụ khách tại chi nhánh.